Colegas y estudiantes miembros de NAFA LAW y CORTE AICAC-HR para la Educación Legal Continua “CLE”. Reporte: Septiembre 02 – 2025.
Este es el nuevo portal 2025 para la educación legal continua en derecho notarial para abogada/os extranjeros miembros de NAFA LAW.
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Reporte: 9/02/2025
Saludos colegas, estudiantes miembros de NAFA LAW. Este reporte es de educación legal continua “CLE” para abogada/os. Temas importantes son:
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Consejo notarial: Cómo gestionar una firma con marca:
Si su firmante no puede firmar con su nombre por diversas razones, se puede utilizar una “firma con marca”, como una “X”. Aquí tiene lo que necesita saber:
¿Qué es una firma con marca?
Una firma con marca es una alternativa a la firma completa. El firmante, en cambio, deja una marca (como una “X”) u otros símbolos en el documento. Según las leyes de muchos estados, una marca se considera una firma y se trata como tal.
¿Cuáles son las normas para certificar una firma con marca?
Como verá en la siguiente explicación, existen diferencias notables en el tratamiento que se da a la firma con marca en cada estado. Siempre es importante consultar las leyes, normas y directrices oficiales de su estado antes de certificar una firma con marca. Algunos estados, como Indiana, Maine y Texas, junto con estados que han adoptado la Ley Uniforme Revisada sobre Actos Notariales (RULONA), como Pensilvania y Washington, no mencionan ni diferencian entre una firma y una marca. En estos estados, la forma en que el firmante firma su nombre es irrelevante, y la firma, marca o garabato puede certificarse sin que un notario realice ningún trámite adicional. El manual del notario de Arizona establece que un notario puede certificar una huella dactilar o una marca “X” como “firma” o “suscripción”, incluso si el firmante sabe escribir y no tiene discapacidad.
En muchos estados, un notario debe seguir pasos adicionales para certificar una firma mediante marca.
Florida cuenta con formularios legales de reconocimiento y certificado de juramento para su uso cuando un notario certifica una marca.
Carolina del Norte y Carolina del Sur exigen que el notario escriba “Marca colocada por (nombre del firmante mediante marca) en presencia del notario que suscribe” debajo de la marca en el documento.
La ley de Montana exige que otra persona escriba el nombre del notario cerca de la marca, además de firmar el documento.
Nebraska exige que el notario escriba: “Marca colocada por (nombre del firmante mediante marca) en presencia de (nombres y direcciones de los testigos) y del notario público que firma”.
Arkansas, California, Illinois y Oklahoma (para bienes inmuebles transferidos o gravados, específicamente en el caso de Oklahoma) limitan el uso de firmas mediante marca a personas que no pueden firmar con su nombre o que tienen una discapacidad física u otra condición que lo impide.
Massachusetts, Carolina del Norte y Nebraska especifican los tipos de actos notariales que deben realizarse en una firma mediante marca (los reconocimientos y los juramentos se identifican universalmente, y otros actos dependen de la ley del estado).
Hawái simplemente establece que el certificado notarial para una firma mediante marca debe reflejar que la persona firmó con una marca.
Illinois cuenta con un certificado de reconocimiento para una persona que firma utilizando una marca. ¿Cuáles son los requisitos de los testigos para certificar una firma con marca?
Al certificar una firma con marca, varios estados exigen la presencia de uno o más testigos adicionales al momento de realizar la marca. Es común que uno de los testigos escriba el nombre del firmante junto a la marca en el documento, y es posible que se les pida que firmen la entrada del diario del notario.
En Arizona y Montana, solo se requiere un testigo, pero California e Illinois exigen dos.
Arkansas exige al menos un testigo sin interés en el documento.
Florida y Nebraska exigen dos testigos sin interés en el documento que se certifica.
Dakota del Norte no exige testigos, pero recomienda la presencia de al menos uno.
¿Puede un notario certificar una firma con marca?
Surge otra pregunta: en los estados que exigen un testigo, ¿puede un notario actuar como testigo y también certificar la marca? Algunos estados exigen que los testigos no tengan interés en el documento y otros no ofrecen orientación específica al respecto. A menos que su estado especifique que los notarios también pueden actuar como testigos de una firma por marca, no deben actuar como testigos de firma por marca.
¿Qué ocurre con el sello de firma?
Muchos notarios han preguntado si pueden certificar la firma estampada de una persona.
Indiana, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón tienen disposiciones en sus manuales notariales que permiten a los notarios certificar una firma estampada utilizada en lugar de una firma manuscrita.
Nevada tiene una ley (NRS 427A.755) que permite el uso de un sello de firma si el firmante no puede escribir debido a una discapacidad física.
Nueva York también tiene una ley que define la firma como la inclusión de una marca hecha por sello (Gen. Constr L 46).
Minnesota permite a los notarios certificar una firma hecha por sello (MS 645, Subd. 14).
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Guía para la notarización de reclusos- nuevas reglas:
Existen normas estrictas que los notarios deben seguir al ingresar a un centro penitenciario para reunirse con un firmante. Conocer la situación y prepararse con antelación le ahorrará tiempo y evitará retrasos.
Asegúrese de preguntar si el firmante tiene una identificación válida.
Es muy importante tener en cuenta que, al ingresar a prisión, los reclusos en centros penitenciarios suelen tener que entregar todos sus documentos de identificación habituales, como la licencia de conducir. Esto puede ser un problema si se presenta a la notarización y el firmante no puede presentar pruebas satisfactorias de su identidad, y los funcionarios penitenciarios no siempre permiten alternativas como el uso de testigos creíbles.
Si le piden que notarice a un firmante en un centro penitenciario, asegúrese de preguntar antes de la notarización si se le permitirá usar una identificación válida. Es posible que los firmantes detenidos en un centro penitenciario o en una cárcel no tengan acceso a documentos de identificación comunes, como la licencia de conducir.
Arizona permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento Correccional de Arizona (ADC) como comprobante de identidad para los firmantes bajo custodia del ADC, cualquier tipo de identificación de recluso emitida por un alguacil del condado si el firmante se encuentra bajo su custodia, o una tarjeta de identificación de recluso emitida por la Oficina Federal de Prisiones para un preso bajo custodia federal.
California permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento Correccional y Rehabilitación estatal para los reclusos bajo custodia en una prisión, o una identificación de recluso emitida por el departamento del alguacil para los reclusos bajo custodia en un centro de detención local.
Florida permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Justicia de los EE. UU. o la Oficina Federal de Prisiones para un recluso bajo custodia federal, o una tarjeta de identificación de recluso emitida después del 1 de enero de 1991 por el Departamento Correccional de Florida para un recluso bajo custodia de dicho departamento. Florida también permite que los notarios acepten una declaración jurada por escrito de un agente del orden público como prueba de que el recluso nombrado en el documento es la persona cuya firma se certificará.
Si el firmante no tiene acceso a una licencia de conducir u otras formas de identificación aceptables, verifique con anticipación si el centro permite el uso de testigos creíbles que lo identifiquen u otro método de identificación aceptable. No todos los centros permiten el uso de guardias o personal como testigos creíbles cuando un recluso necesita certificar su firma.
Recuerde también que algunos estados, como Texas, Illinois y Pensilvania, exigen que el notario conozca personalmente a un testigo creíble. Otros estados, como Montana, permiten que los testigos creíbles conozcan personalmente al notario o que presenten una prueba de identidad si este no los conoce personalmente.
Prepárese para medidas de seguridad adicionales al reunirse con el firmante.
Una prisión o cárcel puede restringir los artículos que puede traer consigo antes de reunirse con el firmante. Por ejemplo, es posible que no se permitan bolsos ni carteras al reunirse con el firmante, o que el centro inspeccione y apruebe su sello y diario antes de la certificación. Es recomendable contactar al centro antes de la certificación y preguntar sobre las restricciones en los artículos que puede traer, el código de vestimenta y las normas de comportamiento para los visitantes, y cualquier otra norma o restricción especial que deba seguir durante la certificación.
La interacción con el firmante puede estar restringida.
Al certificar en una cárcel o centro penitenciario, tenga en cuenta que su acceso e interacción con el firmante pueden ser limitados. En estados que exigen completar una entrada en el diario, como California, esto puede dificultar la obtención de la firma o la huella dactilar del recluso. Por ejemplo, es posible que haya una ventana transparente u otra barrera entre ambos. Es posible que no se le permita entregar un bolígrafo o un diario directamente al firmante, pero sí que se le pida que se los entregue a un guardia, quien se los entregará al recluso.
Al entregar el diario al recluso para que lo firme, deberá proteger la privacidad de las entradas no relacionadas, así que asegúrese de colocar una cubierta o un protector de privacidad para cubrir las entradas anteriores antes de entregar el diario al guardia.
Además, tenga en cuenta que toda su interacción con el recluso será vigilada de cerca por uno o más guardias y cada palabra y movimiento suyo será grabado en video.
Siga las leyes notariales de su estado.
Obtener la certificación notarial de un documento para un recluso firmante puede ser difícil. Un cliente podría solicitarle que certifique una firma sin la presencia de un firmante encarcelado, o solicitar que exima de los requisitos de identificación habituales porque el recluso no tiene acceso a una identificación válida. Recuerde siempre que, como notario, tiene la responsabilidad de cumplir con las leyes notariales de su estado. Nunca omita pasos esenciales para la certificación notarial, como la comparecencia personal o el cumplimiento de las leyes de su estado con respecto a la identificación del firmante.
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Cinco [5] consejos para que los notarios cobren honorarios de viaje por los servicios a sus clientes.
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Los honorarios de viaje son independientes de los honorarios de notarización.
En muchos estados, los honorarios de las notarizaciones están regulados por la ley estatal. Sin embargo, los honorarios de viaje son independientes de los honorarios de notarización, y debe tratarlos como tales. Si la tarifa máxima permitida en su estado para un reconocimiento es de $5 y un firmante le solicita que conduzca hasta su ciudad, podría cobrar un máximo de $5 por el acto notarial, pero el importe por el desplazamiento hasta la ubicación del firmante debería mantenerse aparte y no debería acumularse con los honorarios de notarización.
Si la ley de su estado especifica cuánto puede cobrar por honorarios de viaje, debe seguir esas pautas. Por ejemplo, Maryland permite a los notarios cobrar hasta la tarifa federal por milla aprobada (70 centavos por milla para 2025), más una tarifa fija máxima de $5 por viaje.
Voces de Notarios: Sus notarizaciones más estresantes:
Mucha gente piensa que la notarización es un proceso sencillo. El notario simplemente firma el certificado y le pone su sello. Rápido, fácil y divertido, ¿verdad? Pero como dicen en el lenguaje digital actual, si lo sabes, lo sabes: la mayoría de las veces, no es tan sencillo.
De hecho, los notarios de todo el país se enfrentan a situaciones estresantes a diario. Desde firmantes que presentan identificaciones inapropiadas hasta tener que rechazar solicitudes de notarización incorrectas, los desafíos son infinitos. Además, existe una gran variedad de situaciones dramáticas que pueden surgir de la nada.
Recientemente, le pedimos a la Comunidad NNA que compartiera sus propias historias en nuestra pregunta de la semana: ¿Cuál ha sido la notarización más estresante que han realizado? Ha habido casi 80 respuestas hasta ahora, y aquí hay algunas que te dejarán perplejo:
Debby McQuillen, de Nueva York, tuvo una situación preocupante en Nochebuena:
“Tenía una firma de autógrafos para un señor mayor en Nochebuena. Cuando llegué a su casa, no abrió la puerta. Pude verlo a través de una ventana. Llamé, toqué el timbre, lo llamé por teléfono durante 5 o 10 minutos y no se movió. Finalmente llamé a la policía para que revisaran su bienestar. Llegaron y el vecino vino con una llave de repuesto; estaba bien, solo profundamente dormido. Me asusté, pero agradecí que estuviera bien y lúcido. Me agradeció mi preocupación”.
La notaria Sue England relató una situación inusual con firmantes de otro país:
“Trabajé en un refinanciamiento para una pareja de Irán. Su inglés era mejor que mi farsi, y tuve que explicarles que debían firmar con sus nombres exactamente como aparecían en los documentos. Imprimieron sus nombres como firmas. Lo hicieron en mi presencia y los presencié. Una semana después, la compañía de títulos me obligó a volver a firmar sin cobrarme, porque alegaron que el prestamista rechazó los documentos porque los firmantes imprimieron sus nombres”.
Terri Kotchevar, de Porterville, California, vivió una estresante transacción relacionada con una adopción con un final feliz.
Una compañera de trabajo pasó por el proceso de adopción de un bebé de Vietnam y me pidió que la certificara. La acompañé a certificar documentos de su médico y de las autoridades, y durante el proceso, hice varias llamadas a la línea directa de NNA. ¡Lo logré y ella viajó a Vietnam para buscar al bebé! Para su baby shower, le compré uno de los pijamas “Notarized Baby” que vendía NNA. ¡Fue una experiencia estresante, pero gratificante!
Jerry Ritter, de San Diego, California, relató una situación tensa que casi termina en violencia:
“Tenía una pareja que se estaba divorciando y él estaba refinanciando una propiedad para pagarle. No obtuvo suficiente dinero del acuerdo, y ella quería que firmara una carta indicando que le pagaría el saldo más adelante. Él se negó a firmar la carta. Se puso de pie como si fuera a golpearla. Tuve que llamar a la policía”.
Kim Roberts, de Scottsdale, Arizona, se vio en apuros cuando los procesos de transferencia de documentos de los prestamistas no funcionaron correctamente.
“Tuve tres refinanciaciones un viernes por la tarde con tres equipos de prestamistas diferentes trabajando dos horas por delante de mí, y todos se quedaron hasta tarde con la esperanza de registrar las transacciones a partir de los escaneos. Ninguno de ellos tenía portales de transferencia de documentos en línea ni Dropbox, así que los documentos tuvieron que enviarse por correo electrónico en pequeñas tandas. Además, la señal celular era deficiente. Ningún archivo adjunto se enviaba por correo electrónico y, por eso, los préstamos no se cerraron ese día”.
¡Anécdota extra! La notaria Tara Broadway, de Godfrey, Illinois, relata cómo casi la retiene un firmante en un lugar remoto:
“Hice una notarización en el campo para la venta de una casa que estaba en otro lugar. Cuando terminamos de firmar, la vendedora me pidió el cheque para finalizar el pago de la venta. Le dije que no lo tenía porque se suponía que debía ser transferido a su banco. Se puso furiosa e intentó retenerme. Finalmente, llamó a su agente inmobiliario y le explicaron todo”.
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¿Puedo certificar documentos en otros estados o países?
Los notarios suelen consultar con la NAFA si pueden certificar firmas cuando visitan otro estado o país. Hemos preparado esta guía para ayudarle a responder sus preguntas sobre la certificación notarial en otros estados o países.
¿Puedo realizar certificaciones notariales en otros estados?
La mayoría de los estados y jurisdicciones de EE. UU. solo autorizan a los notarios públicos comisionados u otros funcionarios notariales reconocidos por la ley estatal a realizar actos notariales dentro de las fronteras del estado o jurisdicción comisionante. Por ejemplo, un notario comisionado en California o Florida puede realizar certificaciones notariales en cualquier lugar dentro de las fronteras del estado comisionante, pero no puede realizarlas en otro estado, como Georgia.
Algunos estados permiten la certificación notarial fuera del estado, pero solo bajo condiciones específicas o para ciertos tipos de documentos:
Los notarios de Kentucky pueden solicitar una Comisión Especial, que les autoriza a certificar documentos dentro o fuera del estado, siempre que el documento se registre en Kentucky (KRS 423.110[6]). Los notarios de la Comisión Especial pueden ser no residentes. (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener más información).
Montana permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado limítrofe que reconozca su autoridad; actualmente, solo Dakota del Norte y Wyoming lo hacen (MCA 1-5-605[4]). (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener más información).
Dakota del Norte permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado que reconozca su autoridad. Actualmente, solo Montana lo hace (NDCC 44-06.1-09). (Consulte también “Notarización Remota en Línea” a continuación para obtener más información).
Los notarios de Virginia pueden notarizar un documento dentro o fuera de la Mancomunidad si este será utilizado en la Mancomunidad o por el gobierno de los EE. UU. (COV 47.1-13[B], 47.1-13.1). (Consulte también “Notarización Remota en Línea” a continuación para obtener más información).
Wyoming permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado limítrofe que reconozca la autoridad del notario; actualmente, solo Montana lo hace (WS 32-3-104[b]). (Consulte también “Notarización Remota” a continuación para obtener más información).
¿Se puede transferir una comisión de notario?
Muchos notarios han preguntado: “Si me mudo a otro estado, ¿puedo transferir mi comisión de notario actual a mi nuevo estado?”.
La respuesta generalmente es “no”: las comisiones de notario no son transferibles entre estados.
Si se muda a otro estado, debe renunciar a su comisión actual y solicitar una comisión de notario en su nuevo estado.
Sin embargo, en algunas jurisdicciones, es posible tener más de una comisión de notario si reside en un estado y trabaja en otro que permite a los no residentes tener una comisión de notario (consulte “¿Puede un notario tener comisiones en varios estados?” más abajo).
¿Puedo viajar a otro país para notarizar?
Algunas personas pueden tener comisiones especiales del gobierno federal para notarizar en el extranjero. Algunos militares estadounidenses en servicio activo están autorizados a notarizar para militares y sus familias en bases estadounidenses en otros países. Con la excepción de las comisiones y situaciones especiales mencionadas anteriormente, los notarios comisionados por un estado de EE. UU. no pueden usar su comisión de notario cuando se encuentran físicamente en el extranjero.
Además, los funcionarios del servicio exterior de los Estados Unidos y los agentes consulares de las embajadas y consulados estadounidenses están autorizados por la ley federal para notarizar documentos en el extranjero. Sin embargo, estas comisiones especializadas no están disponibles para los notarios comisionados por estados y jurisdicciones de EE. UU.
Notarización Remota en Línea (RON)
Muchos estados han promulgado estatutos permanentes que autorizan a los notarios cualificados a realizar notarizaciones remotas en línea (RON). Estas leyes permiten al notario interactuar con el firmante de forma remota mediante tecnología audiovisual a través de internet, en lugar de comparecer personalmente ante él. Muchos estados que autorizan RON permiten la notarización remota para firmantes ubicados en un estado o país diferente al del notario. Sin embargo, al realizar una RON, el notario siempre debe estar físicamente presente en el estado comisionado durante la notarización.
¿Puede un notario tener comisiones en varios estados?
Algunas jurisdicciones permiten solicitar una comisión notarial en más de un estado. En Nueva York, los no residentes pueden solicitar una comisión notarial en Nueva York, siempre que tengan una oficina o sede comercial en el estado de Nueva York. Por ejemplo, un residente de Nueva Jersey con una oficina en Nueva York podría tener una comisión notarial en Nueva Jersey y otra en Nueva York, lo que le autoriza a ejercer la notaria en ambos estados.
Si desea obtener una comisión notarial en otro estado, siempre consulte las leyes del estado donde reside y del estado donde desea obtener la comisión para asegurarse de que sea permisible en ambas jurisdicciones y de que cumple con todos los requisitos de elegibilidad.
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Trucos que usan los estafadores para estafar a los notarios:
No siempre es fácil para los notarios detectar a alguien que intenta cometer fraude.
Para el estafador, el objetivo es simple: que usted evite el requisito de que el firmante se presente personalmente ante usted o que acepte la identificación de un impostor.
Para ello, los estafadores recurren a diversos trucos. A continuación, describimos 5 estrategias comunes para que esté preparado para reconocerlos cuando ocurran:
El estafador podría pedirle que se apresure.
El estafador podría pedirle un favor.
El estafador podría usar su encanto.
El estafador podría suplicarle compasión.
El estafador podría presionarle con su posición de autoridad.
Truco 1: El estafador podría pedirle que se apresure.
Si su firmante dice: “No puedo esperar; tengo 5 minutos para hacer esto”, la idea es que se distraiga y tome atajos al realizar la notarización, quizás olvidando obtener una identificación válida o una firma en su diario.
Truco 2: El estafador podría pedirte un favor
Trágicamente, el favor suele venir de alguien conocido. Una empleada de una notaria le pidió que certificara las firmas de sus padres en una escritura de transferencia de su casa a la empleada, aunque sus padres no estaban presentes. La empleada falsificó las firmas y luego obtuvo un préstamo con la propiedad como garantía sin que sus padres lo supieran.
Truco 3: El estafador podría usar su encanto
Con esta estrategia, el estafador te entabla una conversación agradable para que bajes la guardia. La intención es distraerte para que no mires con atención una identificación falsa ni cuestiones una historia que no cuadra.
Truco 4: El estafador podría suplicarte compasión
Una mujer se encontró con una notaria en la puerta de su casa y le contó una historia triste: su esposo quería firmar unos documentos de préstamo, pero acababa de someterse a una cirugía de muñeca y la escayola le impedía firmar como de costumbre. El hombre era un impostor que sustituía al verdadero esposo. El notario se creyó la mentira, no revisó la identificación del hombre a fondo y su póliza de seguro sufrió una pérdida total.
Truco 5: El estafador podría presionarte con su autoridad.
Un informe del gran jurado de la ciudad de Nueva York señaló que los notarios a veces eran engañados por “alguien considerado un miembro respetable de la comunidad, como un abogado o un policía”. Es difícil decir que no cuando el firmante es un socorrista, un militar u otra persona influyente.
Defensa del notario.
Estos trucos pueden parecer simples, pero la verdad es que funcionan. Debes estar alerta porque nunca sabes si quien te está conversando es simplemente una persona amable o está intentando robarle la casa a alguien.
Tu mejor defensa es seguir cada paso de una notarización correcta en cada ocasión. Si alguien intenta apresurarte, hace cosas para distraerte o intenta que te saltes un paso crucial, reduce la velocidad y asegúrate de hacer todo correctamente. Y no termines la notarización hasta que hayas revisado todo. Si alguien parece reacio o tiene mucha prisa, avísale cuando tenga más tiempo. Y recuérdale que no puedes hacerle ningún favor especial, sin importar quién sea ni cuál sea su historia.
Si haces esto, podrías ahorrarte un montón de problemas, tanto a ti mismo como a una posible víctima.
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Lo que los notarios deben saber sobre los certificados híbridos:
Los certificados notariales que incluyen texto para más de un acto —también conocidos como “certificados notariales híbridos”— pueden causar confusión al notarizar. A continuación, le explicamos lo que debe saber si le presentan un certificado híbrido.
¿Qué es un certificado notarial híbrido?
Un certificado híbrido combina dos actos notariales —normalmente un reconocimiento y un juramento— en un solo certificado. A continuación, algunos ejemplos:
Ejemplo 1. Reconocimiento y juramento:
Un funcionario de una corporación debe reconocer su firma en un contrato y jurar o afirmar que es funcionario de la corporación. El texto del certificado notarial puede incluir las siguientes frases: VER CERTIFICADO AQUI: FLORIDA bull-hybrid-certificate
“… compareció ante mí (nombre del firmante), quien, habiendo prestado juramento (o afirmación) por mi parte, declaró ser el presidente de la Corporación XYZ, …y que dicho (nombre del firmante) reconoció que dicho instrumento es el acto y escritura libres de dicha corporación”.
Ejemplo 2: Firma con acuse de recibo:
Otro tipo de certificado híbrido combina la firma con acuse de recibo (una certificación notarial que, en muchos estados, exige que el documento se firme ante notario) y un acuse de recibo. El texto en este caso sería:
“Firmado y reconocido ante mí el (fecha) por (nombre del firmante)”.
Ejemplo 3: Certificado de Confianza:
Finalmente, un tercer ejemplo de certificado híbrido es la certificación notarial de un Certificado de Confianza, que contiene tanto el texto de reconocimiento como la evidencia del juramento del firmante. (Ver ilustración).
Cómo completar certificados híbridos:
Si se encuentra con un certificado notarial híbrido, siga estas pautas:
(1). Reconozca el certificado como híbrido y determine qué hacer:
Para identificar un híbrido, deberá conocer los formularios típicos de reconocimiento y juramento en su estado para poder identificar rápidamente las diferencias cuando surjan.
(2). Realice todas las acciones indicadas en el certificado híbrido
Muchos notarios pueden sellar y firmar ciegamente cualquier texto que aparezca en el documento sin leer el certificado. El riesgo es que el notario esté certificando hechos que podrían no haber ocurrido (como tomar juramento).
Por lo tanto, si el certificado híbrido requiere que tome el reconocimiento del firmante y tome juramento, realice ambas acciones. Si el texto dice “Firmado y reconocido ante mí”, debe atestiguar la firma y hacer que el firmante reconozca la firma del documento. El firmante no pudo firmar el documento sin antes presentarse a reconocer su firma ante usted.
(3). Registre el certificado híbrido en su diario:
Muchos estados, como California, Florida y Texas, exigen que los notarios lleven un diario o recomiendan la práctica. Asegúrese de anotar que completó un certificado híbrido. Si no está seguro del tipo de notarización que realizó, descríbalo brevemente.
(4). Cobre la tarifa correcta por la notarización:
El hecho de que el certificado notarial combine dos actos notariales no significa que pueda cobrar dos veces a su cliente. Cobre por una sola notarización a menos que las leyes de su estado le permitan cobrar clara y explícitamente por ambas.
Leyes estatales y certificados híbridos:
Es su responsabilidad asegurarse de que el texto del certificado que utilice cumpla con los requisitos de su estado. Por lo tanto, es recomendable familiarizarse con dichos requisitos antes de completar un certificado híbrido, ya que algunos estados no los permiten.
California, por ejemplo, prohíbe el uso de certificados híbridos en muchos casos. Si los documentos se presentarán en California, el notario deberá completar un certificado de juramento o de reconocimiento prescrito por el estado, pero no un formulario que combine ambos. Sin embargo, si el documento se envía a otro estado y requiere un reconocimiento, el notario podrá completar un certificado de reconocimiento híbrido en el que el firmante reconoce su firma y declara haber prestado juramento.
Nueva York exige un certificado de reconocimiento multiusos para los documentos que afectan a bienes inmuebles en el estado. Los notarios de Nueva York no pueden utilizar un certificado híbrido para estos documentos.
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Nuevos cambios en el derecho notarial con documentos de registro civil Americano y registro civil extranjero:
Saludos estimada/os colegas miembros de NAFA. Esto es educación legal contínua CLE para miembros y estudiantes de NAFA LAW.
¿Qué es un registro civil y puedo certificarlo?
Con frecuencia, los clientes solicitan a los notarios que certifiquen actas de nacimiento o de matrimonio, también conocidas como registros vitales. Sin embargo, debido a la naturaleza especial de estos documentos, tendrá que negarse cuando el registro es documento de EE. UU. A continuación, le explicamos qué es un registro vital y por qué no se pueden certificar.
¿Qué documentos se consideran registros vitales?
Un registro vital es un documento gubernamental que contiene información sobre los acontecimientos importantes de la vida de una persona. Algunos ejemplos de registros vitales son los certificados de nacimiento, los certificados de defunción y los certificados de matrimonio.
En Estados Unidos, los registros vitales suelen emitirse y mantenerse a nivel gubernamental de condado o estatal, por oficinas como la oficina del secretario del condado, la oficina del registrador o la oficina del registro civil.
¿Puedo certificar un registro vital de EE. UU.?
Con frecuencia, los clientes preguntan si los notarios pueden certificar una fotocopia de un registro vital Americano. Lamentablemente, los notarios no pueden hacerlo porque estos documentos vitales están libremente disponibles en las oficinas gubernamentales de registros civiles de EE. UU.
Esto se debe a que la certificación de una copia requiere que el notario certifique que la copia es una reproducción fiel y precisa del documento original. Sin embargo, los documentos originales del registro civil son conservados por la agencia gubernamental que los emite. SOLO esa agencia está autorizada a emitir copias certificadas del registro civil en cuestión; los notarios no están autorizados a hacer copias ni certificar copias de registros vitales, especialmente si estos van a ser presentados ante las autoridades, lo mismo locales como por ejemplo una corte y/o una agencia Estatal, o una autoridad federal como es inmigración USCIS.
Sin embargo, si un cliente desea firmar un documento para solicitar una copia de un registro civil a una agencia gubernamental, puede certificar la firma del cliente en el formulario de solicitud, siempre que la solicitud de certificar cumpla con todos los requisitos de las leyes notariales de su estado.
¿Se puede utilizar un registro civil para identificar a un firmante?
Un firmante puede solicitar el uso de un certificado de nacimiento como prueba de identidad para una certificar. Muchos estados, como California, Florida y Texas, no lo permiten. Incluso si no está específicamente prohibido en su estado, un certificado de nacimiento no es un documento de identidad confiable porque carece de la foto y la firma del firmante, y cualquier descripción física del firmante como bebé en el certificado es inútil para verificar su identidad.
Sin embargo, cuando se trata de registros civiles extranjeros de otros países, NO de EE.UU., si un cliente desea solicitar una copia de un registro civil expedido por una agencia gubernamental extranjera, un/a notario público SI puede certificar la copia de este documento civil extranjero. Por la ley de EE. UU., la respuesta es porque estos documentos NO están disponibles en ninguna oficina de registros vitales de EE.UU., especialmente si estos van a ser presentados ante las autoridades, lo mismo locales como por ejemplo una corte y/o una agencia Estatal, o una autoridad federal como es inmigración USCIS. Por lo tanto, el/a notario público SI está autorizado a copias y certificar copias de estos documentos civiles extranjeros para que las copias tengan validez en EE. UU.
NOTA IMPORTANTE EMBAJADAS Y CONSULADOS EN EE. UU.: Los servicios notariales para este tipo de documentos civiles son para todo/as nacionales y solo con cita previa.
Normalmente, el documento que se va a notarizar es para uso dentro de los Estados Unidos, aunque puede haber excepciones. De acuerdo a cada embajada o consulado del país, algunos permiten solo notarizar tres documentos durante cada cita. Si tiene más de tres documentos para notarizar, tiene que agendar más de una cita (una cita por cada tres documentos). En algunos consulados pudiera pagar $50 USD el día de su cita por cada sello notarial requerido.
Servicios notariales: Semejante a los servicios de un notario público en Estados Unidos, se requiere la presencia del interesado para realizar el trámite de forma personal siempre y cuando el documento vaya a ser usado bajo la jurisdicción de Estados Unidos. Se debe de presentar una prueba de identidad tal como el pasaporte o la cédula nacional del país en cuestión.
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Ofreciendo servicios I-9 con su licencia de notario público para abogada/os extranjeros:
La ley federal exige que todo empleador que reclute- recomiende contrato [agencias de empleos] por honorarios o contrate a una persona para empleo en EE. UU., complete el Formulario I-9, lo cual es la ‘Verificación de Elegibilidad de Empleo’ requerido por ley federal. Este formulario le ayudará a la industria a verificar la identidad y la autorización de empleo de su empleado incluyendo al servicio de inmigración USCIS.
Un amiga/o y familia puede ser un representante autorizado para el Formulario I-9. El USCIS (Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.) permite que cualquier persona, incluyendo amigos y familia, actúe como representante autorizado si el empleador lo designa para completar y firmar la Sección 2 del formulario. Esto significa que su familia y amigo puede ser elegido para verificar los documentos del empleado y dar fe de su autenticidad.
El formulario I-9 se utiliza para documentar la verificación de la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado (tanto ciudadano estadounidense como extranjero) contratado después del 6 de noviembre de 1986 para trabajar en los Estados Unidos.
Con el aumento de empleados remotos que trabajan fuera de la oficina, muchos notarios están siendo contactados por empleadores y por empresas para realizar verificaciones I-9 para sus empleadores.
El Boletín Notarial conversó con varios notarios que ofrecen servicios I-9, quienes comentaron que, si bien la verificación I-9 probablemente no genere muchos ingresos, sigue siendo valioso ofrecerla como un servicio adicional a sus clientes.
Todos los miembros de los 146 millones de trabajadores estadounidenses deben completar un formulario I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo) antes de comenzar a trabajar. El empleado completa la parte superior del formulario, mientras que un representante del empleador, generalmente alguien del departamento de Recursos Humanos, completa la parte inferior, verificando su identidad.
Si bien esto no es un acto notarial (consulte Formularios I-9: Lo que los notarios deben saber), las empresas a menudo indican a los empleados remotos que acudan a un notario para que actúe como representante del empleador.
Encontrar trabajo I-9: ¿Existe y cómo puedo encontrarlo? Hay trabajo disponible. Según el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS), los empleadores están sujetos a fuertes multas, que van desde $110 hasta $1,100 por caso, por errores de cumplimiento en los formularios I-9. Como resultado, las empresas exigen a sus empleados remotos que acudan a un notario para completar sus formularios I-9, basándose en su experiencia en la verificación de documentos de identidad.
“Como notarios, ya tenemos las habilidades necesarias para verificar documentos de identidad”, afirma David Harper, notario de Colorado y propietario de A Dependable Notary, quien incluye los formularios I-9 como uno de sus muchos servicios en el sitio web de su empresa.
A pesar de haber realizado solo unas pocas verificaciones, Harper se familiarizó con el formulario y se siente cómodo ofreciendo el servicio.
Aconseja a quienes buscan más trabajo con el formulario I-9 que se pongan en contacto con los departamentos de recursos humanos de las empresas que probablemente contraten empleados remotos, como las de internet o tecnología, para quienes pueden convertirse en su principal especialista en verificación del formulario I-9 y conseguir clientes recurrentes.
Las verificaciones del I-9 le proporcionan a la notaria de Carolina del Sur, Sonita Leak, una cartera de clientes estable, gracias en parte a sus esfuerzos publicitarios y su conocimiento de SEO. Leak actualiza su sitio web y redes sociales casi a diario para reflejar sus tareas; por lo tanto, una búsqueda en Google de “Notario” y “verificación del I-9” facilita que los clientes potenciales la contacten.
Sin embargo, mientras Leak encuentra trabajo en su zona de cobertura más rural, otros notarios han tenido dificultades para promocionar los servicios del I-9.
“Me uní a la tendencia del I-9 hace unos años y he realizado un total de cinco”, comentó John Cole, notario de Virginia, en un hilo de discusión de NNA en LinkedIn. Si bien Cole ofrece otros servicios no notariales, como la oficiación de bodas, la verificación del I-9 ha tenido poco impacto en sus resultados. “Hice mucha publicidad, pero el negocio simplemente no está ahí. La mayoría de las empresas procesan el I-9 por sí mismas”.
Teresa Burrell, notaria de Florida, coincide en que promocionar los servicios del I-9 es un desafío y aconseja a los notarios que los realizan que los incluyan en sus perfiles notariales en línea.
La restricción de California-
La Secretaría de Estado de California considera el Formulario I-9 como un formulario de inmigración. Por consiguiente, la Secretaría de Estado ha informado a los notarios de California que no pueden completar un formulario I-9, ni siquiera en calidad de notarios, a menos que estén cualificados y acreditados como consultores de inmigración según el Código de Negocios y Profesiones del colegio.
Otros desafíos con los formularios I-9-
Aunque no se requiere la certificación notarial del formulario I-9, a menudo se les pide a los notarios que los certifiquen e incluyan la impresión de su sello, lo cual no está permitido. Su respuesta a esta solicitud siempre debe ser negativa, seguida de una explicación clara de lo que un notario puede y no puede hacer con los formularios I-9.
Por ejemplo, en Texas, los notarios no pueden certificar formularios I-9. Sin embargo, un notario de Texas que sea empleado de una empresa puede ayudar a completar un formulario I-9, pero no puede hacerlo en su calidad oficial de notario público, ni tampoco puede estampar un sello notarial en el documento.
Tanto Leak como Burrell recibieron múltiples solicitudes de la misma empresa tecnológica nacional para certificar sus formularios I-9.
“Ofrecí firmarlo, tachar el título de ‘Notario Público’ y reemplazarlo por ‘Representante Autorizado’, y no colocar mi sello”, dijo Burrell, “pero insistieron en que el sello era obligatorio”. La empresa incluso había creado un formulario aparte para completar y certificar.
La mejor respuesta que puede dar un notario en este tipo de situación es familiarizarse con el formulario I-9, conocer las leyes de su propio estado y negarse a actuar fuera de su función notarial. Burrell fue un paso más allá y contactó a la empresa emisora, que posteriormente modificó su formulario para que ya no requiriera la certificación.
Comprender el formulario I-9 es una buena práctica para todos los notarios. Para algunos, ofrecer verificaciones del I-9 es una forma de ampliar su oferta de servicios no notariales, ofrecer valor añadido a sus clientes y generar ingresos adicionales. Otros prefieren Concéntrese en las diferentes opciones. Dado que no existe una ley que obligue a realizarlas, la decisión final es suya.
Para más información, contacte al USCIS.
El USCIS ofrece diversos recursos a empleadores y sus representantes autorizados:
Línea directa para empleadores: (888) 464-4218
Línea directa para empleados: (888) 897-7781
Correo electrónico del Formulario I-9: I-9Central@dhs.gov
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Tres consejos para certificar documentos de viaje para niño/as menores de edad:
Con las vacaciones de verano a la vuelta de la esquina, es posible que los notarios reciban solicitudes para certificar formularios de permiso para niños que viajan al extranjero. Aquí le explicamos lo que necesita saber sobre estos formularios.
Recuerde que aunque para las leyes estatales en la mayoría de Estados toda persona es menos de edad hasta los 18 años, a nivel de ley federal es diferente. Según la ley de inmigración estadounidense, un niño se define como una persona soltera menor de 21 años. Esta definición es crucial para determinar la elegibilidad para ciertas visas y beneficios migratorios. Una vez que una persona cumple 21 años, se le considera un adulto en el contexto de inmigración estadounidense.
Según el sitio web USA.gov, si un niño viaja al extranjero con uno de sus padres, el otro debe presentar una carta notariada que otorgue el permiso. Si bien los funcionarios de aduanas de EE. UU. no siempre solicitan esta documentación, muchos países sí la solicitan, y no presentar cartas de permiso notariadas podría resultar en la denegación de la entrada.
Cuando le soliciten certificar formularios de permiso para viajes de verano con niños, recuerde estos consejos:
Siga los requisitos notariales estatales.
No dé consejos sobre documentos de viaje.
Tenga paciencia con los firmantes y las familias.
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Siga los requisitos notariales estatales.
Un padre que necesite certificar su firma debe comparecer personalmente ante usted. Muchos padres no están familiarizados con las normas y procedimientos notariales y podrían pedirle que certifique la firma de su cónyuge ausente, sin darse cuenta de que es ilegal. Como siempre, cumpla con todos los demás requisitos para una correcta notarización en su estado. Por ejemplo, si un formulario de permiso requiere un reconocimiento o un juramento en California, el firmante debe proporcionar una prueba de identidad satisfactoria al notario, ya que el conocimiento personal no puede utilizarse para identificar a los firmantes en California. En Florida, es posible que el notario no pueda realizar la notarización si la persona que firma tiene parentesco con él, ya que los notarios de Florida no pueden notarizar las firmas de sus cónyuges, padres o hijos. En Texas, para notarizar la firma de un menor, este debe identificarse mediante uno de estos tres métodos: A) El notario conoce personalmente al firmante menor; B) El firmante menor puede ser identificado por un testigo creíble que lo conozca personalmente a él y al notario; o C) El firmante menor debe presentar una identificación vigente emitida por el gobierno federal o estatal que incluya su fotografía y firma. 2. No dé consejos sobre documentos de viaje.
Los requisitos para la carta de permiso de un menor pueden variar según el destino y las normas de la aerolínea o la línea de cruceros. Como notario, no puede ofrecer asesoramiento legal sobre el contenido de una carta de permiso ni sobre cómo debe completarse un documento. Si el firmante tiene alguna pregunta, deberá ponerse en contacto con la empresa o agencia que solicita el documento para obtener más instrucciones.
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Tenga paciencia con los firmantes y las familias.
Los viajeros internacionales suelen apresurarse y entrar en pánico a última hora para asegurarse de que la documentación necesaria esté en regla antes de una salida inminente. Los padres que necesitan un permiso notariado para que un menor viaje a última hora pueden sentirse frustrados si sus firmas no pueden ser notariadas por falta de una identificación válida u otro problema.
Cuando surjan estas crisis de viajes de verano, mantenga la calma y sea cortés, y explique que no puede notarizar sin la presencia personal del firmante. Ofrezca reprogramar la cita para que el firmante pueda presentarse ante usted con la documentación necesaria para completar la notarización correctamente.
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Cómo llenar un certificado notarial:
Completar correctamente la redacción del certificado notarial es fundamental para el proceso de notarización y para establecer la fiabilidad del acto notarial. Este artículo y video le mostrarán la información que debe incluir en cada parte del certificado y los errores comunes que debe evitar.
Cómo completar la sede
La sede indica dónde se realiza la notarización. Normalmente, se trata del condado y el estado donde se realiza. Sin embargo, algunos formularios de sede pueden solicitarle que escriba información como la ciudad en lugar del condado.
Al completar la “venue” es la jurisdicción. En esencia, la jurisdicción se refiere a la ubicación geográfica donde se presenta y se lleva a cabo un caso legal. Más específicamente, en derecho de familia, se refiere al condado donde se tramitará el caso.
Escriba siempre la sede donde se realizó la notarización. Por ejemplo, si la notarización se realizó en el condado de Los Ángeles, California, escribiría “Estado de California” y “Condado de Los Ángeles”.
¡No escriba una sede diferente a la de la notarización! Por ejemplo, los notarios a veces escriben por error el condado donde se presentó su comisión notarial en lugar de la sede donde se realizó la notarización. Cómo completar el cuerpo principal del certificado notarial
El cuerpo principal de un certificado proporciona los detalles del acto notarial. Si bien el lenguaje varía según el tipo de notarización y la ley del estado en el que se le ha otorgado la autorización, el cuerpo principal de un certificado le exigirá que anote la fecha de la notarización, el nombre del firmante que comparece ante usted y su nombre oficial como notario.
Al completar el cuerpo principal de un certificado:
Ingrese la fecha correcta. Esta debe ser la fecha real en que se realizó la notarización. Nunca feche el certificado con anterioridad ni con anterioridad, ni falsifique la fecha, incluso si se le solicita. Falsificar un certificado es ilegal y podría resultar en la pérdida de su autorización y en la imposición de sanciones civiles o penales.
¡Escriba el nombre del firmante y el suyo en los lugares correctos del certificado! En ocasiones, los notarios descuidados escriben sus propios nombres en el espacio destinado al nombre del firmante. Esto puede provocar que el documento sea rechazado por la agencia receptora.
Firma del certificado-
Debe firmar cada certificado notarial. Al firmar el certificado:
La forma en que firme es importante. Su firma debe coincidir con la que conste en los archivos de su funcionario encargado. En algunos estados, esta es la firma que usted firmó en su solicitud de notario o formulario de juramento de cargo.
Dependiendo de las normas de su estado, es posible que también se le solicite que escriba su nombre, su título de “Notario Público” o la fecha de vencimiento de su comisión.
Asegúrese de que todos los firmantes estén presentes si solo aparece un certificado de reconocimiento al final. Si el certificado no está presente, la decisión de usar uno o más certificados debe ser tomada por la parte que emite el documento. Si no están presentes todos los firmantes, deberá usar certificados adicionales si posteriormente certifica las firmas de estas personas.
Colocación del sello notarial en el certificado-
La mayoría de los estados exigen que se coloque el sello notarial en el certificado para autenticar el acto notarial. Normalmente, el sello se coloca junto a su firma.
Al colocar el sello en el certificado:
Asegúrese de que la impresión del sello sea clara y legible. Si el sello está manchado o borroso, coloque una segunda impresión cerca de la primera.
No coloque el sello donde pueda cubrir el texto o las firmas del documento.
La NNA puede ayudarle con sus preguntas sobre el certificado.
Si es miembro de la NNA y tiene preguntas sobre cómo completar un certificado notarial, la Línea Directa de Notarios de la NNA está disponible para responder sus preguntas por teléfono o correo electrónico. Los no miembros recibirán una llamada de cortesía por única vez.
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El requisito del examen de notario en Arizona comienza el 1 de julio de 2025: Lo que necesita saber si ejerce en Arizona:
A partir del 1 de julio de 2025, la Secretaría de Estado de Arizona exige que todos los notarios, tanto nuevos como que renueven su habilitación, aprueben un examen supervisado obligatorio para obtener su comisión. Este nuevo requisito busca fortalecer la protección pública y combatir el fraude documental.
A continuación, respondemos preguntas frecuentes sobre el requisito del examen de notario en Arizona y cómo prepararse.
¿Quién debe presentar el nuevo examen de notario en Arizona?
Todo notario, ya sea nuevo o que renueve su habilitación, que presente una solicitud de comisión a partir del 1 de julio de 2025, debe haber presentado y aprobado el examen dentro de los 90 días anteriores a la solicitud.
Para ayudarle a evitar posibles interrupciones en su habilitación de notario y garantizar un proceso de renovación sin contratiempos, el examen ya está disponible.
¿Cómo me inscribo para el nuevo examen de notario en Arizona? El Examen de Notario Público de Arizona (ANPE) está supervisado por Prometric, un proveedor profesional de administración de exámenes aprobado por el estado. Puede realizar el examen en línea o en cualquiera de los centros de examen de Prometric en Arizona.
Para registrarse, deberá:
Seleccionar “Registro para el Examen de Notario” en el sitio web de la Secretaría de Estado de Arizona para crear una cuenta y programar su examen.
Elegir su método de examen preferido (presencial o en línea).
Pagar una tarifa de examen de $46.75 a Prometric.
¿Qué necesito saber sobre el examen?
El examen de Notario Público de Arizona es de opción múltiple y consta de 45 preguntas. Tiene 60 minutos para completarlo. Existen estrictos protocolos de supervisión tanto para los examinados presenciales como para los en línea para garantizar un entorno de prueba seguro.
Si bien el examen es a libro abierto, solo puede utilizar los materiales proporcionados en el sistema de exámenes. Una vez que comience el examen, el Manual de Referencia del Notario Público de Arizona estará disponible en el sistema para su consulta.
¿Qué calificación necesito para aprobar el examen?
Para aprobar, debes obtener una puntuación mínima del 80%.
¿Qué sucede si no apruebo el examen?
Si no apruebas:
Debes esperar 30 días antes de volver a presentar el examen.
Después de 3 intentos fallidos, debes esperar un año antes de volver a presentarlo.
¿Qué necesito estudiar para aprobar el nuevo examen de Notario Público de Arizona?
Las preguntas del examen provienen del Manual de Referencia del Notario Público de Arizona. La Asociación Nacional de Notarios ofrece un curso completo de preparación para el examen de Notario Público de Arizona para ayudarte a prepararte con confianza.
¿Cómo se me notificará si apruebo?
Al aprobar el examen, los solicitantes recibirán un informe de calificaciones por correo electrónico que incluye su número de identificación de candidato asignado. Se les pedirá que ingresen su número de identificación de candidato en la solicitud.
¿Con quién me comunico si tengo preguntas o necesito ayuda? Puede llamar a Prometric al 1-866-773-1114 o enviarles un correo electrónico a
SMT-perationsTeam@prometric.com.
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Más allá de la firma de préstamos: Nichos que los notarios móviles deben considerar:
La firma de préstamos no siempre es tan abundante como muchos agentes de firma de notarios desearían. Por eso, la mayoría de los notarios móviles exitosos buscan diversificar sus negocios. Con frecuencia, esto implica encontrar nuevos nichos y especialidades. Estos son algunos ejemplos de nichos que los notarios han encontrado:
Notariado de documentos familiares y de adopción-
Notariado para personas mayores tercera edad-
Notariado en cárceles y prisiones-
Notariado de documentos familiares y de adopción: Si bien los notarios móviles que se dedican principalmente a la firma de préstamos están acostumbrados a ayudar a familias a alcanzar sus sueños de ser propietarios de una vivienda, Rebecca Ruben descubrió otras maneras de ayudar a las familias. Esta notaria, con sede en Kansas, asiste a las personas que necesitan certificar documentos de adopción.
Así como las parejas están entusiasmadas con la compra de su primera casa, los clientes con los que trabaja Ruben están encantados con la llegada de un nuevo miembro a la familia, y a menudo tienen que hacer un gran esfuerzo para lograrlo. Por ejemplo, en el caso de las adopciones en el extranjero, los clientes pueden tener que viajar a diferentes médicos para asegurarse de que sus registros de vacunación estén al día para que Rubén pueda certificar la documentación.
“Si adoptas de otro país, hay muchos trámites que te exigen que superes y varias cosas que quieren certificar”, dijo.
Rubén también tiene experiencia ayudando a personas que han tomado la dolorosa decisión de renunciar a sus derechos parentales. Esto puede ser un trabajo extremadamente difícil en estos casos, ya que los notarios pueden estar presentes durante un par de horas en la firma. Esto se debe a que algunos clientes aún podrían estar considerando su decisión cuando tú estés allí.
“Cuando el notario llega con la documentación y dice: ‘Aquí está, en blanco y negro’, es difícil”, dijo Rubén. “Es duro de ver, así que no puedes ser una persona sensible al hacerlo”.
Notarizaciones para personas mayores de la tercera edad: La notaria californiana Marla Christiansen consiguió su primer encargo en un centro de salud cuando un cliente la llamó tras ver su anuncio en las Páginas Amarillas. Se dio cuenta de que este podría ser un nicho lucrativo, así que empezó a dejar sus tarjetas de presentación en la recepción de hospitales y residencias de ancianos de la zona.
Ahora, este trabajo representa alrededor del 25% de su negocio. Normalmente, las familias de pacientes mayores la llaman para certificar un poder notarial financiero o un documento fiduciario.
La naturaleza de este tipo de trabajo implica que los notarios deben prever tiempo adicional, pero Christiansen, quien trabaja en las áreas de Fairfield, Suisun City, Vacaville y Vallejo, cerca de la Bahía de San Francisco, planifica con antelación para que todo salga de la mejor manera posible.
“Siempre precalifico a los firmantes”, dijo. Cuando hablo con familiares, quiero asegurarme de que el firmante esté mentalmente capacitado para firmar. Les pregunto si reciben medicamentos importantes, si padecen Alzheimer o demencia, o si tienen alguna discapacidad física que requiera un poco más de tiempo. Esto reduce la confusión y las molestias al firmar.
Aun así, a veces uno se presenta a una cita y el firmante no está en condiciones de proceder, lo que puede causar frustración tanto a la familia como al firmante.
“Es difícil, pero hay que explicarles que no se puede certificar la firma de alguien en un documento legal si no entiende lo que está firmando”, dijo Carol Graves, notaria móvil de California que trabaja con directivas de atención médica para clientes en los condados de San Mateo y el norte de Santa Clara. “Tienen que entender lo que están firmando y ser coherentes”.
A pesar de este desafío, los notarios pueden hacer que esta sea una experiencia positiva para sus clientes al crear una buena relación con su ser querido enfermo. Christiansen dice que hablará con la persona después de intentar firmar sin éxito para evitar resentimientos al irse.
“Soy de voz suave, tranquila y paciente, y así es como quiero que sea la firma: nunca estresada, nunca bajo presión y siempre con ganas de terminar bien”, dijo. “Siento que lo que hago por un desconocido es lo que querría que hicieran por mis propios familiares”.
Notarización en cárceles y prisiones: Aunque algunos notarios pueden ser reacios a aceptar solicitudes de reclusos en cárceles y prisiones, Christian Ergueta, de Santa Ana, California, ha encontrado este trabajo gratificante desde que su primer cliente lo llamó pidiendo ayuda. El hijo de la persona que llamó había sido arrestado por conducir ebrio y ella necesitaba desesperadamente la documentación notariada para recuperar el auto incautado.
“Cuando recibí la llamada, no quise negarme si era algo que podíamos hacer. Alguien necesitaba ayuda”, dijo Ergueta. “Como notarios públicos, ante todo somos funcionarios públicos”.
Uno de los desafíos de este servicio es acceder a las instalaciones donde se encuentra el recluso. Cada cárcel y prisión tiene su propio procedimiento de acceso. Algunas exigen que los notarios se sometan a una verificación de antecedentes, mientras que otras permiten el ingreso de personas siempre que tengan una credencial de notario vigente. Además, los notarios deben tener en cuenta que trabajar en estas situaciones conlleva imprevistos, como quedarse atrapados en una instalación durante un confinamiento de emergencia.
Aunque los notarios pueden tener que superar obstáculos para realizar este tipo de trabajo, les abre nuevas y gratificantes maneras de ayudar a las personas de su comunidad y obtener más ingresos.
“Me gusta poder ayudar a los familiares a conseguir lo que necesitan, ya sea un poder notarial, un permiso para que un menor viaje o un permiso para obtener un pasaporte”, dijo Christiansen, quien también realiza este tipo de trabajo. Las familias de los reclusos no son las únicas que la llaman. También reciben solicitudes de capellanes que ofician ceremonias matrimoniales para personas en prisión. “Es gratificante poder ayudar a ambas partes”.
Cuanto más respeto muestre un notario al firmante, más probable será que esa persona dé su nombre a otros en la prisión.
“Culpable o inocente, las personas siguen siendo humanas”, dijo Ergueta. “En la cárcel, generalmente se trata a las personas como reclusos, no como personas. Como trato a cada recluso como un ser humano, lo ven, hablan entre ellos y me recomiendan”. Los nichos de negocio pueden estar en cualquier lugar: en hospitales, cárceles o incluso en los hogares. Solo hay que estar abierto a encontrarlos.
Un notario puede promover servicios en prisiones y cárceles ofreciendo servicios notariales para documentos legales, tales como poderes notariales y certificaciones de documentos. Esto puede ser especialmente importante para las personas encarceladas que necesitan estos servicios para asuntos legales o para el procesamiento de documentos fuera de la prisión.
Servicios notariales que un notario puede ofrecer en prisiones y cárceles:
El notario puede verificar la autenticidad de los documentos presentados, como certificados de nacimiento, pasaportes, o cualquier otro documento legal requerido por las personas encarceladas.
Las personas encarceladas pueden necesitar poderes notariales para autorizar a otros a actuar en su nombre en asuntos legales, financieros o de salud.
El notario puede verificar la identidad de las personas encarceladas para que puedan firmar documentos legales o realizar otras transacciones.
Los notarios pueden ayudar a las personas encarceladas a preparar y notarizar documentos legales, como demandas, contratos o escrituras.
Los notarios pueden colaborar con programas de reinserción, ayudando a las personas encarceladas a obtener los documentos necesarios para su liberación y el reinicio de su vida fuera de prisión.
Beneficios de la promoción de servicios notariales en prisiones y cárceles:
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Facilita la comunicación y el acceso a servicios legales:
Permite a las personas encarceladas comunicar y acceder a servicios legales que requieren certificación o notarialización.
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Reduce la carga administrativa:
El notario puede ayudar a las prisiones y cárceles a gestionar la documentación y el acceso a los servicios notariales.
Al facilitar el acceso a los documentos legales necesarios para la liberación y la reinserción, el notario puede contribuir a la rehabilitación y el éxito de las personas encarceladas.
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Apoya el derecho a la defensa:
Al facilitar la comunicación y el acceso a servicios notariales, el notario puede contribuir a garantizar el derecho a la defensa de las personas encarceladas.
Consideraciones:
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Es importante que el notario esté familiarizado con las políticas y procedimientos de la prisión o cárcel donde presta sus servicios.
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Es fundamental que el notario cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables a su profesión y al contexto de la prisión o cárcel.
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El notario debe mantener la confidencialidad de la información que recibe de las personas encarceladas y respetar su privacidad.
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Es posible que el notario requiera la colaboración de personal de la prisión o cárcel para facilitar el acceso a las personas encarceladas.
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Un notario en Florida puede promover servicios relacionados con el derecho de familia de varias maneras, como notarizando documentos legales, llenando formularios aprobados por la Corte Suprema, certificando copias de documentos y administrando juramentos. Los notarios pueden ayudar en situaciones de derecho de familia, como notarizar acuerdos de separación o divorcio, declaraciones juradas, poderes notariales y testamentos.
Servicios específicos que un notario puede ofrecer en casos de derecho de familia:
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Notarización de documentos legales:
Un notario puede notarizar documentos como acuerdos de separación, contratos de divorcio, poderes notariales y testamentos, asegurando que estén debidamente firmados y autenticados.
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Certificación de copias de documentos:
Los notarios pueden certificar copias de documentos importantes para el derecho de familia, como actas de nacimiento, certificados de matrimonio y documentos de adopción.
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Administración de juramentos:
Los notarios pueden administrar juramentos en casos de derecho de familia, como en declaraciones juradas o testimonios.
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Asistencia en la creación de documentos legales:
Los notarios pueden ayudar a las personas a crear documentos legales, como poderes notariales o testamentos, asegurando que se sigan las leyes de Florida.
Con las nuevas leyes notariales en Florida, los notarios también pueden notarizar documentos de forma remota, a través de video y grabación.
Consideraciones importantes para los notarios que trabajan en casos de derecho de familia:
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Evitar conflictos de interés:
Los notarios no deben notarizar documentos para familiares directos, como cónyuges, padres, hijos o hermanos.
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Conocer las leyes de Florida:
Los notarios deben estar familiarizados con las leyes de Florida sobre notarias y documentos legales.
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Mantener la confidencialidad:
Los notarios deben mantener la confidencialidad de la información que reciben durante el proceso de notarización.
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No brindar asesoría legal:
Los notarios no deben brindar asesoría legal, ya que esto solo puede ser realizado por un abogado.
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Utilizar un sello de notario oficial:
Los notarios deben utilizar un sello de notario oficial en todos los documentos que notarizan.
Promoción de servicios notariales en casos de derecho de familia:
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Crear materiales de marketing:
Los notarios pueden crear materiales de marketing para informar a las personas sobre los servicios que ofrecen en casos de derecho de familia.
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Colaborar con abogados de familia:
Los notarios pueden colaborar con abogados de familia para promover sus servicios a clientes potenciales.
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Ofrecer servicios a través de internet:
Los notarios pueden ofrecer sus servicios a través de internet, permitiendo que las personas puedan notarizar documentos de forma remota.
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Participar en eventos de la comunidad:
Los notarios pueden participar en eventos de la comunidad para promover sus servicios y conectar con clientes potenciales.
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Preguntas que debe hacerse al notarizar formularios gubernamentales inusuales.
A nadie le gusta lidiar con la burocracia gubernamental. Para los notarios, la burocracia suele significar solicitudes confusas o inapropiadas para notarizar formularios gubernamentales. Puede tratarse de instrucciones en el formulario para realizar un acto no autorizado, sellar un documento sin espacio para el sello, colocar la mitad de la impresión del sello en una foto o completar un texto notarial que no cumple con la ley. Si se encuentra con uno de estos formularios complicados, esto es lo que debe preguntar antes de continuar.
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¿Estoy autorizado para realizar la notarización del documento?
La primera y más importante pregunta que debe hacerse es si las leyes de su estado o jurisdicción le permiten realizar el acto solicitado en el formulario. En la mayoría de los casos, podrá hacerlo porque los documentos solicitan un reconocimiento o jurat directo. Sin embargo, algunos casos son menos claros y pueden incluir instrucciones confusas, como el Formulario I-9 utilizado para verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en EE. UU.
El Formulario I-9 no requiere certificación notarial, pero el Manual para Empleadores indica que un notario público puede ayudar a un nuevo empleado a completar el formulario y firmar la Sección 2 como “representante autorizado” en su nombre. Algunos estados proporcionan instrucciones adicionales a los notarios con respecto a los formularios I-9. En Texas, la Secretaría de Estado indica a los notarios que no deben certificar ni estampar sus sellos en un formulario I-9, pero pueden ayudar a su empresa a completarlo sin ser notarios. Las autoridades de California han declarado que los notarios en California no pueden completar un formulario I-9 bajo ninguna circunstancia, a menos que sean consultores de inmigración registrados y con fianza. Para aumentar la confusión, muchas empresas han indicado a los notarios que escriban “Notario Público” como título debajo de su firma o, peor aún, que certifiquen su propia firma en el formulario, lo cual no está permitido en ningún estado.
Hay casos en los que un funcionario estatal que regula los notarios proporciona instrucciones para la certificación de documentos inusuales que parecen contradecir las prácticas habituales. Por ejemplo, el boletín informativo de 2014 del Secretario de Estado de California incluía un mensaje que indicaba que los notarios de California podían refrendar etiquetas de venado y portar para cazadores. La oficina del Secretario indicó que los notarios no tienen que completar un certificado notarial ni pueden estampar sus sellos en la etiqueta ni cobrar una tarifa por la certificación. Sin embargo, deben refrendar la etiqueta y registrar el acto en sus diarios.
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¿Hay espacio para mi sello notarial?
Algunos documentos gubernamentales pueden solicitar un acuse de recibo estándar o un juramento, pero podrían tener poco o ningún espacio para estampar una impresión de sello.
Publicamos un aviso en la línea directa sobre uno de estos formularios, el “TSP-70”, un formulario ahora obsoleto que se utilizaba cuando un exempleado federal deseaba retirar dinero de una cuenta de ahorros del gobierno. El formulario TSP-70 le indicó al notario que “no se acepta ningún otro reconocimiento” aparte del que figura en el documento, pero prácticamente no deja espacio para el sello. En tales casos, la NNA recomienda que los notarios con sellos rectangulares lo coloquen verticalmente en el margen izquierdo, donde pueda haber espacio, sin colocarlo sobre el texto del documento. Los notarios con sellos circulares podrían no tener suerte si la ley de su estado prohíbe colocar el sello sobre cualquier texto o firma del documento. Si se encuentra en este caso, deberá negarse a realizar la certificación notarial.
El gobierno federal ya no utiliza el formulario TSP-70, que ha sido reemplazado por el formulario TSP-99. Para obtener más información, consulte aquí.
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¿Puedo completar el texto del certificado notarial proporcionado?
Los notarios de Florida tuvieron que negarse a certificar el formulario TSP-70 por otra razón. La ley de Florida exige que un certificado notarial contenga al menos nueve elementos diferentes (véase F.S. 117.05[4]). Si un certificado notarial no incluye los nueve requisitos y no permite que un notario de Florida utilice ningún otro formulario, es un impedimento.
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¿Qué más puedo hacer si la ley no me permite certificar?
Si las instrucciones de una agencia gubernamental o del formulario para la certificación entran en conflicto con la ley de su estado, pregunte a la agencia receptora si acepta una alternativa. Por ejemplo, este formulario de licencia médica del estado de Ohio parece requerir que un notario coloque el sello sobre una fotografía a color adjunta al documento. Afortunadamente, algunos formularios estatales ya no lo requieren. Pero para aquellos que aún lo requieren, colocar el sello sobre la fotografía puede ser problemático.
La NNA sugiere que los notarios que reciban estos documentos prueben una de estas alternativas: Primero, busquen otro lugar cerca de la firma del notario para colocar un sello legible. Segundo, coloquen un sello parcial sobre la foto adjunta, según lo solicitado. Si esto no es posible, pregunten a la agencia receptora si aceptan un formulario de certificado adjunto y engrapado con espacio para un sello notarial claro y legible. Si aún no está seguro, no dude en pedir ayuda.
Si aún no está seguro de si puede realizar una notarización inusual Si tiene un formulario gubernamental, no dude en solicitar ayuda. Los asesores de la Línea Directa de la NNA o la agencia notarial de su estado pueden brindarle información y orientación adicionales para ayudarle a cumplir con la ley y evitar certificaciones notariales indebidas.
¿Puedo certificar documentos para mis padres?
En Illinois, no existen restricciones para certificar documentos para familiares.
Sin embargo, otros estados tienen diferentes restricciones para certificar documentos para familiares. Por ejemplo, Florida y Massachusetts prohíben certificar documentos para los padres de un notario por el mismo notario. Para obtener más información sobre las normas de otros estados y las pautas éticas generales, consulte nuestro artículo y video sobre certificar documentos para familiares. ENTRAR POR ESTE ENLACE HAZ CLIC AQUÍ: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2016/12/guide-notarizing-family-members
Cuatro 4 cosas ilegales que los notarios nunca deben hacer y por qué.
Infringir la ley al estacionar, conducir o tirar basura puede acarrearle una multa o una pequeña multa. Infringir la ley al notarizar puede resultar en cárcel, la pérdida de su comisión de notario o miles de dólares en costosas demandas.
Esto no significa que la policía esté esperando en cada esquina para llevarlo a prisión si viola una ley notarial. Pero infringir la ley voluntariamente durante una notarización no solo genera más papeleo, sino que facilita el fraude que puede costar miles de dólares y envolver a sus clientes en problemas legales que pueden durar años. En este artículo, le mostraremos cuatro acciones ilegales que los notarios nunca deben hacer, por qué estos actos pueden perjudicarlo a usted y al público, y sus posibles consecuencias.
Ley Notarial Acto Ilegal 1: Ingresar información falsa en un certificado notarial-
¿Qué significa esto? Los firmantes a menudo necesitan documentos notariados urgentemente para cumplir con plazos importantes; Si surge un problema que pueda retrasar una transacción, los firmantes a veces solicitan a los notarios que llenan un certificado que escriban una fecha falsa para la certificación (lo que se conoce como “retrofecha”) o que alteren otra información del certificado (como indicar que un firmante ausente estuvo presente durante la certificación) para agilizar la transacción del documento. ¡Nunca haga esto!
¿Por qué es ilegal? Las empresas, las agencias gubernamentales y los consumidores confían en la certificación para garantizar la integridad y fiabilidad de los documentos. Si falsifica información en un certificado, quien posea el documento certificado fraudulentamente puede usarlo para cometer fraude.
¿Cuáles son las consecuencias? Falsificar a sabiendas un certificado notarial está prohibido en todos los estados y puede conllevar sanciones severas. Por ejemplo, en Georgia, un notario que a sabiendas otorgue un certificado con información falsa puede ser declarado culpable de un delito menor. En California, ser declarado culpable de falsificar intencionalmente información de un certificado notarial es un delito menor y, si implica un reconocimiento, una multa civil de hasta $10,000.
Ley de Notarios Actos Ilegales 2: No exigir la comparecencia personal del firmante durante una notarización-
¿Qué significa esto? Uno de los actos ilegales más comunes, y potencialmente perjudiciales, que puede cometer un notario es certificar la firma de una persona sin la comparecencia personal del firmante. Al realizar una notarización, el firmante siempre debe comparecer personalmente. Para las notarizaciones tradicionales en papel, el firmante debe estar presente durante la misma. Para las notarizaciones remotas, el firmante debe comparecer y comunicarse con usted mediante tecnología de comunicación audiovisual que cumpla con las leyes de su estado. Nunca certifique sin la comparecencia personal del firmante.
¿Por qué es ilegal? Supongamos que certifica una firma sin la comparecencia personal del firmante. En ese caso, no puede saber si la persona firmó el documento voluntariamente o si la firma fue falsificada por otra persona. Tampoco tiene forma de comprobar la identidad de la persona. En muchos casos documentados, los estafadores que convencieron a los notarios de ignorar los requisitos de comparecencia falsificaron las firmas notariadas para cometer abuso de ancianos, fraude inmobiliario u otros delitos.
¿Cuáles son las consecuencias? La comparecencia es uno de los requisitos básicos de la notarización. En Florida, no exigir la comparecencia constituye una infracción civil con una pena de hasta $5,000, independientemente de si el notario lo hizo sin intención de defraudar. En Carolina del Norte y Hawái, no solo se revoca automáticamente la comisión del notario, sino que constituye un delito menor.
Ley de Notarios Actos Ilegales 3: Permitir que otra persona use su sello oficial notarial-
¿Qué significa esto? Solo usted, el notario autorizado, está autorizado a usar su sello oficial para realizar certificaciones notariales. Ninguna otra persona, incluidos familiares, compañeros de trabajo o empleadores, puede usar su sello para ningún propósito. Nunca permita que nadie más use su sello de notario.
¿Por qué es ilegal? Su sello oficial se utiliza para autenticar todas las certificaciones notariales que usted realiza. En las manos equivocadas, un sello podría usarse para engañar a las autoridades y hacer que acepten un documento falsificado como auténtico. Peor aún, si alguien más usa su sello para cometer fraude, podría enfrentar sanciones si no cumple con las normas estatales para obtener el sello. Usted mismo podría convertirse en víctima y verse obligado a contratar a un abogado para demostrar que no realizó las certificaciones notariales ilegales.
¿Cuáles son las consecuencias? En California, un notario que deliberadamente no mantenga su sello bajo su control exclusivo puede ser declarado culpable de un delito menor y podría incurrir en una sanción civil adicional de $1,500. Si el notario no protege el sello por negligencia, la sanción civil es de $750. Incluso en estados sin normas para asegurar el sello notarial, permitir que otra persona use sus herramientas notariales podría exponerlo a una demanda si la otra persona usa su sello para cometer fraude.
Ley de Notarios Actos Ilegales 4: Cobro de honorarios indebidos-
¿Qué significa esto? Al cobrar a un notario por sus servicios, nunca debe cobrar honorarios notariales superiores a los permitidos en su estado. También debe evitar cobrar honorarios prohibidos en su estado.
¿Por qué es ilegal? Los honorarios que pueden cobrar los notarios están regulados por la ley estatal. Por ejemplo, los notarios de Florida no pueden cobrar más de $10 por cada notarización tradicional ni más de $25 por una notarización remota (aunque el máximo de $25 no cubre los honorarios por servicios distintos a la realización de actos notariales). Algunos estados también regulan otros honorarios que pueden cobrar los notarios, como los gastos de desplazamiento. Estas regulaciones existen para proteger a los clientes de los precios injustamente abusivos de los notarios. Si bien algunos estados no establecen honorarios máximos, pueden tener otras directrices. Por ejemplo, Arkansas no tiene un límite de honorarios, pero cualquier honorario por servicios debe ser razonable y acordado por el notario antes de que se realice la notarización.
Además, algunos estados (por ejemplo, Misuri) prohíben a los notarios cobrar honorarios por ciertos servicios, como la certificación de firmas en las papeletas de voto en ausencia.
¿Cuáles son las consecuencias? En Arizona, cobrar un honorario indebido puede resultar en una responsabilidad de hasta cuatro veces la cantidad ilegal cobrada y constituye un delito grave de clase 5 (A.R.S. §§ 38-413), lo que puede resultar en la suspensión o revocación de su comisión. En Texas, cobrar honorarios notariales superiores al máximo legal podría resultar en un proceso penal y la suspensión o revocación de su comisión. Siga siempre las normas y directrices de honorarios notariales de su estado para cualquier otro cargo asociado.
NOTA: Aunque es cierto que lo/as notarios públicos solo deben cobrar las mismas tarifas que cobran los secretarios en las cortes estatales por actos notariales- esto NO incluye servicios adicionales, por ejemplo:
Si usted notario tiene que proveer servicios adicionales, como llenar formularios, redactar cartas, hacer copias de documentos, esto tiene un costo adicional superior y diferente que los costos de los secretarios de las cortes estatales.
Igualmente, Si usted notario tiene que viajar a buscar la firma de alguna persona y notarizar esos documentos, el notario puede cobrar por el tiempo del viaje igualmente por las millas recorridas de ida y vuelta para hacer este servicio.
En Estados Unidos, los notarios pueden cobrar por viaje, pero los límites de las tarifas están establecidos por ley estatal. Los límites pueden variar, pero los notarios pueden cobrar por el tiempo de viaje y, en algunos casos, también por las millas recorridas. Por ejemplo, en Nevada, los notarios pueden cobrar $15 por hora por viajes entre las 6 a.m. y las 7 p.m., o $30 por hora para viajes entre las 7 p.m. y las 6 a.m.
De acuerdo con las leyes federales del IRS, Tarifas por milla de 2025: Las tarifas estándares por milla para 2025 que usted puede cobrar al cliente son:
Personas que trabajan por cuenta propia y negocios de notarios y abogada/os: 70 centavos por milla. Organizaciones caritativas: 14 centavos/milla. Organizaciones médicas: 21 centavos/milla.
Notarios quienes hacen el proceso de matrimonios a domicilio, residencias, a salones de fiestas y a iglesias igualmente pueden cobrar honorarios y gastos adicionales como son:
La/os notarios que realizan ceremonias de matrimonio en ubicaciones fuera de la oficina (como domicilios, residencias, salones de fiestas o iglesias) pueden cobrar honorarios y gastos adicionales. Estos pueden incluir costos de transporte, gastos de viaje y tiempo de preparación, así como un posible incremento en la tarifa base por la ubicación y el servicio adicional.
Honorarios y Gastos Adicionales:
El costo de la licencia de matrimonio, que es un requisito legal para el matrimonio, varía según el estado y el condado, pero suele rondar los $50-$100. La tarifa para la licencia de matrimonio en Estados Unidos varía significativamente de estado a estado, e incluso dentro de un mismo estado, entre diferentes condados o municipios. No existe una tarifa única a nivel federal. La tarifa puede ser de tan solo unos dólares hasta cientos de dólares, dependiendo de la jurisdicción.
Los notarios pueden cobrar una tarifa por la ceremonia, que puede depender de la duración y complejidad de la ceremonia, así como del tiempo que el notario invierte en la preparación y logística.
Si el notario tiene que viajar a una ubicación fuera de la oficina, puede cobrar una tarifa adicional por los gastos de transporte, incluyendo el costo del combustible, peajes y estacionamiento.
Algunos notarios pueden cobrar por el tiempo dedicado a la preparación de la ceremonia, incluyendo la consulta con la pareja, la revisión de los documentos y la creación de los votos o la lista de lectura.
Si la ceremonia se lleva a cabo en un lugar que requiere una tarifa adicional (como un salón de fiestas o una iglesia), el notario puede cobrar una tarifa adicional para cubrir esos costos.
Si la pareja requiere servicios adicionales, como la creación de un álbum de fotos personalizado o la contratación de un cantante, el notario puede cobrar una tarifa adicional por esos servicios.
Información Adicional:
Es importante preguntar al notario por los honorarios y gastos adicionales antes de contratar sus servicios.
El notario debe proporcionar una lista clara de todos los costos involucrados en la ceremonia.
La pareja puede negociar los honorarios y gastos adicionales con el notario.
Es posible que la pareja pueda encontrar notarios más baratos en comparación con los que ofrecen servicios adicionales o que cobran por la ubicación.
Recomendaciones:
Realice una investigación de los notarios en su área y compare sus precios y servicios.
Lea reseñas de otros clientes para tener una idea de la calidad de los servicios del notario.
Pregunte al notario por los honorarios y gastos adicionales antes de contratar sus servicios.
Obtenga una estimación clara de todos los costos involucrados en la ceremonia.
Confíe en su intuición al elegir un notario para su ceremonia de matrimonio.
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Colegas, miembros y estudiantes de NAFA LAW, esto es CLE, Educación Legal Continua en Derecho Notarial.
Cómo gestionar las solicitudes de sus asientos de diario notarial:
En ocasiones, un cliente solicita una copia de un asiento de diario notarial, y los notarios nuevos pueden no saber cómo responder a dichas solicitudes.
En Florida, si bien no se exige legalmente un registro notarial tradicional en papel para las notarizaciones en papel, es muy recomendable por la oficina de notarios del gobernador de Florida: https://www.flgov.com/eog/info/notary# Sin embargo, los notarios en línea deben mantener un registro electrónico o en papel seguro para todas las notarizaciones en línea, según los Estatutos de Florida.
NAFA LAW tiene disponible a la venta estos “Diarios Notariales Profesionales” puede escribir a NAFA LAW para solicitar uno.
Las personas realizan estas solicitudes porque los asientos de diario notarial proporcionan información valiosa sobre cada certificación, lo cual puede ser importante posteriormente si se cuestiona la validez de un documento. Una solicitud de copias de asientos de diario puede provenir de prácticamente cualquier persona: su firmante, otras partes de la transacción, funcionarios comisionistas e incluso las fuerzas del orden. Sin embargo, debido a la información confidencial que se registra en un diario, siempre debe tomar las medidas adecuadas para proteger la privacidad del firmante cuando alguien solicite ver o copiar un asiento de diario.
Siga los requisitos notariales de su estado-
Obtenga la solicitud por escrito-
Proteja la privacidad de otros asientos de diario notarial no relacionados-
Paso 1: Siga los requisitos notariales de su estado-
Siempre que alguien solicite revisar o copiar uno de sus asientos de diario notarial, siga las leyes y directrices de su estado.
Por ejemplo, algunos notarios de Arizona deben llevar dos diarios separados: uno para las notarizaciones públicas y otro para las notarizaciones relacionadas con transacciones confidenciales, como las amparadas por el privilegio abogado-cliente. Si usted es uno de estos notarios, solo puede proporcionar copias de su diario público.
California permite a cualquier persona solicitar una copia de un asiento de diario, pero la solicitud debe presentarse por escrito e incluir el nombre de las partes involucradas, el tipo de documento y el mes y año en que se realizó la notarización. Un notario de California que sea empleado puede ser solicitado por un empleador que proporcione copias de los asientos de diario sobre notarizaciones laborales, siempre que la copia se realice en presencia del notario. Un empleador no puede obligar a un notario de California a proporcionar copias de notarizaciones no relacionadas con su empleo.
Los notarios en California que hayan sido citados para proporcionar copias de sus asientos de diario deben seguir las instrucciones de la citación para proporcionar copias certificadas de los asientos en sus diarios.
Si un abogado solicita asientos de diario aparte de la citación, debe cumplir con la Sección 8206(c) del Código de Gobierno, que establece que quien solicite una partida del diario de un Notario debe especificar los nombres de las partes, el tipo de documento y el mes y año de su certificación en una solicitud escrita. Si el abogado cumple con los requisitos, el Notario debe proporcionar una copia de la partida solicitada en su diario dentro de los 15 días hábiles o reconocer que no existe dicha partida (Sección 8206.5 del Código de Gobierno).
Florida no exige un diario para las notarizaciones tradicionales en papel, pero sí exige asientos de diario para las notarizaciones en línea. Un Notario Público en línea debe proporcionar copias electrónicas de las entradas pertinentes en el diario electrónico, y un proveedor de servicios de notarización en línea remota debe proporcionar acceso a las grabaciones de comunicación de audio y video relacionadas, o a una copia de las mismas, a las siguientes personas que lo soliciten:
Las partes de un registro electrónico certificado por el Notario Público en línea; El custodio calificado de un testamento electrónico notariado por el Notario Público en línea;
El agente de títulos, agente de liquidación o asegurador de títulos que aseguró el registro electrónico o contrató al Notario Público en línea en relación con una transacción inmobiliaria;
Cualquier persona a la que se le solicite aceptar un poder notarial notariado por el Notario Público en línea;
El Departamento de Estado, en virtud de una investigación por mala conducta notarial;
Cualquier otra persona en virtud de una citación, orden judicial, investigación policial u otra solicitud de inspección legal;
Con respecto a las grabaciones de comunicaciones de audio y video de una notarización en línea, el Notario Público en línea que realiza dicha notarización; y
Con respecto a las copias electrónicas de las entradas pertinentes, el proveedor de servicios RON utilizado para las notarizaciones en línea asociadas con dichas entradas (FS 117.255[2]).
En Massachusetts, si un firmante o testigo le informa que es una persona maltratada, debe anotar en el diario que la dirección de la persona no estará sujeta a inspección pública.
Nevada permite que cualquier persona inspeccione abiertamente el diario del notario durante su horario habitual de trabajo.
En Oregón, a menos que el notario sea funcionario o empleado público, o que el diario esté en posesión del Secretario de Estado, está exento de divulgar el contenido del diario, tal como lo exige la ley de registros públicos abiertos de Oregón, excepto cuando lo solicite el Secretario de Estado. Si un cliente necesita ver u obtener una copia del asiento del diario para su transacción, el notario puede proporcionar el asiento solicitado.
Los asientos del diario de un notario de Texas deben estar disponibles para la inspección y el examen del público en todo momento razonable.
Si recibe una citación u orden judicial, debe cumplir plenamente con sus términos.
Paso 2: Obtener la solicitud Si se permite la inspección o copia de un diario sin reservas ni limitaciones, las solicitudes deben presentarse por escrito. Esto es un requisito legal en California, donde la solicitud debe incluir los nombres de las partes de la notarización, el tipo de documento notariado y el mes y año en que se realizó.
Algunos estados tienen requisitos adicionales: Misisipi, por ejemplo, exige que quien solicite inspeccionar el diario de un notario sea conocido personalmente por el notario o presente una prueba de identidad satisfactoria al mismo, y que firme el diario en una entrada aparte.
En los estados que no cuentan con leyes ni normas sobre solicitudes de asientos de diario, el Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público recomienda que el solicitante presente una solicitud escrita y firmada al notario, especificando el mes y año, el tipo de documento y el titular o titulares de la respectiva notarización, o bien una citación u otra autorización escrita legal.
Paso 3: Proteja la privacidad de otras entradas de diario no relacionadas
A menos que su estado permita la inspección pública de los diarios, una persona que solicite ver o copiar un documento solo debe tener acceso a las entradas directamente relacionadas con su solicitud. Para proteger la privacidad de otros firmantes, cubra siempre las entradas no relacionadas en la misma página que la entrada que está copiando. Esto evita que las personas hojeen su diario y busquen información al azar. Sin embargo, esta práctica recomendada no se aplica en Nevada y Texas, donde las entradas de diario se consideran información pública y están disponibles para inspección pública. Si se solicita a un notario de Texas acceso a una entrada de diario realizada antes de 2009-2010, el notario debe cubrir cualquier número de identificación o huella dactilar que contenga, ya que la ley estatal ya no permite que los notarios de Texas registren esta información. California y Misisipi autorizan a las autoridades a inspeccionar el diario de un notario durante una investigación.
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Diez [10] casos de errores y omisiones que llevaron a notarios a los tribunales.
Desde los albores de la civilización, los notarios han sido esenciales para la autenticación de identidades, documentos y transacciones, brindándoles una confianza inigualable. Pero como todo en la vida, el proceso no es perfecto. A veces, cuando surgen problemas, los notarios pueden verse envueltos en juicios.
Ya sea que el problema se deba a un error, falta de capacitación o incluso a que un notario incumpliera las normas intencionalmente, las sanciones pueden ser severas. Seguir el Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público puede ayudar a evitar estos problemas, especialmente con el aumento del fraude, la falsificación y la impostura.
Los siguientes 10 casos, recopilados por la Asociación Nacional de Notarios, sirven como recordatorio y advertencia sobre lo que podría suceder cuando las cosas salen mal.
Despreocuparse de los detalles.
Usar por error un sello notarial vencido.
Un notario empleado usó por error un sello vencido en un documento corporativo, invalidando la certificación. El cliente requirió una nueva certificación notarial y la empresa tuvo que pagar $700 para rehacer el papeleo. Conclusión: Use su sello notarial correctamente.
Uso de un certificado notarial incorrecto-
Un notario de California utilizó un certificado notarial incorrecto, lo que provocó que la oficina del registrador rechazara una escritura de fideicomiso. El error causó retrasos en la grabación y procedimientos legales, en los que el notario testificó. Finalmente, el notario fue retirado del caso, pero no antes de que los honorarios de su abogado ascendieran a $20,000 de su póliza de errores y omisiones de $25,000. Conclusión: Verifique que esté utilizando la terminología notarial correcta.
Problemas con la certificación notarial remota en línea (RON)-
Un notario de Virginia autorizado para realizar certificaciones notariales remotas en línea realizó una firma que resultó ser fraudulenta. La grabación de video de la transacción indicó que el notario no siguió los procedimientos adecuados al no examinar correctamente los documentos de identidad del firmante y al no permitir que una segunda persona estuviera en la sala para ayudarlo con las preguntas de autenticación basada en el conocimiento. El caso llegó a los tribunales y la notaria incurrió en $75,000 en concepto de acuerdo y honorarios legales, que se pagaron con cargo a su póliza de E&O de $100,000. Conclusión: Siga siempre los procedimientos adecuados para las notarizaciones remotas en línea.
Caer en la trampa de un estafador.
Notarización fraudulenta sin el conocimiento de la notaria.
Una notaria de Texas fue acusada de notarizar fraudulentamente una escritura de garantía, a pesar de no haber conocido al firmante ni tener constancia de la firma. Posteriormente, se descubrió que el sello era falso y no coincidía con el sello oficial de la notaria. Denunció el hecho de inmediato a la policía y fue absuelta de toda irregularidad. Sin embargo, su póliza de E&O recibió un cargo de $14,000 en honorarios legales y de abogados, de su límite de $25,000. Conclusión: Denuncie inmediatamente los sellos y diarios notariales robados o falsificados.
Certificación notarial a través de la ventanilla de un coche-
Tras ser presionada y apresurada por un firmante conspirador, una notaria de Virginia certificó rápidamente una escritura de garantía desde el interior de su coche sin verificar adecuadamente la identidad del firmante. Lo que no vio: El nombre del firmante en el diario de la notaria no coincidía con el nombre del contribuyente identificado como otorgante en la escritura de garantía. El asunto se resolvió en los tribunales por 55.000 dólares, y la notaria incurrió en 18.000 dólares en honorarios de abogados, lo que terminó afectando gravemente su póliza de errores y omisiones de 100.000 dólares. Conclusión: Nunca relaje sus estándares por las prisas.
Omitiendo un reconocimiento notarial-
Una notaria de Pensilvania fue demandada recientemente en relación con una supuesta transferencia fraudulenta de bienes inmuebles que requería reconocimientos de dos firmantes diferentes. El notario certificó correctamente la firma de uno de los firmantes, pero tras una serie de eventos complicados y la manipulación del primer firmante, el notario terminó dejando un certificado de reconocimiento incompleto. Finalmente, la impresión del sello del notario fue copiada del primer reconocimiento y colocada fraudulentamente en el segundo. La escritura fraudulenta transfirió la propiedad sin el consentimiento de los verdaderos propietarios. La reclamación se resolvió por $20,000. Conclusión: Nunca entregue certificados notariales incompletos a un firmante bajo ningún concepto.
Recortes y elusión de las normas.
Notarización remota sin autorización-
Un notario de Pensilvania se metió en problemas mientras le hacía un favor personal a un amigo durante la pandemia. El firmante necesitaba ser nombrado albacea de los bienes de su padre fallecido, pero vivía en un estado diferente al del notario. La notaria realizó la certificación por Skype, a pesar de no estar habilitada como notaria electrónica. Luego, estampó su sello en un documento escaneado y lo envió por correo electrónico. Un tribunal rechazó el documento por ser demasiado borroso y se presentó una demanda. Se incurrieron en costos legales y la notaria probablemente perderá varios miles de dólares de su póliza de errores y omisiones de $25,000. Conclusión: Nunca infrinja las reglas por nadie.
Aceptar a sabiendas una identificación falsa-
Esta demanda surgió en relación con una transferencia fraudulenta de bienes inmuebles en Nevada. Un notario de California realizó una certificación notarial en persona y… Entrada de urna con huella dactilar, pero admitió saber que la identificación del firmante era falsa. Esto condujo a una transferencia fraudulenta de propiedad, con un costo para el demandante de $700,000. La póliza de errores y omisiones de $100,000 del notario se agotó. Conclusión: Nunca proceda si sospecha que una identificación es falsa.
Mantenimiento deficiente de registros-
Tras recibir una queja contra un notario de California, el Secretario de Estado inició una investigación sobre el notario en relación con la certificación de una supuesta escritura de cesión fraudulenta. La investigación reveló que el notario cometió varias infracciones legales reiteradas, entre ellas: (i) no registrar la hora y el tipo de cada acto oficial; (ii) no registrar la naturaleza de cada instrumento jurado, afirmado, reconocido o probado ante el notario; (iii) no se registraron todos los elementos requeridos del documento utilizado para establecer una prueba satisfactoria de identidad, (iv) no se registraron los honorarios cobrados por el servicio, y (v) no se obtuvo la huella dactilar de las personas cuyas firmas fueron notariadas en relación con poderes notariales y documentos que afectan bienes inmuebles. Como resultado, se revocó la comisión del notario. Conclusión: Lleve siempre un diario meticuloso o arriesguese a perder su comisión.
Hacer las cosas bien, pero aun así terminar en los tribunales.
Complicaciones con un testamento ológrafo-
Un notario de California siguió correctamente los procedimientos de identificación y notarización para el testamento manuscrito de un firmante de edad avanzada. Sin embargo, se vio envuelto en una disputa sucesoria que cuestionaba la validez del testamento. Finalmente, el notario fue desestimado del acuerdo global de las partes contendientes, pero agotó $7,000 en honorarios legales de su póliza de errores y omisiones de $25,000. Conclusión: Incluso si se hace correctamente, la notarización de testamentos puede acarrear complicaciones legales.
Protéjase con conocimiento y diligencia. Estos casos reales demuestran la facilidad con la que los notarios pueden enfrentarse a problemas legales debido a errores, presiones o fraude. Si bien una póliza de seguro de Errores y Omisiones ofrece tranquilidad, las consecuencias pueden ser costosas.
¿Cuál es la mejor manera de protegerse? Conozca las leyes notariales de su estado y cúmplalas al pie de la letra. Verifique siempre las identidades, mantenga registros detallados y nunca permita que nadie lo presione ni lo presione para tomar atajos. Su papel es vital para prevenir el fraude y garantizar la integridad de las transacciones importantes; así que manténgase alerta y estará protegido.
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Manejo de solicitudes para certificar documentos fuera del estado:
Los notarios saben que solo están autorizados para certificar dentro de la jurisdicción definida por su estado, que en la mayoría de los casos es su estado. Pero ¿qué debe hacer si un firmante necesita certificar un documento fuera del estado? ¿Está autorizado para hacerlo y, de ser así, cómo?
La respuesta fácil: Sí, puede certificar documentos fuera del estado.
Está permitido certificar documentos que se envíen o registren a través de las fronteras estatales, siempre y cuando, por supuesto, se certifiquen dentro de los límites de su jurisdicción.
No importa dónde se registrarán los documentos, siempre y cuando cumpla con las leyes notariales de su estado. Esto incluye documentos para transacciones inmobiliarias fuera del estado, como compras o refinanciamientos de hipotecas.
Verifique y corrija la jurisdicción del certificado si es necesario.
Asegúrese de que la sección “jurisdicción” del certificado notarial refleje el estado y el condado donde se realiza la certificación. Si esa parte del certificado ya está rellenada con otra sede, táchela e ingrese la información correcta.
Conozca y cumpla todas las leyes notariales de su estado.
Incluso al certificar un documento de otro estado, que puede tener certificados específicos del estado donde se presenta, usted sigue siendo responsable de conocer y cumplir las leyes de su propia jurisdicción.
Por ejemplo, en California, cualquier documento que afecte a bienes inmuebles requiere que el notario obtenga la huella dactilar de todos los firmantes en su diario notarial. Si certifica documentos inmobiliarios, esta ley se aplica independientemente de la ubicación de la propiedad.
Recuerde: Al tratarse de documentos de otros estados, las leyes notariales de su jurisdicción siempre prevalecen sobre las del estado donde se registrará el documento.
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Consejos para ayudar a los notarios a completar juramentos sin errores:
Un tipo común de notarización que los clientes necesitan es un juramento. Un juramento, también conocido como “verificación bajo juramento o afirmación” en algunos estados, requiere que el firmante jure o afirme que el contenido de un documento es veraz.
Al otorgar un juramento, un notario debe usar un texto certificado que se ajuste a los requisitos de la ley estatal. Los juramentos se utilizan para documentos como declaraciones juradas y declaraciones juradas, que a menudo se utilizan como prueba en juicios u otros procedimientos legales.
4 partes de un juramento-
Al realizar un juramento, hay cuatro cosas que debe certificar:
El firmante estaba físicamente frente a usted cuando realizó la notarización.
Usted verificó la identidad del firmante, si así lo exige su estado, utilizando un método aceptable en su estado.
Usted presenció al firmante firmar el documento frente a usted.
El firmante juró o afirmó que las declaraciones del documento son veraces. Aunque no es un requisito legal, se recomienda que el firmante levante la mano derecha para enfatizar la seriedad del juramento o la afirmación.
Nuevamente, el propósito de administrar un juramento o afirmación verbal es confirmar que su cliente se compromete a ser honesto.
Leyes estatales de notarios que afectan a los juramentos-
Algunos estados pueden tener normas adicionales sobre los juramentos. California exige a sus notarios que identifiquen al firmante del juramento mediante una prueba de identidad satisfactoria, según la ley de California. Florida no autoriza a los notarios a transcribir declaraciones juradas ni declaraciones juradas, pero sí les permite ejecutar juramentos sobre estos documentos. Los notarios de Texas no pueden tomar juramentos ni reconocimientos (ni realizar otras certificaciones notariales) en enclaves federales o reservas indígenas, según las Preguntas frecuentes sobre notarios en el sitio web de la Secretaría de Estado de Texas.
Juramentos vs. afirmaciones-
El firmante decide si desea un juramento o una afirmación. Con un juramento, el firmante hace una promesa ante una deidad, por ejemplo: “¿Jura solemnemente que las declaraciones de este documento son verdaderas, con la ayuda de Dios?”. Con una afirmación, el firmante jura por su honor personal, por ejemplo: “¿Afirma solemnemente, por su propio honor, que las declaraciones de este documento son verdaderas?”. Ambas preguntas deben formularse en voz alta y el firmante debe responder con un “Sí” o un “Sí”.
Un jurat no puede prestarse ni afirmarse en nombre de otra persona.
Nunca es aceptable que un tercero, como un apoderado, ejecute un jurat o preste juramento o afirmación en nombre de otra persona. Por ejemplo, si John Smith compareció ante usted, no se le permitiría jurar en nombre de Jane Doe que el contenido del documento es verdadero y completo.
Sin embargo, John Smith podría prestar juramento o afirmación en su propio nombre, incluso actuando como apoderado de Jane Doe. En este caso, se compromete personalmente, en su nombre, a que el contenido de dicho documento es veraz.
¿Desea perfeccionar sus habilidades de notarización? Notary Essentials le ofrece la experiencia necesaria para realizar los actos notariales más comunes en su estado con facilidad y precisión.
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Las cumbres federales y comerciales Gubernamentales de Washington, D.C. sobre el fraude en escrituras de compraventa de inmuebles subrayan que “los notarios son más importantes que nunca” Y por ende ustedes abogada/os extranjeros notarios públicos.
Ante la creciente preocupación nacional por el fraude que amenaza la integridad de las transacciones inmobiliarias y la confianza del consumidor, representantes de la Asociación Nacional de Notarios se reunieron con funcionarios federales y estatales y organizaciones clave del sector en Washington, D.C., para participar en debates que reforzaron una realidad crucial:
Los notarios son más importantes que nunca antes para proteger al público del fraude en todos los niveles.
Bill Anderson, Vicepresidente de Asuntos Gubernamentales, y Brooke Merritt, Gerente Sénior de Planificación de Políticas, se reunieron con la Unidad de Delitos Económicos del FBI y una coalición de organizaciones del sector inmobiliario para debatir maneras de fortalecer el papel de los notarios en la protección de los consumidores ante el aumento del fraude de suplantación de la identidad de notarios, el fraude de escrituras con suplantación de la identidad del vendedor y el fraude de inteligencia artificial y ‘deepfake’. VER: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2024/05/notaries-are-more-important-than-ever-amid-the-rise-of-artificial-intelligence
Durante el último año, la NNA ha colaborado con AARP, la Asociación Americana de Títulos de Propiedad (ALTA), la Asociación de Banqueros Hipotecarios (MBA), la Asociación Nacional de Agentes Inmobiliarios (NAR) y la Asociación de la Industria de Registros de Propiedad (PRIA) para desarrollar recomendaciones integrales de políticas legislativas destinadas a combatir el fraude de escrituras.
Esta iniciativa culminó con una serie de debates de alto nivel en Washington, D.C., que incluyeron una reunión con la Unidad de Delitos Económicos del FBI. A continuación, se presentan los puntos clave de estas reuniones:
Reunión de la coalición FBI/contra el fraude de escrituras:
Fortalecimiento de las protecciones notariales-
El FBI informó que el fraude inmobiliario continúa aumentando, con pérdidas totales que superan los 50,000 millones de dólares desde 2020. Las redes criminales, incluidas las internacionales, han participado activamente en el fraude de suplantación de identidad de vendedores, a menudo explotando a los notarios en el proceso. VER: https://www.nationalnotary.org/file%20library/nna/knowledge%20center/outside%20pdfs/position-paper-notary-impersonation-fraud-2024.pdf
La coalición de asociaciones comerciales que se une al FBI publicó recientemente un informe que describe estrategias para proteger tanto a los consumidores como a los notarios, y que incluye las siguientes recomendaciones. Autorizar a los notarios a utilizar el análisis de credenciales y la verificación de identidad para actos notariales en papel.
Exigir capacitación a los notarios y otros profesionales del sector sobre fraude inmobiliario y contra la tercera edad.
Establecer sistemas de notificación a los registradores del condado para alertar tanto a los propietarios como a los notarios cuando se registren escrituras.
Implementar sanciones por suplantación de identidad de notarios. Fortalecimiento de los procesos de contratación de notarios para prevenir la entrada de personas malintencionadas en la profesión. VER: https://www.alta.org/file/What-is-Deed-Fraud.pdf
Anderson y Merritt enfatizaron los riesgos reales que enfrentan los notarios al encontrarse con fraudes, en particular los provenientes de redes de crimen organizado. Si bien detener una notarización fraudulenta en el momento puede ser peligroso, la NNA propuso la creación de un proceso de denuncia claro y eficaz que permita a los notarios reportar transacciones fraudulentas antes de que se registre una escritura. VER: https://www.nationalnotary.org/file%20library/nna/knowledge%20center/outside%20pdfs/digitally-disguised-deepfake-position-2024-2.0.pdf
Conferencia de Invierno de la NASS: Abordando las amenazas de ‘deepfake’ e integridad notarial
Anderson y Merritt también asistieron a la Conferencia de Invierno de la Asociación Nacional de Secretarios de Estado (NASS), donde abordaron varias preocupaciones emergentes, incluyendo el auge de la tecnología deepfake en las notarizaciones remotas en línea (RON).
La creciente sofisticación de la tecnología deepfake impulsada por IA representa un desafío significativo para los notarios que realizan RON. La NNA continúa creando conciencia y abogando por contramedidas contundentes, como se describe en su documento de posición sobre deepfake. VER: https://www.nationalnotary.org/file%20library/nna/knowledge%20center/outside%20pdfs/digitally-disguised-deepfake-position-2024-2.0.pdf
Los temas discutidos incluyen:
Medidas contra el fraude y notarizaciones basadas en tecnología-
Apostillas y eApostillas-
Requisitos de verificación de antecedentes para solicitantes de comisiones notariales-
Honorarios notariales, fianzas y asuntos de comisionamiento-
Quejas, investigaciones y acciones administrativas de notarios contra las comisiones notariales.
Estas cumbres a nivel nacional pusieron de relieve una verdad innegable:
Los notarios son esenciales en la lucha contra el fraude y la explotación del consumidor. A medida que los esquemas de fraude se vuelven más complejos y tecnológicamente avanzados, el papel de los notarios continúa evolucionando.
A través de la colaboración continua con agencias federales, organizaciones comerciales y funcionarios estatales, la NNA mantiene su compromiso de garantizar que los notarios cuenten con las herramientas, la capacitación y las protecciones necesarias para cumplir con su papel vital en la protección de las transacciones notariales en todo el país.
Los 5 encargos más comunes de los agentes de firma de notario:
Muchos agentes de firma de notario nuevos creen que todos los encargos de firma de préstamos son iguales. De hecho, a los agentes de firma de notario se les puede pedir que gestionen muchos tipos diferentes de encargos. Como propietario de un servicio de firma de notario a nivel nacional, veo cinco tipos de paquetes hipotecarios con mayor frecuencia.
Estos son:
Refinanciamiento hipotecario-
Préstamos para compra-
Paquetes para vendedores-
Línea de crédito con garantía hipotecaria (HELOC)-
Hipotecas inversas.
Saber qué esperar al obtener un encargo de firma de préstamo y familiarizarse con los diversos documentos de préstamo le permitirá estar mejor preparado para una firma perfecta. Esto es lo que necesita saber sobre cada tipo de firma de préstamo.
1. Refinanciamiento-
Este es probablemente el tipo de firma de préstamo más común que encontrará. Un refinanciamiento es cuando un prestatario liquida su préstamo actual con un nuevo préstamo. Un propietario refinancia su vivienda para obtener una tasa de interés más baja o para retirar efectivo con base en el valor líquido que tiene actualmente en la vivienda.
Estos son préstamos muy sencillos. El prestatario se compromete a devolver el préstamo a una tasa de interés acordada durante un plazo acordado.
2. Compra-
Esta es la segunda firma de préstamo más común. Se trata de una transacción en la que un comprador de vivienda solicita dinero prestado a un banco para comprar una casa.
Si puede ejecutar una refinanciación, puede ejecutar una compra. Los documentos del préstamo son esencialmente los mismos. Ya sea que alguien pida prestado dinero para liquidar un préstamo anterior o para comprar una casa, sigue pidiendo prestado dinero.
3. Paquete para el vendedor-
Esto ocurre cuando un propietario vende su casa. Cuando un vendedor vende su casa, hay documentación que debe firmarse y, por lo general, uno o dos documentos que deben certificarse ante notario.
Estas firmas suelen tener entre 20 y 30 páginas y son más económicas que una refinanciación o una compra tradicional, pero suelen tomar la mitad del tiempo.
4. HELOC-
HELOC es el acrónimo de Línea de Crédito con Garantía Hipotecaria. Se trata de una línea de crédito vinculada al valor líquido de la vivienda del prestatario. Por ejemplo, si la vivienda del prestatario vale $500,000 y su hipoteca actual es de solo $200,000, significa que el propietario tiene $300,000 de valor líquido. En este ejemplo, el propietario podría solicitar a un prestamista una línea de crédito con su vivienda como garantía por $100,000 de los $300,000 de valor líquido que posee. Esto le permite acceder a fondos para imprevistos, reformas, etc.
Estos préstamos suelen tener tasas de interés variables (en lugar de fijas) y son muy populares en mercados inmobiliarios dinámicos, donde el valor de las viviendas está en aumento.
5. Hipoteca inversa-
Las hipotecas inversas son préstamos en los que el propietario, de 62 años o más, convierte el valor líquido de su vivienda en ingresos en efectivo sin pagos hipotecarios.
Los documentos de un préstamo hipotecario inverso suelen tener más de 200 páginas, ya que suelen incluir dos escrituras y dos pagarés.
Este tipo de firmas de préstamos pueden tardar una hora y media o más debido a la cantidad de documentos. Además, los clientes son mayores, por lo que la paciencia es fundamental.
Consejo: Aprenda y comprenda estos documentos antes de aceptar una firma.
Antes de aceptar cualquiera de estas firmas de préstamos, es importante que se familiarice con ellos.
Las transacciones de compra y refinanciamiento representan aproximadamente el 80% de las citas de firma que verá, pero si no está listo o preparado para el 20% restante, no está maximizando sus ingresos.
Además, si comete un error en una línea de crédito con garantía hipotecaria (HELOC), un paquete de vendedor o una hipoteca inversa por no estar familiarizado con estos paquetes, es posible que no vuelva a obtener clientes de esa fuente. Esto puede ser un error costoso, ya que pondría en riesgo su capacidad para obtener refinanciamiento y transacciones de compra de su cliente.
Para familiarizarse con los documentos de refinanciamiento, pídale a un familiar o amigo que haya refinanciado recientemente que revise sus documentos. Si eso no es posible, a veces puedes encontrar ejemplos de documentos en línea. O puedes tomar un curso como el de Sistema de Firma de Préstamos, que incluye ejemplos de documentos para que aprendas.
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Las preguntas que recibimos varían considerablemente de un estado a otro. Abarca tanto el trabajo general de un notario como las asignaciones de un agente firmante.
Para ayudar a nuestros miembros, hemos compilado una lista de las 5 preguntas más frecuentes sobre “¿Qué pasaría si…?” que se hicieron en la Línea Directa de Notarios este año:
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¿Qué pasa si un firmante presenta una licencia de conducir vencida?
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¿Qué pasa si el documento no tiene la mención del notario?
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¿Qué pasa si no todos los firmantes están presentes en el momento de la otarización?
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¿Qué pasa si el estado y el condado en el certificado del notario son incorrectos?
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¿Puedo notarizar un documento de otro país?
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¿Qué pasa si un firmante presenta una licencia de conducir vencida?
Algunas personas no mantienen sus licencias de conducir y documentos de identidad al día. En la mayoría de los estados, se pueden usar documentos de identidad vencidos si cumplen ciertos requisitos.
California y Florida permiten que los Notarios Públicos acepten licencias de conducir vencidas si se emitieron en los últimos 5 años.
En Colorado, las normas de evidencia satisfactoria exigen que las formas de identificación aceptables estén vigentes o vencidas hace no más de un año.
En Oregón, los Notarios pueden aceptar una licencia de conducir o una tarjeta de identificación estatal vencida en los últimos tres años.
Si su estado no especifica ninguna norma o regulación sobre la aceptación de una identificación vencida, se recomienda aceptar una forma de identificación vigente.
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¿Qué sucede si el documento no incluye el texto del Notario?
Cuando se presenta un documento que no contiene el texto del Notario, se utilizará un certificado adjunto, como un reconocimiento o un juramento. Sin embargo, el Notario no puede elegir qué certificado utilizar. Esta decisión queda a criterio del firmante.
Dado que la mayoría de los firmantes desconocen el significado de los documentos adjuntos, es recomendable mostrarles un ejemplar en blanco de los siguientes certificados:
Reconocimiento. Juramentación (también llamada “verificación bajo juramento o afirmación” en algunos estados).
Certificación de firma (donde lo permita la ley). Al mostrar las opciones de certificado al firmante, puede definir la naturaleza del acto que representa. Con la información proporcionada, podrá elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Si aún no está seguro de cuál seleccionar, puede contactar a la agencia que emitió o recibirá el documento para solicitar instrucciones.
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¿Qué sucede si no todos los firmantes están presentes en el momento de la certificación?
Cuando un documento requiere varias firmas, pero no todos los firmantes están presentes, se denomina comúnmente “firma dividida”. La situación típica es cuando un firmante firma frente a usted y otro firmante firma frente a otro notario posteriormente.
Al completar el formulario de notario, asegúrese de ingresar solo el nombre (o nombres) de las personas presentes durante su certificación. Además, en su diario de notario, puede anotar los nombres de las personas ausentes (si se conocen) e indicar que no estuvieron presentes en esta certificación.
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¿Qué sucede si el estado y el condado en el certificado de notario son incorrectos?
El espacio en el formulario de notario para el estado y el condado se denomina sede. Si se le presenta un formulario preimpreso que refleja el estado o condado incorrecto, simplemente puede tachar la información incorrecta e ingresar la correcta.
Si el lugar no aparece en el formulario de notario, puede ingresarlo en la parte superior izquierda.
Alternativamente, puede completar y adjuntar un formulario de certificado de notario por separado con la información correcta del lugar en lugar del formulario preimpreso en el documento.
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¿Puedo certificar un documento de otro país? Sí, las firmas en documentos de otros países pueden certificarse ante notario. Simplemente siga los pasos habituales para completar una certificación notarial en su estado. Como con cualquier documento, debe revisar el texto del certificado notarial para asegurarse de que cumpla con las leyes y regulaciones de su estado. Además, los notarios públicos de otros países pueden realizar actos que no pueden realizar los notarios en Estados Unidos. Asegúrese siempre de que el acto notarial solicitado se pueda realizar en su estado.
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Ser miembro de la NAFA LAW ofrece a la/os abogada/os numerosos beneficios, en adición a programas de homologación y reválidas para ejercer, incluyendo oportunidades de desarrollo profesional, acceso a valiosos recursos, networking y herramientas para el desarrollo profesional, todo lo cual contribuye a una carrera legal más exitosa e informada.
Formación jurídica continua (CLE) gratuita: Ser miembro de la NAFA LAW brinda acceso a programas de CLE, seminarios Web y eventos gratuitos, cruciales para mantenerse al día sobre los avances legales y las nuevas cuestiones.
Contenido valioso: Los miembros tienen acceso a una gran cantidad de recursos, incluyendo publicaciones, artículos y herramientas de investigación jurídica, lo que enriquece sus conocimientos y experiencia.
Acceso a los dictámenes éticos formales de la NAFA LAW: Los miembros pueden acceder a dictámenes éticos formales, esenciales para abordar dilemas éticos complejos en la práctica legal.
Grupos de miembros de la NAFA LAW cuentan con numerosas secciones y grupos de miembros centrados en áreas específicas del derecho, lo que permite a los abogados conectar con colegas, compartir conocimientos y forjar relaciones.
NAFA LAW ofrece portales de empleo, bases de datos de currículums y otros recursos para ayudar a sus miembros a encontrar nuevas oportunidades y progresar en sus carreras.
El Centro de Carreras NAFA LAW ofrece portales de empleo, bases de datos de currículums y otros recursos para ayudar a sus miembros a encontrar nuevas oportunidades y progresar en sus carreras.
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Estimada/os colegas miembros y estudiantes de NAFA LAW. Recuerden en el Estado de Florida, oficialmente un notario público es un funcionario público designado por el Gobernador de Estado para servir como testigo imparcial en la firma de documentos, la administración de juramentos y la realización de otros actos notariales y documentos legales. Este Funcionario notario público es un funcionario designado por el gobierno del Estado, No electo y no es un empleado del gobierno, pero su autoridad proviene del estado por nombramiento: El Gobernador de Florida designa a los notarios públicos. Pueden ver detalles entrando por este enlace aquí: https://www.flgov.com/eog/info/notary
Los notarios públicos de Florida son atendidos por dos oficinas: la Sección de Notarios de la Oficina Ejecutiva del Gobernador y la Sección de Comisiones y Certificados Notariales del Departamento de Estado. Ambas oficinas participan en el nombramiento de notarios públicos, pero cada una desempeña funciones distintas. La Sección de Notarios de la Oficina Ejecutiva del Gobernador se encuentra dentro de la Oficina del Asesor Judicial General, ya que los notarios de Florida son funcionarios públicos nombrados y comisionados por el Gobernador.
Colegas abogada/os extranjeros, si usted aún no es notario público- solicite ahora a nuestra oficina central NAFA LAW el curso de notario para poder superar el examen requerido, también solicite el formulario de aplicación para solicitar su licencia de notaria una vez aprobado el examen y luego regresarlo todo a NAFA LAW.
Seguido ver información actualizada en Educación Lega Contínua para Abogados “CLE”
Para miembros de NAFA LAW:
Haga crecer su negocio prestando servicios oficiales como un: Notificación de documentos judiciales Certificado.
En Florida, un notificador público de procesos, también conocido como notificador civil certificado, es una persona autorizada por el tribunal para entregar documentos legales, como citaciones, demandas y requerimientos, a las partes involucradas en un caso judicial.
Los notificadores garantizan la correcta notificación de los documentos legales a todas las partes, informando a las personas sobre los procedimientos judiciales y sus obligaciones.
La notificación de procesos puede ser una forma de que los notarios miembros de NAFA LAW obtengan ingresos adicionales sin sacrificar la flexibilidad y comodidad de su horario de trabajo regular.
¿Cómo pueden los notarios convertirse en notificadotes judiciales?
Las leyes que regulan a los notificadores varían considerablemente de un estado a otro, por lo que es importante conocer y cumplir todas las leyes estatales.
Comience por investigar si su estado exige una licencia específica. Varias jurisdicciones exigen honorarios para convertirse en notificador, así como otros costos como los de verificación de antecedentes, fianza o costos de pruebas y licencias. Planifique su presupuesto comercial en consecuencia.
Por ejemplo, En Florida, el sheriff del condado donde se encuentra la persona a la que se debe notificar, o un notificador judicial especial designado por él, o designados por las cortes estatales puede realizar la notificación.
Para obtener la certificación como notificador judicial certificado, las personas deben cumplir requisitos específicos, como tener al menos 18 años de edad, no tener discapacidades legales ni mentales, ser residente permanente de Florida, aprobar una verificación de antecedentes y un examen sobre las normas de notificación.
Procesos Civiles No Ejecutivos: Los notificadotes judicial certificados están autorizados para notificar procesos civiles iniciales no ejecutables, citaciones de testigos penales y citaciones penales.
Fianza y Responsabilidad: Los notificadores judiciales cuentan con fianza, están debidamente identificados con identificaciones con foto emitidas por el tribunal estatal y son supervisados por una junta de revisión que gestiona las quejas sobre los métodos de notificación.
Función del Sheriff: El sheriff puede mantener una lista de personas designadas como notificadotes judiciales oficiales, quienes están certificadas y designadas para realizar la notificación.
Función del Tribunal: El Juez Presidente de las Cortes de Circuito Judicial también desempeña un papel en la autorización de los notificadores judiciales certificando a cada persona como notificador judicial.
Para encontrar trabajo como notificador es establecer contactos, también puede utiliza las redes sociales como son LinkedIn, Facebook y otras redes sociales para conectar con gerentes de oficina, firmas de abogados, asistentes legales y otras personas que puedan programar notificaciones judiciales, igualmente asegurar el registro con el secretario de las cortes para que tengan actualizado la información de contacto con el/a notificador judicial. Puede comenzar a crear una base de clientes contactando a empresas locales, como bufetes de abogados.
Las asociaciones estatales o nacionales, que pueden requerir cuotas anuales, suelen ofrecer recursos, capacitación, oportunidades para establecer contactos y valiosos directorios que podrían brindarle trabajo. Aquí tiene algunas opciones:
Asociación Nacional para Abogados Extranjeros (NAFA LAW) anuncia desde el año 1994 los servicios de notificación judicial realizados por la Oficina de Notificación oficial de director del servicio de procesos judiciales Licdo. ENGELBERT H. PACHECO- Ver registro oficial del Onceavo Circuito Judicial de Florida: https://www.jud11.flcourts.org/Process-Servers?dnn_ctr1836_View_RadGrid1ChangePage=20_50 Los requisitos incluyen una ser miembro de NAFA LAW cuota anual de $195.
La cuota de servicios judiciales es por separado no incluidos en el costo de la membresía anual. El sitio Web ofrece recursos, incluyendo información sobre sus seminarios educativos y su Conferencia Anual.
¿Por qué la notificación de procesos es una buena opción de negocio para los notarios?
Según la NPSA, la notificación de procesos es una carrera gratificante para personas honestas, trabajadoras y confiables, cualidades inherentes al rol notarial.
Las personas con iniciativa, capaces de trabajar fuera del horario laboral y con buen trato con la gente, suelen ser idóneas para este puesto, ya que es importante mantener la calma y la profesionalidad al notificar, ya que podrían surgir situaciones difíciles con las personas a las que se les notifica. Muchos notarios, en particular los notarios sin afiliación o los propietarios de pequeñas empresas, pueden añadir la notificación de procesos a su lista de servicios actuales, lo que ofrece un valor añadido y mayor comodidad a sus clientes.
“Tengo varios clientes a los que notifico y notifico procesos”, compartió la notaria Rebecca Kelley en una reciente conversación de Facebook de NNA. Kelley es notificadora privada del Tribunal Superior de Arizona. “Me encanta la libertad y las oportunidades de autoempleo que me ofrece”.
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Notarios e imparcialidad.
Uno de los aspectos más importantes de las funciones de un notario es servir como testigo imparcial en las firmas de documentos. Pero, ¿qué necesita saber un notario para mantener su imparcialidad? Aquí encontrará pautas para ayudarle a mantenerse imparcial, junto con la razón por la que la imparcialidad es necesaria para los notarios.
Evitar la discriminación contra los firmantes de documentos-
Los notarios son funcionarios públicos en la mayoría de los estados. Al ser nombrado notario, acepta el deber de prestar servicios cuando alguien realiza una solicitud razonable y legal de certificación.
No debe rechazar una certificación por asuntos que constituyan discriminación. La Norma I-A-4 del Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público establece: «El notario no se negará a realizar un acto notarial legal y correcto por motivos de raza, nacionalidad, etnia, ciudadanía, religión, política, estilo de vida, edad avanzada, discapacidad física, identidad de género, orientación sexual, o por desacuerdo con las declaraciones o el propósito de un documento legal». Por ejemplo, no es apropiado rechazar una solicitud de notarización legal porque el firmante pertenece a un partido político con el que no está de acuerdo.
Además, algunos notarios han declarado que se negarían a notarizar un documento que personalmente consideraran objetable. Como establece el Código anteriormente, estar en desacuerdo con el contenido de un documento no es justificación suficiente para negarse a notificar a alguien. Es importante recordar que notarizar un documento no significa que usted avale o respalde su contenido. La notarización simplemente garantiza que la firma en un documento es auténtica y confiable.
Interés inapropiado del notario en un documento-
Obviamente, tendrá problemas para mantener la imparcialidad si participa en una transacción o si el documento le proporciona algún tipo de beneficio financiero o material. Por ejemplo, supongamos que le pidieron notarizar la firma de un amigo en un documento que le regalaba un auto nuevo. Si el amigo no pudo comparecer ante usted, podría verse tentado a ignorar la ley y notarizar el documento indebidamente para asegurarse de recibir el auto nuevo. Por esta razón, muchas jurisdicciones estadounidenses tienen leyes que prohíben a los notarios certificar si tienen un interés o beneficio en el documento, o si el firmante tiene un parentesco cercano con ellos. A continuación, se presentan algunos ejemplos:
Florida prohíbe certificar si el notario tiene un interés financiero en un documento, es parte de la transacción a la que se refiere el documento o si el firmante es hijo, cónyuge o padre del notario (aunque los notarios de Florida pueden oficiar bodas de familiares). Sin embargo, los notarios pueden certificar una firma para un empleador, ya que no reciben ningún beneficio aparte de su salario habitual o sus honorarios notariales. Los abogados de Florida con una comisión notarial pueden certificar documentos para sus clientes siempre que no tengan ningún interés en el documento más allá de los honorarios legales o notariales estándar.
Los notarios de California no pueden realizar un acto notarial si tienen un interés financiero o beneficio directo en una transacción o si figuran en ella. Sin embargo, un notario de California puede certificar cuando actúa como agente, empleado, asegurador, abogado, agente de fideicomiso o prestamista de un firmante con un interés financiero o beneficiario directo en la transacción.
Los notarios de Illinois no pueden certificar sus propias firmas ni ningún documento en el que su nombre aparezca como parte de la transacción.
Los notarios de Illinois no pueden actuar como notarios y testigos de documentos al mismo tiempo en un poder notarial para bienes.
Además, los notarios de Illinois no pueden certificar una firma en un poder notarial para bienes si el notario es:
(1) el médico tratante o proveedor de servicios de salud mental del mandante, o un familiar del médico o proveedor;
(2) el propietario, operador o familiar del propietario u operador de un centro de atención médica en el que el mandante sea paciente o residente; (3) un padre, hermano o descendiente, o el cónyuge de un padre, hermano o descendiente, ya sea del mandante o de cualquier agente o agente sucesor, independientemente de si la relación es por consanguinidad, matrimonio o adopción;
(4) un agente o agente sucesor de bienes (755 ILCS 45/3-3.6[a]).
La ley de Nevada no permite la notarización cuando un notario es parte de un documento o recibiría un beneficio de un documento que exceda la tarifa máxima de notarización permitida por el estado. Nevada también tiene amplias prohibiciones contra la notarización de familiares, prohibiendo la notarización para el cónyuge o pareja de hecho, padres, hermanos, abuelos o hijos de un notario, incluyendo parientes políticos, familiares adoptivos y medio hermanos.
Pensilvania prohíbe la notarización si el notario o su cónyuge tienen un interés directo o pecuniario en la transacción. Los notarios también tienen prohibido certificar un documento de poder notarial si son nombrados como agentes o sirven como testigos de la firma del poder notarial.
El sitio Web de la Secretaría de Estado de Texas indica que las notarizaciones no deben ser realizadas por un notario que sea parte del instrumento o tenga un interés financiero beneficioso en la transacción.
Virginia prohíbe la notarización si el notario o su cónyuge es parte del documento o tiene un interés beneficioso en el mismo. Sin embargo, un notario de Virginia no está inhabilitado para notarizar únicamente por ser nombrado en un documento para recibir notificaciones, o nombrado en un documento como albacea, fideicomisario u otro fiduciario.
Incluso si la ley de su estado permite la notarización para familiares, es posible que un firmante impugne la imparcialidad del notario ante un tribunal si surge una disputa legal sobre la notarización de la firma de un familiar en un documento. Por ello, los notarios pueden querer evitar cualquier posible sesgo remitiendo a los familiares a otro notario. De hecho, las autoridades estatales de Montana recomiendan no notarizar para familiares en el Manual del Notario Público de Montana, a pesar de que está permitido por ley: “La Secretaría de Estado advierte que los notarios deben considerar seriamente los posibles conflictos que puedan surgir en relación con documentos que transfieren propiedad o derechos (títulos, escrituras, testamentos, poderes notariales, etc.) entre familiares. La frase ‘Solo porque puedas, no significa que debas’ es una buena idea en estas situaciones”.
Cómo evitar sesgos al notarizar en el lugar de trabajo-
Cuando se trata de notarizar para tu empleador, la imparcialidad es un poco más complicada. Si tu jefe te pide que limites tus servicios notariales solo a empleados o clientes de tu empresa, ¿puedes hacerlo?
Algunos estados, como California y Texas, permiten a los empleadores limitar los servicios notariales durante el horario laboral. Sin embargo, los estados de Arizona, Hawái, Iowa y Massachusetts prohíben específicamente a los empleadores y notarios limitar sus servicios a clientes comerciales.
Imparcialidad y cobro de honorarios notariales-
Los notarios deben evitar sesgos injustos al cobrar honorarios. El Código desaconseja basar los honorarios de un firmante en la etnia, la ciudadanía, el estilo de vida, la religión o la política (Estándar I-B-I). Por ejemplo, no debe cobrar una tarifa menor a quienes comparten sus creencias religiosas, mientras que cobra tarifas más altas a firmantes que profesan otras creencias.
Reducir o eximir del pago de los honorarios notariales a un firmante con dificultades económicas no se considera inapropiado. Muchos notarios ofrecen honorarios gratuitos o reducidos cuando atienden a miembros de sus comunidades necesitadas. Los actos de beneficencia no demuestran una parcialidad injusta ni comprometen la imparcialidad del notario.
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4 consejos para notarios que solicitan deducciones fiscales por tele trabajo.
Abril se acerca rápidamente y los notarios quieren sacar el máximo provecho de sus declaraciones de impuestos de 2024. El Boletín Notarial solicitó a Carl Breedlove, analista principal de investigación fiscal del Instituto Tributario de H&R Block, consejos para quienes solicitan una deducción por tele trabajo para el año fiscal 2024.
Esta información es solo general, y la situación fiscal de cada persona puede variar en cuanto a consejos fiscales generales para notarios y deducciones por kilometraje. Si tiene preguntas específicas sobre su situación fiscal, comuníquese con el IRS o con su asesor fiscal.
Recordatorio: Según la legislación vigente, la deducción por tele trabajo solo está disponible para contribuyentes autónomos. Los empleados no pueden solicitarla porque la deducción general por gastos empresariales no está disponible. Aunque muchos empleados trabajaron desde casa durante todo o parte de 2024 debido a acuerdos de trabajo híbrido, no hay cambios en la ley. Es decir, la deducción detallada por gastos empresariales sigue sin estar disponible.
¿Cuáles son los pasos más importantes que deben seguir los notarios al solicitar la deducción por oficina en casa?
Para solicitar la deducción, su oficina en casa debe utilizarse regular y exclusivamente para fines comerciales. Debe designar una habitación separada en su casa o un área de una habitación que se dedique exclusivamente a su negocio o actividad.
Existen algunas excepciones al requisito de “exclusividad” para un área utilizada para almacenar inventario, por ejemplo, y también para áreas utilizadas para guarderías.
Una opción simplificada de “puerto seguro” le permite deducir $5 por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados (deducción máxima de $1,500) sin necesidad de un registro exhaustivo. No se requiere un registro exhaustivo para la opción de puerto seguro, pero la deducción máxima de $1,500 se destina a una habitación más grande (aproximadamente 20′ x 15′). Si su oficina en casa es más pequeña, la deducción también es menor.
¿Qué registros deben mantener los notarios en relación con las deducciones por oficina en casa? La deducción por oficina en casa le permite reclamar como gastos comerciales una parte de los gastos deducibles, como los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes raíces, y de los gastos personales no deducibles, como los servicios públicos, el seguro de vivienda, las reparaciones y la depreciación. Debe conservar todos los estados de cuenta y recibos que justifiquen estas reclamaciones. Si alquila, puede deducir una parte del alquiler y del seguro de inquilino.
¿Dónde se reclama la deducción por oficina en casa?
Los contribuyentes autónomos declaran el gasto en el Anexo C, línea 30. Quienes utilicen el método de puerto seguro mencionado anteriormente pueden usar una hoja de cálculo incluida en las instrucciones del Anexo C para calcular la deducción. Quienes no utilicen el método de puerto seguro también deben completar el Formulario 8829, Gastos por Uso Comercial de su Vivienda, para calcular la deducción.
¿Cómo afectarán los recientes cambios en la legislación tributaria a los contribuyentes autónomos con deducción por oficina en casa?
No hay cambios específicos en la legislación tributaria que afecten a la deducción por oficina en casa. Tenga en cuenta que, si bien las primas del seguro hipotecario (PMI) no se consideran deducciones detalladas de los intereses hipotecarios, los notarios que calculan la deducción por oficina en casa (es decir, no utilizan la cláusula de puerto seguro) pueden usar una parte del PMI asignada a dicha deducción.
Para conocer otros cambios de 2024 que afectan a los contribuyentes autónomos, consulte la sección “¿Qué novedades hay?” de las instrucciones del Anexo C. Dado que los impuestos cambian año tras año, considere contratar a un profesional de impuestos con experiencia en declaraciones de pequeñas empresas.
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¿Los notarios pueden certificar pasaportes? SI- solo si el pasaporte es extranjero. NO se pueden certificar notarialmente el pasaporte de EE.UU., pues estas certificaciones están disponibles de la oficina gubernamental de “Estadísticas Vitales” igual que actas de nacimientos y actas de defunciones – Departamento de Salud: https://www.floridahealth.gov/about/administrative-functions/florida-vital-check/index.html
Los notarios suelen preguntar si pueden certificar copias de pasaportes para los clientes. Antes de hacerlo, debe responder a 3 preguntas importantes:
¿Su estado le permite certificar copias de documentos?
¿Existen restricciones para certificar copias de pasaportes en su estado?
¿La solicitud cumple con todos los demás requisitos para la certificación de copias?
¿Su estado le permite certificar copias de documentos?
La ley notarial autoriza a notarios certificar documentos de “Estadísticas Vitales” pasaportes, actas de nacimientos y actas de defunciones SOLO del extranjero solo porque estos NO están disponibles oficialmente en EE.UU.
La única forma en que un pasaporte Americano puede ser “notarizado” es certificando una copia del pasaporte original. Por lo tanto, primero debe averiguar si su estado lo autoriza a certificar copias de documentos. Puede encontrar una lista de las reglas de certificación de copias de cada estado en “Cómo certificar una copia de un documento”.
Si está comisionado en un estado donde los notarios no pueden certificar copias de documentos oficiales Americanos de estadísticas vitales, como Michigan, Nebraska, Florida, Carolina del Norte, Ohio, Carolina del Sur o Dakota del Sur, entonces no puede certificar el pasaporte.
Si su estado autoriza la certificación de copias por parte de notarios, puede pasar al siguiente paso: verificar qué tipo de documentos se permiten para la certificación de copias en su estado.
¿Existen restricciones para la certificación de copias de pasaportes en su estado?
Algunos estados restringen el tipo de copias de documentos que los notarios pueden certificar. Por ejemplo, en Alaska, Nueva York y Tennessee, los notarios solo pueden certificar copias tangibles de registros electrónicos, por lo que no está autorizado certificar una copia de un pasaporte (que es un documento físico).
Los notarios de Arkansas no pueden certificar copias de documentos emitidos por el Departamento de Estado de los EE. UU. (excepto pasaportes) o documentos emitidos por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU.
En California, los notarios solo pueden certificar copias de documentos de poder notarial o una entrada en el diario del notario si lo solicita el Secretario de Estado o un tribunal. Los notarios de California no pueden certificar copias de ningún otro tipo de documento, por lo que no pueden notarizar pasaportes.
Texas es complicado. En Texas, los notarios solo pueden certificar una copia si el documento original no se puede registrar en una entidad gubernamental específica, como la oficina del Secretario de Estado, un tribunal de justicia o un secretario del condado. Cualquier documento que pueda registrarse en una agencia no puede certificarse como copia. Debido a que no siempre está claro si un pasaporte se registrará o no en algún tipo de entidad gubernamental en algún momento y la oficina del Secretario de Estado le ha dicho a la NNA en el pasado que un pasaporte es un documento potencialmente registrable, la acción más segura para los notarios de Texas es evitar certificar copias de pasaportes.
Por el contrario, el Secretario de Estado de Iowa ha publicado una sección de preguntas frecuentes para notarios que enumera específicamente los pasaportes como un documento del que los notarios de Iowa pueden certificar copias.
¿La solicitud cumple con todos los demás requisitos de certificación de copias?
Si su estado le permite certificar copias y no excluye los pasaportes, el paso final es confirmar que la solicitud cumple con todos los demás requisitos de certificación de copias de su estado. Por ejemplo, en Florida, el notario debe supervisar la realización de la copia que va a certificar.
En otros estados, como Arkansas, Connecticut y Delaware, los notarios deben supervisar la copia del documento original o hacer la copia ellos mismos. Los notarios de Arkansas deben conservar una copia del documento para sus registros a fin de confirmar que el documento certificado no fue alterado.
Los notarios de Pensilvania deben comparar el pasaporte original y la copia para confirmar que la copia es una reproducción completa y precisa del original.
Antes de obtener una copia certificada en Virginia Occidental, un cliente debe entregar al notario una declaración escrita de que la copia certificada solicitada no se puede obtener en la oficina de un registrador o custodio de documentos públicos en Virginia Occidental, que hacer una copia del documento no viola la ley estatal o federal y que el notario conserva una copia en archivo.
Ya sea que esté certificando una copia de un pasaporte o cualquier otro documento, asegúrese siempre de seguir todas las reglas establecidas por las leyes de notario de su estado.
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Tres 3 consejos para documentos sin certificados notariales.
Si un firmante no sabe qué tipo de certificación quiere de usted y no hay ningún texto de certificado en el documento, ¿qué debe hacer? A continuación, se ofrecen tres consejos importantes que debe seguir en esta situación:
Evite el ejercicio no autorizado de la abogacía.
Pídale al firmante que elija el tipo de certificación que desea.
Consulte con la agencia que emite o recibe el documento que el cliente quiere notarial.
1. Evite el ejercicio no autorizado de la abogacía.
Si no es abogado, solo notario público, recuerde que es ilegal brindar asesoramiento legal no autorizado. Esto incluye responder preguntas simples de un firmante como “¿Qué certificación cree que debería usar aquí?” o “¿Qué formulario de certificado debería usar?”.
Dar ese tipo de asesoramiento es una violación de la ley y puede resultar en una acusación de un delito penal o posiblemente la pérdida de su comisión de Notario en algunos estados. Y, si le da a un firmante la información incorrecta y esto le causa problemas legales, podría verse obligado a pagar daños costosos en una demanda ante un notario.
Cuando no esté seguro de qué tipo de notarización necesita el firmante, siga siempre estas reglas:
Nunca elija el tipo de notarización para el firmante, incluso si el firmante quiere que lo haga.
Nunca le dé consejos a un firmante sobre el tipo de notarización que necesita un documento en particular. Por ejemplo, nunca debe decir: “La mayoría de los documentos de poder notarial que yo notario requieren un reconocimiento”. No tiene forma de saber si el documento del firmante es una excepción a la norma. Incluso si no lo es, está ejerciendo la abogacía ilegalmente porque está aplicando conceptos legales a la situación particular de un firmante.
2. Pídale al firmante que elija el tipo de notarización.
Si bien usted no puede elegir la notarización de un documento, el firmante sí puede hacerlo. Si el firmante puede decirle el tipo de notarización que desea, puede proceder a partir de ahí.
Sin embargo, la mayoría de los firmantes no saben que hay más de un tipo de notarización o cómo distinguir uno de otro. Si el firmante no está seguro de lo que quiere, está bien describir los diferentes actos notariales que la ley le autoriza a realizar y permitir que el firmante elija el que desee. Por ejemplo, puede describir en qué se diferencian los reconocimientos y los jurats y dejar que el firmante elija entre ellos. Una vez más, lo más importante es no elegir por él.
También pueden seleccionar cual tipo de documento requiere notarial y para que tipo de caso- entrando por este enlace en el cual el notario puede seleccionar cientos de formularios para notarios públicos a nivel nacional, estado por estado- haz clic en este enlace:
3. Consulte con la agencia emisora o receptora.
Si el firmante aún no está seguro de qué notarización necesita, debe comunicarse con alguien que sepa. Puede ser la persona o agencia que emitió el documento o la que lo recibirá. Si no pueden brindarle ayuda, es posible que el firmante deba consultar con un abogado que pueda brindarle asesoramiento legal sobre el documento.
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(4)-. ¿Qué tipo de notarización se necesita?
Muchos clientes no tienen idea de qué tipo de notarización necesitan cuando visitan a un notario. Sin embargo, los notarios no pueden elegir un acto notarial en nombre de un firmante.
Siga los pasos a continuación para ayudarlo a determinar qué notarización necesita su cliente sin violar la ley.
Paso 1: Verifique que el texto esté preimpreso.
Muchos documentos vienen con un texto preimpreso del notario que indica claramente qué tipo de acto se necesita. Por ejemplo, si su estado requiere un texto específico para un jurat y ese texto está preimpreso en el documento, puede proceder con un jurat. Sin embargo, si, por alguna razón, el texto del certificado no le resulta claro o el documento carece de lenguaje notarial preimpreso, no continúe hasta que pueda confirmar qué acto se necesita de otra fuente.
Paso 2: Pregúntele al firmante.
Si el documento carece de un texto de certificado apropiado y claro, pregúntele al firmante qué tipo de notarización se necesita. Si el firmante le indica que realice un acto en particular, eso es todo lo que necesita.
Si el firmante no está seguro, no puede elegir el acto notarial por él, pero se le permite describir los diferentes actos notariales y dejar que el firmante elija uno. Por ejemplo, puede decir: “Si necesita que se reconozca su firma, deberá identificarse y confirmar que está firmando este documento voluntariamente y que es consciente de lo que ha firmado. Si necesita un juramento, deberá firmar en mi presencia y realizar un juramento o afirmación en el que certifique que el contenido del documento es verdadero. ¿Cuál le gustaría?”
También puede mostrarle al firmante muestras de un reconocimiento y un certificado de juramento. Una vez que el firmante elija qué tipo de certificación notarial desea, puede continuar.
Paso 3: Haga que el firmante se comunique con la agencia emisora o receptora para obtener instrucciones.
Si no puede determinar qué acto realizar de los pasos 1 y 2, el firmante debe comunicarse con la agencia que emitió el documento o con la agencia receptora y preguntar qué tipo de certificación se necesita. Nuevamente, puede describir los diferentes actos notariales a la agencia y dejar que ellos elijan cuál es el apropiado. Sin embargo, tenga cuidado. Algunas agencias que no están familiarizadas con las leyes y los procedimientos notariales pueden indicarle que simplemente “selle y firme” el documento o pedirle que realice un acto no permitido en su estado.
Si le piden que realice una certificación ilegal, explique que las regulaciones estatales no le permiten hacerlo y pida a la agencia que elija un acto notarial legal alternativo. Una vez que sepa qué acto se necesita, puede continuar.
Si ninguno de los pasos anteriores tiene éxito y aún no está claro qué acto notarial se necesita, la certificación debe cancelarse. Es posible que el firmante deba comunicarse con un abogado para obtener orientación sobre cómo completar el documento antes de reprogramar la certificación.
Consejo del notario: Identificación de los firmantes mediante el conocimiento personal.
Si un firmante no tiene documentos de identificación, muchos estados permiten el uso del conocimiento personal (es decir, la familiaridad y la interacción del notario con el firmante a lo largo del tiempo) como medio de identificación. Pero no siempre es fácil saber cuándo un notario conoce a alguien lo suficientemente bien como para utilizar esta opción.
Este método de identificación data de antes de que existieran las tarjetas de identificación emitidas por el gobierno, cuando era mucho más probable que las personas pasaran sus vidas en una comunidad. Pero hoy, vivimos en una sociedad altamente móvil. A menudo, no conocemos a nuestros vecinos y muchas personas hacen más amigos en Facebook que cara a cara.
Nota para los notarios de California:
California es el único estado que no permite que los notarios confíen en el conocimiento personal para verificar la identidad de un firmante. California eliminó la opción del conocimiento personal porque varios casos de fraude involucraron a notarios que participaron en transacciones de bienes raíces falsas al afirmar que conocían a los delincuentes que firmaron los documentos.
El conocimiento personal de la identidad, como cualquier práctica notarial, puede usarse o abusarse. Cuando se abusa de la identificación a través del conocimiento personal, puede ser vulnerable al fraude. Si se utiliza correctamente, puede ser una forma segura de identificar a los firmantes que no tienen identificación.
Entonces, ¿cómo se utiliza correctamente el conocimiento personal para identificar a los firmantes? ¿Qué tan bien se debe conocer a un firmante para confiar en él como prueba de su identidad?
Estados que brindan orientación:
Varios estados, incluidos Arizona, Florida, Pensilvania y Carolina del Norte, tienen definiciones de “conocimiento personal” para orientar a los notarios. Otras pautas estatales requieren que usted conozca a los firmantes durante el tiempo suficiente para estar seguro de sus identidades.
Por ejemplo, Florida define el conocimiento personal como: “… un conocimiento, derivado de la asociación con el individuo, que establece la identidad del individuo con al menos una certeza razonable”.
Pensilvania define el conocimiento personal como “… conocido personalmente por el funcionario notarial a través de tratos suficientes para proporcionar una certeza razonable de que el individuo tiene la identidad declarada”.
En otras palabras:
Conoce al firmante.
Ha visto al firmante interactuar con otros. Esas personas conocen al firmante por la misma identidad que usted.
Esto va más allá de un único encuentro. Un notario que trabaja en un bufete de abogados, por ejemplo, no podría confiar en el conocimiento personal para un nuevo cliente que acaba de conocer. Sin embargo, el mismo notario puede utilizar el conocimiento personal (excepto en California) para un cliente de larga data que ha interactuado con el notario, los abogados y otros compañeros de trabajo muchas veces.
Estados que no ofrecen orientación:
Dice que un notario público tradicional puede tomar una decisión si conoce al firmante, pero no proporciona detalles adicionales.
Si su estado no ofrece una guía específica sobre el conocimiento personal, haga algunas preguntas básicas:
¿Cuántas veces he hablado con el firmante?
¿Cuánto tiempo hace que conozco al firmante?
¿Cuántas veces he visto a otras personas que conozco interactuar con el firmante?
¿Con qué frecuencia otras personas que conozco han identificado al firmante como la misma persona que yo sé que es?
¿Tengo alguna duda razonable sobre la identidad del firmante?
¿Estoy dispuesto a correr el riesgo de las consecuencias si me equivoco?
Si se siente cómodo con las respuestas a estas preguntas, entonces continúe y confirme la identidad de su firmante. Si no se siente cómodo con las respuestas, solicite otra prueba de identidad.
Tenga cuidado al certificar documentos relacionados con los “ciudadanos soberanos”:
Como notario público, siempre se encontrará con algunas solicitudes inusuales de los clientes. Los notarios deben tener cuidado si se les pide que certifiquen un documento relacionado con el movimiento de los “ciudadanos soberanos”.
Los miembros del movimiento de los ciudadanos soberanos creen que el gobierno de los EE. UU. es ilegítimo y, a veces, hacen un uso indebido de los documentos legales para tomar represalias contra varias personas, incluidos ciudadanos privados y funcionarios gubernamentales. Sus actividades incluyen la presentación de embargos falsos contra funcionarios gubernamentales, documentos fiscales federales y estatales fraudulentos, escrituras fraudulentas y otras presentaciones de bienes raíces falsas.
Los miembros de este movimiento a veces piden a los notarios que firmen y sellen estos documentos para darles la apariencia de autoridad legal. Si bien la certificación notarial confirma la identidad de los firmantes y su voluntad de firmar los documentos, no valida la legalidad o la aplicabilidad de un documento.
En definitiva, los notarios no deben rechazar una solicitud de certificación debido a la posición política del firmante, pero no debe realizar una certificación si tiene motivos para creer que la transacción es ilegal o si el firmante no puede proporcionar una prueba satisfactoria de identidad.
Señales de advertencia:
Si le piden que certifique un documento relacionado con el movimiento ciudadano soberano, esté alerta a estas señales de advertencia de que el documento puede usarse con fines ilegales:
Documentos que presentan huellas dactilares rojas o firmas con tinta roja.
Códigos postales entre corchetes (p. ej., [91344]).
Líneas de firma que incluyen frases como “todos los derechos reservados” o “no soy ciudadano de los Estados Unidos”.
Declaraciones que indican que el firmante está exento de las leyes, regulaciones e impuestos gubernamentales.
Solicitudes para que usted certifique hechos en el documento. Los notarios no verifican ninguna información que figure en ningún documento.
Documentos que indican que el gobierno debe una cantidad de dólares extremadamente alta (por ejemplo, millones o miles de millones) al firmante o a la familia del firmante.
Además, algunos documentos de identificación presentados a los notarios por firmantes ciudadanos soberanos pueden tener títulos que suenen oficiales, pero en realidad no están emitidos por una agencia gubernamental. Algunos ejemplos incluyen tarjetas de identificación con la etiqueta “Ciudadano global”, “República del Estado Libre”, “Pasaporte mundial” o “Nacional estadounidense”. Estas identificaciones no son emitidas por el gobierno y no deben aceptarse para identificar a un firmante.
Pautas estatales:
Las pautas estatales para rechazar una solicitud de notarización pueden variar:
Arkansas permite a los notarios rechazar una solicitud por cualquier motivo.
Varios estados, como Pensilvania, también permiten a los notarios rechazar una solicitud a menos que el rechazo esté prohibido por alguna otra ley.
Una regla administrativa de Mississippi requiere que los notarios rechacen una notarización solicitada si tienen buenas razones para creer que es para un propósito ilegal o indebido.
Si tiene preguntas sobre las reglas de su estado para rechazar solicitudes de notarización sospechosas o una identificación de firmante desconocida, o si le piden que realice una notarización que cree que puede ser ilegal, puede llamar a la Línea directa de notarios de NNA o a la agencia reguladora de notarios de su estado para obtener ayuda.
Cómo una conversación informal puede ayudar a su negocio de notario:
La base de un excelente servicio al cliente comienza con la primera interacción. Donde sea que se lleve a cabo la certificación (en una casa, una cafetería o su oficina), es importante hacer que los firmantes se sientan cómodos, y eso comienza con los primeros fragmentos de conversación.
Muchas certificaciones implican transacciones importantes, incluso que cambian la vida de sus firmantes.
Si conecta con el firmante (ya sea comentando sobre la decoración de la casa, las mascotas o preguntándole cómo le fue el día), estará en camino de ganarse su confianza.
La gente recuerda cómo los hizo sentir. Si es agradable durante la primera reunión, la gente volverá a su negocio de notario y recomendará su trabajo a otros porque confían en el trabajo que usted hace.
“He escuchado muchas veces de referencias que fue mi interacción con su amigo o familiar lo que los llevó a llamarme en lugar de dirigirse a la tienda FedEx más cercana”, escribió la notaria Zoanne Kulhman de Santa Rosa, California, en nuestra página de Facebook.
Ella tiene la costumbre de entablar una conversación amistosa y agradable con todos sus clientes.
John Keegan, un notario y gerente de banco jubilado de Whiting, Nueva Jersey, dijo que debe mantener una conversación informal simple. “Nunca debe hacer preguntas que invadan sus vidas personales”.
Keegan siempre agradeció a los clientes por permitirle ayudar. También les recordó que estaba a una llamada de distancia si surgían otras preguntas. “Nunca tuve problemas con nadie que dijera ‘no vamos a firmar’ o ‘esa fue una pregunta inapropiada’”, dijo Keegan. Sus interacciones tenían como objetivo mantener las relaciones con los clientes y brindar el mejor servicio al cliente que podía.
Amanda Camacho de Citrus Heights, California, notaria desde 2005 especializada en planificación patrimonial y derecho de familia, reconoce que es una extraña en las casas de sus clientes y utiliza la charla informal como una herramienta de servicio al cliente porque ayuda a que los clientes se sientan cómodos.
“El arte de la charla informal es aprender en qué dirección lleva la conversación su cliente”, dijo Camacho. Si la charla informal deriva hacia un tema incómodo, ofensivo o controvertido, “redireccionaré la conversación hacia otro lado”, dijo. “Pero hay que ser comprensivo porque no todo el mundo tiene las mismas opiniones”.
Aunque la charla informal puede no ser necesaria para todas las firmas, ofrecer a los clientes un excelente servicio al cliente sigue siendo importante porque se queda en la mente de las personas. Si eres agradable durante la primera reunión, la gente volverá a tu negocio y recomendará tu trabajo a otras personas.
Consejos sobre charlas informales de otros notarios:
“Una pequeña charla informal al principio hace que todos se sientan cómodos y crea un ambiente agradable y amistoso. Esto hace que cualquier trabajo de notario, ya sea en el hospital o como agente de firmas, transcurra sin problemas. También ayuda a determinar la competencia y el estado de ánimo del firmante. No estamos hablando de una charla de media hora, pero conocerse y encontrar puntos en común es una forma de establecer confianza. Todo es cuestión de negocios”.
“Como he trabajado en ventas durante casi toda mi vida, compartir algunos datos interesantes sobre mí o pequeños chistes tranquiliza a las personas y les permite confiar en mí, lo cual es importante cuando firman documentos oficiales. Lo hago incluso si no parecen amigables en ese momento y les ayuda a relajarse. Por lo general, encuentro algo en común con ellos. Es parte de las ventas”.
“Tener una ‘charla informal’ no es nada informal. Es lo que te humaniza ante los prestatarios y los ayuda a sentirse cómodos con tu presencia en su casa. En particular, siempre menciono a mis mascotas para que, si tienen animales que temen que pueda encontrar molestos, pueda convencerlos de que no será un problema y los ayude a prestar más atención a la firma y menos al gato en mi regazo o al perro en mis pies”.
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Enero 27 – 2025:
Leyes estatales que abordan los conflictos de intereses profesionales. Actualizado el 13 de enero de 2025.
Algunos estados abordan los conflictos de intereses profesionales para notarios públicos. Actualizado el 13 de enero de 2025. Algunos estados abordan directamente situaciones inusuales de conflicto de intereses profesionales para los notarios en sus estatutos. A continuación, se muestran algunos ejemplos notables.
Hay más información sobre las leyes de conflicto de intereses en otros estados disponible en la página de Resúmenes de leyes estatales de la NNA. Entrar por este enlace para informarse sobre las leyes de notario en su estado. Estos resúmenes de las leyes de notario estatales contienen información de referencia indispensable que necesita conocer, incluidos los requisitos legales cuando corresponda.
California:
La ley de California establece que un notario que tenga un interés financiero o beneficioso directo en una transacción no puede realizar ningún acto notarial en relación con esa transacción (GC 8224). El estatuto también establece que un notario tiene un interés financiero o beneficioso directo en una transacción financiera si el notario es nombrado como principal de la transacción y, con respecto a los bienes inmuebles, es nombrado, individualmente, como otorgante, cesionario, deudor hipotecario, acreedor hipotecario, fideicomisario, fiduciario, beneficiario, vendedor, comprador, arrendador o arrendatario de la transacción.
La ley de California establece una excepción a estas disposiciones para los notarios que también actúan como agentes, empleados, aseguradores, abogados, agentes de depósito en garantía o prestamistas en nombre de una persona con un interés financiero o beneficioso en un documento (GC 8224).
Florida:
Los notarios de Florida no pueden autenticar una firma en un documento si el notario público tiene un interés financiero o es parte de la transacción subyacente. Un notario público de Florida no puede certificar una firma en un documento si la persona cuya firma se va a certificar es el cónyuge, hijo, hija, madre o padre del notario (FS 117.107[11]). Sin embargo, los notarios de Florida pueden oficiar una ceremonia de matrimonio para personas relacionadas por sangre o matrimonio con el notario (Opinión del Procurador General, 91-70 (1991)).
Los notarios pueden certificar firmas para su empleador sin ser descalificados, siempre que el notario no reciba beneficios distintos a su salario y la tarifa de notarización legal (FS 117.107[12]).
Los notarios de Florida que sean abogados pueden certificar la firma de un cliente siempre que el abogado no tenga ningún interés en el documento más allá de la tarifa pagada por el cliente por servicios legales y la tarifa de notario legal (FS 117.107[12]).
Illinois:
Los notarios de Illinois no pueden certificar ningún documento en el que el notario figure como parte de la transacción (5 ILCS 312/6-104[b] y Manual del notario público del estado). Sin embargo, los notarios pueden certificar las firmas de sus cónyuges, hijos u otros familiares (Manual del notario público).
Kansas:
Los notarios de Kansas no pueden certificar si el notario es parte del registro que se está certificando o tiene un interés financiero o beneficioso directo en el registro (KSA 53-5a25[b]). Los notarios también tienen prohibido certificar un registro si el cónyuge del notario es parte del registro o tiene un interés financiero o beneficioso directo en el registro (KSA 53-5a25[b]).
No se considera que un notario de Kansas tenga un interés financiero o beneficioso directo en una transacción cuando el funcionario notarial actúa en calidad de agente, empleado, asegurador, abogado, agente de depósito en garantía o prestamista para una persona que tenga un interés financiero o beneficioso directo en la transacción (KSA 53-5a25[d]).
Maine:
Según el Manual y guía de recursos para notarios públicos de Maine, un notario no debe actuar en ninguna capacidad oficial si existe algún interés que pueda afectar la imparcialidad del notario. Un notario público es una “parte del instrumento” en cualquier transacción si la finalización de la transacción beneficiará directamente al notario público, ya sea financieramente o de cualquier otra manera.
Los notarios de Maine tienen prohibido notarizar si el firmante es el cónyuge, pareja de hecho, padre, hermano o hijo del notario o un pariente político o medio pariente del notario (4 MRSA 1904.3.A). Sin embargo, los notarios de Maine pueden realizar una ceremonia de matrimonio para el padre, hermano, hijo, padre, hermano o hijo del cónyuge del notario” (4 MRSA 1904.3.C).
Maine tiene restricciones de conflicto de intereses para los notarios cuando notarizan peticiones de nominación electoral. Los notarios no pueden notarizar ni certificar una petición si el notario fue empleado o remunerado por una organización de peticiones para cualquier propósito que no sea el de actos notariales; si el notario está prestando servicios, recibiendo una compensación por servicios no notariales o ayudando a un comité de votación o cuando el notario se desempeña como tesorero, funcionario principal, recaudador de fondos principal o tomador de decisiones principal de un comité de votación (21-A MRSA 903-D.1).
Minnesota:
Los notarios de Minnesota no pueden certificar sus propias firmas para un reconocimiento, testimonio de firma o verificación bajo juramento o afirmación (MS 359.085, Subd. 7) o si el notario obtendrá un beneficio del documento (Guía de la Comisión de Notarios del Secretario de Estado de Minnesota).
Un agente de atención médica o un agente alternativo designado en un documento de poder notarial de atención médica no puede certificar la firma de un mandante en la directiva de atención médica que incluye el poder notarial de atención médica que nombra al agente o agente alternativo (MS 145C.03 Subd. 3[a]).
Un empleado de una organización de atención médica que brinda atención a un paciente puede certificar la firma del paciente en una directiva de atención médica (MS 145C.03, Subd. 3[b]).
Estatutos de Minnesota 358.54, Subd. 2 establece que un notario no puede realizar un acto notarial con respecto a un registro en el que el cónyuge del funcionario sea parte y en el que cualquiera de ellos tenga un interés directo.
Nebraska:
Un notario público de Nebraska no podrá realizar una notarización si es cónyuge, antepasado, descendiente o hermano del principal, incluidos parientes políticos, políticos o medios parientes. Además, un notario no podrá realizar una notarización si “tiene un interés financiero o beneficioso en la transacción que no sea el de recibir los honorarios notariales ordinarios o si es nombrado individualmente como parte de la transacción” (RSN 64-105.01[1] y [2]).
La ley estatal permite excepciones a las reglas de interés descalificador en las siguientes situaciones:
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Un abogado; un empleador o asociado del abogado; o un accionista, funcionario o empleado de una corporación de abogados profesional autorizada para ejercer la abogacía y que sea notario puede realizar la notarización para las actividades profesionales de ese abogado o corporación (RSN 64-211[1]).
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Un corredor o vendedor de bienes raíces, o un empleado o asociado del corredor que sea Notario, puede notarizar para clientes (RSN 64-211[2]).
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Un empleado, miembro, accionista, funcionario designado, funcionario electivo, agente o director de una compañía de seguros o cooperativa de crédito que sea Notario puede notarizar para la compañía, asociación o cooperativa de crédito (RSN 64-212 y 64-213).
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Un accionista, funcionario, empleado, agente o director de un banco que sea Notario puede notarizar para los accionistas, funcionarios, empleados, agentes y directores del banco (RSN 64-214).
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Un empleado, accionista, director, agente o funcionario electo o designado de una asociación de ahorro y préstamo o una compañía de préstamos e inversiones industriales que sea Notario puede notarizar para los empleados, accionistas, directores, agentes o funcionarios electos o designados de la asociación (RSN 64-215).
Nuevo México:
Los notarios de Nuevo México no pueden notarizar si el notario es parte o tiene un interés directo, financiero o beneficioso en el registro, o si el cónyuge o pareja de hecho del notario es parte o tiene un interés directo, financiero o beneficioso en el registro (NMSA 14-14A-3.B).
Ohio:
Los notarios de Ohio no pueden notarizar un documento que hayan firmado ni notarizar un documento en el que tengan un conflicto de intereses. “Conflicto de intereses” significa tener un interés directo, financiero o de otro tipo en el documento, o ser nombrado, individualmente o como otorgante, cesionario, deudor hipotecario, acreedor hipotecario, fideicomisario, fiduciario, beneficiario, vendedor, arrendador o arrendatario, o como parte en alguna otra capacidad de la transacción (ORC 147.141[A] y [C]).
La ley de Ohio no prohíbe expresamente que un notario realice actos notariales en nombre de un cónyuge o familiar; sin embargo, el Código Revisado de Ohio 147.141 establece que un notario no puede realizar un acto notarial si tiene un conflicto de intereses con respecto a la transacción. Un conflicto de intereses significa que el notario tiene un interés financiero o de otro tipo directo en la transacción o que el notario es nombrado como parte de alguna manera en la transacción. (Preguntas frecuentes, sitio web del Secretario de Estado de Ohio).
Pensilvania:
Los notarios de Pensilvania no pueden realizar un acto notarial para un documento en el que el notario o el cónyuge del notario tienen un interés directo o pecuniario (57 Pa.C.S. 304[a][1]).
Los notarios no pueden tomar un reconocimiento en un poder notarial si el notario es nombrado como agente en el documento de poder notarial o actúa como testigo de la firma del documento. (20 Pa.C.S. 5601[b][3]).
Según 57 Pa.C.S. 305(a)(2), un notario no tiene un interés directo o pecuniario en las siguientes circunstancias:
Cuando el notario es un funcionario, director o empleado de una empresa que es parte de una transacción notarial y certifica para una transacción que involucra a la empresa, a menos que el notario se beneficie personalmente de la transacción.
Cuando el notario recibe una tarifa que no depende de la finalización de la transacción notarial.
Cuando el notario es accionista de una empresa que cotiza en bolsa y certifica cuando la empresa es nombrada como parte de la transacción notarial.
Texas:
El sitio web del Secretario de Estado de Texas recomienda a los notarios no certificar si el notario es parte de un documento o se beneficiaría de alguna manera de la transacción. Sin embargo, el Código Administrativo de Texas establece que es “causa” para que el Secretario de Estado rechace una solicitud de comisión, revoque la comisión de un Notario o tome otra medida disciplinaria contra un Notario cuando el Notario certifica su propia firma (1 TAC 87.31[26]). Sin embargo, el estado no tiene una prohibición específica contra la certificación de familiares.
Un Notario no está descalificado para realizar una certificación si el Notario es un empleado de una corporación y toma un reconocimiento o prueba de un documento escrito en el que la corporación del empleado tiene un interés. De manera similar, un Notario no está descalificado para notarizar documentos corporativos a menos que la corporación tenga 1000 accionistas o menos y el Notario posea más de una décima parte del uno por ciento de las acciones emitidas y en circulación de la corporación (Código de Prácticas y Remedios Civiles 121.002). Los Notarios de Texas no están descalificados para realizar la certificación únicamente sobre la base de que el Notario posea acciones en ciertas instituciones fiduciarias- instituciones que son parte interesada en la transacción (Código de Finanzas de Texas 199.002).
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Guía para notarios públicos abogada/os extranjeros sobre cómo reclamar deducciones por millas viajadas por servicios notariales ahora en la época de impuestos.
Con la época de impuestos 2025 está a la vuelta de la esquina, es importante asegurarse de que sus registros y deducciones planificadas estén en orden. La NNA ha cubierto anteriormente algunos consejos fiscales básicos para notarios. Ryan Reeves, contador de A Notary On the Go en Florida, junto con David M. Green, notario, miembro del Instituto Nacional de Prácticas Tributarias, agente registrado autorizado por el IRS y propietario de David M. Green Bookkeeping and Tax Service en Waynesboro, Pensilvania, responden algunas preguntas frecuentes para notarios móviles que desean reclamar una deducción por millas en su impuesto sobre la renta.
Estas son pautas generales y la situación fiscal de cada persona puede ser diferente. Si tiene preguntas específicas sobre su situación fiscal, comuníquese con el IRS o con un asesor fiscal calificado.
Recuerde que en NAFA LAW tenemos servicios de impuestos para miembros a costos módicos- para información escribirnos al correo electrónico: nafa@nafalaw.com
¿Cuáles son las cosas más importantes que deben hacer los notarios si desean reclamar una deducción por millas?
Lo más importante para reclamar deducciones por millas/viajes es mantener buenos registros.
La publicación 463 del IRS, página 27, tiene un buen ejemplo de un registro de kilometraje comercial que incorpora qué información debe reflejarse en sus registros. Para comenzar, tendrá que elegir si desea deducir los gastos reales de viaje o utilizar el método de tarifa estándar. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas y dependerá de su situación cuál es mejor.
¿Qué información debe registrarse al llevar un registro de kilometraje?
Sus registros, ya sean en papel o registrados mediante una herramienta electrónica como Notary Gadget, deben documentar adecuadamente la distancia recorrida, la fecha y el propósito comercial del viaje. También es una buena idea registrar la lectura del odómetro del vehículo al principio y al final del año para obtener el total de millas recorridas durante el año. Sugiero tomar una fotografía de su odómetro el primer y el último día del año.
¿Cuál es el error más común que cometen las personas al reclamar una deducción por kilometraje?
El error más común que cometen las personas es no documentar adecuadamente el propósito comercial de los viajes o no separar adecuadamente el kilometraje personal del kilometraje comercial.
¿Hay otra información relacionada con los viajes que los notarios deben registrar al reclamar deducciones por kilometraje?
Si está utilizando el método de gastos reales, la mayoría de sus otros gastos, como pagos de alquiler, depreciación, reparaciones, neumáticos, cambios de aceite, gasolina y seguro, estarán cubiertos en la tarifa establecida. De lo contrario, las tarifas de estacionamiento, las tarifas de registro, las licencias, el alquiler del garaje y los peajes son deducibles de impuestos y deben reclamarse, aunque es importante tener en cuenta que las multas de estacionamiento no son deducibles.
¿Algo más que los notarios deberían saber?
En el pasado, muchos notarios usaban registros de kilometraje en papel. Un teléfono inteligente y varias aplicaciones de kilometraje como MileIQ, Milebug y MileTracker hacen que el mantenimiento de registros sea mucho más fácil.
Para el año fiscal 2024, las tarifas estándar del IRS por el uso de un automóvil (también furgonetas, camionetas pickup o camionetas tipo panel) son:
67 centavos por milla recorrida por negocios, 21 centavos por milla recorrida por motivos médicos o de mudanza y 14 centavos por milla recorrida al servicio de organizaciones benéficas.
VER TRES [3] ENLACES CON INFORMACION Y EJEMPLOS:
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Cómo hacer crecer su negocio de notario.
Una de las claves para construir un negocio de notario próspero y sostenible es colaborar con otros notarios, pero hay que tener cuidado al elegir a las personas y los proyectos adecuados, según los expertos y coaches de notarios Laura Biewer y Bill Soroka.
En una presentación en video de la Conferencia NNA 2020, ambos respondieron las preguntas más comunes de los notarios sobre la colaboración, incluido cómo emplear diversas estrategias y cómo encontrar con éxito otras personas con las que trabajar y proyectos que llevar adelante.
Haga crecer su negocio colaborando con otros notarios.
En este video, los socios y amigos con sede en California y Arizona describen los conceptos básicos de la colaboración, que incluyen:
Qué es y qué no es la colaboración.
Cómo puede hacer crecer su negocio más rápido que trabajando solo.
Cómo elegir con éxito a sus colaboradores.
Qué tipos de proyectos buscar.
Cómo iniciar (y salir) de una colaboración de la manera correcta.
Biewer explicó que ha aprendido y crecido más trabajando con socios de lo que hubiera podido hacerlo sola, y eso le ha permitido llevar adelante ciertos proyectos que de otro modo habrían estado fuera de sus límites por falta de conocimientos o experiencia. Para Soroka, la colaboración ha sido un ingrediente clave en su capacidad de aprender nuevas habilidades y luego aplicarlas a nuevos emprendimientos.
“Cuando eres parte de algo más grande que tú, cambia tu perspectiva, cambia cómo te sientes sobre las cosas”, dijo Biewer.
Trabajar con un socio puede llevar a un negocio al siguiente nivel y abrir puertas, pero ambos advirtieron que el proceso funciona mejor cuando los notarios se encargan de elegir solo a las personas que conocen, les agradan y en las que confían.
¿Cómo funciona la colaboración entre notarios?
La colaboración con otros notarios suele surgir de una sensación de abundancia, en lugar de una mentalidad de escasez. Para colaborar, hay que saber que hay mucho trabajo para todos y no hay que temer a la competencia.
La colaboración podría definirse como el acto de combinar habilidades, conexiones y poder para resolver desafíos y lograr resultados mayores que los que se podrían lograr solos. Puede incluir un proyecto único o una creación continua.
Distintos niveles de colaboración entre notarios.
El proceso puede ser rápido y sencillo, o implicar una conexión profunda y continua. Compartir habilidades con un recién llegado es un ejemplo de una colaboración de nivel inferior. No requiere una relación significativa ni un nivel profundo de confianza. Sin embargo, asociarse en un proyecto como iniciar un negocio juntos y compartir recursos, referencias y clientes requiere una confianza y un conocimiento significativos de la otra persona.
Soroka comparó el proceso con el trazado de una relación como una cita: no saltes del nivel uno al cinco antes de conocer los valores de la persona, o podrías enredarte en algo de lo que no puedas salir.
Ejemplos de colaboración entre notarios.
Algunos ejemplos de colaboración incluyen reuniones (que dieron lugar a un simposio mucho más grande para Biewer), llamadas en conferencia, como la de los martes de Soroka Notary Titans (que fue como conoció a Biewer), y presentaciones y seminarios educativos.
Las redes sociales también son un gran lugar para conocer a personas con ideas afines que pueden manifestar su interés en encontrar socios para proyectos particulares, o estar buscando a alguien que los oriente o les quite trabajo de encima.
Consideraciones y estrategia de salida.
Antes de embarcarse en un proyecto, deberá decidir el nivel de relación que desea tener con su colaborador, como sus necesidades comerciales, la audiencia a la que desea llegar, cómo se dividirán los ingresos, cómo manejar el dinero que ingresa y cómo definir los roles individuales.
Cuando el proyecto esté completo, considere qué sucede con los materiales, incluido quién posee los derechos sobre el material complementario o el plan de estudios, qué sucede con un sitio web o las estrategias de marketing, las listas de correo y los productos creados.
Biewer y Soroka aconsejaron a los notarios que piensen a largo plazo y que tengan algo en juego. Piense en cómo construir una relación y dar, en lugar de sólo pensar en cómo ganar dinero.
“Si hace un negocio sobre algo más profundo, tendrá más integridad en su trabajo”, afirmó Biewer.
Hacer lo que dice que hará fomenta la confianza y siempre hará lo correcto, lo que fomenta la seguridad, señaló Soroka.
Cómo ponerle el nombre adecuado a su negocio de notario.
Si tiene su propio negocio de notario (o quiere empezar uno), un nombre profesional memorable facilita que los clientes potenciales lo encuentren y lo recuerden.
Pedimos a expertos en pequeñas empresas y a miembros de la comunidad NNA que nos dieran consejos para elegir un nombre adecuado para su pequeña empresa. Debe:
Elegir un nombre de notario que sea fácil de reconocer.
Asegúrese de que el nombre de su empresa se centre en sus puntos fuertes.
Haga que el nombre de su negocio de notario sea único, pero no demasiado.
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Elija un nombre de notario que sea fácil de reconocer.
Tenga en cuenta lo siguiente: el nombre de su empresa se utilizará en muchos lugares, desde sus tarjetas de presentación y su sitio web hasta su dirección de correo electrónico y, posiblemente, su marquesina en la calle. Si su nombre personal es difícil de deletrear o pronunciar, podría impedirle recibir llamadas.
“Mi consejo para los nuevos notarios sería que nunca utilicen solo su nombre”, dice la notaria de Texas Tonie L. Boaman, propietaria de Dash Notary. “Piensen de forma innovadora y estén orgullosos del nuevo nombre de su empresa”.
Considere usar un nombre que indique su área de servicio, lo que ha funcionado para la notaria de California Karen S. Flores. “Mi empresa West Coast Notary Pro me ha definido y me ha marcado como un profesional de la notaria”, dice Flores.
Dave Holland, quien lanzó su pequeña empresa, CalCoastNotary, poco después de recibir su comisión de notario, está de acuerdo.
“El reconocimiento del nombre es importante en cualquier negocio”, dice Holland. “Le brinda comodidad a las personas hacer negocios con una empresa real en lugar de ‘Bob en la calle’. Es importante que las personas se sientan cómodas con las personas con las que hacen negocios, especialmente en nuestra industria donde todo lo que tocamos es importante para alguien”.
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Asegúrese de que el nombre de su negocio de notaria se centre en sus fortalezas.
Puede usar el nombre de su empresa para enfatizar una fortaleza o ventaja competitiva que ofrece, como disponibilidad, velocidad, conveniencia y confidencialidad, o atender a nichos de mercado, como firmas legales, centros de atención médica, prisiones o instituciones financieras.
La notaria de California Laura Biewer, propietaria de At Your Service Mobile Notary, se centra en la calidad del servicio al cliente, mientras que Kisha Smith se centra en la disponibilidad y la ubicación al elegir el nombre de su empresa, AfterHoursVA. La fiabilidad es un objetivo primordial para David Harper, propietario de A Dependable Notary. Para Maria Torres-Lopez, su marca Notary @ Your Door hace hincapié en un servicio conveniente que llega hasta ti.
Herbert Willis, propietario de Sunshine Signing Connection, eligió una marca cálida y acogedora, creando un logotipo de empresa en forma de sol e imágenes de sitios web de colores brillantes.
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Haz que el nombre de tu empresa de notario sea único, pero no demasiado único.
La clave para un nombre creativo es ser original sin ser demasiado extraño u oscuro. “Evita usar un nombre que ya use otra empresa”, advierte la colaboradora de Forbes Marianne Bickle. “Un nombre que sea incluso similar al de otra empresa puede causar dificultades legales”.
Busca en Google los nombres que estás considerando para asegurarte de que tu genialidad no haya sido utilizada ya y “prueba” nombres inusuales con amigos o familiares.
“Si el nombre de una empresa es demasiado complejo y desconcertante, seguirá siendo un misterio para sus clientes”, afirma Phil Davis, colaborador de la revista Entrepreneur y experto en nombres comerciales.
Últimos consejos sobre los nombres comerciales de los notarios.
Si termina utilizando un nombre comercial distinto al suyo, debe presentar un nombre comercial ficticio o nombre comercial supuesto (DBA, por sus siglas en inglés), generalmente en la oficina del secretario de su condado o en el gobierno de su estado.
Consulte las leyes de su estado para obtener información sobre la renovación del DBA. También puede solicitar un Número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para utilizarlo en lugar de su número de Seguro Social personal.
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Qué hacer con los diarios completos de los notarios. Según la reciente enmienda a la ley Estatuto 117 de Florida exige que los notarios lleven un diario y mantengan registros precisos de cada notarización- Ver detalles oficiales haz clic en este enlace: http://www.leg.state.fl.us/statutes/index.cfm?App_mode=Display_Statute&URL=0100-0199/0117/0117.html
Mantenimiento de registros notariales de acuerdo a la ley 117 Florida:
Los notarios deben llevar un diario que documente la fecha, el tipo de acto y los datos del firmante de las partes para cada notarización que se efectúe. El diario debe conservarse durante al menos diez [10] años como evidencia legal.
Seguridad de acuerdo a la ley. Los notarios deben mantener sus registros seguros y confidenciales. Deben proteger sus diarios del acceso o uso no autorizado.
Los notarios en línea deben llevar diarios electrónicos para cada notarización en línea. Estos diarios deben incluir la fecha, la hora, el tipo de acto y una descripción del registro electrónico. Los notarios en línea también deben llevar un registro de respaldo de sus diarios electrónicos.
Grabaciones de audio y video. Los notarios en línea deben llevar una grabación ininterrumpida de la comunicación de audio y video para cada notarización en línea. La grabación debe incluir la comparecencia del mandante y de los testigos, la confirmación de sus identidades y una descripción de los registros que se firmarán.
Violaciones de seguridad. Los notarios deben notificar al Departamento de Estado y a las autoridades competentes si su diario o registros electrónicos se ven comprometidos en un plazo de siete días.
Los diarios notariales contienen registros valiosos de sus actos pasados. Pero, según la ley en Florida, ¿qué hace con los diarios notariales que ya no utiliza? ¿Se los envía a alguien? ¿Los conserva? ¿Qué pasa si pierde o le roban su diario notarial? A continuación, se ofrecen algunos consejos importantes. ¿Puedo desechar los diarios notariales que ya no utilizo?
Incluso si ha acumulado una gran pila de diarios completos, no los tire a la basura a la ligera. De hecho, hacerlo en algunos estados es una violación de la ley notarial.
En general, los estados, como Florida que exigen que los notarios lleven un diario también proporcionan pautas para conservar y desechar los registros del diario.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar mis diarios notariales?
Algunos estados exigen que conserves todos los registros diarios hasta que dejes de ser notario y luego los entregues a una agencia gubernamental. Estado de Colorado, cuando finaliza la comisión de un notario, el notario puede optar por conservar un diario durante 10 años y notificar al Secretario de Estado dónde se guarda, dejar el diario con el empleador del notario y proporcionar al Secretario de Estado la información de contacto del empleador o enviar el diario a los archivos estatales y notificar al Secretario de Estado. Estas disposiciones también se aplican a las grabaciones de actos notariales remotos en línea.
Estado de California exige que sus notarios conserven todos los registros diarios completos mientras mantengan una comisión de notario vigente. Los notarios de California cuyas comisiones finalizan sin ser renovadas deben entregar sus registros diarios dentro de los 30 días a la oficina del secretario del condado donde se encuentra archivado su juramento del cargo. El incumplimiento intencional de entregar los registros diarios al secretario del condado en el que se archivan el juramento y la fianza del notario es un delito menor y somete al notario a responsabilidad personal ante cualquier persona perjudicada como resultado.
Estado de Hawaii exige que sus notarios conserven sus diarios durante 10 años a partir de la fecha del último acto registrado en el diario. Si el notario renuncia a su cargo, conserva el diario durante el período de tiempo requerido por la ley e informa a la oficina del Procurador General sobre la ubicación del diario.
Otros estados exigen que los notarios conserven sus diarios durante un período de tiempo determinado.
Estado de Arizona exige que los notarios conserven un registro diario de cada notarización durante 5 años a partir de la fecha en que se realizó. Eso significa 5 años después de que se registró la última entrada. Solo entonces se pueden destruir. Sin embargo, si deja de ser notario en Arizona, debe entregar los diarios con entradas con fecha de hace menos de 5 años al Secretario de Estado. Sin embargo, Arizona permite que los notarios mantengan diarios separados para registros públicos y registros no públicos. Todos los registros de actos notariales que no sean registros públicos son propiedad del empleador del notario y no se entregan al Secretario de Estado.
Estado de Maryland exige que los notarios conserven las entradas del diario durante 10 años después de la última entrada registrada en el diario, e informen al Secretario de Estado sobre la ubicación del diario cuando la comisión del notario finalice de forma permanente. Massachusetts exige que los notarios conserven todos los registros del diario durante 7 años después de que dejen de ser notarios. Nueva York exige que el notario conserve los registros del notario durante al menos 10 años.
Estado de Texas exige que los registros del diario tradicionales se conserven durante 3 años o durante el período de la comisión en la que se realizó la notarización, lo que sea más largo. Por lo tanto, si realiza una notarización y quedan 2 años de su comisión de notario, conserva el registro del diario durante 3 años. Sin embargo, los funcionarios de Texas recomiendan conservar los registros del diario de forma permanente como una buena práctica. Los notarios de Texas que realizan notarizaciones en línea a distancia deben mantener registros electrónicos de sus notarizaciones en línea durante 5 años después de la fecha de la notarización.
¿Qué pasa si mi empleador quiere mis diarios?
Solo Estados de Arizona, de Colorado y de Oregón permiten que los notarios entreguen los diarios a los empleadores, e incluso entonces, solo puede hacerlo en circunstancias especiales. En otros estados, el diario se considera generalmente propiedad personal del notario y debe permanecer exclusivamente bajo su control. No puede ser conservado por un empleador incluso si su empleador pagó por su comisión o usted cambió de trabajo.
¿Qué pasa si mi diario de notario se pierde o es robado?
Si alguno de sus diarios se pierde o es robado, asegúrese de informar la pérdida a las autoridades correspondientes según lo establecido por las leyes de su estado. California y Montana requieren que notifique a la Secretaría de Estado. California requiere que la notificación se envíe por correo certificado o registrado (o por cualquier medio físico de entrega con un recibo) e incluya las fechas cubiertas en el diario faltante, junto con su número de comisión y fecha de vencimiento, y una copia del informe policial, si corresponde.
Estados de Arizona, de Hawái y de Texas requieren que usted informe sobre un diario perdido o robado al Secretario de Estado (o al Fiscal General en Hawái) y también a la policía local. Arizona y Hawái requieren que los notarios informen sobre cualquier diario perdido o robado dentro de los 10 días.
Estado de Illinois requiere que los notarios informen sobre un diario perdido, robado o comprometido a la oficina del Secretario de Estado, ya sea por escrito o electrónicamente.
El Notario de Illinois debe incluir el estado del diario (por ejemplo, perdido, destruido o robado); cómo se perdió, robó o vio comprometido el diario; la fecha en que el Notario descubrió la situación; una declaración de que el diario está destruido o ya no está en posesión del Notario; y una segunda declaración de que si se recupera el diario, el Notario notificará al Secretario de Estado por escrito dentro de los 10 días posteriores a la fecha de recuperación con una explicación de cómo se recuperó el diario (IAC 176.940 b)).
Si está comisionado en un estado que no proporciona pautas para informar sobre un diario perdido y sus registros son robados, la NNA recomienda presentar un informe reporte con la policía local.
¿Qué pasa si mi estado no tiene reglas para llevar un diario?
Incluso si su estado no exige llevar un diario (como Alabama), o solo lo exige en casos (como Florida, que exige un registro diario impreso o electrónico solo para notarizaciones en línea remotas que deben conservarse durante 10 años después de la fecha del acto notarial, pero no exige un diario para otros tipos de notarizaciones), sigue siendo una buena práctica llevar un registro diario de todas sus notarizaciones. La información de un diario completo podría ser vital para demostrar que actuó correctamente si alguna vez lo acusan de negligencia o fraude en un tribunal de justicia. Además, los diarios a menudo contienen información personal confidencial sobre sus clientes, como direcciones, números de licencia de conducir u otros datos que podrían usarse para fraude o robo de identidad. Por lo tanto, incluso si su estado no exige que mantenga registros diarios antiguos, es recomendable conservarlos durante un período de tiempo en caso de que una de sus notarizaciones anteriores sea impugnada o cuestionada en un caso judicial.
A falta de normas oficiales estatales sobre la eliminación de un diario, el Código de Responsabilidad Profesional del Notariado recomienda salvaguardar y almacenar cada diario durante al menos 10 años a partir de la fecha de la última entrada en el diario.
Colegas miembros de NAFA LAW. Recuerden que ustedes pueden comprar a NAFA LAW estos libros diarios registro oficiales tal como son requeridos por la ley 117. Estos diarios registros oficiales son de gran categoría al módico precio de $49 dólares y puede durarle varios años- no cambian de año- no cambios anuales en este libro registro. Un solo libro diario de registro pueden servirles por varios años según sea vuestra frecuencia de servicios notariales. Ver imágenes de estos libros diarios registros oficiales de NAFA LAW. Cubierto es la bandera de EE.UU. Interior son las paginas con el formato de registro requerido por la Ley Notarial 2024.
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Colegas miembros de NAFA LAW. Dos temas importantes en derecho notarial para abogada/os extranjeros:
1-. Notarización de documentos de otros países.
2-. Qué buscar al elegir su formación de agente de firmas notariales.
Actualizado el 4 de noviembre de 2024.
Primer tema: La certificación dentro de Estados Unidos de documentos traídos de países extranjeros puede resultar confusa para los notarios públicos Americanos. Aquí responderemos algunas preguntas generales y brindaremos información útil adicional para trabajar con notarizaciones internacionales.
¿Está permitida la certificación?
La/os notarios de la mayoría de los países realizan tareas muy diferentes a las de sus contrapartes en los Estados Unidos. Los notarios extranjeros tienen poderes similares a los de los abogados y están autorizados a asesorar y preparar documentos para los clientes. Sin embargo, los notarios estadounidenses tienen una autoridad más limitada.
La confusión ocurre cuando personas de otros países solicitan a los notarios estadounidenses que realicen actos oficiales que no están permitidos por la ley estatal.
Un ejemplo común es cuando se le solicita a un notario que certifique que un ciudadano extranjero que reside en los EE. UU., todavía está vivo para cobrar una pensión en el extranjero.
Estos documentos se conocen como certificados de “prueba de vida”, pero algunos estados no permiten que los notarios certifiquen que una persona está viva. Esto suele confundir a los firmantes a quienes las agencias gubernamentales extranjeras les han indicado que lleven su certificado de vida a un notario estadounidense.
Si le piden que certifique un documento internacional, primero averigüe si su estado permite el acto solicitado. Puede comunicarse con la agencia de regulación de notarios de su estado. En Florida es el Departamento de Estado Oficina del Gobernador. Verlo aquí: https://dos.fl.gov/sunbiz/other-services/notaries/ & https://www.flgov.com/eog/info/notary
¿Qué sucede si el documento está en un idioma extranjero?
Las transacciones internacionales pueden involucrar documentos redactados en un idioma que no puede leer. ¿Es esto un factor decisivo?
Como regla general, en la mayoría de los estados, puede certificar un documento escrito en un idioma extranjero siempre que el certificado notarial esté en inglés o en un idioma que pueda leer. Deberá consultar las leyes y pautas de su estado para obtener orientación específica. Dicho esto, es más seguro y, en general, más recomendable derivar al firmante a un notario que pueda leer y comprender el idioma extranjero. Además, a menos que esté certificando en Arizona, Mississippi o Colorado, no puede utilizar un intérprete para comunicarse con el firmante durante la certificación. En Colorado, si se utiliza un intérprete, no debe tener un interés descalificador en la transacción.
¿Los notarios emiten “Apostillas de la Haya”?
Si alguna vez le han pedido que certifique un documento enviado a otro país, es posible que su firmante también le haya preguntado sobre la obtención de una apostilla para autenticarlo. Cuando el documento de Estados Unidos, es enviado a otro país para que tenga carácter oficial las autoridades extranjeros muchas veces requieren que el documento sea apostillado.
Una apostilla en Estados Unidos es un certificado que autentifica la firma y el sello de usted, el funcionario público, que realiza la certificación notarial en un documento que se envía entre países que han ratificado la Convención de Apostilla de la HCCH.
Básicamente, una apostilla confirma al destinatario del documento que la persona que certificó el documento tenía una comisión válida en el momento de la certificación. Sin una apostilla adjunta, un documento enviado entre países debe pasar por un proceso de autenticación mucho más largo por parte de varias agencias diferentes para ser aceptado.
Muchas personas creen erróneamente que las apostillas son emitidas directamente por los notarios públicos. Solo una autoridad autorizada bajo la Convención de Apostilla de la HCCH (también conocida como “Convención de La Haya”) —normalmente la oficina del Secretario de Estado u otra agencia reguladora de notarios públicos— está autorizada a emitir apostillas. Esto significa que es un servicio combinado entre el/a notario público y el Secretario de Estado de Florida u otro Estado.
Si un firmante solicita una apostilla, tendrá que presentar el documento a la autoridad correspondiente, que normalmente procesará y adjuntará una apostilla al documento notariado por una tarifa.
Algunos firmantes pueden preguntar si puede enviar su documento por mensajería a la Secretaría de Estado o la oficina gubernamental correspondiente para obtener la apostilla/certificado de autoridad para ellos. Los notarios que viven en áreas con acceso a la oficina correspondiente a veces ofrecen este servicio por una tarifa adicional.
¿Existen otras alternativas?
Si resulta que no puede notarizar un documento internacional, el firmante puede tener otras opciones.
El personal de la embajada y del consulado está autorizado a notarizar documentos que se envían a sus propios países de origen. Si un país extranjero solicita un acto notarial para el documento de un firmante que un notario estadounidense no está autorizado a realizar, el firmante puede comunicarse con un consulado o embajada local del país receptor para obtener ayuda.
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Segundo tema derecho notarial. Qué buscar al elegir su formación de agente de firmas notariales.
La/os notarios públicos firmantes reciben una formación específica para poder legalizar documentos crediticios complejos, especialmente hipotecas. Los notarios suelen atestiguar y legalizar documentos de confirmación de identidad más sencillos. A diferencia de los notarios tradicionales, los notarios firmantes pueden ganar más dinero cobrando solo por su trabajo.
La/os notarios públicos agentes firmantes trabajan para las industrias hipotecaria- inmobiliaria, y sus responsabilidades incluyen:
Orientar a los prestatarios a través de los documentos del préstamo-
Atestiguar y certificar firmas-
Devolver los documentos del préstamo notariados para su procesamiento-
Verificar la identidad de la persona que firma el préstamo-
Garantizar que todos los documentos estén en inglés y que el firmante pueda leerlos y comprenderlos-
Asegurarse de que todos los documentos estén firmados y con las iniciales correspondientes en todos los lugares necesarios-
La formación es esencial para una carrera exitosa como agente de firmas notariales, y la educación continua es vital para mantener sus habilidades actualizadas en medio de una industria de financiación hipotecaria en constante evolución. Por lo tanto, si está buscando convertirse en un agente de firmas notariales, asegúrese de obtener la mejor formación posible asegurándose de que su programa incluya:
Información actualizada de la industria.
Cobertura integral de los deberes del agente de firmas y los elementos esenciales del notario.
Aceptabilidad para las empresas que trabajan con agentes de firmas:
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Información actualizada de la industria-
La industria cambia constantemente, por lo que al seleccionar un curso de formación querrá asegurarse de que esté actualizado y cubra cualquier desarrollo reciente importante.
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Cobertura integral de los deberes del agente de firmas y los elementos esenciales del notario-
Los agentes de firmas no solo notarizan documentos, sino que también tienen la tarea de llevar los documentos al prestatario, asegurarse de que se completen y notaricen todas las firmas necesarias en la firma y luego garantizar que los documentos del préstamo completos se entreguen de manera oportuna. Pero también se confía en que el agente de firma realice las notarizaciones correctamente. Un buen curso de capacitación para agentes de firma debe cubrir temas como:
El tipo de documentos incluidos en un paquete de firma de préstamo y cómo manejarlos
Ejemplos de cómo responder preguntas y dónde derivar a los firmantes para preguntas que el agente de firma no puede responder.
Qué buscan los prestamistas, las compañías de títulos y los servicios de firma en los agentes de firma.
Por qué su profesionalismo es importante para todos en el proceso de préstamo
Conceptos básicos y mejores prácticas de notario.
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Aceptabilidad para las empresas que trabajan con agentes de firma.
¿Las empresas buscan agentes de firma que hayan realizado este curso de capacitación?
Una buena forma de averiguarlo es preguntar a las empresas que pueden contratarlo qué tipo de capacitación prefieren o aceptarán. También puede obtener más información sobre qué capacitación prefieren los servicios de firma, los prestamistas y las compañías de títulos en los grupos de discusión de agentes de firma o en Facebook.
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Florida tiene nuevas leyes de notario que entraron en vigencia el 1 de enero. Ahora se permite la notarización remota. Un notario ya no tendrá que presenciar físicamente (en persona) a la persona que firma el instrumento que requiere la notarización, sino que la notarización se puede realizar a través de una transmisión de video y una grabación.Ver detalles leyes notariales aprobadas por el Congreso de Florida para 2024-2025- haz clic entrando por este enlace: https://m.flsenate.gov/Statutes/117.05
Para satisfacer el requisito educativo del Estado de Florida NAFA LAW por medio de Notary Public Underwriters ofrece un curso de educación notarial en línea aprobado por el estado de Florida, desarrollado por la Sociedad Estadounidense de Notarios.
Colegas abogado/as extranjeros certificado. Recuerden que en el Estado de Florida el/a notario público es un funcionario público designado por el gobernador del Estado para realizar actos oficiales como tomar juramentos, tomar reconocimientos de escrituras y dar fe de fotocopias de determinados documentos en esencia, actúa como testigo de las firmas de documentos para verificar la autenticidad de las firmas entre otros actos legales.
Puntos clave sobre los notarios en Florida:
Estatus de funcionario público: según la ley de Florida, un notario público es un funcionario público designado por el estado.
Autoridad del gobernador: el gobernador de Florida tiene el poder de nombrar y comisionar notarios.
Deberes: la función principal del notario es dar fe de documentos a ejecutar presenciar las firmas de documentos, verificar identidades y tomar juramentos.
Las leyes de notarios en los Estados Unidos varían según el estado, pero generalmente incluyen:
Requisitos:
Los notarios deben tener al menos 18 años, ser residentes legales de su estado y no tener antecedentes penales. También pueden necesitar completar un curso, aprobar un examen o ambos.
Actos notariales:
Los notarios pueden realizar una variedad de actos, incluyendo tomar reconocimientos, administrar juramentos y dar fe de firmas.
Certificados notariales:
Los notarios completan una declaración oficial llamada certificado notarial para documentar el acto notarial. El certificado suele estar firmado y puede ser sellado por el notario.
Restricciones notariales:
Los notarios no pueden realizar actos que constituyan el ejercicio de la abogacía, preparar documentos legales o cobrar de más por sus servicios. Tampoco pueden notarizar su propia firma o notarizar un documento sin la presencia del firmante.
Comisión:
Los notarios suelen tener permitido notarizar documentos en cualquier lugar del estado donde están comisionados. Sin embargo, algunos estados exigen que los notarios indiquen el condado de emisión en el certificado notarial.
Autenticidad del documento:
Los notarios se aseguran de que los documentos legales sean auténticos. No pueden notarizar documentos que estén incompletos, en blanco o si la persona que firma el documento no está presente.
Capacidad mental:
Los notarios no pueden notarizar un documento si la persona que lo firma parece ser mentalmente incapaz de comprender el documento.
Relaciones familiares:
Los notarios no pueden autenticar un documento de un cónyuge, hijo, padre u otro pariente cercano.
Matrimonios:
Los notarios pueden realizar ceremonias de matrimonio en Florida si la pareja tiene una licencia de matrimonio de un funcionario autorizado de Florida.
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¿Cómo se realiza la certificación si el firmante no puede estar presente?
Hay ocasiones en las que el firmante necesita urgentemente una certificación, pero no puede presentarse en persona ante el notario debido a circunstancias inusuales, como una emergencia médica o familiar.
Si esto sucede, algunos estados permiten que el firmante firme el documento en presencia de un testigo. El testigo, no el firmante, se presenta ante el notario.
El notario identifica y toma juramento al testigo. Luego, el testigo firma el documento. Con base en el juramento del testigo, el notario realiza la certificación. Esto se denomina “prueba de ejecución por testigo suscriptor”.
Pero existen restricciones y requisitos específicos para este acto. Esto es lo que necesita saber.
Restricciones sobre las pruebas:
Lo más importante que debe recordar es que las pruebas de ejecución son una de las únicas ocasiones en las que el firmante de un documento no se presenta ante un notario para que se certifique su firma. Si bien debe tener cuidado al realizar cualquier certificación, esto es aún más importante cuando realiza una prueba.
No todos los estados permiten que los notarios realicen pruebas; a veces, los notarios ni siquiera saben que se les permite hacerlo. Esto se debe a menudo a que las reglas para las pruebas de ejecución a veces se incluyen en los estatutos de bienes raíces o en alguna otra parte oscura de las leyes estatales en lugar de en los estatutos de notarios estatales.
Debido a que el firmante no está presente, los estados a menudo tienen criterios estrictos para el uso de pruebas de ejecución por parte de testigos firmantes. A continuación, se incluyen algunos ejemplos:
California requiere que un testigo firmante sea identificado por otro testigo de identificación creíble que sea conocido personalmente por el notario. El testigo creíble debe presentar una tarjeta de identificación permitida por la ley al notario.
En Carolina del Norte, un testigo firmante no puede ser un cesionario o beneficiario del documento que se está notariando.
En Pensilvania, el testigo firmante debe ser un abogado con licencia en Pensilvania.
En Tennessee, se requieren dos testigos firmantes.
En Texas, el testigo firmante debe ser conocido personalmente por el notario o ser identificado por un testigo creíble. Sin embargo, Georgia y Washington no autorizan pruebas de ejecución mediante la firma de testigos.
Si bien no se mencionan las pruebas en la ley de Notarios de Florida, la ley de bienes raíces del estado técnicamente permite las pruebas. Pero no hay información en la ley, las reglas o el manual del Notario sobre cómo realizar una prueba.
Siempre verifique las reglas de su propio estado antes de aceptar una solicitud para realizar una prueba de ejecución.
Documentos y pruebas de bienes raíces.
Debido al riesgo de fraude, California prohíbe a sus Notarios realizar una prueba de ejecución en poderes notariales, en documentos que requieran una huella digital en el diario del Notario o en cualquier instrumento que afecte a bienes raíces. Ciertos documentos de bienes raíces (decretos de ejecución hipotecaria, ejecuciones hipotecarias no judiciales según el Código Civil de California 2924 o escrituras de recompra) están exentos.
Por el contrario, la ley de Oregón permite que las pruebas de ejecución se utilicen solo para ciertas transacciones de bienes raíces, pero los funcionarios estatales recomiendan que los Notarios de Oregón consulten con la División de Bienes Raíces si surge este problema.
Pruebas en el lugar de trabajo:
Algunos empleadores piden a los empleados de Notario que realicen pruebas de ejecución como una alternativa fácil a presentarse en persona para su conveniencia o la de sus clientes. Si bien se puede argumentar que no hay ninguna razón por la que el jefe o el cliente no puedan acudir a un Notario ellos mismos, las leyes estatales que rigen las pruebas permiten esta práctica.
Si su jefe le pide que realice una prueba de ejecución, asegúrese de confirmar que su estado permite el acto. Si se le permite realizar una prueba de ejecución y el testigo firmante cumple con todos los requisitos, puede proceder. Además, puede explicarle amablemente a su jefe por qué es una buena idea que los firmantes estén presentes y sugerir que no exigir que el firmante se presente personalmente es una de las causas más comunes de demandas relacionadas con Notario.
Debido a que los requisitos para las pruebas pueden ser muy técnicos, solo debe realizarlos si está familiarizado con ellos y comprende lo que se requiere. Si no está familiarizado con las pruebas, está bien rechazar una solicitud para realizar una.
Los errores por descuido al realizar una certificación notarial pueden tener consecuencias legales graves para los notarios y los firmantes. A continuación, se indican 5 errores comunes que los notarios deben evitar:
No exigir la comparecencia del firmante.
No exigir que el firmante se presente.
Todos los expertos coincidieron en que no exigir que el firmante se presente personalmente ante usted es el error más común que pone a los notarios en problemas legales. La certificación notarial sin la presencia personal del firmante es una violación de la ley en todos los estados y territorios, y puede dar lugar a importantes sanciones financieras y legales. Lori Hamm, Oficial de Cumplimiento y Educación de Notarios de la Oficina del Secretario de Estado de Montana, describió un caso en el que un hombre afirmó que su firma había sido falsificada en una escritura de renuncia notariada presentada durante un proceso de divorcio. La notaria admitió que había realizado certificaciones notariales en el pasado en las que hablaba con los firmantes por teléfono para preguntarles si firmaban los documentos. La comisión de la notaria fue suspendida.
Español ¿Qué haría usted? Respuestas: El caso del firmante ausente.
La semana pasada, le pedimos a nuestra comunidad de notarios que opinara sobre un escenario en el que un cliente acude a usted para obtener la firma de su jefe en una declaración jurada certificada. Solo el jefe está fuera del país y el documento debe ser certificado antes de que el jefe regrese. Su cliente explica que presenció a su jefe firmar la declaración jurada.
¿Existe alguna manera en la que pueda realizar la certificación notarial respetando las leyes y normas de su estado?
Lo que dijo:
“Lamento tener que decepcionar al cliente, pero la ley es clara: para certificar el documento del jefe, el jefe debe comparecer personalmente ante el notario”, escribió Johanna Bermann.
“Este es un caso que demuestra que, como notarios públicos, debemos ser diligentes en nuestros esfuerzos por hacer lo correcto cada vez”, señaló Verne Gordon. “No puede haber certificación notarial del documento sin que el ‘jefe’ esté presente. Tendría que ser firme, pero educada al indicarle eso al cliente e incluso sugerir un posible descuento en la certificación cuando el jefe regrese como un gesto de buena voluntad”.
Otros notarios vieron una opción viable.
“Haría una prueba de ejecución por un testigo firmante, siempre que no fuera por un acto excluido”, dijo Linda Millstone.
Nina Torres estuvo de acuerdo: “En las condiciones adecuadas, sería posible realizar la certificación. (Supongo que no se requiere juramento para el firmante aquí, ya que esto no se especificó en el escenario). El cliente actuaría como testigo firmante y jurará que presenció a su jefe firmar el documento”. Sin embargo, Torres señaló que su estado, California, tiene una serie de requisitos específicos para realizar este tipo de acto. Un requisito es que el cliente sea identificado por un testigo creíble que el notario conozca personalmente. El testigo creíble presentaría una tarjeta de identificación permitida por el estado.
Recomendaciones:
A primera vista, una prueba de ejecución por parte de un testigo firmante parecería ser una opción aceptable en los estados que lo permiten. Sin embargo, el documento es una declaración jurada, que el Diccionario en línea Merriam-Webster define como “una declaración escrita jurada hecha especialmente bajo juramento o afirmación”. Las leyes de los estados que permiten a los notarios realizar pruebas generalmente indicarán que las pruebas están destinadas a reemplazar un reconocimiento. Por ejemplo, el texto del certificado para una prueba generalmente indicará que el testigo de la prueba estuvo presente y observó al firmante ejecutar o reconocer la ejecución del documento.
Si el documento requiere un reconocimiento, potencialmente podría realizar una prueba. Pero no todos los estados lo permiten. Florida, por ejemplo, no lo permite. California, Texas y Pensilvania sí.
Asegúrese de verificar las reglas de su estado y cumplir con todos los requisitos. En Pensilvania, por ejemplo, un testigo firmante debe ser un abogado con licencia en el estado. En Texas, el notario debe conocer personalmente al testigo firmante o ser identificado por alguien que el notario conozca personalmente.
Guía de juramentos y afirmaciones para notarios.
Un juramento o afirmación es una declaración solemne con consecuencias legales que se puede realizar ante un notario. Si uno de sus clientes desea realizar un juramento o afirmación, esto es lo que necesita saber.
Diferencia entre un juramento y una afirmación.
Si bien tanto los juramentos como las afirmaciones son actos notariales que obligan a una persona a decir la verdad, un juramento es una promesa solemne y oral ante Dios o un Ser Supremo, mientras que una afirmación es una promesa oral realizada sobre el honor personal del firmante sin referencia a un poder superior. Cualquiera de las dos opciones se considera aceptable y la elección queda en manos del firmante.
Pasos para administrar un juramento o afirmación.
Al administrar un juramento o afirmación, siga estos pasos:
Exija a la persona que realiza el juramento o afirmación que comparezca físicamente ante usted. A menos que la ley lo autorice expresamente, los juramentos y afirmaciones no se pueden administrar de forma remota.
Pídale a la persona una prueba de identificación aceptable según lo prescrito por la ley estatal. Un juramento o afirmación puede ser parte del acto notarial de una verificación bajo juramento o afirmación o jurat que requiere que la persona firme el documento que contiene la declaración jurada. Demostrar la identidad es un requisito para estos actos notariales.
Pídale a la persona que levante la mano derecha o haga otro gesto ceremonial antes de responder, para enfatizar la seriedad del proceso. Si bien estas formalidades ceremoniales rara vez son requeridas por ley, tienen valor para impresionar a su firmante sobre la importancia de sus acciones. Algunos firmantes, e incluso algunos notarios, se toman la situación a la ligera, pero claramente no es el mejor momento para hacer bromas. Sea profesional y un modelo a seguir al administrar juramentos y afirmaciones en todo momento y su cliente responderá de la misma manera.
Administre el juramento o afirmación preguntando si la persona jura o afirma la veracidad de su declaración. La redacción puede formularse como una pregunta o una declaración según su estado.
California ofrece la siguiente redacción para un juramento o afirmación en forma de preguntas:
Para un juramento: “¿Declara solemnemente que la evidencia que presentará en este asunto (o asunto) será la verdad, toda la verdad y nada más que la verdad, con la ayuda de Dios?”
Para una afirmación: “¿Declara solemnemente, bajo pena de perjurio, que la evidencia que presentará en este asunto (o asunto) será la verdad, toda la verdad y nada más que la verdad?” (Código de Procedimiento Civil 2094[a]).
Florida no prescribe la forma del juramento o afirmación, por lo que puede plantear el juramento o afirmación como una pregunta o una declaración. Si se plantea como una pregunta, la redacción adecuada para un juramento para un jurat, verificación o declaración jurada puede ser algo como esto: “¿Jura solemnemente que las declaraciones en este documento son verdaderas a su leal saber y entender, con la ayuda de Dios?”
Minnesota ofrece un formulario de juramento para declarantes que pueden utilizar los notarios que certifican firmas en declaraciones juradas: “Usted jura que las declaraciones de esta declaración jurada, por usted firmada, son verdaderas, con la ayuda de Dios”. (MS 358.07[10])
Para una afirmación, MS 358.08 permite que las palabras “juro” y “con la ayuda de Dios” en el juramento mencionado anteriormente se reemplacen respectivamente por “afirmo” y “y esto lo hace bajo pena de perjurio”.
Texas ofrece la siguiente redacción de juramento o afirmación para una persona que asume un cargo público en forma de declaración: “Yo _________ (declarante), juro solemnemente (o afirmo) que cumpliré fielmente los deberes del cargo de ____________, del Estado de Texas, y que preservaré, protegeré y defenderé, en la medida de mis posibilidades, la Constitución y las leyes de los Estados Unidos y de este Estado (con la ayuda de Dios)”.
Exija a la persona que presta el juramento o la afirmación que responda “Sí” o “Acepto” si el juramento o la afirmación es una pregunta, o haga que la persona repita el juramento o la afirmación después de usted, si el formulario es una declaración. Debido a que la respuesta del firmante lo pone bajo pena de perjurio, es importante que el notario comprenda claramente su respuesta. Asentir, decir “ajá” u otras respuestas ambiguas no son apropiadas.
Consejos para prestar juramentos y afirmaciones
Nunca tome atajos: si el documento que se va a notarizar requiere un juramento o una afirmación, debe administrarlo verbalmente, incluso si el firmante intenta apresurarlo o evitarlo por completo.
Pregunte, no aconseje: si un firmante no tiene clara la diferencia entre un juramento y una afirmación, puede proporcionarle el formulario para cada uno, pero no puede aconsejarle legalmente cuál debe hacer; es su elección.
Respete la elección del firmante: dado que los juramentos y las afirmaciones son igualmente legales y aceptables, el notario debe respetar la elección del firmante y utilizar las palabras y los gestos adecuados.
Regístrelo en su diario: anote cuidadosamente en su diario cada juramento y afirmación que administre. Una vez que reconozca los conceptos básicos y haya realizado varios juramentos y afirmaciones, administrarlos será pan comido.
Preguntas frecuentes sobre documentos de los agentes de firma de notarios: declaraciones juradas de ocupación.
Los agentes de firma de notarios se ocupan de una amplia gama de documentos complejos durante la firma de un préstamo hipotecario, incluidos muchos con requisitos especiales o inusuales. En este artículo, responderemos preguntas sobre la declaración jurada de ocupación.
¿Qué es una declaración jurada de ocupación?
Una declaración jurada de ocupación es un documento en el que el propietario confirma que una propiedad que se financia servirá como residencia principal del propietario.
¿Cuál es el propósito de una declaración jurada de ocupación?
Los prestamistas suelen ofrecer tasas de interés más bajas a los propietarios que ocupan una residencia principal porque existe menos riesgo de que la propiedad se mantenga adecuadamente cuando el propietario vive allí que cuando está ausente (como en el caso de una propiedad de alquiler, una casa de vacaciones, etc.).
¿Las declaraciones juradas de ocupación se conocen con otros nombres?
Sí. Una Declaración Jurada de Ocupación también puede denominarse “Declaración de Ocupación”, “Declaración de Ocupación”, “Certificado de Ocupación”, “Carta de Ocupación del Propietario”, “Declaración Jurada de Residencia” o por otros nombres también. A veces puede titularse “Declaración Jurada de Ocupación y Estado Financiero” o algo similar. Este formulario incluye tanto las declaraciones de ocupación como el estado financiero del prestatario en un solo formulario.
¿Qué tipos de paquetes de documentos de préstamo incluyen una Declaración Jurada de Ocupación?
Las Declaraciones Juradas de Ocupación se encuentran comúnmente en los paquetes de préstamos de compra y refinanciamiento de viviendas.
¿Una Declaración Jurada de Ocupación requiere certificación notarial?
Algunas sí, mientras que otras no. La mayoría de los prestamistas exigen que la Declaración Jurada de Ocupación esté certificada ante notario con una verificación bajo juramento o afirmación o jurat, y que el prestatario firme la Declaración Jurada y jure o afirme la veracidad de la declaración en presencia del Notario. Hay algunos formularios de Declaraciones Juradas de Ocupación que pueden requerir un reconocimiento en su lugar. Incluso hay formularios que no requieren certificación notarial en absoluto. Independientemente de si una Declaración Jurada de Ocupación está certificada ante notario, hacer una declaración falsa en una Declaración Jurada de Ocupación puede resultar en sanciones graves, incluidas multas o incluso prisión. Los agentes de firmas notariales deben verificar cuidadosamente la Declaración Jurada de Ocupación que aparece en el paquete de préstamo para ver si hay un certificado notarial al final para determinar si requiere certificación notarial y, de ser así, cuál.
El presidente de la Corte AICAC-HR y Comisionado de Derechos Humanos miembro del colegio nacional A.B.A., Dr. Humberto Humphrey Pachecker, hace un llamado general a miembros, estudiantes y afiliados de NAFA LAW para que en forma de ‘pro-se’, propia persona presenten una denuncia por crímenes de derechos humanos en Nicaragua, esta vez en contra de un colega abogado Dr. Carlos Cárdemas Zepeda- 
(3)-. Colegas la certificación como Abogada/os Internacionalista del Colegio Florida Bar es un crédito de gran prestigio a nivel nacional e internacional:
