NOTICIAS DEL NOTARIA/O:

Estimada/os colegas miembros de NAFA LAW. Como parte de nuestros servicios CLE- educacional legal contínua te damos los siguientes consejos para abogada/os extranjeros notarios públicos:

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Servicio notarial en las cárceles. Una guía para la certificación notarial de reclusos:

A continuación se indican pautas estrictas que deben seguir los notarios al ingresar a un centro penitenciario para reunirse con un firmante. El conocimiento y la preparación previos le ahorrarán tiempo y evitarán demoras.

Asegúrese de preguntar si el firmante tiene una identificación aceptable:

Una cosa muy importante que debe tener en cuenta es que los reclusos de los centros penitenciarios generalmente tienen que entregar todas sus formas normales de identificación, como licencias de conducir, cuando son encarcelados. Esto puede ser un problema si se presenta para la certificación notarial y el firmante no puede presentar evidencia satisfactoria de identidad, y los funcionarios de la prisión no siempre permiten alternativas como el uso de testigos de identificación creíbles.

Si le piden que certifique para un firmante en un centro penitenciario, asegúrese de preguntar antes de la certificación notarial si se le permitirá al firmante usar una forma aceptable de identificación. Los firmantes detenidos en un centro penitenciario o en la cárcel pueden no tener acceso a formas comunes de identificación, como una licencia de conducir.

Arizona permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Correcciones de Arizona (ADC) como prueba de identidad para los firmantes bajo custodia del ADC, cualquier forma de identificación de recluso emitida por un alguacil del condado si el firmante está bajo la custodia del alguacil o una tarjeta de identificación de recluso emitida por la Oficina Federal de Prisiones para un prisionero bajo custodia federal.

California permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Correcciones y Rehabilitación del estado para los reclusos bajo custodia en una prisión o una identificación de recluso emitida por el departamento del alguacil para un recluso bajo custodia en un centro de detención local.

Florida permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Justicia de los EE. UU. o la Oficina de Prisiones Federales para un recluso bajo custodia federal o una tarjeta de identificación de recluso emitida después del 1 de enero de 1991 por el Departamento de Correcciones de Florida para un recluso bajo la custodia de ese departamento. Florida también permite que los notarios acepten una declaración jurada por escrito de un agente de la ley como prueba de que el recluso nombrado en el documento es la persona cuya firma se va a certificar.

Si el firmante no tiene acceso a una licencia de conducir u otras formas aceptables de identificación, verifique con anticipación si la instalación permitirá el uso de testigos de identificación creíbles u otro método aceptable de identificación; no todas las instalaciones permiten el uso de guardias o personal como testigos creíbles cuando un recluso necesita certificar una firma.

Recuerde también que algunos estados, como Texas, Illinois y Pensilvania, requieren que el notario conozca personalmente a un testigo creíble. Otros estados, como Montana, permiten que los testigos creíbles conozcan personalmente al notario o proporcionen una prueba de identidad si el testigo creíble no es conocido personalmente por el notario.

Esté preparado para medidas de seguridad adicionales cuando se reúna con el firmante:

Una prisión o cárcel puede restringir los artículos que puede llevar consigo antes de reunirse con el firmante. Por ejemplo, es posible que no se permitan bolsos o carteras cuando se reúna con el firmante, o que la institución inspeccione y apruebe su sello y diario antes de la certificación. Nuevamente, es una buena idea comunicarse con la institución antes de la certificación y preguntar sobre las restricciones sobre los artículos que puede llevar consigo, el código de vestimenta y las reglas de comportamiento para los visitantes, y cualquier otra regla y restricción especial que deberá seguir durante la certificación.

La interacción con el firmante puede estar restringida:

Al realizar la certificación en una cárcel o institución correccional, tenga en cuenta que su acceso e interacción con el firmante puede estar limitado. En los estados que requieren que complete una entrada en el diario, como California, esto puede hacer que obtener la firma o la huella digital del recluso sea más difícil. Por ejemplo, puede haber una ventana transparente u otra barrera entre ustedes. Es posible que no se le permita entregar un bolígrafo o un diario al firmante directamente, pero es posible que se le pida que se los entregue a un guardia que se los entregará al recluso.

Cuando le entregue el diario al recluso para que lo firme, querrá proteger la privacidad de las entradas del diario que no estén relacionadas, así que asegúrese de colocar una cubierta o un protector de privacidad para cubrir las entradas anteriores antes de entregarle el diario al guardia.

Además, tenga en cuenta que toda su interacción con el recluso será vigilada de cerca por uno o más guardias y cada palabra y movimiento que usted diga se grabará en video.

Siga las leyes de notario de su estado:

Puede ser un desafío obtener la certificación notarial de un documento para un firmante recluso. Un cliente puede pedirle que certifique una firma sin la presencia de un firmante encarcelado, o solicitarle que renuncie a los requisitos de identificación normales porque el recluso no tiene acceso a una identificación adecuada. Recuerde siempre que, como notario, tiene la responsabilidad de cumplir con las leyes de notario de su estado. Nunca omita los pasos esenciales para la certificación notarial, como la comparecencia personal o el cumplimiento de las leyes de su estado con respecto a la identificación del firmante.

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El poder del Notario Público puede transferir una propiedad tan famosa como es la casa del celebre Elvis Presley.

Una notaría falsificada conduce a la acusación de una mujer de Missouri por un plan para estafar a Graceland.

En uno de los casos más destacados de intento de fraude inmobiliario y de suplantación de la identidad de un notario, una mujer de Missouri ha sido acusada de un elaborado plan para robar la propiedad de la famosa finca Graceland de Elvis Presley, según el Departamento de Justicia de los Estados Unidos.

Lisa Jeanine Findley, de 53 años, fue acusada en el condado de Shelby, Tennessee, de fraude postal y robo de identidad agravado después de que supuestamente intentara reclamar la icónica propiedad a través de documentos de préstamo falsificados e identidades inventadas, según la acusación. Una notaría altamente cuestionable llevó a un juez de Tennessee a detener los procedimientos de ejecución hipotecaria de Graceland en mayo pasado, lo que dejó el caso totalmente abierto.

Se cree que Findley utilizó una red de falsificaciones en su presunta estafa, incluida una empresa falsa, una pila de documentos fraudulentos, varios alias de personas que no existen, firmas falsificadas (incluida la de la difunta Lisa Marie Presley) y la firma y el sello robados de un notario real de Florida que no tenía nada que ver con el caso.

El fiscal federal Kevin G. Ritz del Distrito Oeste de Tennessee enfatizó la gravedad del caso en una declaración pública, calificando a Graceland de tesoro nacional. “Este acusado supuestamente utilizó un plan descarado para intentar defraudar a la familia Presley de su interés en este hito de singular importancia”, dijo. “Por supuesto, todos los propietarios merecen que su propiedad esté protegida del fraude, y el Departamento de Justicia procesará enérgicamente a cualquiera que cometa delitos financieros o robo de identidad”.

Según la acusación, Findley urdió un plan para afirmar que Lisa Marie Presley, la hija fallecida de Elvis Presley, pidió prestados 3,8 millones de dólares a su empresa, Naussany Investments and Private Lending LLC, y utilizó Graceland como garantía. Las autoridades afirman que la empresa era ficticia y Findley afirmó falsamente que el préstamo de Presley no se pagó, lo que dio lugar a un proceso de ejecución hipotecaria.

Luego, Findley supuestamente falsificó las firmas tanto de Lisa Marie Presley como de un notario de Florida para crear documentos de préstamo fraudulentos que datan de 2018, cinco años antes de la muerte de Lisa Marie Presley en 2023. Findley también utilizó varios alias, incluidos “Lisa Holden” y “Lisa Howell”.

En mayo, un juez de Tennessee bloqueó la venta de ejecución hipotecaria de Graceland después de que la actriz Danielle Riley Keough, hija de Lisa Marie Presley, alegara que todo el caso era fraudulento. El Canciller del Condado de Shelby, JoeDae Jenkins, falló a favor de la familia Presley, afirmando que “el Notario ha jurado que no certificó la firma de Lisa Marie Presley en la escritura de fideicomiso, lo que plantea la cuestión de la autenticidad de la firma y, de hecho, de la escritura de fideicomiso como un fraude”.

Específicamente, sobre la certificación, se afirma que los documentos del préstamo de Presley fueron certificados por la Notaria de Florida Kimberly Philbrick en mayo de 2018. Pero hay dos señales de que la certificación fue potencialmente fraudulenta.

Primero, el lenguaje del certificado dice que los documentos fueron reconocidos ante un Notario “por medio de ( ) presencia física o ( ) certificación en línea”. La certificación en línea remota no fue autorizada en Florida hasta 2020, por lo que es poco probable que los documentos fueran certificados en 2018.

En segundo lugar, Philbrick declaró en una declaración jurada que ella no realizó las certificaciones. “Nunca he conocido a Lisa Marie Presley, ni he notariado un documento firmado por Lisa Marie Presley”, escribió en la declaración jurada. “No sé por qué mi firma aparece en este documento”.

El caso subraya por qué los notarios hoy son más importantes que nunca en su función de autenticar identidades, brindar confianza a las transacciones y prevenir el fraude. También destaca la necesidad de una mayor vigilancia entre los notarios, las industrias y el público para verificar la legitimidad de los actos notariales y garantizar que todas las partes involucradas en las transacciones inmobiliarias estén protegidas contra el fraude.

“¿Cómo puedo ganar dinero como notario público abogada/o extranjero?” Esa es una de las preguntas más comunes que escuchamos de los notarios.

Ya sea que sea un notario nuevo o un notario agente de firmas experimentado, aquí hay una lista de cosas que puede hacer ahora mismo para impulsar su marca notarial, darse a conocer a más clientes y ganar más dinero como notario:

1. Dígale a la gente que es notario oficial público.

Esto suena muy simple, pero si encuestara a la mitad de las personas con las que se encuentra cada día, muchas de ellas no saben que usted es un notario que puede ayudarlos.

2. Reparta bolígrafos promocionales u otros tipos.

Haga bolígrafos y otros tipos de promociones con el logotipo de su empresa notarial y entréguelos a los cajeros de los bancos, empleados de la oficina de correos, agentes de seguros, asesores financieros, personal de FedEx/UPS, personal de restaurantes, cajeros de supermercados y en cualquier otro lugar que visite y que vea un gran grupo de personas durante el día que pueden usar su servicio.

Se sorprenderá de la cantidad de negocios que recibirá al hacer esto.

 3. Asista a reuniones de networking en su área.

Los eventos comerciales y empresariales son excelentes oportunidades para promover y establecer contactos con otros profesionales para su comisión de notario.

4. Únase a la Cámara de Comercio local.

Asistir a reuniones de la Cámara de Comercio con regularidad le agrega credibilidad a su negocio y estrategia de marca. Recomiendo enfáticamente ofrecerse como voluntario para el Comité de Membresía y asistir a los eventos de inauguración de nuevos negocios en su área. Esto le permitirá dar la bienvenida a los nuevos dueños de negocios en el área y le dará otra oportunidad de compartir sus servicios.

5. Brinde notarizaciones gratuitas para las escuelas locales y personas pobres.

Esto mantiene su negocio en la mente de su comunidad y ayuda a los padres con conciencia cívica en su área, quienes lo recordarán si necesitan otros servicios de notario en el futuro.

6. Ofrecer notarizaciones gratuitas para veteranos.

Ofrecer servicios gratuitos a veteranos, como miembros de la Legión Estadounidense y Veteranos de Guerras Extranjeras, es una excelente manera de retribuir a los veteranos y a los líderes locales.

7. Organizar un día de destrucción de documentos en la comunidad.

Actualmente estoy organizando uno de estos días y me sorprende la cantidad de personas que han expresado su interés en participar. Muchas personas tienen documentos comerciales antiguos que deben destruirse para garantizar la protección de la privacidad.

8. Copatrocinar seminarios de educación financiera.

Esto es mucho más fácil de lo que cree. Simplemente, póngase en contacto con un profesional de negocios en estas áreas de un banco, agencia inmobiliaria u otro servicio financiero local para que organice el evento. Usted se encarga de todo el marketing (en las redes sociales) y ellos proporcionan la experiencia. Esto será beneficioso para todos los involucrados.

 9. Ofrecer seminarios sobre robo de identidad.

Como notarios, somos expertos en nuestra área local en lo que respecta a la identidad, y esto le permite construir una reputación de “experto” en su comunidad.

 10. Publicite su calendario de vacaciones.

Ya sea el Día de Colón, el Día del Trabajo, el Día del Presidente u otro día festivo, todos los bancos y cooperativas de crédito están cerrados. Por lo general, los días festivos, recibo el mayor volumen de llamadas para certificaciones notariales porque la gente simplemente no puede encontrar a nadie más.

 11. Establezca contactos con servicios de entrega de correo locales.

En este momento, las tiendas FedEx no ofrecen servicios de notario y muchas tiendas UPS ofrecen un servicio limitado. Conectarse con los gerentes de las tiendas UPS y FedEx es una buena manera de encontrar trabajos. Después de recibir referencias, he realizado trabajos de notario para cada una de ellas.

 12. Haga camisetas o gorras con el logotipo y úselas en eventos locales.

Esta es una excelente manera de publicitar que está en el negocio de notario.

 13. Únase a una organización profesional de notarios.

Unirse a una organización como la NNA ofrece oportunidades para mantenerse informado sobre los cambios en la industria y las nuevas perspectivas de marketing.

 14. Establezca contactos con otros notarios en su área.

Esta es una de las cosas más importantes que puede hacer para desarrollar su negocio. Los notarios profesionales se relacionan con otros notarios de las ciudades circundantes para crear su clientela.

 15. Publica un perfil en los sitios web de notarios.

Hacer esto es como difundir tu negocio con un megáfono a los clientes que utilizan los notarios de forma habitual. Signingagent.com y FindaNotary.com son excelentes ejemplos de sitios web donde los notarios profesionales pueden publicar sus perfiles. Asegúrate de incluir una foto profesional en tu perfil cuando sea posible.

 16. Encuentra un mentor.

Tener un mentor de negocios no solo te ayudará a ganar más dinero como notario, sino que también te ayudará a evitar cometer errores comerciales importantes.

 17. Conviértete en mentor de otro notario.

Después de convertirme en mentor, he crecido personalmente como profesional y este papel me ha ayudado a construir un negocio más holístico y bien integrado.

18. Desarrolla una página de negocios en las redes sociales.

Crear una página de negocios en Facebook, Twitter o LinkedIn e invitar a personas a tu página es extremadamente importante para tu negocio. Desarrollará tu red profesional y puede impulsar tu negocio hacia mayores ganancias y éxito. No dudes en invitarme a tus páginas.

19. Haz un seguimiento de tus clientes actuales.

Esta es una tarea que a menudo se pasa por alto, pero mantener y gestionar las relaciones con tus clientes actuales es una de las claves para tu éxito.

20. Asiste a conferencias y talleres profesionales.

Hace varios años que asistí a mi primera Conferencia de la Asociación Nacional de Notarios en Las Vegas y he asistido a todas desde entonces. No puedo enfatizar lo importante que es asistir todos los años para aprender de los mejores en la industria. Me ha ayudado a hacer crecer mi negocio y a asociarme con algunos de los mejores en el campo. Lo que aprenderás en estos eventos eliminará años de lucha como empresario notarial.

 21. Comienza a aceptar tarjetas de crédito como pago.

Aceptar todas las formas de pago abre más puertas y fuentes de ingresos para tu negocio de notario.

 22. Coloca un cartel grande o el logotipo de tu negocio de notario en tu automóvil.

Los notarios de todo el país hacen esto con frecuencia y reportan grandes éxitos.

Implementar solo algunas de estas técnicas vale la pena el esfuerzo y te ayudará a hacer crecer tu negocio estratégicamente.

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Tres 3 preguntas que debe hacer antes de certificar un documento en un idioma extranjero.

Si bien es posible certificar un documento escrito en un idioma extranjero, es muy importante tomar medidas para asegurarse de que no lo engañen sobre el contenido del documento o las intenciones del firmante antes de continuar. A continuación, se presentan tres preguntas importantes que debe hacer antes de certificar.

¿Puede comunicarse directamente con el firmante?

¿Ha comparado la firma del cliente en el documento con la firma en el documento de identidad?

¿Puede leer y comprender el texto del certificado del notario?

1. ¿Puede comunicarse directamente con el firmante?

Aunque el inglés no es el idioma principal de muchos firmantes, como notario, debe comunicarse directamente con ellos para asegurarse de que sepan lo que están firmando y estén dispuestos a firmar. Si el firmante habla inglés con la suficiente claridad como para comunicarse directamente con usted, o si usted habla con fluidez el idioma principal del firmante, no habrá problema en continuar con la certificación. Sin embargo, no certifique si no puede comunicarse directamente (incluso si un tercero se ofrece a interpretar), a menos que sea un notario autorizado en Arizona o Mississippi, que son los únicos estados que permiten que un intérprete traduzca un idioma extranjero para un firmante durante una certificación. Colorado permite intérpretes en las certificaciones para firmantes con problemas de audición e intérpretes de idiomas extranjeros, pero sin importar el idioma, los notarios de Colorado deben utilizar un intérprete que no tenga un interés descalificador en la transacción.

Ningún otro estado autoriza el uso de un intérprete durante una certificación.

2. ¿Ha comparado la firma del cliente en el documento con la firma en el documento de identidad?

Una firma puede ser cualquier símbolo escrito o adoptado por una persona con la intención de firmar el documento, y las personas no siempre firman exactamente de la misma manera cada vez. Sin embargo, sigue siendo una práctica razonable que el notario compare la firma en el documento con las firmas en el documento de identidad o en su diario de notario para determinar, a nivel de persona común, que las firmas son razonablemente similares.

3. ¿Puede leer y comprender el texto del certificado notarial?

La última pregunta que debe hacerse es si el texto del certificado está en un idioma que usted lee y comprende. Nunca debe utilizar un texto de certificado que no pueda leer, ¡no tiene forma de saber qué información está firmando y sellando con su firma! Si el texto del certificado está en un idioma que usted no conoce, debe adjuntar el texto del certificado en inglés correspondiente al acto solicitado por el firmante; de​​lo contrario, no continúe con la certificación.

Si certifica un documento en un idioma extranjero, es una buena práctica incluir cualquier información que describa el documento en su diario. Por ejemplo, si el documento tiene un título en inglés pero el resto del documento está en un idioma extranjero, puede anotar el título como parte de su entrada en el diario. Si no hay información descriptiva disponible, al menos debe indicar en la entrada del diario que el documento se escribió en un idioma extranjero.

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Cinco 5 consejos para los notarios que cobran honorarios por desplazamientos.

Los notarios móviles a domicilio suelen preguntar si pueden cobrar honorarios adicionales por desplazamientos cuando deben desplazarse hasta una tarea de notarización. Antes de cobrar honorarios por desplazamientos, le ofrecemos cinco consejos importantes:

1. Los honorarios por desplazamientos son independientes de los honorarios por actos de notarización.

Los honorarios por notarizaciones están regulados por la ley estatal, pero los honorarios por desplazamientos son independientes de los honorarios por notarización y debe tratarlos como tales. Si el honorario máximo que permite su estado para un reconocimiento es de $15 y un firmante le pide que conduzca hasta su ciudad, podría cobrar un máximo de $15 por el acto notarial, pero el importe por desplazarse hasta la ubicación del firmante tendría que permanecer separado y no debería unirse con el honorario por notarización.

Si la ley de su estado especifica cuánto puede cobrar por honorarios por desplazamientos, debe seguir esas pautas. Por ejemplo, Estado de Maryland permite a los notarios cobrar hasta la tarifa federal oficial por milla aprobada (67 centavos por milla para 2024), más una tarifa fija de $15 por viaje.

Estado de Nevada permite a los notarios cobrar una tarifa de viaje separada si se acuerda de antemano con el firmante antes de la notarización. Nevada permite una tarifa máxima de viaje de $15 por hora ($10 por hora para una notarización electrónica) para viajes entre las 6 a. m. y las 7 p. m. o $30 por hora ($25 por hora para una notarización electrónica) para viajes entre las 7 p. m. y las 6 a. m.

El notario Estado de Nevada puede cobrar un mínimo de dos horas por dicho viaje y debe cobrar de manera prorrateada después de las primeras dos horas. Además, la ley de Nevada establece que una vez que un notario y el firmante acuerdan una tarifa de viaje, el notario tiene derecho a la tarifa incluso si el firmante cancela la certificación mientras el notario está en tránsito hacia la cita o si el notario no puede completar la certificación debido a las acciones del firmante.

2. Acuerde la tarifa de viaje por adelantado.

Independientemente de si su estado establece el monto que los notarios pueden cobrar por los viajes o no regula las tarifas de viaje (como Texas), siempre es una buena práctica acordar el monto con el firmante antes de que se realice la certificación.

Algunos funcionarios estatales brindan pautas para notificar a los clientes sobre las tarifas de viaje. En Estado de California, la oficina del Secretario de Estado ha publicado las siguientes pautas en su boletín informativo: “Se permite que un notario cobre una tarifa, además de la tarifa de certificación, por viajes y otros servicios completados como parte de su servicio notarial, como la duplicación de copias, siempre que se informe al cliente de estos cargos con anticipación” (Notary News).

 Otros estados establecen reglas para cobrar honorarios de viaje en sus leyes:

Estado de Montana exige que el notario le explique al firmante que el honorario de viaje es adicional al honorario del notario y que el honorario de viaje no está fijado por ley. El honorario de viaje cobrado debe ser igual o menor que la tarifa federal por milla fijada por el IRS (ver información de Maryland arriba).

Estado de Carolina del Sur no establece honorarios de viaje específicos, pero exige que el notario y el firmante acuerden el honorario por adelantado. El notario también debe explicarle al firmante que el honorario de viaje es independiente del honorario de notarización y que el honorario de viaje no está fijado ni exigido por ley.

Incluso si su estado no lo exige, acordar el monto del honorario de viaje por adelantado ayuda a eliminar la confusión sobre el pago.

Puede hacerlo cuando el firmante se comunique con usted para programar la cita, o más tarde cuando confirme la hora y el lugar de la reunión. Como se mencionó anteriormente, déjele en claro al firmante que el honorario de viaje es independiente del honorario que cobra por el acto notarial.

Si su estado le exige que envíe por correo o presente su tarifa por escrito, asegúrese de incluir la tarifa de viaje en su lista de tarifas.

3. Explique su política si no se completa la certificación.

También debe informar al firmante su política con respecto al cobro de tarifas de viaje por adelantado si no se puede completar la certificación. Por ejemplo, ¿aún cobra la tarifa de viaje si llega a la cita pero la certificación debe reprogramarse o cancelarse? O, ¿qué pasa si el firmante no tiene la identificación adecuada, lo que le impide completar la certificación?

Nuevamente, cumpla con las leyes de su estado que abordan este tema y asegúrese de informar al firmante los términos de sus tarifas de viaje de antemano. La comunicación clara es la mejor manera de evitar disputas con sus firmantes.

4. Solicite el pago por adelantado (opcional).

Una forma posible de ayudar a evitar disputas por tarifas es solicitar el pago de la tarifa de viaje por adelantado. De esa manera, se asegura de recibir el pago por su tiempo de conducción y los gastos de combustible incluso si no se puede completar la certificación. Antes de hacerlo, verifique si su estado tiene alguna regla con respecto a solicitar el pago por adelantado.

5. Registre los gastos de viaje.

Si la ley de su estado lo exige (como en Nevada), asegúrese de registrar los gastos de viaje en su diario de notario. Si su estado no le exige registrar los gastos de viaje en su entrada de diario, es su decisión hacerlo o no. También es una buena práctica registrar los gastos de viaje en cualquier factura o recibo que le proporcione al firmante. Asegúrese de que los gastos de viaje estén registrados en su diario.

Asegúrese de que el importe de la tarifa esté claramente identificado como “viaje” y se incluya por separado de la tarifa de certificación notarial.

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Después de un año el sitio Web, https://www.findanotary.com/ ha demostrador ser ahora un servicio esencial para que el público se pueda conectar a los firmantes de procesos de bienes raíces y los notarios públicos donde quiera que se encuentren.

Desde su lanzamiento en agosto de 2023, FindaNotary.com se ha convertido rápidamente en el centro único para que los firmantes encuentren notarios confiables y de confianza en su área. Las personas que necesitan servicios notariales pueden buscar y conectarse fácilmente con notarios a través de clic para llamar, correo electrónico y mensajes de texto.

Mientras celebramos el primer aniversario del sitio, aquí hay algunos datos sobre su desempeño:

Casi 1 millón de vistas de perfil y página: 945,689 para ser exactos, con un promedio de casi 30,000 visitas al sitio cada mes en todo el país.

270,000 personas buscaron notarios: eso es un promedio de 24,000 usuarios individuales por mes, lo que no es sorprendente ya que la mayoría de las personas buscan notarios en línea ahora.

Los estados más buscados: California, Washington, Texas, Florida y Virginia tienen el mayor volumen de búsqueda en todo el sitio. No se lo pierda si está intentando hacer crecer su negocio de notario en estos estados.

Alta demanda de búsquedas: desde su lanzamiento, FindaNotary.com ha recibido 404.100 búsquedas de notarios, un promedio de 36.736 búsquedas por mes. Los usuarios sienten que el sitio los conecta de manera efectiva con los servicios de notario que necesitan.

Características agregadas: además de búsquedas geolocalizadas y listados especializados, la NNA lanzó recientemente mensajes de texto directos para consumidores, para que puedan comunicarse con usted más rápido.

Si bien estamos orgullosos de estos logros del primer año, FindaNotary.com está comprometido con la mejora continua enfocada en conectarlo con los clientes. Si aún no está en acción, consulte lo que FindaNotary.com tiene para ofrecer y aprenda cómo puede impulsar su negocio.

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Preguntas frecuentes sobre documentos de agentes de firma de notario: escrituras de transferencia.

Los agentes de firma de notario se ocupan de una amplia variedad de documentos durante la firma de un préstamo. En este artículo, respondemos algunas preguntas frecuentes sobre las escrituras de transferencia.

¿Qué es una transferencia de escritura?

Una transferencia de escritura es un documento que se utiliza para transferir el título de una propiedad inmobiliaria del propietario actual (el “otorgante”) a un comprador (el “cesionario”). El tipo específico de escritura que se utiliza para transferir la propiedad varía según la ley estatal, pero aquí hay algunos ejemplos comunes que los agentes de firma de notario pueden encontrar:

Escritura de garantía general: un documento que transfiere el interés y el título del otorgante sobre la propiedad. Una escritura de garantía general también garantiza que si el título es defectuoso o tiene una “nube” (como un gravamen fiscal o un reclamo hipotecario sobre el título), el cesionario puede responsabilizar al otorgante.

Escritura de cesión: un documento que transfiere el interés actual del propietario en un título al cesionario. Una escritura de cesión no garantiza la capacidad del otorgante de transferir el título.

Escritura de cesión: una escritura de cesión transfiere el título de una propiedad inmobiliaria o un derecho sobre una propiedad inmobiliaria del otorgante al cesionario y garantiza que el otorgante era el propietario del título de la transferencia.

¿Las escrituras de transferencia requieren certificación notarial?

Una escritura debe estar firmada por el otorgante y, como condición para registrar la escritura en los registros de tierras, debe ser reconocida ante un notario. Algunos estados permiten la prueba de ejecución mediante la firma de un testigo en lugar de un reconocimiento si el otorgante no puede comparecer en persona ante un notario.

¿Qué tipos de transacciones incluyen una escritura de transferencia?

Las escrituras de transferencia se encuentran durante las transacciones en las que una propiedad se vende o compra por un nuevo propietario o comprador. También se utilizan cuando se transfiere un título a un miembro de la familia. Otro tipo de transacción que involucra una escritura de transferencia es cuando una persona coloca su casa en un fideicomiso en vida. Para finalizar una operación de refinanciación, es posible que sea necesario retirar la vivienda del fideicomiso y luego volver a colocarla en él. Cuando esto sucede, los agentes firmantes pueden encontrar una escritura de transferencia más entre los documentos del paquete de préstamo.

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Otros temas importantes en derecho notarial son:

Un error de un notario puede ser delictivo.

Los atajos pueden ahorrar tiempo, pero rara vez salvan al notario cuya notarización entra en cuestión legal. Tómese su tiempo, siga los pasos correctos y evite posibles faltas de conducta.

Es algo muy común: saltarse un paso en una notarización. Especialmente si no parece ser importante y está tratando con su jefe. Pero es el tipo de situación que debe evitarse como la peste porque podría causarle más problemas de los que desea, incluidos posibles cargos penales.

El caso en cuestión involucraba a una notaria que trabajaba para el propietario de una empresa y realizaba notarizaciones como parte de su trabajo. El propietario decidió postularse para un puesto designado en una agencia gubernamental y completó la solicitud requerida, incluida una declaración jurada adjunta.

El firmante o principal debe estar presente durante todo el procedimiento de notarización. Sin excepciones. El propietario entregó la solicitud firmada y la declaración jurada al empleado notario, quien completó un certificado de juramento pero no administró un juramento o afirmación oral. Había sido la práctica habitual en el lugar de trabajo que el jefe presentara documentos al notario o le dejara documentos para su certificación notarial, pero el jefe no estaría presente para la ceremonia notarial. Sin embargo, tal práctica es inapropiada.

Requisitos del notario.

Los notarios están obligados por ley a administrar juramentos o afirmaciones orales cuando realizan juramentos o verificaciones sobre un juramento o afirmación. Cuando el certificado dice que ha sido “firmado y jurado”, o palabras a tal efecto, el notario está obligado a administrar un juramento o afirmación oral.

No se prescribe un lenguaje exacto para el juramento o afirmación, por lo que hago esta pregunta al firmante del documento: “¿Jura o afirma solemnemente, sujeto a la ley de perjurio, que la información contenida en este documento es verdadera y correcta?” El firmante debe responder oralmente, “Sí”.

Además, casi todos los estados tienen leyes que establecen que es “mala conducta oficial” (o algo con un título comparable) que los funcionarios públicos, incluidos los notarios, no cumplan con sus deberes oficiales, y eso podría incluir el incumplimiento intencional o negligente de administrar un juramento oral o afirmación requeridos.

La mentira y el riesgo para el notario.

Se descubrió que el dueño de la empresa había mentido en la solicitud sobre algunos antecedentes importantes. El fiscal local acusó al jefe del delito grave de perjurio, por mentir en la declaración jurada. Luego, el fiscal consideró acusar al notario de mala conducta oficial.

Se le concedió inmunidad a la notaria para obtener su cooperación, y ella admitió que no administró el juramento oral o afirmación requeridos.

El abogado defensor me pidió que brindara mi opinión experta sobre si el dueño de la empresa era culpable de perjurio, ya que no se había administrado ningún juramento oral o afirmación. Sin dudarlo, concluí que el jefe no había cometido perjurio porque no se le había puesto bajo juramento o afirmación. El jefe había mentido, pero no bajo juramento. Al final, el jefe evitó ser procesado por perjurio y la notaria evitó ser acusada de mala conducta oficial (aunque la notaria claramente había incumplido su deber).

Sin embargo, esta experiencia fue muy mala tanto para el dueño del negocio como para la notaria. Se sintieron avergonzados por la publicidad negativa en los medios, tuvieron que pagar mucho dinero por servicios legales y periciales y perdieron mucho tiempo en el proceso legal.

Aunque la notaria evitó los cargos penales, se enfrentó a un proceso disciplinario por parte de la agencia de supervisión de notarios, que presentó una denuncia administrativa en su contra.

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Consejos para notarios públicos abogada/os extranjeros: Tres 3 diferencias entre reconocimientos y atestación de firmas; Cómo certificar para un firmante con discapacidad visual, y ¿Cómo notarizar un documento escrito a mano?

Algunos estados autorizan a sus notarios a realizar un acto conocido como “atestación de firma” o “certificación de una firma”. Este acto puede ser confuso para los notarios porque es similar a un reconocimiento. Sin embargo, los reconocimientos y las atestación de firmas son actos separados con diferentes requisitos. A continuación, se muestra lo que hace que una atestación de firma sea diferente.

1. Para una atestación de firma, el notario debe presenciar la firma del documento

En estados como Colorado y Pensilvania, se utiliza una atestación de firma cuando es importante establecer que un documento se firmó en una fecha exacta. Al igual que un reconocimiento, una atestación de firma requiere que el firmante se presente físicamente ante un notario y se identifique como lo exige la ley estatal.

La diferencia clave es que para una atestación de firma, el firmante siempre debe firmar el documento en presencia del notario. Después de presenciar la firma del documento, el notario completa el texto del certificado correspondiente para la atestación de firma.

Por otro lado, en la mayoría de los estados, un reconocimiento no requiere que el notario sea testigo personal de la firma. El cliente puede firmar frente al notario o incluso antes de acudir al notario, siempre que se presente ante el notario para identificarse y reconocer haber firmado el documento.

2. Un testimonio de firma no requiere que el firmante haga una declaración verbal

Al realizar un reconocimiento, un cliente debe reconocer verbalmente que firmó el documento. Por ejemplo, el firmante puede decirle al notario: “Reconozco que soy la persona que firmó este documento”, o el notario puede preguntar: “¿Reconoce que firmó este documento voluntariamente?” y el firmante puede responder: “Sí, lo hice”.

Un testimonio de firma no requiere que el firmante declare verbalmente nada al notario. El notario identifica al firmante, el firmante firma el documento frente al notario y luego el notario completa el certificado que confirma cuándo se realizó la firma.

3. No todos los estados permiten que los notarios atestiguen firmas

Si bien los notarios pueden realizar reconocimientos en todos los estados y territorios de EE. UU., no todos los estados permiten que los notarios atestiguen una firma. Por ejemplo, los notarios de California, Florida y Texas no están autorizados a realizar notarizaciones de atestiguamiento de firmas como parte de sus funciones. Además, realizar una atestiguamiento de firma no es lo mismo que una solicitud para actuar como testigo de un documento en una capacidad no notarial, y los notarios deben tener mucho cuidado de no confundir ambas cosas.

¿Cómo reconoces cuando un documento requiere un atestiguamiento de firma? Puedes reconocer un atestiguamiento de firma mirando el certificado notarial. Si dice “Firmado (o atestiguado) ante mí…”, entonces es un atestiguamiento de firma.

Si estás contratado en un estado que no permite atestiguamientos de firmas y un cliente solicita uno, explícale que la ley estatal no te permite realizar este tipo de notarización. Si el cliente lo desea, puede elegir un tipo de notarización diferente, como un reconocimiento o un juramento, como alternativa. Sin embargo, recuerde que es el cliente quien decide qué tipo de notarización desea y, como notario, usted no puede elegir el tipo de notarización en su nombre.

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Cómo certificar para un firmante con discapacidad visual.

Las cosas pueden complicarse si le piden que certifique para un firmante con discapacidad visual. ¿Cómo puede estar seguro de que el firmante está dispuesto si no puede leer el documento? No se preocupe, hay formas de superar estos desafíos adicionales, siempre que sea cuidadoso.

Cómo asegurarse de que el firmante sepa lo que se está firmando

La tarea más importante es asegurarse de que el firmante sepa que el documento se está firmando y certificando. Sin embargo, dado que un firmante con discapacidad visual no puede leer el documento para confirmarlo, deberá confirmar que el firmante sabe lo que dice realmente el documento. Algunos estados brindan instrucciones para certificar para un firmante con discapacidad visual:

Algunos estados, como California, no brindan pautas legales para certificar para alguien con discapacidad visual. Si su estado no brinda pautas para certificar para una persona con discapacidad visual, aún puede hablar con el firmante y preguntarle si puede describir el documento en términos generales. Si la descripción del firmante es diferente, o si el firmante no parece reconocer su contenido, no proceda con la certificación.

Al realizar una certificación para una persona con discapacidad visual, los notarios de Florida, Illinois e Indiana deben leer primero el documento al firmante. El notario no puede explicar el significado del documento ni responder preguntas sobre su efecto legal, ya que esto se considera una práctica legal no autorizada. Aunque no lo exige la ley en Maine o Dakota del Norte, estos estados también recomiendan leer el documento a un firmante con discapacidad visual sin ofrecerle asesoramiento ni hacer preguntas.

Incapacidad para firmar.

En algunos casos, es posible que un cliente no pueda firmar debido a una discapacidad visual. Si una persona no puede firmar un documento debido a una discapacidad visual, muchos estados, incluidos Iowa, Michigan y Washington, permiten que el firmante ordene al notario u otra persona que firme el nombre de la persona discapacitada en el documento (lo que se conoce como “firma por poder”) mientras la persona discapacitada está presente durante la certificación. Asegúrese de seguir todas las instrucciones o requisitos de su estado; por ejemplo, en Michigan, el notario puede firmar el nombre de la persona discapacitada, pero la persona debe estar presente ante el notario y ordenarle verbalmente, físicamente o de otra manera que firme. El notario también debe escribir debajo de la firma: “Firma colocada de conformidad con la sección 33 de la ley de notarios públicos de Michigan”.

En algunos estados, deben estar presentes testigos adicionales antes de que un tercero pueda firmar en nombre de una persona discapacitada. Por ejemplo, Massachusetts, Nebraska, Carolina del Norte y Rhode Island solo permiten que los firmantes discapacitados ordenen a otra persona que firme su nombre si están presentes dos testigos no afectados por el documento, y Texas requiere un solo testigo que también debe ser identificado por el notario. Wyoming permite que un solo testigo no afectado por el documento firme como apoderado en presencia del notario o se puede ordenar a un notario de Wyoming que firme como apoderado si están presentes 2 testigos no afectados por el documento.

Debido a que pedirle a otra persona que firme en su nombre deja al firmante discapacitado extremadamente vulnerable a una posible explotación, se recomienda enfáticamente que primero se comunique con la oficina de regulación de notarios de su estado o con la línea directa de notarios de NNA si le piden que haga esto y tiene alguna pregunta o inquietud.

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¿Cómo notarizar un documento escrito a mano? Siga los principios básicos de un notario y todo irá bien.

Recientemente, los notarios se han puesto en contacto con la NNA para pedir ayuda cuando se les presentan documentos escritos a mano para ser notarizados. Las preguntas más habituales son:

¿Es legal notarizar documentos escritos a mano?

¿Existen procedimientos especiales que los notarios deben seguir al notarizar documentos escritos a mano?

¿Existen preocupaciones especiales al notarizar un documento escrito a mano?

Hablemos de los documentos escritos a mano desde una perspectiva legal y respondamos a sus preguntas.

¿Es legal notarizar documentos escritos a mano?

Sí, absolutamente. En los primeros años de los Estados Unidos, la mayoría de los documentos estaban escritos a mano. Los notarios notarizaban rutinariamente documentos escritos a mano como parte de sus actos notariales autorizados. Incluso en los tiempos modernos, muchos tipos de documentos (testamentos, escrituras, contratos, poderes notariales, etc.) todavía se pueden escribir a mano legalmente. Lo que era permisible y legal en los primeros tiempos sigue siendo legal hoy en día; los notarios pueden notarizar documentos escritos a mano. Además, técnicamente es la firma del firmante la que se certifica, no el documento. Y las firmas casi siempre están escritas a mano.

¿Existen procedimientos especiales que los notarios deben seguir al certificar documentos escritos a mano?

Sin embargo, recuerde que para que un notario certifique legalmente cualquier documento, debe haber un certificado notarial completado y adjunto. Cuando un documento está escrito a mano, el certificado notarial adjunto puede ser manuscrito, impreso a máquina o mecanografiado a máquina. Incluso cuando se debe certificar un documento mecanografiado o impreso, un notario puede escribir a mano el certificado notarial que se adjuntará. La ley se preocupa por la esencia del contenido del documento, no tanto por el formato del instrumento en papel. Si el contenido es satisfactorio y la redacción del certificado cumple con los requisitos de las leyes de su estado, un certificado notarial escrito a mano es aceptable.

La preocupación potencial más probable cuando un firmante quiere certificar un documento escrito a mano es que el documento no incluya la redacción del certificado notarial. Al redactar un documento, muchos firmantes no saben que necesitan un certificado para el tipo de acto notarial que se solicita.

Si esto ocurre y un documento escrito a mano no está acompañado de un certificado notarial, el firmante (¡no el notario!) debe elegir el tipo de certificación que se realizará. El notario puede mostrarle al firmante formularios de certificado de muestra para los tres tipos principales de certificación de documentos: reconocimientos, verificaciones bajo juramento o afirmación y testimonios de firma. Luego, el firmante puede seleccionar el acto que se realizará y el notario puede completar y adjuntar una versión impresa del formulario de certificado elegido al documento escrito a mano, escribir a mano el idioma del formulario seleccionado en el documento del firmante o escribir a mano el certificado en una página separada para adjuntarlo al documento del firmante.

¿Existen preocupaciones especiales al certificar un documento escrito a mano?

Debido a que el público en general a menudo malinterpreta la notarización, el firmante puede creer erróneamente que la notarización hará que el documento escrito a mano sea “válido” o “legalmente vinculante” y pedirle consejo u orientación al Notario. Eso es incorrecto; la notarización no valida ni legaliza un instrumento. Es la firma de la persona la que se notaria, no el contenido del documento (y nos referimos a “notarizar el documento” solo en el lenguaje común).

Si un firmante le pide que “legalice” o “valide” un documento escrito a mano, debe decirle que la notarización solo sirve para verificar la identidad del firmante, su firma y que el firmante está actuando de manera voluntaria y competente. Si el firmante le pregunta cómo hacer que un documento sea legalmente vinculante, dígale que no puede responder esas preguntas, porque podría meterse en problemas por el ejercicio no autorizado de la abogacía. En cambio, el firmante debe comunicarse con un abogado calificado para obtener asesoramiento legal.

Como ha aprendido de este artículo, los documentos escritos a mano pueden ser confusos tanto para los firmantes como para los notarios. La mejor manera de proceder cuando se le pide que certifique una firma en un documento escrito a mano es atenerse a los principios básicos de la ley notarial y las mejores prácticas. Si lo hace, siempre se mantendrá en el camino correcto.

Michael Closen es profesor emérito de la Facultad de Derecho John Marshall en Chicago, Illinois. Closen, un consultor respetado en materia de estatutos y legislación modelo para notarios, formó parte de los comités de redacción del Código de responsabilidad profesional del notario público y de varias ediciones de la Ley modelo del notario, y fue autor de Notary Best Practices: Expert’s Guide to Notarization of Documents, del profesor Closen, que se actualizó y revisó en 2024.

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Una nueva ley federal puede exigirle que presente la información comercial de un notario antes de enero de 2025 o antes.

Una nueva ley federal exige que muchas pequeñas empresas, incluidas las empresas de notarios, presenten información al gobierno antes de enero de 2025 o se enfrenten a fuertes multas y sanciones. Lea nuestras preguntas frecuentes sobre la Ley de Transparencia Corporativa a continuación para saber si su empresa se ve afectada y cómo presentar su información.

¿Qué es la CTA y a quién afecta?

La Ley de Transparencia Corporativa (CTA), promulgada en 2021, tiene como objetivo combatir los delitos financieros aumentando la transparencia en torno a la propiedad de las empresas. Los notarios que han organizado y están operando sus empresas bajo ciertas estructuras comerciales deben estar al tanto de los nuevos requisitos de presentación que pueden afectar a su negocio. El período de presentación de informes obligatorio comenzó este año, con fechas límite próximas en enero de 2025.

La CTA requiere que ciertas empresas informen información sobre sus “beneficiarios reales” a la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN). Un beneficiario real es alguien que posee una parte significativa de la empresa o tiene control sobre sus decisiones.

¿Los notarios están obligados a informar sobre la información comercial en virtud de la CTA?

Depende. Los notarios que operan como empresas unipersonales probablemente no se vean afectados, a menos que hayan presentado la documentación en una oficina estatal para establecer su negocio. Sin embargo, los notarios que operan como sociedades de responsabilidad limitada (LLC), corporaciones o bajo cualquier otra estructura comercial que requiera la presentación de documentos ante el estado se consideran empresas informantes y deben presentar un informe de información sobre el propietario beneficiario (BOI) ante FinCEN.

¿Qué información necesito presentar para mi negocio de notario?

El informe BOI requiere detalles sobre la empresa informante, sus propietarios beneficiarios y cualquier solicitante de la empresa (si corresponde). Esto incluye nombres, direcciones, fechas de nacimiento y números de identificación de cada individuo.

Un “solicitante de la empresa” incluye a la persona que presentó el documento que creó o registró la empresa, o al individuo responsable de dirigir o controlar la presentación de documentos que inicialmente crearon o registraron la empresa.

¿Cuáles son los plazos para presentar la solicitud?

Los plazos dependen de la fecha de constitución de la empresa:

Las empresas establecidas antes del 1 de enero de 2024 tienen hasta el 1 de enero de 2025 para presentar su informe inicial de BOI.

Las empresas establecidas en 2024 tienen 90 días para presentar su informe después de recibir la notificación de su constitución.

Las empresas establecidas a partir del 1 de enero de 2025 tienen 30 días para presentar su informe después de recibir la notificación de su constitución.

¿Cuáles son las sanciones para las empresas que no presentan su informe?

El incumplimiento de la CTA puede dar lugar a fuertes multas. La infracción deliberada puede dar lugar a sanciones civiles de hasta 591 dólares por día (a partir del 18 de abril de 2024) y posibles sanciones penales de hasta dos años de prisión y una multa de 10.000 dólares.

¿Qué debo hacer si no estoy seguro de que mi negocio de notario se ajuste a los requisitos de presentación de la CTA?

Los notarios que no estén seguros de sus requisitos de presentación deben consultar con un contador o abogado para determinar si su empresa debe presentar un informe de conformidad con la CTA. No existe ninguna sanción por presentar un informe BOI si no está obligado a hacerlo, por lo que no hay ningún problema en presentarlo de todos modos si desea ser precavido.

Recuerde: se acerca la fecha límite para las empresas anteriores a 2024. Los notarios que operan como empresas que presentan informes deben tomar medidas para asegurarse de que cumplen con la CTA.

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Preguntas frecuentes sobre documentos de los agentes de firma notarios públicos abogada/os extranjeros: formularios CIP de la Ley USA PATRIOT.

Los agentes de firma notarios públicos deben manejar una amplia variedad de documentos diferentes durante la firma de un préstamo, y muchos de ellos vienen con instrucciones particulares o inusuales. En este artículo, respondemos las preguntas frecuentes sobre el formulario del Programa de identificación de clientes de la Ley USA PATRIOT.

¿Cuál es el propósito del formulario CIP de la Ley USA PATRIOT?

La Ley U.S. PATRIOT (Provisión de herramientas apropiadas necesarias para interceptar y obstruir el terrorismo), promulgada en 2001 a raíz de los ataques terroristas del 11 de septiembre, estableció medidas para prevenir, detectar y procesar a las personas que participan en el lavado de dinero y el terrorismo. En 2003, las regulaciones para implementar la Sección 326 de la Ley exigieron que todas las instituciones financieras establecieran un Programa de identificación de clientes (CIP) para identificar a todos los nuevos titulares de cuentas. Esto requiere que los bancos y otras instituciones crediticias tengan un procedimiento escrito para establecer la identidad de los clientes, incluidos los prestatarios de préstamos hipotecarios.

Debido a que los agentes de firma de notario ya deben identificar positivamente a los prestatarios durante la firma de un documento de préstamo para ejecutar reconocimientos en una hipoteca o escritura de fideicomiso, a menudo se les pide a los agentes de firma que completen un formulario CIP de la Ley PATRIOT de EE. UU. para certificar que la NSA identificó correctamente al prestatario en la cita de firma. Completar este formulario ayuda a las instituciones financieras, incluidos los prestamistas hipotecarios del país, a cumplir con sus obligaciones regulatorias de la Ley PATRIOT.

¿Existen otros términos para un formulario CIP de la Ley PATRIOT de EE. UU.?

Sí. Puede incluirse en un paquete de préstamo con otros nombres, como “Verificación de identidad del cliente”, “Formulario de información de la Ley PATRIOT” o “Divulgación de la Ley PATRIOT: identificación del prestatario”, entre otros.

¿Qué tipos de paquetes de documentos de préstamo incluyen un formulario CIP de la Ley PATRIOT de EE. UU.?

Estos formularios se han incluido regularmente en varios tipos de paquetes de préstamo desde 2003.

¿Un formulario CIP de la Ley PATRIOT de EE. UU. requiere certificación notarial?

No, no es necesario. Sin embargo, debido a que un agente de firma notarial está presente en la firma del préstamo que involucra al prestamista, la NSA representa al prestamista en la obtención de la información requerida en el formulario.

¿Qué información se requiere para completar un formulario típico de la Ley PATRIOT?

Normalmente, se le solicitará al agente de firma que complete la siguiente información en el formulario:

El nombre del prestatario o prestatarios, junto con otra información como la fecha de nacimiento del prestatario, el número de Seguro Social o el número de identificación fiscal.

Información sobre cualquier documento de identificación utilizado para verificar la identidad del prestatario, como el tipo de identificación, el número de identificación y la fecha de emisión y vencimiento de la identificación. Algunos formularios también pueden solicitarle a la NSA que incluya el estado u organización que emitió la identificación.

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Abogada/os extranjeros certificados Consultores Internacionales del Florida Bar, nos preguntan si ¿Pueden certificar documentos en otros estados o países?

¿Puedo realizar certificaciones en otros estados?

La respuesta es: La mayoría de los estados y jurisdicciones de EE. UU., solo autorizan a los notarios públicos autorizados u otros funcionarios notariales reconocidos por la ley estatal a realizar actos notariales dentro de las fronteras del estado o jurisdicción que los autoriza. Por ejemplo, un notario autorizado en California o Florida puede realizar certificaciones en cualquier lugar dentro de las fronteras del estado que los autoriza, pero no puede realizar certificaciones en otro estado, como Georgia. Recuerden que por ley de Florida, los notarios publicos son ‘oficiales públicos’ certificados y autorizados por la Oficina de Gobierno del Estado.

Hay un puñado de estados que permiten certificaciones fuera del estado, pero solo bajo condiciones específicas o para ciertos tipos de documentos y estos son las siguientes:

Los notarios del Estado de Kentucky pueden solicitar una Comisión Especial, que los autoriza a certificar documentos dentro o fuera del estado siempre que el documento se registre en Kentucky (KRS 423.110[6]). Los notarios de la Comisión Especial pueden ser no residentes. (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener información adicional).

Estado de Montana permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado limítrofe que reconoce la autoridad del notario; actualmente, solo Wyoming y Dakota del Norte lo hacen (MCA 1-5-605[4]). (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener información adicional).

Estado de Dakota del Norte permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado que reconoce la autoridad del notario. Actualmente, solo Montana lo hace (NDCC 44-06.1-09). (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener información adicional).

Los notarios Estado del Commonwealth de Virginia pueden notarizar un documento dentro o fuera de la Commonwealth si el documento se utilizará en la Commonwealth o por el gobierno de los EE. UU. (COV 47.1-13[B], 47.1-13.1). (Consulte también “Notarización remota en línea” a continuación para obtener información adicional).

Estado de Wyoming permite a sus notarios realizar actos notariales en un estado limítrofe que reconoce la autoridad del notario; actualmente, solo Montana lo hace (WS 32-3-104[b]). (Consulte también “Notarización remota” a continuación para obtener información adicional).

¿Se puede transferir una comisión de notario público de un estado a otro estado?

Muchos notarios han preguntado: “Si me mudo a otro estado, ¿puedo transferir mi comisión de notario actual a mi nuevo estado?”

La respuesta generalmente es “no”: las comisiones de notario no son transferibles entre estados.

Si se muda a otro estado, debe renunciar a su comisión actual y solicitar una comisión de notario en su nuevo estado de residencia.

Sin embargo, en algunas jurisdicciones, es posible tener más de una comisión de notario si vive en un estado y trabaja en otro estado que permite a los no residentes tener una comisión de notario (ver respuesta a “¿Puede un notario tener comisiones en varios estados?” a continuación).

¿Puedo viajar a otro país para realizar una certificación notarial?

Ciertas personas pueden tener comisiones especiales del gobierno federal para realizar notarizaciones en el extranjero.

Algunos miembros del personal militar de los EE. UU., en servicio están autorizados a realizar notarizaciones para miembros del ejército y sus familias en bases estadounidenses en otros países. Con las excepciones de las comisiones y situaciones especiales enumeradas anteriormente, los notarios comisionados por un estado de los EE. UU., no pueden utilizar su comisión de notario cuando se encuentran físicamente en el extranjero.

Además, los funcionarios del servicio exterior de los Estados Unidos y los agentes consulares en las embajadas y consulados de los EE. UU., están autorizados por la ley federal a notarizar documentos en el extranjero. Sin embargo, estas comisiones especializadas no están disponibles para los notarios comisionados por los estados y jurisdicciones de los EE. UU.

Notarización remota en línea (“RON”).

Actualmente, más de 40 estados han promulgado estatutos permanentes que autorizan a los notarios públicos calificados a realizar notarizaciones remotas en línea (RON). Estas leyes permiten al notario interactuar con el firmante de forma remota utilizando tecnología audiovisual a través de Internet en lugar de presentarse en persona ante el notario.

Muchos estados que autorizan el RON permiten la notarización remota para firmantes ubicados en un estado o país diferente al del Notario. Sin embargo, al realizar un RON, el Notario siempre debe estar físicamente presente en el estado que lo contrata durante la notarización.

¿Puede un Notario tener comisiones en varios estados?

Algunas jurisdicciones permiten que las personas soliciten una comisión de Notario público en más de un estado. En Nueva York, los no residentes pueden solicitar una comisión de Notario en Nueva York, siempre que tengan una oficina o lugar de negocios en el estado de Nueva York.

Por ejemplo, un residente de Nueva Jersey que tenga una oficina en Nueva York podría tener una comisión de Notario en Nueva Jersey y una comisión de Notario en Nueva York, lo que autoriza a la persona a notarizar en ambos estados.

Si desea obtener una comisión de Notario Público en otro estado, siempre verifique las leyes del estado en el que reside, así como del estado en el que desea ser comisionado para asegurarse de que esté permitido en ambas jurisdicciones y que cumpla con todos los requisitos de elegibilidad.

En Florida, los notarios son funcionarios públicos designados por el Gobernador a su discreción. Según la Constitución y los Estatutos de Florida, es competencia de la Oficina del Gobernador revisar las denuncias de mala conducta contra los notarios y tomar medidas disciplinarias cuando lo considere apropiado.

El Gobernador puede designar tantos notarios públicos como considere necesario, cada uno de los cuales deberá tener al menos 18 años de edad y ser residente legal del estado. Un extranjero residente permanente puede solicitar y ser designado y deberá presentar junto con su solicitud una Declaración de domicilio registrada. La residencia requerida para el nombramiento debe mantenerse durante todo el período del nombramiento. Los notarios públicos serán designados por 4 años y utilizarán y ejercerán el cargo de notario público dentro de los límites de este estado. El solicitante debe poder leer, escribir y comprender el idioma inglés.

Los notarios públicos de Florida son atendidos por dos oficinas: la Sección de Notarios de la Oficina Ejecutiva del Gobernador y la Sección de Comisiones y Certificados de Notarios dentro del Departamento de Estado. Ambas oficinas están involucradas en el nombramiento de notarios públicos, pero cada una desempeña funciones distintas. Ver regla oficial aquí: https://www.flgov.com/governors-notary-section/#:~:text=In%20Florida%2C%20notaries%20are%20public,the%20Governor%20at%20his%20discretion.

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La/os notarios públicos preguntan con frecuencia si pueden cobrar a los clientes firmantes una tarifa adicional por el viaje el tiempo durante las asignaciones de notario móvil quienes proveen servicios notariales a domicilio. La respuesta es que cada estado es diferente:

algunos dicen que sí y fijan las tarifas por el viaje; otros lo permiten y solo brindan pautas generales para la tarifa, y otros no brindan ninguna orientación en absoluto.

Este artículo ofrece a los notarios una guía sobre las normas y pautas de tarifas de viaje de los notarios de cada estado, agrupadas en cuatro categorías generales. Analizaremos cómo funcionan las tarifas de viaje para los estados en cada categoría y le brindaremos consejos útiles. Las categorías son:

Estados que fijan tarifas de viaje = States that set travel fees

Estados que basan las tarifas de viaje en tarifas de millas federales o estatales = States that base travel fees on federal or state mileage rates

Estados con pautas generales de tarifas de viaje = States with general travel fee guidelines

Estados que permiten a los notarios fijar sus propias tarifas de viaje = States that allow Notaries to set their own travel fees

En general todos los Estados = https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2021/07/notary-travel-fees-across-united-states?utm_campaign=20240701Bnnabulletin&utm_medium=email&utm_source=nnabulletin&utm_content=BodyCTANotaryTravelFeesGuide&content_type=3&position=1&NNAID=160903912

¿Sabes cómo como trabajar como nuevo agente de firmas notariales para el sector inmobiliario?

Nuestra/os colegas abogada/os extranjeros tienen varias oportunidades de trabajo en el sector inmobiliario notario público.

Muchos de los nuevos agentes de firmas notariales no están seguros de cómo conseguir trabajos cuando recién comienzan. “Hay tantos agentes de firmas notariales experimentados con los que estoy compitiendo”, preguntan. “¿Cómo puedo destacarme?”

Un notario es un oficial público quien tiene la oportunidad de ser capacitado para manejar documentos de préstamos bancarios e hipotecarios. Los prestamistas, los bancos y las compañías de títulos contratan a los notarios como contratistas independientes para ayudar en el último paso del proceso de préstamo- pero primero precisa conocer cual y como es la práctica del notario agente inmobiliario de firmas.

Un negocio exitoso en el mundo de la construcción es el sector inmobiliario. Este sector abarca muchos aspectos de la propiedad, como el desarrollo, el arrendamiento, la tasación, la comercialización y la gestión de propiedades comerciales, residenciales, agrícolas e industriales.

El tamaño del mercado inmobiliario mundial se valoró en USD 3,69 billones dólares en 2021 y se espera que se expanda a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 5,2% entre 2022 y 2030.

¿Qué hacen los notarios agentes de firmas inmobiliarios?

Las responsabilidades de un notario generalmente incluyen imprimir los documentos de préstamo, reunirse con el firmante y certificar su firma, y ​​devolver rápidamente los documentos para su procesamiento al banco o hipotecarias. Los notarios también son responsables de seguir cualquier instrucción adicional del prestamista, la compañía de títulos y/o el servicio de firma que los contrata para el trabajo de cierre del préstamo. Por ejemplo, se le puede solicitar a un notario que envíe los documentos por fax de inmediato o que utilice un servicio de correo específico para devolver la documentación de manera segura.

Dado que los notarios tienen acceso a información financiera privada sobre los prestatarios y se envían al hogar de sus clientes, la industria de financiación hipotecaria requiere que todos los notarios se sometan a una verificación de antecedentes anualmente. Esto ayuda a prevenir el fraude hipotecario y garantiza que la información del consumidor esté segura.

La principal diferencia entre un notario móvil y un notario agente de firmas inmobiliario es el enfoque de su trabajo. Si bien los notarios se ocupan de una amplia variedad de documentos, los agentes de firma se ocupan específicamente de los documentos de préstamos hipotecarios.

Tanto los notarios móviles como los agentes de firma de notarios deben tener una comisión licencia de notario tradicional, pero los agentes de firma de notarios inmobiliarios certificados también deben aprobar una verificación de antecedentes y un examen todos los años. Algunos estados tienen restricciones específicas relacionadas con los documentos de propiedad inmobiliaria y pueden requerir licencias profesionales adicionales.

Como copropietario de un servicio de firmas notariales a nivel nacional, quiero asegurarle: ¡puede conseguir trabajo incluso si recién está comenzando! Mi empresa ofrece a menudo trabajos a nuevos agentes de firmas notariales nos dice el colega Ramón García.

La experiencia no es el único factor que buscan las empresas. Si puede demostrarles que se comporta de manera profesional, que está bien capacitada/o y es confiable, aún puede obtener trabajos incluso si es nuevo en el campo.

Lo importante es comunicar estas cualidades a las empresas con las que desea trabajar.

Aquí le mostramos cómo:

Hable con los clientes por teléfono o en persona.

Promocionarse a sí mismo es la clave para el éxito de cualquier negocio.

La profesión de notario es un negocio de relaciones, y nada construye relaciones mejor o más rápidas que hablar directamente con clientes potenciales.

Muchos notarios se limitan exclusivamente a los mensajes de correo electrónico cuando buscan trabajo porque es fácil y no requiere contacto directo. Pero eso es un error. Hablar por teléfono o tener una reunión cara a cara puede resultar más intimidante, pero da un toque más personal al presentarse y puede marcar una gran diferencia a la hora de conseguir el cliente.

Si no se siente cómodo por teléfono o cara a cara, busque a alguien con quien practicar sus presentaciones para que le ayude a ganar confianza. Vea si hay una red de notarios en su área a la que pueda unirse para poder pedir consejos y comentarios a sus colegas.

No tenga miedo de probar nuevos enfoques o salir de su zona de confort. Le ayudará a mejorar sus técnicas de marketing empresarial.

Lidere con valor.

¿Qué significa “liderar con valor”? Cuando se presente ante las empresas, no pregunte qué pueden hacer por usted, envés dígales lo que usted puede hacer por ellas.

Por ejemplo, cuando se promocione ante las empresas, no comience con “¿Tiene alguna firma disponible para mí?”. Muchos agentes de firmas utilizan este enfoque, pero puede parecer egoísta.

Para destacarse, intente decir algo como “Me comunico con usted para ver cómo puedo ayudarlo y agregar valor a sus clientes que necesitan firmas de préstamos” “Yo puede ser móvil y acudir a cualquier lugar de la transacción lo requiera para facilidad del cierre.”

Esto le dice a la empresa que no está buscando algo DE ellos, sino que está ofreciendo algo valioso PARA ellos. Asegúrese de informarles si tiene otras habilidades potencialmente útiles, como hablar otros idiomas, autorización para realizar notarizaciones remotas en su estado, traducción de documentos al idioma inglés, servicios a domicilio.

Demuestre que es profesional y flexible. La empresa financiera Eagle Financial nos declaró lo siguiente:

Si tenemos la opción de contratar a un agente de firmas, elegiré a un nuevo agente de firmas que demuestre que se esforzará más al tratar con mis clientes en lugar de un agente de firmas experimentado que trata mal a los clientes y hace las cosas de manera mecánica. Cuando un agente de firmas me contacta, hay dos cosas que me hacen querer ofrecerle trabajo, incluso si no tiene muchas firmas en su haber:

Compromiso profesional. Un agente de firmas llamará mi atención si demuestra que está dispuesto a hacer un esfuerzo adicional para ofrecer un buen servicio. Por ejemplo, cuando se presente a las empresas, una declaración como: “Aunque recién estoy comenzando, garantizo mi trabajo. Si cometo un error en un documento, puede contar conmigo para solucionarlo de inmediato” demuestra su compromiso con un servicio de primera clase.

Horario flexible. Si recién está comenzando a trabajar a tiempo parcial como agente de firmas, tal vez su horario solo le permita aceptar trabajos de préstamo durante las tardes o los fines de semana. Eso está bien. Conviértalo en algo positivo. Informe a las empresas si está disponible por las tardes o los fines de semana. A muchos servicios de firma, prestamistas y compañías de títulos a menudo les resulta difícil encontrar agentes de firma disponibles con poca antelación durante estos horarios. Utilice esto a su favor.

La experiencia no lo es todo. Incluso cuando recién comienza como agente de firma, presentarse de la manera correcta puede ayudarlo a encontrar trabajo. Y una vez que obtenga sus primeras asignaciones, el profesionalismo y los buenos hábitos de trabajo lo ayudarán a asegurarse de ganar una buena reputación y abrir las puertas a un mayor éxito.

Certificación de agente de firma de préstamos para notarios públicos miembros de NAFA LAW. Obtenga los recursos y el conocimiento que necesita para gestionar con confianza su propia firma de préstamos en Florida o selecciona otros 49 Estados. Haz clic entrando por este enlace: https://www.nationalnotary.org/florida/signing-agent

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En otro tema: Preguntas que debe hacer al notarizar formularios gubernamentales inusuales.

A nadie le gusta lidiar con la burocracia gubernamental. Para los notarios, la burocracia generalmente significa solicitudes confusas o inapropiadas para notarizar formularios gubernamentales. Puede tratarse de instrucciones en el formulario para realizar un acto no autorizado, estampar un documento sin espacio para el sello, colocar la mitad de la impresión del sello en una foto o completar un texto notarial que no cumple con la ley. Si se encuentra con uno de estos formularios complicados, esto es lo que debe preguntar antes de continuar.

1. ¿Estoy autorizado para realizar la certificación notarial del documento?

La primera y más importante pregunta que debe hacer es si las leyes de su estado o jurisdicción le permiten realizar el acto solicitado en el formulario. En la mayoría de los casos, podrá hacerlo porque los documentos solicitan un reconocimiento o jurat sencillo. Sin embargo, algunos casos son menos claros y pueden incluir instrucciones confusas, como el Formulario I-9 que se utiliza para verificar la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU.

El Formulario I-9 no requiere certificación notarial, pero el Manual para empleadores establece que un notario público puede ayudar a un nuevo empleado a completar el formulario y firmar la Sección 2 como un “representante autorizado” en nombre del nuevo empleado. Algunos estados brindan instrucciones adicionales a los notarios con respecto a los formularios I-9. En Texas, la oficina del Secretario de Estado ordena a los notarios que no certifiquen ni coloquen sus sellos en un Formulario I-9, pero pueden ayudar a su empresa a completar el formulario en una capacidad que no sea la de notario. Los funcionarios de California han declarado que los notarios en el Estado Dorado no pueden completar un Formulario I-9 en ninguna capacidad a menos que el notario sea un consultor de inmigración registrado y autorizado. Para aumentar la confusión, muchas empresas han ordenado a los notarios que escriban “Notario público” como su título debajo de su firma o, peor aún, que certifiquen su propia firma en el formulario, lo que no está permitido en ningún estado.

Hay casos en los que un funcionario de regulación de notarios estatales proporciona instrucciones para la certificación de documentos poco comunes que parecen contradecir las prácticas habituales. Por ejemplo, el boletín de 2014 del Secretario de Estado de California incluía un mensaje que indicaba que los notarios de California podían refrendar etiquetas de ciervos y portar para cazadores. La oficina del Secretario dijo que los notarios no tienen que completar un certificado notarial y no pueden colocar sus sellos en la etiqueta ni cobrar una tarifa por la certificación. Sin embargo, deben refrendar la etiqueta y registrar el acto en sus diarios.

2. ¿Hay espacio para mi sello de notario?

Algunos documentos gubernamentales pueden solicitar un reconocimiento estándar o un juramento, pero pueden tener poco o ningún espacio para colocar una impresión de sello.

Publicamos un consejo de la línea directa sobre uno de esos formularios, el “TSP-70”, que se utiliza cuando un ex empleado federal desea retirar dinero de una cuenta de ahorros proporcionada por el gobierno. El formulario TSP-70 le dice al notario que “no se acepta ningún otro reconocimiento” que el que se encuentra en el documento, pero luego prácticamente no proporciona espacio para el sello. En tales casos, la NNA recomienda que los notarios con sellos rectangulares coloquen el sello verticalmente en el margen izquierdo donde puede haber espacio sin colocarlo sobre el texto del documento. Los notarios con sellos circulares pueden no tener suerte si la ley de su estado prohíbe que el sello se coloque sobre cualquier texto o firma en el documento. Tendrá que negarse a realizar la certificación notarial si ese es su caso.

3. ¿Puedo completar el texto del certificado notarial provisto?

Los notarios de Florida deben negarse a realizar la certificación notarial del formulario TSP-70 por otra razón. La ley de Florida requiere que un certificado notarial contenga no menos de nueve elementos diferentes (consulte F.S. 117.05[4]). Dado que el formulario TSP-70 no incluye los nueve y no permite que un notario de Florida use ningún otro formulario, es un factor decisivo.

4. ¿Qué más puedo hacer si la ley no me permite certificar?

Si las instrucciones de un organismo gubernamental o de un formulario para la certificación entran en conflicto con la ley de su estado, pregúntele al organismo receptor si aceptará una alternativa. Por ejemplo, este formulario de licencia médica del estado de Ohio parece requerir que un notario coloque la impresión del sello sobre una fotografía en color adjunta al documento. Afortunadamente, algunos formularios estatales ya no lo requieren. Pero para aquellos que aún lo requieren, colocar el sello sobre la fotografía puede ser problemático.

La NNA sugiere que los notarios a los que se les presenten estos documentos prueben uno de estos enfoques alternativos: primero, busque otro lugar cerca de la firma del notario para colocar una impresión de sello legible. Segundo, coloque una impresión de sello parcial sobre la fotografía adjunta como se le solicita. Si esto no es posible, pregúntele al organismo receptor si aceptará un formulario de certificado adjunto y engrapado con espacio para un sello de notario claro y legible.

Si aún no está seguro, no tema pedir ayuda.

Si aún no está seguro de poder realizar una notarización inusual en un formulario del gobierno, no dude en pedir ayuda. Los consultores de la línea directa de la NAFA o la agencia notarial de su estado pueden brindarle información y orientación adicionales ayudarle a cumplir la ley y evitar notarizaciones indebidas.

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Tres 3 consejos para certificar documentos de viaje para niños.

Con las restricciones de COVID disminuyendo en muchas áreas y las vacaciones de verano en camino, los notarios pueden recibir solicitudes para certificar ante notario formularios de permiso para niños que viajan al extranjero. Esto es lo que necesita saber sobre estos formularios.

Según el sitio web USA.gov, si un niño viaja al extranjero con uno de sus padres, el otro debe presentar una carta notariada que otorgue el permiso. Si bien los funcionarios de aduanas de EE. UU. no siempre solicitan esta documentación, muchos países sí lo hacen, y si no se presentan cartas de permiso notariadas se podría negar la entrada.

Cuando se le solicite certificar ante notario los formularios de permiso para viajes de verano con niños, recuerde estos consejos:

Siga los requisitos del notario estatal

No des consejos sobre documentos de viaje.

Tenga paciencia con los firmantes y las familias

1. Siga los requisitos del notario estatal

Un padre que necesite su firma certificada ante notario debe presentarse personalmente ante usted. Muchos padres no están familiarizados con las reglas y procedimientos notariales y pueden pedirle que certifique ante notario la firma de un cónyuge ausente, sin darse cuenta de que es ilegal. Como siempre, siga todos los demás requisitos para una notarización adecuada en su estado. Por ejemplo, si un formulario de permiso requiere un reconocimiento o un jurat en California, el firmante debe proporcionar prueba satisfactoria de identidad al notario porque el conocimiento personal no se puede utilizar para identificar a los firmantes en California. En Florida, es posible que el notario no pueda realizar la certificación notarial si la persona que firma está relacionada con el notario, porque los notarios de Florida no pueden certificar ante notario las firmas de sus cónyuges, padres o hijos. En Texas, para certificar ante notario la firma de un menor, el firmante debe ser identificado mediante 1 de 3 métodos: A) El firmante menor es conocido personalmente por el notario; B) El menor firmante pueda ser identificado por un testigo creíble que conozca personalmente al menor y al Notario; o C) El firmante menor debe presentar una forma de identificación vigente emitida por el gobierno federal o estatal que incluya la fotografía y la firma del firmante menor.

2. No des consejos sobre documentos de viaje

Los requisitos para la carta de permiso de un niño pueden variar según el destino y las reglas de la aerolínea o línea de cruceros. Como notario, no puede brindar asesoramiento legal sobre el contenido de una carta de permiso o cómo se debe completar un documento. Si el firmante tiene preguntas, deberá comunicarse con la empresa o agencia que requiere el documento para obtener más instrucciones.

3. Sea paciente con los firmantes y las familias

Los viajeros internacionales a menudo se apresuran y entran en pánico en el último minuto para asegurarse de que la documentación necesaria esté en orden antes de una salida inminente. Los padres que necesitan un permiso notarial para que un niño viaje en el último minuto pueden ponerse nerviosos si sus firmas no pueden certificarse ante notario debido a la falta de una identificación aceptable u otro problema.

Cuando surjan estas crisis de viajes de verano, mantenga la calma y sea cortés y explique que no puede certificar ante notario sin la apariencia personal del firmante. Ofrezca reprogramar para que el firmante pueda presentarse ante usted con la documentación para completar la certificación notarial correctamente.

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Los notarios son más importantes que nunca en medio del auge de la Inteligencia Artificial.

Se espera que el “fraude de identidad sintética” impulsado por la IA cause miles de millones de pérdidas para 2030.

A principios de este año, se informó que un trabajador financiero de una corporación multinacional en Hong Kong fue estafado para que enviara una transferencia bancaria de 25 millones de dólares a delincuentes. ¿Cómo ha ocurrido? Se ordenó al trabajador que realizara la transferencia durante una videoconferencia con el director financiero de la empresa y varios otros miembros del personal.

El problema era que el director financiero y los empleados no eran reales, sino impostores digitales creados por los delincuentes que utilizaban la tecnología “Deepfake AI”. El trabajador vio sus rostros, escuchó sus voces y los observó moverse e interactuar con sus entornos y entre sí.

Estos elaborados fraudes y estafas financieras se están volviendo más comunes con la tecnología de Inteligencia Artificial (IA), lo que hace sonar las alarmas para consumidores, propietarios de empresas y gestores de riesgos, entre muchos otros. Si bien el uso masivo de la IA es relativamente nuevo para los usuarios cotidianos, la tecnología ha avanzado tan rápidamente que los delincuentes han desarrollado una ventaja significativa porque las tecnologías para detectar el fraude mediante IA aún están surgiendo.

En agosto de 2023, la importante agencia de crédito TransUnion informó que los prestamistas estadounidenses ya habían experimentado pérdidas por 2.900 millones de dólares debido al fraude asistido por IA. Las cifras siguen aumentando.

Fraude de identidad sintética.

El uso de información personal robada de personas reales, como números de seguro social, combinada con detalles inventados para crear identidades falsas para hacerse pasar por sus víctimas y cometer fraude.

Se está aprovechando la IA para hacerse pasar por personas mediante el uso de una sofisticada manipulación visual y de voz para crear identificaciones y otros documentos de identificación falsos casi perfectos, crear correos electrónicos de phishing de apariencia realista, alimentar ataques cibernéticos y evitar fácilmente métodos de detección de fraude, entre muchos otros métodos nefastos. usos.

En medio de la creciente preocupación por combatir estos delitos, una realidad sigue saliendo a la superficie: los notarios son más importantes que nunca en la historia moderna.

Esto se debe a que el nivel de fraude que estos actores criminales están promulgando se está produciendo a escala masiva. En marzo, ATT informó que los piratas informáticos robaron los datos de 73 millones de personas, la mayoría de las cuales eran antiguos clientes. Los datos incluían el nombre y apellido de la víctima, fecha de nacimiento y número de seguro social.

“Eso es todo lo que se necesita para establecer una identidad ‘sintética’ falsa basada en datos reales”, dijo Andy Sheldon, vicepresidente de marketing de Deduce, una empresa de seguridad de inteligencia artificial. “Estos (delincuentes) no son hackers que usan sudaderas con capucha y comen Pop-Tart y viven en el sótano de su madre. Se trata de corporaciones o actores estatales muy sofisticados y bien financiados que intentan deliberadamente socavar todos los aspectos de la población estadounidense, desde el fraude bancario hasta el fraude electoral y todos los aspectos intermedios.

“La única forma segura de determinar si alguien es una persona real es reunirse con ella cara a cara… y la mejor manera de lograrlo de manera simple y sin problemas es con un notario público”.

La creciente amenaza del fraude de identidad generado por IA.

Una encuesta reciente realizada a 500 profesionales de fraude y riesgos reveló que existe una preocupación importante y creciente en la industria de servicios financieros de que los casos de clientes “falsos y fraudulentos” están aumentando a un ritmo rápido y que sus tecnologías de seguridad y detección de identidad podrían no ser capaces de para mantenerse al día.

La encuesta, encargada por Deduce y realizada por Wakefield Research, reveló además que las instituciones financieras que administran préstamos, emiten tarjetas de crédito y realizan verificaciones de crédito están teniendo dificultades para lidiar con el “fraude de identidad sintético” en el que los delincuentes utilizan tecnología de “IA generativa”. para robar información personal, datos, voces y fotografías legítimas de las personas para hacerse pasar por ellas y cometer fraude.

Los delincuentes también utilizan la IA para manejar nefastas tareas automatizadas para rastrear Internet y otras fuentes de datos a la velocidad del rayo, robando datos personales y generando los correspondientes datos falsos, lo que les permite hacerse pasar mejor por sus víctimas.

IA generativa.

El uso de herramientas de inteligencia artificial capaces de producir contenido, incluidos texto, imágenes, audio, video y datos con indicaciones simples.

La amenaza es tan importante que el Departamento de Justicia de Estados Unidos anunció recientemente que está redoblando sus esfuerzos de aplicación de la ley contra los delincuentes que utilizan IA y que podría mejorar las sentencias para los condenados.

“La IA es un gran peligro cuando los delincuentes la utilizan para potenciar sus actividades ilegales, incluidos los delitos corporativos… nuestros fiscales buscarán sentencias más severas, tanto para los acusados individuales como para las empresas”, dijo la Fiscal General Adjunta de los Estados Unidos, Lisa Monaco, en una reunión de la Asociación de Abogados de Estados Unidos. conferencia en marzo. “Los responsables de cumplimiento deberían tomar nota. Cuando nuestros fiscales evalúan el programa de cumplimiento de una empresa, consideran qué tan bien el programa mitiga los riesgos más importantes de la empresa. Y para un número cada vez mayor de empresas, eso ahora incluye el riesgo de hacer un mal uso de la IA”.

En julio pasado 2023, el Centro Deloitte para Servicios Financieros estimó que el fraude de identidad sintética podría causar al menos $23 mil millones en pérdidas para las empresas de servicios financieros para 2030. Durante ese tiempo, se espera que estos delitos se vuelvan más frecuentes mientras las industrias luchan por ponerse al día con los métodos para detectarlos.

Ahí es donde entran los notarios.

Cómo los notarios pueden detener el fraude de identidad por IA

Desde la idea de las notarizaciones telefónicas en la década de 1970 hasta el auge de las computadoras, Internet, la biometría y las tecnologías blockchain, los “expertos” nuevamente predicen la inminente desaparición de los notarios. Sostienen que la tecnología podría realizar con mayor facilidad y precisión la función de verificación de identidad que brindan los notarios; sin embargo, las tecnologías han creado nuevos riesgos de fraude, lo que hace que los notarios sean aún más esenciales.

Las transacciones que cambian la vida, como hipotecas, planes patrimoniales, poderes, adopciones, formularios de verificación I-9 y directivas médicas, entre muchas otras, requieren estándares profesionales de atención que solo los notarios pueden brindar: confianza, discernimiento y juicio humano, ninguno. de los que la IA puede poseer.

No hay mejor ejemplo de cuán importantes son esos principios para nuestra economía y nuestra nación que la respuesta del gobierno a las certificaciones notariales durante la pandemia de COVID-19.

En un reciente discurso en la Conferencia del Día del Notario Público de Maryland, el vicepresidente de Asuntos Gubernamentales de la NNA, Bill Anderson, contó que en marzo de 2020, el Secretario del Tesoro de los Estados Unidos, Steve Mnuchin, declaró que los notarios públicos son esenciales para el trabajo de nuestra nación. Durante los cierres de COVID-19, los estados podrían haber suspendido temporalmente todas las leyes que exigen la certificación notarial de los documentos. Ellos no.

“¿Que podría haber pasado? Habría habido más falsificaciones. En el caso de documentos de fideicomiso o poderes notariales… habría habido más disputas testamentarias entre herederos y beneficiarios”, dijo Anderson. “No suspendieron estas leyes porque se dieron cuenta de que el beneficio no valía la pena. Y aprendimos que los Notarios son imprescindibles. Sus trabajos son tan importantes que deben seguir trabajando por el bien de todos nosotros y de nuestro país”.

Tecnología de inteligencia artificial falsa.

Un tipo de inteligencia artificial utilizada para generar y crear imágenes, audio (voz) y vídeo convincentes para suplantar a una persona y, en definitiva, perpetrar engaños y fraudes.

¿Necesita más pruebas de por qué los notarios son más importantes que nunca? Incluso plataformas de inteligencia artificial como ChatGPT, Gemini de Google y Copilot de Microsoft dicen que sí. En consultas recientes en las tres plataformas sobre la importancia de los Notarios, todas dieron respuestas similares que giraban en torno a los siguientes principios:

“Los notarios públicos desempeñan una variedad de funciones más allá de la autenticación de documentos, incluida la verificación de firmas, la administración de juramentos y la certificación de copias de documentos. Estas tareas a menudo requieren juicio humano, discreción y habilidades interpersonales, que la IA no puede replicar fácilmente”.

Los notarios también se reúnen cara a cara con los firmantes de documentos, ya sea en persona o mediante notarización remota en línea; están especialmente capacitados y apoyados para desempeñar sus funciones; son conscientes de los requisitos legales complejos y, a veces, regionales para realizar notarizaciones; saben cómo manejar transacciones complejas que requieren que un humano navegue correctamente; y tienen un legado de confianza en medio de su supervisión regulatoria para brindar su servicio.

Entonces, a medida que nos embarcamos en esta nueva era de fraude de identidad sintético y riesgos masivos para nuestras transacciones y la economía, el elemento humano de juicio, confianza y legalidad de un notario sigue siendo indispensable, asegurando la integridad y validez de las transacciones en un panorama complejo y en evolución. de riesgo.

Eso no cambiará pronto.

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Recursos notariales: encuentre las respuestas que necesita, cuando las necesita.

Si tiene alguna pregunta sobre la certificación notarial pero no sabe dónde encontrar la respuesta, pruebe estos útiles recursos:

1-. Su oficina notarial oficial encargada- Para Florida Oficina de Gobernación – haz clic aquí: https://www.flgov.com/governors-notary-section/

2-. Cursos de formación de notarios locales- Nacional AICACHR- NAFA LAW- haz clic aquí: http://courtaicac-hr.us/blog/

3-. Recursos y vídeos de la ANE- NNA- haz clic aquí: https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/about-notaries/tips-tutorials

4-. Su oficina notarial encargada- haz clic aquí: https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/news

Las agencias notariales encargadas en muchos estados (normalmente la oficina del Secretario de Estado) proporcionan directrices, sin costo alguno, a los notarios encargados por el estado. Estos recursos generalmente se pueden encontrar en el sitio Web de la agencia encargada.

Su oficina notarial encargada.

Las agencias notariales encargadas en muchos estados (normalmente la oficina del Secretario de Estado) proporcionan directrices, sin costo alguno, a los notarios encargados por el estado. Estos recursos generalmente se pueden encontrar en el sitio web de la agencia encargada.

Muchas agencias encargadas publican un manual para notarios, que puede describir en detalle las funciones que un notario puede o no realizar, proporcionar ejemplos de redacción de certificados de notario, explicar los pasos apropiados para las notarizaciones y enumerar los honorarios que un notario puede cobrar.

Aquí también es donde probablemente encontrará información para informar un cambio de nombre o dirección, una explicación de cómo su estado maneja las apostillas y respuestas a preguntas frecuentes.

Algunos estados cuentan con sistemas para alertar a los notarios sobre cambios o aclaraciones en la ley notarial. En California, por ejemplo, existe el boletín informativo para notarios de la Secretaría de Estado de California, que se actualiza periódicamente. Si su estado no ofrece un servicio similar, puede consultar el sitio web de su estado para obtener información sobre la ley o consultar las Actualizaciones de la ley notarial específicas de cada estado de la NNA.

Cursos de formación de notarios locales.

Muchos estados, como Texas, Montana, Georgia, Colorado, Florida y Oregón, ofrecen recursos educativos notariales gratuitos o de bajo costo. Estos cursos a menudo están diseñados para notarios nuevos o que renuevan y generalmente cubren las leyes estatales y los conceptos básicos del notario.

En algunos estados, como Alabama y Carolina del Sur, las agencias notariales encargadas han organizado seminarios y conferencias para ayudar a educar a los notarios. Deberá visitar el sitio web de la agencia encargada para ver si hay algún evento educativo programado.

Si su estado no ofrece capacitación, existen otras opciones.

Dependiendo de su estado o ubicación, busque cursos disponibles a través de su colegio comunitario local. Por ejemplo, el Prince George’s Community College en Maryland ofrece un curso de notario.

Daniel Lewis de Carmel, Indiana, Notario del año NNA 2010 y propietario de Lewis Signing Services, ofrece cursos de educación continua aprobados por el estado para agentes notarios firmantes en Indiana que necesitan licencias de productor de seguros de títulos.

Para encontrar la opción de capacitación adecuada para usted, realice una búsqueda en la web de cursos locales.

Recursos y vídeos de la Asociación Nacional de Notarios.

La NNA proporciona recursos diseñados para notarios y agentes firmantes tanto nuevos como experimentados, muchos de los cuales están disponibles de forma gratuita.

Publicaciones: El Boletín Nacional de Notarios en línea de la NNA ofrece una discusión en profundidad sobre temas relacionados con los notarios, incluido cómo realizar varios tipos de notarizaciones, consejos para construir un negocio notarial exitoso, tendencias notariales actuales y otros temas notariales.

Tutoriales de sitios web y videos de YouTube: tutoriales detallados en línea guían a los notarios a través de la administración de juramentos, la corrección de certificados, la determinación de si la identificación de un firmante es aceptable, la corrección de una mala impresión del sello y más. Los videos de capacitación para notarios de NNA en YouTube incluyen cómo realizar un reconocimiento, detectar identificaciones fraudulentas, evitar intereses descalificantes y otros tutoriales útiles.

Biblioteca de referencia de NNA: esta útil biblioteca de recursos en línea incluye enlaces a publicaciones que incluyen el Código de responsabilidad profesional para notarios públicos, la Ley modelo de notarios y el Manual de referencia para notarios de EE. UU. (accesible solo para miembros). Los miembros de NNA también pueden descargar formularios de certificado desde esta página.

NNA Notary Knowledge Center: El NNA Notary Knowledge Center tiene información sobre los conceptos básicos del notario, cómo trabajar como notario firmante y mucho más.

Notarización remota en línea: el Centro de conocimiento en línea de la NNA también tiene información sobre cómo convertirse en un notario remoto en línea y realizar notarizaciones remotas en línea en varios estados que autorizan RON.

Actualizaciones de nuevas leyes: la sección Nuevas leyes notariales en línea le permite buscar las últimas normas y leyes promulgadas en cualquier estado. Las actualizaciones incluyen un resumen de cada nueva ley o norma junto con el texto real.

Manuales de notario: hay una variedad de manuales de notario disponibles para su compra en nuestra tienda en línea. Los manuales sobre leyes notariales específicos de cada estado son solo algunos de los materiales para notarios que encontrará en el sitio web de la NNA.

Línea directa de NNA: para preguntas que requieran respuestas inmediatas, puede llamar a la línea directa de NNA y hablar directamente con un notario experto. Este servicio es gratuito para los miembros de la NNA o para los Notarios que obtienen su comisión a través de la NNA.

Conceptos básicos de notario: si desea repasar los elementos necesarios para realizar una notarización, puede realizar el curso Conceptos básicos de notario de la NNA. Presenta escenarios de la vida real y es específico de cada estado, por lo que la información se adapta a los requisitos del notario de su estado.

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 Abogada/os extranjeros: Obtenga ingresos adicionales como asistente virtual.

Se nos informó que la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales cerró a partir de enero de 2024- pero nosotros NAFA LAW estamos aquí desde 1993 para ayudarles.

Si trabaja desde casa la notaría pública, es posible que esté buscando formas de ampliar sus servicios y aumentar su potencial de ingresos. Una forma, que permite a los notarios utilizar las habilidades y herramientas que ya poseen, es convertirse en asistentes virtuales.

¿Qué es un asistente virtual?

Los asistentes virtuales (o VA), según la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA), “son contratistas independientes que (desde casa u oficina) apoyan a múltiples clientes en una variedad de industrias brindándoles servicios administrativos, creativos y técnicos”.

Los VA brindan servicios a su diversa clientela, dependiendo de su propia experiencia y fortalezas profesionales, lo que permite a las organizaciones subcontratar ciertas tareas y aumentar la eficiencia. A continuación se muestra una pequeña muestra de los servicios que los asistentes virtuales pueden brindar:

Teneduría de libros;

Gestión de bases de datos y procesamiento de datos;

Evento planeado;

Marketing en Internet, redes sociales y soporte de marketing;

Apoyo de recursos humanos;

Gestión de proyectos;

Asistencia inmobiliaria;

Servicios de secretaría y soporte administrativo por teléfono y correo electrónico;

Diseño, desarrollo y mantenimiento de sitios Web.

“Las calificaciones que necesita para ser un notario exitoso (atención a los detalles, ejecutar documentos de manera oportuna y educación continua) son algunas de las mismas calificaciones necesarias para ser un asistente virtual exitoso”,

Nos dice la notaria de Florida Susi Black, propietaria de “Mi Asistente Virtual Confiable”. A Black le encanta la flexibilidad de ser asistente virtual y recomienda encarecidamente el campo profesional a los notarios que buscan ampliar su carrera y sus oportunidades de ingresos.

¿Cómo se convierte uno en Asistente Virtual?

“Otra forma clave de conseguir nuevos negocios es unirse a grupos en línea a través de LinkedIn o Facebook”, dice Black, quien utiliza su propio sitio Web, plataformas de redes sociales y afiliaciones para promocionar su propia empresa y construir su base de clientes.

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Legalizar una firma por poder: lo que necesita saber.

Hay ocasiones en las que una persona necesita firmar un documento y certificarlo ante notario de inmediato, pero no puede escribir en absoluto. Algunos estados permiten que los firmantes que no pueden escribir utilicen una opción llamada firma por poder, donde otra persona presenta firmas en nombre de la persona que no puede escribir. A continuación encontrará respuestas a las preguntas más comunes sobre firmas por poder.

¿Cómo funciona una firma por proxy?

La idea básica es que, dado que la persona que solicita la certificación notarial no puede escribir físicamente, le indica a otra persona que firme el documento como su apoderado.

¿Qué dicen las leyes notariales estatales sobre las firmas por poder?

Dependiendo de las leyes estatales, existen diferentes restricciones sobre quién puede actuar como apoderado.

En Florida, Michigan y Texas, la persona discapacitada debe indicarle al notario que firme el documento en su nombre. Florida también requiere una firma por poder en presencia de otras dos personas sin interés en el documento. Texas también requiere un único testigo desinteresado que debe proporcionar al notario prueba de identidad de la misma manera que el firmante. Michigan no requiere testigos adicionales para la firma por poder.

Los tres estados requieren que un notario firme por poder para incluir una declaración en el documento de que la firma fue colocada por el notario. Por ejemplo, los notarios de Florida deben escribir “Firma colocada por notario, de conformidad con el Ley S.117.05 [14], Estatutos de Florida” debajo de la firma.

Hawái permite que un notario firme como apoderado, pero se le debe proporcionar al notario un certificado médico escrito que indique que la persona es físicamente incapaz de firmar o hacer una marca, pero que puede comunicar su intención al notario.

En Colorado y Minnesota, un tercero, no el notario, debe firmar el documento bajo la dirección de la persona discapacitada mientras ésta y el notario están presentes. Las palabras “Firma adjunta de (nombre)” o “Firma escrita por (nombre)” deben incluirse debajo o cerca de la firma. Minnesota también permite que un tercero utilice el sello de firma del individuo para realizar la firma por poder. Carolina del Norte exige que un tercero desinteresado sea el firmante por poder y firme el documento en presencia del notario y otros dos testigos que no se vean afectados por el documento.

No certifique ante notario una firma por poder en estados cuyas leyes notariales no proporcionan pautas legales, como Pensilvania. Siempre verifique sus leyes antes de proceder a certificar firmas ante notario por poder. Por ejemplo, las leyes notariales de California no proporcionan pautas estatutarias para las firmas por poder que involucran documentos generales, pero el Código Testamentario 4121 de California permite que una firma por poder se utilice para firmar documentos de poder únicamente, siempre que la firma es hecha por otro adulto en presencia del firmante principal y bajo la dirección del firmante principal.

¿Es lo mismo una firma por poder que un poder?

No. Un poder otorga a alguien poder legal para firmar documentos y tomar decisiones en nombre de otra persona. Pedirle a alguien que firme como apoderado no le otorga al apoderado poder para tomar decisiones en nombre del firmante.

¿Es lo mismo una firma por poder que una firma por marca?

No. A diferencia de una firma por marca, una firma por poder normalmente solo se usa cuando un firmante es completamente incapaz de escribir, incluso si no puede hacer una marca como una “X”.

¿Alguien puede sostener o guiar la mano de un firmante en lugar de utilizar una firma proxy?

No. Nunca es apropiado que otra persona sostenga físicamente y mueva el brazo de un firmante para firmar si el firmante no puede escribir sin ayuda. Si alguien le pide que certifique ante notario una firma hecha de esta manera, debe decirle que no.

Un tipo común de certificación notarial que necesitan los clientes es un jurat. Un jurat, también conocido como “verificación bajo juramento o afirmación” en algunos estados, requiere que el firmante jure o afirme que el contenido de un documento es verdadero.

Al ejecutar un jurat, un notario debe utilizar una redacción del certificado que sea específica de los requisitos de la ley estatal. Los jurats se utilizan para documentos como declaraciones juradas y deposiciones, que a menudo se utilizan como prueba en juicios u otros procedimientos legales.

Cuatro 4 partes de un jurat.

Al realizar un jurat, hay cuatro cosas que debes certificar:

El firmante estaba físicamente frente a usted cuando realizó la certificación notarial.

Verificó la identidad del firmante, si así lo requiere su estado, utilizando un método aceptable en su estado.

Fuiste testigo del firmante del documento frente a ti.

El firmante juró o afirmó que las declaraciones contenidas en el documento son ciertas. Aunque no lo exige la ley, se recomienda que el firmante levante la mano derecha para enfatizar la seriedad del juramento o afirmación.

Nuevamente, el propósito de administrar un juramento o afirmación verbal es confirmar que su cliente se compromete a ser honesto.

Leyes notariales estatales que afectan a los jurats.

Algunos estados pueden tener reglas adicionales con respecto a los jurats. California exige que sus notarios identifiquen al firmante del jurat utilizando una prueba de identidad satisfactoria según la ley de CA.

Florida no autoriza a los notarios a transcribir declaraciones juradas o deposiciones, pero sí les permite ejecutar jurats sobre estos documentos especialmente en las cortes y casos litigantes.

Los notarios de Texas no pueden prestar juramentos ni reconocimientos (ni realizar otras notarizaciones) en un enclave federal o reserva india, según las preguntas frecuentes sobre notarios en el sitio Web de la Secretaría de Estado de Texas.

Juramentos versus afirmaciones.

Depende del firmante elegir si quiere un juramento o una afirmación. Con un juramento, el firmante hace una promesa ante una deidad, como por ejemplo: “¿Juras solemnemente que las declaraciones de este documento son ciertas, que Dios te ayude?” Con una afirmación, el firmante jura por su honor personal, como por ejemplo: “¿Afirma usted solemnemente, por su honor personal, que las declaraciones contenidas en este documento son ciertas?” Ambas preguntas deben formularse en voz alta y el firmante debe responder con un “Sí, quiero” o un “Sí”.

Un jurat no puede ser jurado ni afirmado en nombre de otra persona.

Nunca es aceptable que un tercero, como un apoderado, ejecute un jurat o preste juramento o afirmación en nombre de otra persona. Por ejemplo, si John Smith compareciera ante usted, no se le permitiría jurar en nombre de Jane Doe que el contenido del documento es verdadero y completo.

Sin embargo, John Smith podría prestar juramento o afirmar en su propio nombre, incluso cuando actúe como abogado de hecho de Jane Doe. En este caso, promete personalmente, en su propio nombre, que el contenido de ese documento es veraz.

Manejo de errores notariales en documentos gubernamentales. Notarios Públicos- abogada/os extranjeros.

Muchos formularios gubernamentales requieren certificación notarial y vienen con texto notarial preimpreso. Sin embargo, a veces el texto de un documento gubernamental no cumple con los requisitos de las leyes notariales de su estado.

Es posible que la agencia desconozca los requisitos notariales específicos de su estado, o que el formulario esté desactualizado, falte información crítica o contenga otros errores que pueden causar problemas en el futuro. Por lo tanto, debe poder reconocer los problemas con los certificados de notario y saber cómo solucionarlos.

Corrección de errores en certificados notariales en documentos gubernamentales.

La única forma de identificar problemas con los documentos emitidos por el gobierno es familiarizarse con los requisitos notariales de su estado, incluidos los tipos de actos notariales que puede realizar y la redacción correcta del certificado.

Para empezar, examine el documento y hágase cuatro preguntas básicas:

¿Dónde? ¿El documento incluye un espacio para registrar el lugar donde se lleva a cabo la certificación notarial (a menudo indicado por las palabras “Estado de…” y “Condado de…”)?

¿Cuando? ¿Hay un espacio en el texto notarial para registrar la fecha de la certificación notarial? (Asegúrese de que la fecha sea exacta).

¿OMS? ¿El texto contiene un espacio en blanco para insertar el nombre de la persona cuya firma se certifica ante notario, o a quién el Notario debe administrar el juramento o la afirmación?

¿Qué? ¿Qué tipo de acto notarial requiere que usted realice el formulario? ¿Está autorizado por su estado para realizarlo? Dicho de otra manera, ¿qué es exactamente el texto notarial que le pide que certifique? ¿Es una certificación que puede realizar como notario?

Si no puede responder una o más de estas preguntas, debe detener la certificación notarial hasta que se responda la pregunta.

Debe pedirle al firmante que se comunique con la agencia emisora ​​o receptora para obtener soluciones alternativas, como utilizar un certificado notarial autorizado por su estado. Si eso no funciona, es posible que el firmante deba buscar la ayuda de un abogado.

Dos documentos gubernamentales problemáticos para los notarios.

A modo de ejemplo, destacaremos dos de los formularios problemáticos más comunes: la solicitud de pasaporte del Departamento de Estado de EE. UU. para un menor y un documento del Plan de ahorro de ahorro.

Solicitud de pasaporte para un menor: La versión actual del formulario DS-3053 del Departamento de Estado de EE. UU. (Declaración de consentimiento: emisión de un pasaporte a un menor) requiere que un notario realice un jurat o verificación bajo juramento. o afirmación para un firmante de documento. Los notarios en los estados donde el texto del certificado impreso en el DS-3053 cumple con los requisitos de la ley estatal pueden certificar el documento ante notario. Sin embargo, la oficina del Secretario de Estado de California ha confirmado que los notarios de California no pueden completar un formulario DS-3053 sin adjuntar un formulario de jurat de California.

Plan de ahorro: Según un anuncio del gobierno, los formularios TSP-70 con fecha anterior a septiembre de 2019 están obsoletos y las agencias gubernamentales ya no los utilizan). Este documento no supera la pregunta “Dónde”. Requiere un reconocimiento y contiene un texto de reconocimiento que cumple con las leyes de la mayoría de los estados. Sin embargo, no hay espacio para que usted registre dónde se realizó la certificación notarial, ni tampoco deja espacio para que coloque su sello. Además, el documento establece que no se permitirán certificados adicionales, lo que significa que no se puede completar y adjuntar un formulario de reconocimiento aceptable con una declaración de lugar adecuada.

Estos ejemplos muestran que no se debe dar por sentado que el preparador del documento siempre lo hará bien. En su lugar, confíe en su propia formación y conocimiento notarial.

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Consejo para el notario: cuando el firmante no se parece a su identificación.

Imagínese que está sentado frente a un firmante con un impactante cabello rosado. La persona sentada frente a ti no se parece en nada a la foto de la mujer de mediana edad y cabello plateado en su identificación. ¿Solo un cambio de estilo? ¿O es fraude?

¿O qué pasa con una persona que acaba de someterse a una importante cirugía de pérdida de peso o cuyo vello facial no coincide con su imagen?

El deber más importante de un Notario es verificar la identidad del firmante. El hecho de que su firmante no se parezca a su foto de identificación ciertamente genera una señal de alerta, pero no significa automáticamente que el firmante sea un impostor.

Si bien es preferible una coincidencia visual entre la foto de identificación y la persona presente, el desafío surge cuando la coincidencia no es obvia. La falta de coincidencia visual absoluta no es necesariamente un motivo para rechazar la identificación. Aquí hay algunas pautas a tener en cuenta ante este desafío:

No confíes únicamente en los rasgos físicos variables.

La apariencia de una persona cambia con el tiempo y, a veces, con frecuencia. Características como el estilo o el color del cabello, el peso, el vello facial y si una persona usa lentes de contacto o anteojos están sujetos a cambios. En estados con diferentes términos de licencia de conducir y políticas de renovación, la foto de identificación puede tener 10, 15 o más de 20 años.

Por ejemplo, Arizona sólo exige una nueva fotografía cada 12 años, uno de los plazos más largos del país. Incluso cuando alguien renueva su licencia de conducir, muchos estados no le exigen que obtenga una nueva fotografía.

Entonces, al examinar la identificación, considere lo siguiente:

Mire la fecha de nacimiento para ver si el firmante parece tener la edad adecuada.

Observe rasgos fijos como la forma y ubicación de las orejas, la forma de la mandíbula o el mentón, la forma de los ojos o la distancia entre los rasgos faciales.

Mire la descripción física general de la persona (altura, peso, color de ojos o cabello, etc.).

Si un solo elemento es diferente pero el resto de la información del documento de identidad (firma, altura, etc.) es razonablemente precisa, téngalo en cuenta a la hora de decidir si acepta el documento de identidad.

Mire más allá de la evidencia física de identidad.

Como parte de su proceso, haga al firmante preguntas básicas sobre la información de la identificación.

¿Cuál es su código postal?

¿Cuál es su fecha de nacimiento?

¿Cuál es el número de su dirección?

También debes observar su comportamiento. ¿Están tratando de apresurarlo o de manera espontánea le brindan una justificación de por qué su firma o apariencia no coincide?

Pide otra identificación.

Si le preocupa, puede solicitarle al firmante una identificación adicional. Las leyes de varios estados, incluida Pensilvania, permiten que un notario haga esto.

Lo que es aceptable como segunda forma de identificación variará de un estado a otro, así que asegúrese de conocer los requisitos de su estado. Por ejemplo, California tiene una lista muy específica de formas de identificación aceptables. También cabe señalar que en California un notario no puede “mezclar y combinar” identificaciones utilizando la fotografía de una identificación y la descripción física de otra. Una única identificación debe cumplir con todos los requisitos.

Sin embargo, algunos estados, como Texas, no permiten el uso de identificaciones secundarias.

Cualquier identificación utilizada en Texas debe ser una tarjeta de identificación vigente u otro documento emitido por el gobierno federal o cualquier gobierno estatal que contenga la fotografía y la firma de la persona que reconoce. Los notarios de Texas pueden aceptar un pasaporte extranjero vigente como prueba de identidad del firmante solo cuando realizan una certificación notarial para una escritura u otro instrumento relacionado con una transacción de bienes raíces residenciales.

Algunos estados permiten el uso de testigos de identificación creíbles. Sin embargo, en estados como California y Florida, los testigos creíbles no son una opción cuando la identificación de una persona no se verifica porque el testigo debe jurar que el firmante no tiene una identificación que figura en el estatuto.

En última instancia, se espera que usted emita un juicio razonable. Si al revisar la identificación de un firmante concluye razonablemente que el firmante no es un impostor, entonces puede proceder con la certificación notarial. Sin embargo, si no está convencido de que el firmante es quien dice ser, puede y debe negarse a seguir adelante.

Tres cosas que los clientes se equivocan,  y los notarios deben saber, sobre los servicios de apostilla.

Abogada/os extranjeros- notarios públicos que ofreces servicios jurídicos internacionales bajo tu autorización de abogada/o consultor FLC: https://internationallawsection.org/foreign-legal-consultancy-rule/

Ofrecer servicios internacionales de apostillar documentos legales para que tengan la validez necesaria en tribunales y gobiernos extranjeros puede ser una buena manera para que los notarios abogada/os extranjeros obtengan ingresos adicionales y diversifiquen sus servicios. Pero los clientes pueden sentirse confundidos acerca de lo que pueden hacer los notarios abogada/os extranjeros cuando brindan “servicios de apostilla.”  Países que son parte del Convenio sobre Apostilla: https://www.netherlandsworldwide.nl/legalisation/apostille-convention-countries.es

NAFA LAW informa a sus miembros y estudiantes sobre la oferta de servicios de apostilla como parte de un negocio de notario móvil. Toda/os pueden ofrecer este servicio, pero es importante que el cliente comprendan qué es una apostilla y dejen claro a los clientes exactamente qué servicios pueden brindar como abogada/os extranjeros notarios públicos.

A continuación se presentan tres cosas que los clientes suelen malinterpretar sobre los servicios de apostilla, junto con lo que todo notario debe saber:

Los notarios no expiden apostillas es el Secretario de Estado de Florida por medio del notario público. La Secretaría de Estado de Florida es la única autoridad competente autorizada para emitir certificaciones notariales y apostilladas en el estado de Florida. La División de Corporaciones emite estas certificaciones.

Los notarios directamente no proporcionan certificados de apostilla a los clientes es la Secretaría de Estado por medio del notario quien ha sido contratado para este servicio.

No se puede expedir una apostilla a menos que el documento esté notariado.

1)-. La idea errónea más común es que un notario puede expedir directamente a los clientes una apostilla para un documento en el acto. Eso no es cierto, una apostilla confirma que el encargo y gestión del Notario es válido para documentos notariados y apostillados para ser enviados a otros países y autoridades extranjeras.

El documento notariado debe enviarse a la agencia gubernamental del Estado correspondiente para que se le adjunte una apostilla y el certificado notarial. Los clientes pagan a los notarios que ofrecen servicios de apostillas una tarifa para hacer esta gestión y entregar el documento notariado a la agencia gubernamental que emite las apostillas.

2)-. Los notarios no proporcionan certificados de apostilla a los clientes.

Los clientes también pueden preguntar si los notarios pueden proporcionar un certificado de apostilla para que el cliente lo adjunte. Nuevamente, debido a que los notarios no tienen la autoridad para emitir certificados de apostilla, no pueden proporcionar estos certificados independientes a los clientes. Los notarios son el medio y vehículo oficial de un apostillado entre el cliente y la Secretaría de Estado.

3)-. No se puede emitir una apostilla a menos que el documento esté primero notariado.

La Secretaría de Estado No puede expedir una apostilla si no hay primero una certificación notarial en el documento. Si es necesario certificar un documento ante notario, puede hacerlo el Notario que ofrece servicios de apostilla, pero esto no es un requisito. Un notario diferente puede realizar la notarización antes de solicitar la apostilla por medio de un tercer notario.

Finalmente, recuerde que cualquier certificación notarial será revisada cuidadosamente.

Quien certifica ante notario un documento que necesita apostilla, es muy importante que el documento esté correctamente autenticado y se sigan todas las reglas notariales para aportillar que es la ley capitulo Chapter 118.12 de los Estatutos de Florida. El país receptor revisará el documento para confirmar que todo esté correcto y tiene derecho a rechazar el documento si la certificación notarial no se realizó correctamente.

Por otro lado. Tres 3 cosas que no puedes hacer como Notario:

Primero. En el estado estadounidense de Florida, un notario público es un funcionario público designado por el gobernador del estado para tomar reconocimientos, administrar juramentos, dar fe de fotocopias de ciertos documentos, solemnizar el matrimonio, protestar por la falta de aceptación o pago de instrumentos negociables, hacer transferencias de propiedades y realizar otras tareas legales especificadas en la ley estatal capitulo Chapter 117.

El papel de un notario a la hora de identificar a los firmantes de documentos y prevenir el fraude es importante, pero recuerde que hay ciertos servicios que no puede realizar. Aquí hay 3 cosas que no puedes hacer como Notario Público:

No avales publicidad de terceros como Notario;

No utilices tu comisión y sello de Notario para ofrecer asesoramiento legal inadecuado;

No utilice su sello de Notario para que un documento parezca “legal” cuando no lo es.

1-. No avales la publicidad como Notario:

A veces se pide a los notarios que utilicen su sello o título oficial para respaldar un producto, anuncio, concurso o individuo en una publicidad. Por ejemplo, es posible que se le acerque alguien que esté realizando un sorteo. La persona quiere incluir su sello y firma en el anuncio, junto con el mensaje “Este concurso está avalado por Notario Público”. No lo hagas.

Muchos estados no solo prohíben el uso de un sello y una comisión de notario para estos anuncios, excepto para notarizaciones autorizadas, sino que las personas que ven el anuncio pueden suponer falsamente que está aprobado por el gobierno estatal porque hay un notario involucrado, y eso simplemente no es cierto.

Utilice su comisión de Notario únicamente para realizar actos legales autorizados. En 1977, un notario de Nueva York certificó que sangre de la banda de rock KISS estaba mezclada con la tinta de su cómic promocional, un acto que normalmente no se permite realizar a los notarios de Nueva York. En otro Estado, si bien los notarios de Washington están autorizados a certificar que tuvo lugar un evento o se realizó un acto, los notarios de Washington solo pueden confirmar que el hecho o la ejecución realmente tuvieron lugar, no promoverlo ni respaldarlo en publicidad.

2-. No utilices tu comisión de Notario para ofrecer asesoramiento legal inadecuado.

Mucha gente supone erróneamente que los notarios tienen la autoridad y el  conocimiento jurídico necesario para responder a sus preguntas sobre el efecto legal de sus documentos, explicar cómo completar y radicar un documento o elegir el tipo de certificación notarial y ley que un firmante necesita para un documento.

Si bien puede parecer inofensivo ayudar a un firmante con estas preguntas, según la ley, solo un abogado calificado u otro profesional legal autorizado puede proporcionar esta información; los notarios no pueden.

Si alguien que no es abogado accidentalmente le dio a un firmante información incorrecta que provocó que el documento del firmante fuera rechazado, la persona que proporcionó la información podría ser considerada responsable de los daños resultantes, junto con otras sanciones. Por ejemplo, el Secretario de Estado puede suspender o revocar las licencias, comisiones de los notarios por el ejercicio no autorizado de la abogacía.

3-. No utilices tu sello de Notario para que un documento parezca “legal”.

Ocasionalmente, las personas han pedido a los notarios que cumplan con solicitudes indebidas para “legalizar” un documento y hacer que su contenido sea vinculante en un tribunal de justicia; por ejemplo, pedirle a un notario que coloque un sello en un documento sin realizar una certificación notarial ni completar ningún certificado con la  fraseología.

Estas demandas a menudo se basan en la creencia errónea de que el sello o la firma de un notario por sí solo hará que un documento sea legal en un tribunal de justicia, independientemente de su contenido, pero eso no es cierto.

Los notarios verifican y afirman la identidad del firmante: una agencia receptora no está obligada a aceptar la validez o legalidad del contenido de un documento basándose únicamente en si está notariado o incluye un sello de notario.

La mera presencia de un sello notarial sin el debido certificado notarial no constituye una notarización adecuada. Un notario nunca debe sellar, firmar ni utilizar su comisión y licencia para ninguna solicitud, excepto las notarizaciones permitidas por la ley estatal. Si le piden “legalizar” un documento mediante una certificación notarial inadecuada o ilegal, siempre debe negarse.

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Consejo para el agente firmante: 5 pasos para firmar un préstamo sin errores.

Todas las partes en una transacción hipotecaria esperan que la firma del préstamo se realice sin problemas. Los errores, por pequeños que sean, pueden ser un dolor de cabeza para todos los involucrados. Como agentes notarios firmantes, hay varias cosas que podemos hacer para ayudar a garantizar que nuestras firmas estén libres de errores:

Toque la base con el firmante

Revisar documentos e instrucciones antes de la firma.

Consulta todas tus herramientas de Notario

Sepa a quién contactar si tiene preguntas

Verificación doble y triple antes de salir de la firma.

1. Toque la base con el firmante.

Llamar a los firmantes para confirmar los detalles de la firma garantiza que usted tenga la ubicación, fecha y hora correctas y ellos también. También puede verificar que las partes apropiadas estarán allí, incluidos los testigos, si es necesario. Igualmente importante, puede recordarle al prestatario que tenga fotocopias de su documento de identidad y cualquier otra documentación requerida que reducirá el tiempo dedicado a la firma. Hablar con ellos antes de la cita también les permite hacer preguntas sobre el proceso y le brinda tiempo suficiente para encontrar las respuestas a sus preguntas, o pedirle a alguien del título o del banco que se dirija a ellos directamente.

2. Revisar los documentos e instrucciones antes de la firma.

Si es posible, revise los documentos antes de firmarlos, de modo que si tiene alguna pregunta, pueda resolverla de antemano. Esto es especialmente importante si no está familiarizado con el tipo de préstamo o si está certificando ante notario documentos de otro estado. Determine qué color de tinta se requiere, cuántas formas de identificación son necesarias y verifique si hay instrucciones adicionales, como obtener la documentación necesaria del firmante. Hacer esto le permitirá familiarizarse con la transacción y mantener la firma en marcha.

3. Revisa todas tus herramientas de Notario.

¿Está entintado su sello de Notario? ¿Tienes varios bolígrafos azules y negros? ¿Tiene un clip, un clip para carpetas o una grapadora para adjuntar el cheque que le dieron? ¿Tu celular está cargado? ¿Tienes tu diario? Asegurarse de tener todas las herramientas necesarias, en buen estado, ahorra tiempo en la mesa y le permite concentrarse en la tarea en cuestión: firmar esos documentos con precisión. Además, tener todo lo que necesita en su bolso de notario le demuestra al firmante que está preparado y que se toma su trabajo en serio. También ayuda a que la cita se desarrolle sin problemas y a tiempo.

4. Sepa a quién contactar si tiene preguntas.

Es probable que los firmantes tengan preguntas al cierre. No sabrás las respuestas a algunas preguntas mientras que otras no deberías responder. Es importante saber a quién contactar. Antes de firmar, solicite a la compañía de títulos o a la compañía firmante la información de contacto de las personas que pueden responder preguntas. Tener esa información a mano podría marcar la diferencia entre que un prestatario firme o no firme.

5. Verifique dos y tres veces antes de salir de la firma.

Informe a los firmantes que desea hacer una doble verificación rápida antes de salir para asegurarse de que todos los documentos estén firmados y autenticados ante notario correctamente. Ellos apreciarán la minuciosidad que está mostrando y le brindará la oportunidad de detectar cualquier error de certificación notarial. Escanear una vez más antes de dejar el paquete le brindará tranquilidad adicional y, con suerte, le evitará tener que hacer un segundo viaje para corregir la documentación.

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Ver 3 casos judiciales que todo Notario debe conocer.

En este video, el abogado y notario Mike Phillips analiza 3 casos judiciales en los que un notario cometió un error grave, examina dónde se equivocó y muestra cómo otros notarios pueden evitar errores similares y sus consecuencias:

Bessenyei contra Vermillion: Un caso de 2012 en el que se ordenó a un notario que certificara ante notario la firma de un empresario en varios documentos mientras el firmante se encontraba en un viaje internacional.

Vancura contra Katris: Un caso de 2008 en el que un notario legalizó incorrectamente la firma de una persona en una cesión hipotecaria sin que el firmante estuviera identificado o presente físicamente para la certificación notarial.

Galetta contra Galetta: Un caso de 2013 en el que la validez de un acuerdo prenupcial notariado fue cuestionada durante un divorcio debido a que faltaba algo de texto en el texto del certificado del acuerdo. VER VIDEO: https://www.youtube.com/watch?v=Gb9IwCa0kos&t=111s

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¿Se permite a los notarios públicos certificar pasaportes?

Los notarios frecuentemente preguntan a la NAFA LAW si pueden certificar copias de pasaportes para los clientes. Antes de hacerlo, debes responder 4 preguntas importantes:

1-. ¿Su estado le permite certificar copias de documentos americanos?

2-. ¿Existen restricciones para certificar copias de pasaportes en su estado?

3-. ¿La solicitud cumple con todos los demás requisitos para la certificación de copia?

4-. ¿Su estado le permite certificar copias de pasaportes americanos?

La única manera de “certificar ante notario” un pasaporte es certificando una copia del pasaporte original. Por lo tanto, primero debe averiguar si su estado le autoriza a certificar copias de documentos. Puede encontrar una lista de las reglas de certificación de copias de cada estado en “Cómo certificar una copia de un documento”.

Cuando se trata de certificar por notario copias de pasaportes AMERICANOS la gran mayoria de los estados NO lo permiten porque las copias certificadas están solo disponibles a traves del Departamento de Estado de EE. UU., Servicios de Pasaporte. En el sitio Web oficial se afirma: “Passport Services del Departamento de Estado de EE. UU., mantiene registros de pasaportes estadounidenses para los pasaportes emitidos desde 1925 hasta el presente. https://travel.state.gov/content/travel/en/passports/have-passport/passport-records.html

Cuando se trata de certificar por notario copias de pasaportes EXTRANJEROS todos los estados SI lo permiten, simplemente porque estas copias NO están disponibles en el Departamento de Estado de EE.UU.

Si usted notario público recibe el encargo en un estado donde los notarios no pueden certificar copias, como Michigan, Nebraska, Carolina del Norte, Ohio, Carolina del Sur o Dakota del Sur, entonces no puede certificar el pasaporte ante notario.

Si su estado autoriza la certificación de copias por parte de Notarios, puede pasar al siguiente paso: verificar qué tipo de documentos están permitidos para la certificación de copias en su estado.

¿Existen restricciones para certificar copias de pasaportes en su estado?

Algunos estados restringen el tipo de copias de documentos que los notarios pueden certificar. Por ejemplo, en Alaska, Illinois, Nueva York y Tennessee, los notarios solo pueden certificar copias tangibles de registros electrónicos, por lo que no está autorizado certificar una copia de un pasaporte (que es un documento físico).

En California, los notarios solo pueden certificar copias de documentos de poder o una entrada en el diario del notario si así lo solicita el Secretario de Estado o un tribunal. Los notarios de California no pueden certificar copias de ningún otro tipo de documentos, por lo que no pueden certificar pasaportes ante notario.

Texas es complicado. En Texas, los notarios solo pueden certificar una copia si el documento original no puede registrarse ante una entidad gubernamental específica, como la oficina del Secretario de Estado, un tribunal de justicia o un secretario del condado. Cualquier documento que potencialmente pueda registrarse en una agencia no puede certificarse mediante copia. Debido a que no siempre está claro si un pasaporte se registrará o no en algún tipo de entidad gubernamental en algún momento y la oficina del Secretario de Estado le ha dicho a la ANN en el pasado que un pasaporte es un documento potencialmente registrable, el camino más seguro para Los notarios de Texas deben evitar certificar copias de pasaportes.

Por el contrario, el Secretario de Estado de Iowa ha publicado unas preguntas frecuentes sobre notarios que enumeran específicamente los pasaportes como un documento del que pueden tener copias certificadas por notarios de Iowa.

¿La solicitud cumple con todos los demás requisitos de certificación de copias?

Si su estado le permite certificar copias y no excluye los pasaportes, el paso final es confirmar que la solicitud cumple con todos los demás requisitos de certificación de copias de su estado. Por ejemplo, en Florida, el Notario debe supervisar la realización de la copia que van a certificar.

En otros estados como Arkansas, Connecticut y Delaware, los notarios deben supervisar la copia del documento original o hacer la copia ellos mismos. Los notarios de Arkansas también deben conservar una copia del documento para sus registros para confirmar que el documento certificado no fue alterado.

Los notarios de Pensilvania deben comparar el pasaporte original y la copia para confirmar que la copia es una reproducción completa y precisa del original.

Antes de obtener una copia certificada en Virginia Occidental, un cliente debe entregarle al notario una declaración por escrito de que la copia certificada solicitada no se puede obtener de la oficina de un registrador o custodio de documentos públicos en Virginia Occidental y que hacer una copia del documento no no viole la ley estatal o federal, y que el Notario mantenga una copia en sus archivos.

Ya sea que esté certificando una copia de un pasaporte o cualquier otro documento, asegúrese siempre de seguir todas las reglas establecidas por las leyes notariales de su estado.

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Cómo manejar situaciones no cubiertas por las leyes notariales estatales:

No importa cuán detalladas sean las leyes de su estado, eventualmente los notarios se encontrarán con situaciones en las que la ley guarda silencio y no brinda orientación.

¿Que haces entonces? Usted sigue el “Estándar de atención”; en otras palabras, prácticas comprobadas en el tiempo para garantizar que desempeña sus funciones de manera honesta y ética.

Tres expertos: Michael Closen, profesor emérito de derecho de la Facultad de Derecho John Marshall; Kathleen Butler, directora ejecutiva de la Sociedad Estadounidense de Notarios; y Ozie Stallworth, Director de Notarización Electrónica y Cumplimiento Notarial del Departamento de la Secretaría de Estado de Carolina del Norte, comparten sus opiniones sobre cuáles son estos estándares, cómo los notarios pueden aprender sobre ellos y cómo ayudan y protegen a los notarios.

Situaciones ambiguas.

No importa dónde trabajen, los notarios pueden encontrar una sorprendente variedad de solicitudes. Los clientes acuden a Notarios con solicitudes para certificar ante notario formularios escolares para niños, documentos inmobiliarios, poderes, transferencias de títulos de automóviles y mucho más. Es posible que se solicite a los notarios que presten servicios no solo para los clientes sino también para amigos y familiares. No es de extrañar que muchos notarios eventualmente se encuentren con situaciones en las que la ley estatal no les da instrucciones.

Por ejemplo, a los notarios de California no se les permite certificar ante notario documentos que les proporcionen un interés financiero o beneficioso directo más allá de sus honorarios de notario. Pero, ¿y si el marido de la Notaria le pide que certifique ante notario un documento que le otorga una gran suma de dinero? California no prohíbe la certificación notarial para un miembro de la familia y el dinero no va al notario. ¿Existe conflicto de intereses porque el Notario está casado con el firmante? En este caso, el notario de California tendría que confiar en los estándares de atención profesionales recomendados en lugar de reglas claramente definidas en la ley.

¿Qué es un “estándar de atención” para los notarios?

¿Qué es exactamente un estándar de atención y cómo se aplica a situaciones como ésta? Básicamente, significa tomar medidas adicionales para asegurarse de actuar de manera ética y profesional al realizar la certificación notarial, incluso si la ley estatal no se lo indica específicamente.

“Dada la alta responsabilidad de las funciones que desempeñan los Notarios Públicos, ¿qué es para ellos lo prudente y razonable?” Preguntó Mayordomo. “Mantener sus comisiones y realizar actos oficiales con estricto cumplimiento de las leyes y normas aplicables; comportarse éticamente en todos los asuntos; seguir las mejores prácticas profesionales; utilizar el sentido común; y conocer los límites de su potestad notarial”.

Encontrar orientación fuera de la ley estatal puede ayudarle a determinar la mejor opción ética. Un recurso es el Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público, un código ético creado por la NNA con aportes de notarios y expertos legales para ayudar a guiar a los notarios cuando las leyes estatales no son claras. Si bien las recomendaciones del Código no son obligatorias, están diseñadas para ayudar a los notarios a tomar decisiones informadas y éticas en situaciones ambiguas.

En la situación del notario de California y su esposo mencionada anteriormente, el Código desaconseja la certificación notarial de un pariente cercano porque, incluso si la ley estatal lo permite, alguien podría ver la relación del notario con el firmante como un signo de posible parcialidad y cuestionar la certificación notarial en corte. La mujer le dice a su marido que busque otro notario para asegurarse de que no haya ninguna apariencia de irregularidad; en otras palabras, ha elegido cumplir con el mejor nivel de atención.

Practicar estándares de atención:

Closen, uno de los principales expertos del país en derecho notarial, dijo que cuando los estatutos no abordan claramente una disputa legal que involucra una notarización, los tribunales a menudo observan cómo el notario elige desempeñar sus funciones en ausencia de instrucciones claras. . Si se demuestra que el notario ha hecho un esfuerzo razonable para actuar éticamente y seguir las mejores prácticas, es más probable que el tribunal vea con buenos ojos la conducta del notario.

“Las mejores prácticas deben ser probadas en el tiempo y, lo que es más importante, deben ser un método que las personas íntegras y diligentes sigan”, dijo.

Los expertos ofrecieron ejemplos de buenas prácticas notariales:

Utilice siempre un sello. No todos los estados exigen que los notarios utilicen un sello o estampilla. Sin embargo, es común que los documentos notariados sin sellos sean cuestionados o incluso rechazados cuando se envían a otro estado o país. Closen dijo que ningún estado prohíbe el uso de un sello y muchos de los que no lo exigen todavía tienen pautas recomendadas para su uso. Es un buen estándar de conducta profesional para los notarios en los estados que no exigen sellos seguir utilizándolos en cada notarización.

“En muchas jurisdicciones, la presencia de un sello se considera prueba de que el notario tenía autoridad para actuar y actuó de conformidad con la ley”, dijo Closen. “Si envía un documento estadounidense notariado sin sello a un país extranjero, es mejor que no se haya molestado en enviarlo en primer lugar. Si no consiguen un sello, se recuperará”.

Lleve siempre un diario notarial. Si bien muchos EE.UU. Los estados no exigen que sus notarios lleven registros diarios, Stallworth dijo que hacer un registro cuidadoso de sus notarizaciones es una de las mejores fuentes de evidencia de que actuó profesionalmente si alguna vez lo interrogan o demandan por una notarización en un caso judicial. “Las revistas pueden ayudar a establecer un patrón verificable de conducta profesional para los notarios”, afirmó. “Ser capaz de demostrar una manera consistente, profesional y metódica en la que un notario realiza consistentemente las notarizaciones agregará credibilidad si alguna vez se cuestiona un acto notarial”.

¿A dónde acudir para obtener orientación?

Si las leyes de su estado no cubren una situación con la que se encuentra, ¿a dónde puede acudir en busca de ayuda? Aqui hay algunas sugerencias:

Agencias notarias reguladoras estatales: incluso si la ley estatal no le brinda instrucciones, es posible que pueda obtener ayuda llamando a la oficina notaria reguladora de su estado. Muchos estados también publican manuales o manuales complementarios para notarios que cubren los requisitos legales y, a veces, ofrecen recomendaciones para situaciones que no están detalladas en la ley.

Asociaciones profesionales: las asociaciones profesionales de notarios, como la Asociación Nacional de Notarios y la Sociedad Estadounidense de Notarios, brindan asistencia, información y publicaciones sobre las leyes estatales de notarios y las prácticas éticas recomendadas a sus miembros. Estas asociaciones pueden ayudarle a orientarse en la dirección correcta si se encuentra con una situación en la que no está seguro de cómo proceder.

RULONA: La Ley Uniforme Revisada sobre Actas Notariales (RULONA) no solo ha sido adoptada como ley por muchos estados, sino que también proporciona pautas y recomendaciones para muchas situaciones notariales inusuales que no siempre están cubiertas por reglas formales en todas las jurisdicciones. Ver detalles RULA aquí: https://www.uniformlaws.org/committees/community-home?CommunityKey=8acec8a5-123b-4724-b131-e5ca8cc6323e

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Preguntas complicadas sobre pagos notariales y sus respuestas:

Muchos estados tienen leyes que regulan los honorarios que los notarios pueden cobrar por los servicios notariales. Pero ¿qué pasa con los gastos de viaje, las propinas y otros cargos por servicios no notariales y los métodos de pago? Responda nuestro cuestionario para ver qué tan bien puede responder estas complicadas preguntas sobre pagos notariales.

RESPUESTAS:

1. Si un firmante te ofrece una propina además de tus honorarios de Notario, debes:

2. Acéptelo, porque las leyes notariales estatales no se aplican a las propinas y gratificaciones.

3. Acéptalo porque no querrás ofender a tu cliente.

4. Rechazarlo porque una propina podría comprometer su imparcialidad incluso si lo permite la ley estatal.

5. Rechazarlo a menos que lo incluya como un gasto separado no relacionado con el notario en su diario.

RESPUESTA: C. Los notarios que aceptan propinas y gratificaciones podrían crear problemas éticos y legales. Muchas leyes estatales limitan la cantidad máxima que los notarios pueden cobrar por sus servicios. Si su estado establece un límite en los honorarios de Notario, no debe aceptar propinas porque si la propina más los honorarios de Notario exceden el monto máximo que puede cobrar por un acto notarial, podría enfrentar sanciones disciplinarias por violar las leyes de Notario Público.

Incluso si se encuentra en un estado que no establece una tarifa máxima de notario, las propinas plantean un posible problema ético. Un cliente que le da propina puede esperar un favor la próxima vez que lo notifique, lo que comprometería su imparcialidad.

La política más segura es nunca aceptar propinas ni gratificaciones aparte de la tarifa máxima permitida por su estado por servicios notariales.

¿Verdadero o falso? Las leyes estatales prohíben a los notarios aceptar pagos electrónicos o en línea por servicios notariales.

RESPUESTA: Falso. Muchos notarios han preguntado a la NNA si la ley estatal exige que los honorarios del notario se paguen de una forma específica, por ejemplo, en efectivo o con cheque. Las leyes estatales no abordan la forma en que se realiza el pago de los servicios notariales. Un notario puede aceptar pagos en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito, o servicios de pago en línea como PayPal o Venmo, siempre que el cliente esté dispuesto y sea capaz de utilizar el método de pago en cuestión.

Los notarios pueden cobrar a los clientes una tarifa de viaje aparte si:

Las leyes de su estado permiten o no prohíben el cobro de tarifas de viaje.

No cobra una tarifa de viaje más alta de lo que permite la ley de su estado.

Usted sigue todas las leyes y pautas estatales con respecto a informar y acordar tarifas de viaje con los clientes. Todo lo anterior.

RESPUESTA: D. Los notarios móviles a menudo preguntan si pueden cobrar una tarifa por el tiempo de viaje y el kilometraje además de la tarifa por realizar una notarización. Antes de hacerlo, debe confirmar que la ley de su estado permite o no prohíbe el cobro de tarifas de viaje. Es posible que la ley de su estado no diga nada sobre el cobro de tarifas de viaje. Esto generalmente significa que el cobro de una tarifa de viaje no está regulado por la ley estatal. Asegúrese de seguir todas las reglas sobre cuánto puede cobrar. Además, algunos estados tienen requisitos adicionales, como informar al cliente antes de la certificación notarial que se le cobrará una tarifa de viaje o que el cliente debe aceptar el monto cobrado. Puede encontrar información sobre las reglas de tarifas de viaje de cada estado en nuestro artículo “Una guía sobre las tarifas de viaje de los notarios en los Estados Unidos” y nuestro video “Los notarios y las tarifas de viaje”.

¿Verdadero o falso? Los honorarios del notario no tienen que declararse en su declaración anual de impuestos sobre la renta.

RESPUESTA: Falso. Si bien los honorarios de notarización no están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, la Publicación 17 del IRS dice que todos los honorarios recibidos específicamente para las notarizaciones deben incluirse en el ingreso bruto en un Anexo C o Anexo C-EZ del Formulario 1040. Más información general sobre los honorarios y los ingresos del notario Los impuestos se pueden encontrar en nuestro artículo “5 consejos sobre impuestos sobre la renta para notarios y agentes firmantes”. Si tiene preguntas sobre factores comerciales o personales específicos que podrían afectar sus declaraciones de impuestos, consulte con el IRS o con un profesional de impuestos calificado.

Las cinco [5] asignaciones de Agente Firmante Notario abogada/os extranjeros más comunes.

Muchos nuevos abogada/os extranjeros agentes notarios firmantes [“ANS”] creen que todas las asignaciones de firma de préstamos e hipotecas son iguales. De hecho, a las ANS se les puede contratar para que se encarguen de muchos tipos diferentes de tareas.

Usted como propietario de un servicio de firma a nivel nacional, verá cinco tipos de paquetes hipotecarios con mayor frecuencia.

Estos son:

Refinanciaciones hipotecarias-

Préstamos de compra-

Paquetes de vendedor-

HELOC (líneas de crédito de conversión del valor líquido de la vivienda)-

Hipotecas inversas.

Saber qué esperar cuando reciba una tarea de firma de préstamo y estar familiarizado con varios documentos del préstamo le permitirá estar más preparada/o para realizar la firma perfecta. Esto es lo que necesita saber sobre cada tipo de firma de préstamo:

1. Refinanciar:

Esta es probablemente la firma de préstamo más común que encontrará. Una refinanciación es cuando un prestatario cancela su préstamo actual con un nuevo préstamo. Un propietario refinancia su casa para lograr una tasa de interés más baja y/o retirar efectivo en función del valor líquido que tiene actualmente en la casa.

Estos son préstamos muy sencillos. El prestatario acepta devolver el préstamo a una tasa de interés acordada durante un período acordado.

2. Compra:

Esta es la segunda firma de préstamo más común que encontrará. Esta es una transacción en la que un comprador de vivienda pide prestado dinero a un banco para comprar una vivienda.

Si puede ejecutar un refinanciamiento, puede ejecutar una compra. Los documentos del préstamo son esencialmente los mismos. Porque ya sea que alguien esté pidiendo dinero prestado para liquidar un préstamo anterior o pidiendo dinero prestado para comprar una casa, todavía está pidiendo dinero prestado.

3. Paquete del vendedor:

Esto ocurre cuando un propietario vende su casa. Cuando un vendedor vende su casa, hay documentación que debe firmarse y, por lo general, uno o dos documentos que deben certificarse ante notario.

Estas firmas suelen tener entre 20 y 30 páginas y pagan menos que una firma tradicional de refinanciamiento o compra, pero suelen tardar la mitad de tiempo.

4. HELOC:

HELOC es un acrónimo de Línea de crédito sobre el valor líquido de la vivienda. Se trata de una línea de crédito vinculada al valor líquido de la vivienda del prestatario. Por ejemplo, si la casa del prestatario vale $500,000 y su hipoteca actual es de solo $200,000, eso significa que el propietario tiene $300,000 en valor líquido. En este ejemplo, el propietario de una vivienda podría pedirle a un prestamista que le otorgue una línea de crédito sobre su vivienda por $100 000 de los $300 000 de capital que tiene. Esto le da al propietario acceso a dinero para tiempos difíciles, renovaciones en el hogar, etc.

Estos préstamos suelen tener tasas de interés variables (en lugar de fijas) y son muy populares durante los mercados inmobiliarios calientes, donde el valor de las viviendas está aumentando.

5. Hipoteca inversa:

Las hipotecas inversas son préstamos en los que un propietario de 62 años o más convierte el valor líquido de su vivienda en ingresos en efectivo sin realizar pagos hipotecarios.

Los documentos de préstamos de hipotecas inversas suelen tener más de 200 páginas porque normalmente tienen dos escrituras y dos notas.

Este tipo de trabajos de firma pueden tardar una hora y media o más debido a la cantidad de documentos. Además, los clientes son mayores, por lo que la paciencia es clave.

Consejo profesional: aprenda y comprenda estos documentos antes de aceptar una tarea

Antes de aceptar cualquiera de estas asignaciones de firma de préstamos, es importante que esté familiarizado con los documentos.

Las transacciones de compra y refinanciamiento representarán aproximadamente el 80 % de las citas de firma que verá, pero si no está listo o preparado para el otro 20 % de las oportunidades de firma, no está maximizando sus ingresos.

Además, si comete un error en un HELOC, un paquete de vendedor o una hipoteca inversa porque no está familiarizado con esos tipos de paquetes, es posible que no vuelva a obtener negocios de esa fuente. Esto puede ser un error costoso porque pondría en peligro su capacidad para obtener refinanciamiento y transacciones de compra de su cliente.

Para familiarizarse con los documentos de refinanciamiento, pídale a un familiar o amigo que haya refinanciado recientemente que revise sus documentos. Si eso no es posible, a veces puedes encontrar documentos de muestra en línea. O puede tomar un curso como Loan Signing System que tiene documentos de muestra de los cuales puede aprender.

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Los cuatro [4] consejos para notarios abogada/os extranjeros que solicitan hacer deducciones fiscales por su oficina central en su hogar.

Abril se acerca y los Notarios quieren sacar el máximo provecho de sus declaraciones de impuestos de 2023.

El Notary Bulletin pidió a Jackie Perlman, analista principal de investigación fiscal del Tax Institute de H&R Block, consejos para quienes reclaman una deducción por oficina central para el año fiscal 2023.

Esta es solo información general, y la situación fiscal de cada persona puede diferir cuando se trata de consejos generales sobre impuestos notariales y deducciones de kilometraje. Si tiene preguntas específicas sobre su situación fiscal, comuníquese con el IRS o su asesor fiscal.

Recordatorio: a partir de 2018, la deducción por oficina central está disponible solo para contribuyentes que trabajan por cuenta propia. Los empleados no pueden reclamar la deducción porque la deducción general por gastos comerciales de los empleados no está disponible. Aunque muchos empleados tuvieron que trabajar desde casa durante todo o parte de 2023 debido a los acuerdos de trabajo híbrido, no hay cambios en la ley. Es decir, la deducción detallada por gastos comerciales de los empleados aún no está disponible.

¿Cuáles son los pasos más importantes que deben seguir los notarios al reclamar una deducción por oficina en casa?

Para poder reclamar la deducción, la oficina de su hogar debe usarse regular y exclusivamente para fines comerciales. Debe designar una habitación separada en la casa o un área de una habitación que se dedicará únicamente a su comercio o negocio.

Hay algunas excepciones a la prueba “exclusiva” para un área utilizada para almacenar inventario, por ejemplo, y también para áreas utilizadas para guarderías.

Una opción simplificada de “puerto seguro” le permite deducir $5 por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados (deducción máxima de $1,500) sin un mantenimiento de registros extenso. No se requiere un mantenimiento de registros extenso para la opción de puerto seguro, pero la deducción máxima de $1,500 está designada para una habitación más grande (aproximadamente 20′ x 15′). Si la oficina de su hogar es más pequeña, la deducción también lo será.

¿Qué registros deben mantener los notarios relacionados con las deducciones por oficina central?

La deducción de la oficina central le permite reclamar como gastos comerciales una parte de los gastos deducibles, como los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes raíces, y los gastos personales no deducibles, incluidos los servicios públicos, el seguro del hogar, las reparaciones y la depreciación. Debe conservar todos los estados de cuenta y recibos para fundamentar estas afirmaciones.

¿Dónde se reclama la deducción por oficina central?

Los contribuyentes que trabajan por cuenta propia declaran el gasto en el Anexo C, línea 30. Los contribuyentes que utilizan el método de puerto seguro mencionado anteriormente pueden usar una hoja de trabajo en las instrucciones del Anexo C para calcular la deducción. Aquellos que no utilicen el puerto seguro también deben completar el Formulario 8829, Gastos de uso comercial de su hogar, para calcular la deducción.

¿Cómo afectarán los recientes cambios a la ley tributaria a los contribuyentes autónomos con una deducción por trabajo en el hogar?

No hay cambios específicos en la deducción por trabajo en casa. Tenga en cuenta que, aunque las primas de seguro hipotecario (PMI) no se tratan como deducciones detalladas de los intereses hipotecarios, los notarios que calculan la deducción real de la oficina central (es decir, no utilizan el puerto seguro) pueden usar una parte del PMI asignada a la deducción de la oficina central.

Para conocer otros cambios de 2023 que afectan a los contribuyentes autónomos, consulte “¿Qué hay de nuevo?” sección de las instrucciones del Anexo C. Dado que los impuestos cambian año tras año, considere contratar a un profesional de impuestos con experiencia en declaraciones de pequeñas empresas.

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Trabajo de notario general: El trabajo de notario general significa viajar a los clientes para certificar ante notario documentos que no están relacionados con transacciones inmobiliarias. Esto incluye todo, desde poderes, documentos de fideicomiso, documentos relacionados con la atención médica, transferencias de títulos de automóviles y mucho más.

Este nivel es la forma más fácil de comenzar a construir un negocio de notario debido a su simplicidad. No requiere ninguna titulación extra más que tu encargo de Notario. Encontrar trabajo de notario general implica promocionarse ante su comunidad local, lo que puede hacer de varias maneras.

Una de las formas de marketing más populares para el trabajo notarial en general es la creación de una página comercial gratuita en Google. Esto le brinda presencia en Internet, lo cual es crucial para cualquier negocio.

En el entorno empresarial actual, los clientes suelen realizar una búsqueda en Internet cuando buscan un servicio local. Es donde los clientes potenciales suelen conectarse por primera vez con su empresa. Tener su empresa de notario incluida en Google aumentará su visibilidad ante su comunidad local y, por lo tanto, aumentará su clientela.

También puede anunciarse como disponible para el trabajo de notario general mediante el uso de las redes sociales, tarjetas de presentación, correo impreso y, por supuesto, el boca a boca.

Cuando se trata de realizar trabajos notariales generales, puede resultar un poco intimidante, ya que hay muchos tipos de documentos que se le pueden pedir que certifique ante notario. Pero recuerda, como Notario, no importa el tipo de documento. Su trabajo es realizar la certificación notarial solicitada.

Algunas cosas para recordar cuando esté completando una certificación notarial:

Verificar la identidad del cliente. Lea primero el texto del Notario antes de comenzar a completarlo para evitar errores.

Siga los procedimientos para la notarización establecidos por su estado.

Completar tareas generales de notario es una excelente manera de desarrollar su confianza en la industria notarial antes de pasar al siguiente nivel: completar la firma de préstamos.

Firmas de préstamos por notario público. El nivel más común y quizás el más intimidante a la hora de desarrollar su negocio de notario es lanzarse a la firma de préstamos. Los notarios que realizan este tipo de trabajo se conocen como agentes firmantes notarios o agentes firmantes de préstamos. Por lo general, se espera que los agentes firmantes tengan certificaciones adicionales específicas de la industria hipotecaria además de su comisión de notario. Estas certificaciones pueden incluir una evaluación de antecedentes anual y capacitación adicional.

Las leyes estatales o federales no exigen las certificaciones de agentes firmantes, pero muchos prestamistas y compañías de títulos solo trabajarán con agentes firmantes que estén certificados.

Como agente firmante, recibirá asignaciones de servicios de firma, compañías de títulos y compañías hipotecarias para realizar firmas de transacciones hipotecarias y de bienes raíces. Una de las mejores partes de ser un agente firmante es que puede aceptar o rechazar pedidos en cualquier momento sin ser penalizado.

Una vez que acepte un pedido, sus responsabilidades generalmente incluirán:

Confirmar la cita con el prestatario/firmante-

Imprimir los documentos-

Desplazarse hasta el domicilio del firmante para realizar el trámite.

Entregar los documentos completos a la compañía hipotecaria o de título.

Adquirir clientes y firmar asignaciones de préstamos puede ser una tarea en sí misma, pero tenga la seguridad de que están ahí afuera y esperando para utilizar sus servicios. Recomiendo primero registrarse en Snapdocs, una plataforma tecnológica líder que conecta a Notarios con compañías de títulos e hipotecas a nivel nacional. Las asignaciones de firma de préstamos son una parte constante y generalmente mejor remunerada del negocio del notario.

A medida que adquiera experiencia, podrá comenzar a promocionarse directamente con servicios de firma y compañías de títulos.

Trabajo no notarial. El último paso para construir un negocio notarial exitoso es agregar servicios no notariales a su perfil. Ahora bien, este nivel es opcional, pero muchos notarios tienden a agregarlo para aumentar los ingresos de su negocio.

El trabajo no notarial significa que usted realiza servicios que no requieren certificación notarial. Por ejemplo, una tarea común que no es de notario y que realizan muchas empresas notariales son las inspecciones de campo. Es posible que diferentes tipos de empresas se comuniquen con usted para que complete inspecciones de campo en su área. Esto puede incluir simplemente tomar fotografías o administrar un cuestionario e informar al cliente.

Otros servicios populares no notariales incluyen servicios de huellas dactilares, servicios de mensajería y servicios de apostilla. Recomendaría considerar estas diferentes opciones si está interesado en agregar más ingresos a su negocio de notario. Recuerde, este es su negocio, por lo que puede administrarlo como mejor le parezca, siempre y cuando cumpla con las leyes de su estado.

Los 3 niveles pueden ayudarlo a construir un negocio notarial exitoso en cualquier estado. Asegúrese de investigar antes de implementar cualquiera de estos niveles y tenga en cuenta la información que obtiene en los grupos y foros en línea, ya que diferentes estados pueden tener diferentes estipulaciones en cuanto a lo que se le permite hacer.

Por ejemplo, algunos estados permiten que los notarios oficien bodas mientras que otros no lo hacen. También hay muchos recursos y organización.

Nuestra colega Vanessa Terry, propietaria y formadora principal del servicio “Notary2Notary”, tiene más de 10 años de experiencia en la creación de negocios exitosos en todo el país. Después de encontrar su propio éxito de seis cifras como formadora de notarios y emprendedora, lanzó ‘Notary2Notary’ para capacitar a personas de todo el país para que inicien su propio negocio. Vanessa entrena a sus estudiantes de Notario en estos tres niveles para ayudar a otros a construir sus exitosos negocios de agentes notarios firmantes en todo el país.

Ver cuales son los cindo [5] consejos sobre impuestos sobre la renta para notarios públicos y notarios agentes firmantes- abogada/os extranjeros:

Abril es un mes que está a la vuelta de la esquina, lo que significa que es hora de que los Notarios preparen sus declaraciones de impuestos sobre la renta para el año fiscal 2023. Hay cinco consejos que los notarios deben considerar al prepararse para presentar el impuesto sobre la renta, según David M. Green, notario, agente registrado, miembro del Instituto Nacional de Práctica Tributaria y propietario del Servicio de Contabilidad e Impuestos “David M. Green” en Waynesboro, Pensilvania.

Estas son sólo pautas generales y la situación fiscal de cada persona puede diferir. Si tiene preguntas específicas sobre su situación tributaria, comuníquese con el IRS o con un asesor fiscal calificado.

1. Informes de tarifas de notarización-

Según la Publicación 17 del IRS, todos los honorarios recibidos específicamente por actos notariales deben incluirse en los ingresos brutos (la cantidad de dinero recibida antes de deducir cualquier cosa) en un Anexo C o Anexo C-EZ (Formulario 1040). Los honorarios de notarización no están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, pero asegúrese de consultar con un profesional de impuestos calificado o con el IRS si tiene preguntas o si existen otros factores que podrían afectar la forma en que declara sus ingresos.

2. Notarios que pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia-

Los notarios móviles deben detallar cuidadosamente los honorarios notariales y no notariales de las asignaciones de firma de préstamos. Si es un agente firmante notario que trabaja por cuenta propia, la Publicación 17 del IRS establece que debe pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia si tuvo ganancias netas de $400 o más por honorarios por servicios distintos a los documentos notariales (por ejemplo, viajar a la casa de un firmante, entrega de paquetes de documentos de préstamo completos, etc.). Cualquier ingreso que entre en esta categoría debe declararse en un Formulario 1040 del IRS, Anexo SE para fines del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

3. 1099-NEC-

Si trabaja como contratista independiente para diferentes empresas y prestamistas, puede esperar recibir un 1099-NEC (Compensación para no empleados) de cualquier empresa que le haya pagado $600 o más por realizar tareas de firma de documentos de préstamo. Si una empresa le pagó menos de $600 por asignaciones de firma de préstamos durante el año, no está obligada a enviarle un 1099-NEC (aunque es posible que algunas aún le envíen el formulario), pero aún así es posible que deba declarar esos ingresos en su impuestos, así que mantenga registros cuidadosos de todas las ganancias durante todo el año.

4. Mantener registros precisos-

Mantenga un registro cuidadoso de toda su información relacionada con impuestos. Por ejemplo, si tiene la intención de deducir sus millas por asignaciones de notario móvil, debe mantener un registro de kilometraje detallado que muestre la fecha y cuántas millas viajó para cada asignación, ya sea en papel o electrónicamente. Hay algunas buenas aplicaciones como MileIQ, Milebug y MileTracker para teléfonos inteligentes que realizan un seguimiento diario del kilometraje. Si planea deducir los costos de suscripción a un directorio de notarios en línea para comercializar su negocio, como FindaNotary.com, asegúrese de conservar los recibos y registros de los pagos de su suscripción.

5. Deducciones del Ministerio del Interior-

La deducción de la oficina central le permite reclamar como gastos comerciales una parte de los gastos deducibles, como los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes raíces, y los gastos personales no deducibles, incluidos los servicios públicos, el seguro del hogar, las reparaciones y la depreciación. Sin embargo, debe conservar todos los estados de cuenta y recibos que respalden estas afirmaciones. Tenga cuidado al reclamar una deducción por utilizar parte de su vivienda como oficina. Las deducciones por oficina en casa tienen requisitos muy estrictos, aunque también hay disponible una opción de deducción por oficina en casa simplificada. Como regla general, las regulaciones del IRS para las deducciones por oficinas en el hogar requieren que el espacio se use exclusiva y regularmente como su lugar principal de negocios o como lugar de reunión para clientes y clientes para poder reclamarlo como una deducción del impuesto sobre la renta.

Recordatorio de fecha límite de impuestos del año 2023-

Para esta próxima temporada de impuestos, la fecha límite para las declaraciones de impuestos individuales para todos en los Estados Unidos es el lunes 15 de abril de 2024.

Consejo de notario: identificación de firmantes utilizando reconocimiento personal:

Si un firmante carece de documentos de identificación, muchos estados permiten utilizar el conocimiento personal (es decir, la propia familiaridad del notario y la interacción con el firmante a lo largo del tiempo) como medio de identificación. Pero no siempre es fácil saber cuándo un notario conoce a alguien lo suficientemente bien como para utilizar esta opción.

Este método de identificación data de una época anterior a que los gobiernos emitieran tarjetas de identificación, cuando era mucho más probable que las personas pasaran su vida en una comunidad. Pero hoy vivimos en una sociedad altamente móvil. A menudo no conocemos a nuestros vecinos y muchas personas hacen más amigos en Facebook que cara a cara.

Nota para notarios de California. California es el único estado que no permite que los notarios se basen en conocimientos personales para verificar la identidad de un firmante. California eliminó la opción del conocimiento personal porque varios casos de fraude involucraban a notarios que participaron en transacciones falsas de bienes inmuebles afirmando conocer a los delincuentes que firmaron los documentos.

Se puede utilizar o abusar del conocimiento personal de la identidad, como cualquier práctica notarial. Cuando se abusa de ella, la identificación mediante conocimiento personal puede ser vulnerable al fraude. Cuando se utiliza correctamente, puede ser una forma segura de identificar firmantes que no tienen identificación.

Entonces, ¿cómo se utiliza correctamente el conocimiento personal para identificar a los firmantes? ¿Qué tan bien se debe conocer a un firmante para confiar en él como prueba de su identidad?

Estados que brindan orientación:

Varios estados, incluidos Pensilvania, Florida, Arizona y Carolina del Norte, tienen definiciones de “conocimiento personal” para guiar a los notarios. Otras pautas estatales requieren que usted conozca a los firmantes el tiempo suficiente para estar seguro de sus identidades.

Pensilvania, por ejemplo, define el conocimiento personal como “… conocido personalmente por el funcionario notarial a través de transacciones suficientes para proporcionar una certeza razonable de que el individuo tiene la identidad reclamada”. Florida define el conocimiento personal como: “… un conocido, derivado de la asociación con el individuo, que establece la identidad del individuo con al menos una certeza razonable”. En otras palabras:

Usted conoce al firmante.

Ha visto al firmante interactuando con otros.

Esas personas conocen al firmante por la misma identidad que usted.

Esto va más allá de un solo encuentro. Un notario que trabaja en un despacho de abogados, por ejemplo, no podría confiar en sus conocimientos personales para un nuevo cliente que acaba de conocer. Sin embargo, el mismo notario puede utilizar conocimientos personales (excepto en California) para un cliente de larga data que ha interactuado con el notario, abogados y otros compañeros de trabajo muchas veces.

Estados que no ofrecen orientación:

Sin embargo, algunos estados no ofrecen orientación específica. Texas dice que un notario público tradicional puede aceptar un reconocimiento si conoce al firmante, pero no proporciona detalles adicionales.

Si su estado no ofrece instrucciones específicas sobre el conocimiento personal, haga algunas preguntas básicas:

¿Cuántas veces ha hablado con el firmante?

¿Desde cuándo conozco al firmante?

¿He visto muchas veces a otras personas que conozco interactuar con el firmante?

¿Con qué frecuencia otras personas que conozco han identificado al firmante como la misma persona que yo sé que es?

¿Tengo dudas razonables sobre la identidad del firmante?

¿Estoy dispuesto a arriesgarme a las consecuencias si me equivoco?

Si se siente cómodo con las respuestas a estas preguntas, continúe y garantice la identidad de su firmante. Si no se siente cómodo con las respuestas, solicite otra prueba de identidad.

Cinco consejos para armar un plan de negocios de Notario:

Ya sea que esté comenzando como notario móvil, notario firmante o esté buscando expandir un negocio existente, un buen plan de negocios lo mantendrá organizado y concentrado en lo esencial. Aquí hay cinco consejos para crear un plan de negocios sólido de David Howell, notario de Texas, propietario de un negocio y mentor de SCORE, una asociación nacional sin fines de lucro que ayuda a las pequeñas empresas a despegar.

1. Defina el servicio que brindará su empresa.

La primera y más importante parte de su plan de negocios es definir exactamente qué servicios notariales ofrecerá su empresa. “Hay notarios de todas las formas y tamaños, por lo que debes preguntarte qué vas a hacer con tu negocio”, dijo Howell. Por ejemplo, ¿se centrará únicamente en servicios de documentos de préstamos u ofrecerá servicios generales de notarización al público? Si su estado lo autoriza, ¿desea ofrecer servicios de notarización remota? ¿Quiere dirigirse a una clientela específica, como centros de salud y centros para personas mayores, o ampliar sus servicios al público en general? ¿Brindará servicios en una sola área o está dispuesto a viajar y, de ser así, a qué distancia? “No estará listo para seguir adelante hasta que pueda responder la siguiente pregunta de una manera clara y sencilla: ‘¿Cómo prestaré mis servicios y a quién?'”, dijo Howell.

2. Decida qué tipo de entidad comercial desea formar.

Una vez que haya definido su negocio, Howell dice que el siguiente paso es investigar y determinar qué tipo de entidad comercial, como una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada, funciona mejor para usted. Dependiendo del presupuesto y las preferencias, es posible que los notarios deseen investigar y solicitar la creación de una empresa ellos mismos o consultar con un abogado para que les ayude con los trámites iniciales. Howell sugirió que los notarios visiten los sitios web de su Secretario de Estado, el contralor estatal y el IRS para investigar diferentes tipos de entidades comerciales y obtener las instrucciones y formularios de solicitud necesarios.

3. Organizar un presupuesto inicial y operativo.

Deberá elaborar un presupuesto de los costos iniciales y operativos de su empresa, incluidas las comisiones y las herramientas de notario, los suministros y equipos de oficina, y los costos iniciales y de presentación del negocio. Howell recomendó encarecidamente que los propietarios de nuevos negocios obtengan un seguro contra errores y omisiones que los cubra en caso de un reclamo por un problema de certificación notarial. También recomendó obtener una póliza general para propietarios de negocios que ofrezca protección contra accidentes en el trabajo y otros problemas de responsabilidad relacionados con el negocio que no estén cubiertos por las pólizas de Notary E&O. Howell sugirió hablar con un agente de seguros independiente que esté familiarizado tanto con Notary E&O como con seguros generales para ayudarlo a seleccionar qué cobertura es mejor para su negocio.

Si necesita un préstamo para iniciar su negocio, hay varias opciones disponibles, incluidos bancos locales, la Administración de Pequeñas Empresas o incluso a través de familiares o amigos. Los propietarios de nuevos negocios deben investigar los términos y la disponibilidad de un préstamo inicial e incluirlos en el plan presupuestario, dijo Howell.

4. Incluya formas de promocionarse y llegar a los clientes en su plan de negocios.

Es importante que su plan incluya estrategias de marketing como una página web comercial, una página de redes sociales o una lista de directorios en línea como FindaNotary.com. Muchos propietarios de nuevos negocios no se preparan lo suficiente para hacer publicidad, encontrar nuevos negocios o retener clientes, dijo Howell. “Tendrá que idear formas de comunicarse periódicamente con clientes, proveedores y vendedores. Cree y mantenga valor para sus clientes”, dijo. “Si usted no está frente a sus clientes, alguien más lo hará”.

5. Establezca un cronograma para evaluar el desempeño de su negocio de forma regular.

Incluya una evaluación periódica de cómo le está yendo a su empresa como parte de su plan de negocios, dijo Howell. Cada mes o trimestre comercial, debe revisar cómo le está yendo a su negocio, ver si cumplió con sus objetivos financieros y revisar qué estrategias de trabajo dieron resultado o fracasaron para mantenerse flexible y exitoso. “Muchas empresas no hacen eso”, dijo Howell. “Es importante detenerse un momento, asomar la cabeza por encima de los árboles y ver qué está pasando”.

¿Pueden los Notarios sellar un documento por segunda vez para validarlo?

Si una escritura ha sido escriturada ante notario y la persona no la registró antes de la fecha de vencimiento, ¿puede un Notario volver a sellarla para validarla? – EP, Indiana

No está claro qué quiere decir con “fecha de vencimiento”. Le sugerimos que se comunique con un abogado antes de que usted o cualquier otro notario vuelva a certificar la escritura. Como notario, usted no está autorizado a ofrecer asesoramiento legal sobre los pasos necesarios para garantizar que una escritura sea válida.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo “Evitar el ejercicio no autorizado de la abogacía”.

Las respuestas de la línea directa se basan en las leyes del estado donde se originó la pregunta y pueden no reflejar las leyes de otros estados. En caso de duda, consulte siempre los estatutos de su propio estado. – Los editores

¿Se enfrenta a una complicada certificación notarial? ¿No estás seguro de cómo proceder? Los miembros de NNA tienen acceso ilimitado a nuestros consultores de la línea directa de NNA, capacitados por expertos, para ayudarlo con todas sus preguntas notariales. Llame al 1-888-876-0827, de lunes a viernes, de 6 a. m. a 6:30 p. m. hora del Pacífico; Sábado, de 5 a 17 horas. Hora del Pacífico.

Una guía de sanciones comunes por mala conducta notarial:

El mayor error que puede cometer un notario es pensar: “La notarización no es gran cosa”. La notarización es un gran problema. Protege a los firmantes del fraude de documentos y garantiza la integridad de las transacciones comerciales y legales. Infringir la ley intencionalmente, o incluso cometer un error involuntario, puede conllevar sanciones financieras y legales graves para usted.

A continuación se presentan algunas posibles consecuencias de la mala conducta de los notarios en diferentes estados.

1. Comisión Notaria suspendida o revocada

Un castigo común por la mala conducta del Notario es quitarle el cargo de Notario, ya sea de forma temporal o permanente.

En Texas, el Secretario de Estado puede suspender o revocar una comisión si un notario no requiere la comparecencia personal del firmante en el momento en que se realiza la certificación notarial o por otras violaciones que constituyen “buena causa” (GC 406.009[a] y [d] [5]; 1 TAC 87.31).

Los funcionarios de Nevada pueden suspender la comisión de cualquier Notario que ya no esté cubierto por una fianza, o si se agota la suma penal de la fianza (NRS 240.033.5).

Los estados que han adoptado la Ley Uniforme Revisada sobre Actas Notariales (RULONA), como Colorado, Pensilvania y Washington, pueden revocar o suspender la comisión de un Notario por diversos motivos, incluidos los siguientes:

El Notario incumple lo dispuesto en la ley.

El Notario hace declaración fraudulenta u omisión en su solicitud de comisión

El Notario es condenado por un delito grave o un delito que implique fraude, deshonestidad o engaño.

El Notario incumple sus funciones.

El notario no mantiene una fianza de garantía obligatoria (o “garantía”) si así lo exige el estatuto (no es obligatorio en Colorado).

2. Sanciones penales.

Según algunas leyes estatales, ciertas violaciones al realizar una certificación notarial pueden llevar a que un notario sea declarado culpable de un delito menor o incluso un delito grave en casos graves. Algunos estados imponen sanciones penales por actos específicos.

Por ejemplo, en Carolina del Norte, los notarios son considerados culpables de un delito menor de Clase 1 si aceptan un reconocimiento o administran un juramento o afirmación sin conocimiento personal o evidencia satisfactoria de la identidad del mandante (GS 10B-60[c]).

En Hawaii, no incluir los elementos requeridos en una declaración de certificado es un delito menor y el notario será sentenciado de acuerdo con el Capítulo 706 (HRS 456-21[c]). La condena por este delito da lugar a la revocación automática de la comisión (HRS 456-21[d]). El Fiscal General también puede imponer una multa de $500 (HRS 456-9[c][4]).

En Georgia, un notario que a sabiendas otorga un certificado notarial que contiene una declaración que el notario sabe que es falsa, o que realiza un acto con la intención de engañar o defraudar, es culpable de un delito menor por las dos primeras condenas (OCGA 45-17- 8[d] y 45-17-20). Un notario de Georgia condenado tres o más veces por estos delitos puede ser declarado culpable de un delito grave (OCGA 45-17-20).

3. Sanciones civiles.

Algunos tipos de mala conducta pueden requerir que el Notario pague una multa u otra sanción civil. Por ejemplo, en Massachusetts, una persona que actúa como notario después de que expire su comisión puede recibir una multa de entre 100 y 500 dólares (GL 222 Sec. 9).

En Virginia, un notario no abogado que asuma, utilice o anuncie el título de “notario”, “notario público” o “licenciado” o cualquier otro término en un idioma distinto del inglés que indique que está autorizado a ejercer la abogacía está sujeto a un máximo de sanción civil de $500 por la primera infracción y un máximo de $1,000 por una segunda o posterior infracción (COV 47.1-15.1).

Los funcionarios de Arizona pueden imponer una multa civil de $1,000 si un notario no informa la pérdida, el robo o el compromiso de un sello o diario de notario tanto al Secretario de Estado como a las autoridades policiales dentro de los 10 días (ARS 41-323.C).

4. Demandas y responsabilidad financiera.

Incluso si un estado no multa a un notario ni impone otras sanciones por mala conducta, un notario aún puede ser demandado por un firmante en un tribunal civil si las acciones del notario fueron responsables de pérdidas financieras, ya sea que el notario haya cometido el error intencionalmente o no. En un caso, un notario fue demandado por 250.000 dólares después de que se descubrió que el firmante era un impostor y el notario no registró la huella digital del firmante en el asiento del diario del notario. En otro caso, un notario fue demandado por no seguir el procedimiento adecuado al confiar en un testigo creíble para identificar a un firmante.

Un notario no es el único al que se le puede considerar responsable por mala conducta. Los empleadores y jefes también pueden ser considerados responsables si piden a los notarios que trabajan para ellos que violen el procedimiento adecuado.

Según la ley de Florida, el empleador de un notario puede ser considerado responsable de los daños causados directamente por la mala conducta de un empleado de notario si la certificación notarial se realizó como parte de las obligaciones laborales del empleado (FS 117.05[6]). E incluso si no se declara responsable a un notario, pagar los costos judiciales y la representación legal puede resultar extremadamente costoso.

En Illinois, un empleador es responsable si dio su consentimiento a la mala conducta del notario mientras éste actuaba dentro del ámbito de su empleo. Nuevo reglamento (5 CIET 312/7-102).

Cómo evitar las consecuencias de la mala conducta del notario.

La mejor manera de evitar sanciones por mala conducta notarial es mantenerse alejado de cualquier acción inapropiada o comportamiento éticamente cuestionable al realizar la certificación notarial. Los siguientes pasos le ayudarán a evitar algunos de los ejemplos más atroces de mala conducta:

Conozca la ley de su estado y las infracciones que pueden ser sancionadas. Si no conoces la ley, apréndela.

Siga siempre las leyes de su estado con respecto a la apariencia e identificación personal del firmante.

Nunca falsifique información en un certificado notarial y asegúrese de que se incluya toda la información requerida.

Nunca permita que nadie más tenga acceso a su sello o diario de notario, y mantenga su sello y diario en un área segura y cerrada bajo su control cuando no estén en uso.

Asegúrese de utilizar un diario notarial y registrar una entrada completa para cada notarización que realice.

Nunca brinde a un firmante asesoramiento legal inadecuado sobre un documento ni elija el tipo de certificación notarial para un firmante.

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Abogada/o extranjero: Cómo hacer crecer su negocio de Notario.

Una de las claves para construir un negocio notarial próspero y sostenible es colaborar con otros notarios, pero es necesario tener cuidado al elegir a las personas y los proyectos adecuados, según los expertos y formadores de notarios.

Respondiendo las preguntas más comunes de los notarios sobre colaboración, incluido cómo emplear diversas estrategias y cómo encontrar con éxito otras personas con quienes trabajar y proyectos a seguir.

Haga crecer su negocio colaborando con otros Notarios describiendo los conceptos básicos de la colaboración, que incluyen:

Qué es y qué no es la colaboración-

Cómo puede hacer crecer su negocio más rápido que trabajando solo-

Cómo elegir con éxito a tus colaboradores-

¿Qué tipo de proyectos buscar?

Cómo iniciar (y finalizar) una colaboración de la manera correcta

aprendiendo y creciendo más trabajando con socios de lo que jamás podría haberlo hecho sola/o, y eso permite llevar a cabo ciertos proyectos que de otro modo habrían estado prohibidos porque carecía de conocimientos o experiencia. La colaboración es un ingrediente clave en su capacidad para aprender nuevas habilidades y luego aplicarlas a nuevos proyectos.

“Cuando eres parte de algo más grande que tú mismo, cambia tu perspectiva, cambia cómo te sientes acerca de las cosas”.

Trabajar con un socio puede llevar una empresa al siguiente nivel y abrir puertas, pero el proceso funciona mejor cuando los notarios se preocupan de elegir sólo a personas que conocen, les agradan y en las que confían.

¿Cómo funciona la colaboración notarial?

La asociación con otros notarios a menudo surge de una sensación de abundancia, frente a la mentalidad de escasez. Para colaborar, hay que saber que hay mucho trabajo por hacer y no hay que temer a la competencia.

La colaboración podría definirse como el acto de combinar habilidades, conexiones y poder para resolver desafíos y lograr resultados mayores de los que podría lograr solo. Puede incluir un proyecto único o una creación en curso.

Diferentes niveles de colaboración notarial:

El proceso puede ser rápido y sencillo, o implicar una conexión profunda y continua. Compartir habilidades con un recién llegado es un ejemplo de colaboración de nivel inferior. No requiere una relación significativa ni un profundo nivel de confianza. Sin embargo, asociarse en un proyecto como iniciar un negocio juntos y compartir recursos, referencias y clientes requiere una gran confianza y conocimiento de la otra persona.

El proceso con trazar una relación como una cita: no saltes del nivel uno al cinco antes de conocer los valores de la persona, o podrías enredarte en algo de lo que no puedas liberarte.

Ejemplos de colaboración notarial:

Algunos ejemplos de colaboración incluyen reuniones, conferencias telefónicas y presentaciones y seminarios educativos.

Las redes sociales también son un gran lugar para conocer personas con ideas afines que pueden anunciar su interés en encontrar socios para proyectos particulares, o estar buscando a alguien que los oriente o les quite el trabajo de encima.

Consideraciones y estrategia de salida:

Antes de embarcarse en un proyecto, deberá decidir el nivel de relación que desea tener con su colaborador, como las necesidades de su negocio, la audiencia a la que desea llegar, cómo se dividirán los ingresos, cómo manejar el dinero que ingresa y cómo definir roles individuales.

Cuando el proyecto esté completo, considere qué sucede con los materiales, incluido quién posee los derechos de la garantía o el plan de estudios, qué sucede con un sitio Web o las estrategias de marketing, listas de correo y productos creados.

aconsejamos a los notarios que pensaran a largo plazo y tuvieran algo de participación en el juego futuro. Piense en cómo construir una relación y dar, en lugar de simplemente cómo ganar dinero.

“Haz un negocio sobre algo más profundo y tendrás más integridad en tu trabajo”.

Hacer lo que dices que harás promueve la confianza y constantemente harás lo correcto, lo que promueve la confianza.

Cinco 5 consejos al notarial para pacientes médicos:

Los notarios pidieron realizar actos notariales y fichajes en centros de atención médica, como hospitales y hogares de ancianos, deben estar preparados para circunstancias únicas, desde miembros de la familia y personal médico hasta las propias políticas de la instalación.

Debido a que los pacientes en los centros de atención médica pueden estar muy enfermos, muy medicados o con discapacidad, notarial por ellos requiere tiempo extra, compasión y habilidad.

A menudo, los pacientes que necesitan firmar documentos tienen problemas con el estado de alerta, la identificación positiva, la capacidad de firma y otros desafíos que no encontrará cubiertos en su manual y leyes del notario.

En este entorno, los clientes son más vulnerables. A menudo están atrapados en una habitación con equipo conectado a ellos que pitidos o zumbidos; bandas de brazo o medias de piernas que aprietas las extremidades; y bolsas IV colgadas de postes, etc. Pueden estar acostados, cubiertos con un vestido y una manta delgada, y no física o mentalmente en su máxima expresión.

En esta situación, pueden necesitar documentos significativos notarizados, como poderes de abogado, lo que le da a otra persona poder temporal o a largo plazo para tomar sus decisiones médicas o financieras. Aquí hay consejos para notarizar documentos para clientes en hospitales, hospicios y otros centros de atención médica:

Programe tiempo extra para las notarizaciones del hospital-

Solo notarizar para un firmante de alerta-

Conozca las pautas para alternativas a las firmas completas-

Comprender las alternativas a los documentos de identificación-

Conocer los requisitos de la instalación-

1. Programe tiempo extra para las notarizaciones del hospital:

Considere el tiempo total versus el tiempo ininterrumpido. Después de encontrar estacionamiento, que generalmente no está cerca de la entrada de la instalación, puede caminar a través de un laberinto de pasillos y ascensores. Es probable que haya interrupciones del personal para tomar vitales, tomar notas y realizar procedimientos médicos, como radiografías y cambiar IV. Reserve una cantidad realista de tiempo para la cita para que no apresure al cliente o se sienta tentado a tomar atajos.

2. Solo notarizar para un firmante de alerta:

Siempre debe asegurarse de que su firmante esté alerta y consciente de lo que está sucediendo antes de completar la notarización. Involucrar a su cliente en la conversación cotidiana, así como hacer preguntas casuales sobre el documento, debería ayudarlo a decidir si es apropiado proceder. Si no está seguro, mire a una enfermera o trabajador social para ver si hay algo que le prohíbe firmar. Siga la mejor práctica de señalar el comportamiento y la conciencia de su cliente en su diario.

Si la familia del firmante u otros visitantes están causando algún tipo de conmoción, puede pedirles que salgan momentáneamente para asegurarse de que el firmante no esté siendo presionado o dirigido.

3. Conozca las pautas para alternativas a las firmas completas:

La condición médica de su cliente puede dificultar la firma del documento. Asegúrese de estar familiarizado con las pautas de su estado con respecto a las alternativas a una firma completa. Si los testigos están presentes y disponibles, puede tener el signo del paciente con una marca, como una “X” o incluso una huella digital. Si su firmante no puede firmar, algunos estados pueden permitir que el paciente indique a otra persona que firme su nombre.

4. Comprender las alternativas a los documentos de identificación

Muchos pacientes no tienen su identificación con ellos en el hospital, lo que hace la tarea de verificar la identidad de su firmante desafiante. Una vez más, debe saber qué dicen las reglas y pautas de su estado sobre lo que es una identificación aceptable, especialmente lo que es una alternativa aceptable a un documento de identidad. Por ejemplo, ¿su estado establece disposiciones para el uso de testigos creíbles para identificar a un paciente? Si es así, ¿cuáles son los requisitos? Si no, ¿qué otras alternativas hay? En caso de duda, llame a la línea directa de NNA para obtener ayuda.

Tomar tareas en instalaciones médicas requiere un poco de flexibilidad adicional. Estar completamente preparado, para traer herramientas adicionales, como un portapapeles y bolígrafos especiales para pacientes con manos artríticas o dañadas, contribuirá en gran medida a hacer que este tipo de citas se simplifican e impecable como si se realizara en un entorno de oficina.

5. Conozca los requisitos de la instalación:

Además de los requisitos relacionados con el notario, también es útil preguntar sobre cualquier regla no notarial para que no encuentre ningún obstáculo inesperado o problemas legales que afecten la aceptación del documento.

Por ejemplo, si va a un hogar de ancianos o un centro de atención a largo plazo en California para notarizar una directiva anticipada de atención médica, un defensor del paciente debe ser testigo de la firma llamada Defensor del Pueblo. Esta persona asegura que el paciente comprenda lo que está firmando, está alerta y está de acuerdo con las decisiones de atención médica detalladas en el documento. Sin este testigo especial, la directiva no será honrada en las instalaciones y podría ser desafiada en otra instalación.

La mayoría de los otros estados tienen requisitos similares. Por lo tanto, es aconsejable averiguar qué tipo de documento se espera que notarí con anticipación porque la instalación no emplea el pueblo y, en general, solo trabajan con cita previa.

Psiquiatra Los centros IC y conductuales también pueden tener requisitos especiales. Algunas instalaciones tienen políticas que prohíben a los pacientes firmar documentos porque pueden estar en un estado alterado o tomar medicamentos psicotrópicos. Cualquiera de estas situaciones afectaría su capacidad para tomar decisiones informadas. Algunas instalaciones no le permitirán más allá de la recepción.

Para estas tareas, consulte con la instalación directamente sobre sus políticas. La persona que contrata a la que no se consciente o puede tener información inexacta.

Si la política no es un problema, tenga más cuidado para la detección del firmante para la voluntad y la conciencia, y asegúrese de documentar los pasos que toma en este entorno. Pido la verificación de un médico que el paciente puede firmar por sí mismo antes de continuar.

Laura Biewer es fundadora de Coachmelaura.com y posee en su servicio de Notario Mobile de Service en Modesto, California. También enseña seminarios para la Asociación Nacional de Notarios y es presentadora regular en las conferencias anuales de la NNA.

Esenciales del notario: la diferencia entre reconocimientos y Jurats:

Las dos notarizaciones más comunes solicitadas son Agradecimientos y Jurats. Pero no todos saben la diferencia entre estos dos actos. Aquí hay algunos puntos importantes que debes saber.

¿Qué es un reconocimiento?

El propósito de un reconocimiento es para un firmante, cuya identidad ha sido verificada, declarar a un notario o un oficial notarial que ha firmado voluntariamente un documento.

Un reconocimiento requiere los siguientes pasos:

El firmante debe aparecer en persona ante usted.

Debe identificar positivamente el firmante de acuerdo con las reglas de su estado.

El firmante puede firmar el documento antes de aparecer antes que usted o en su presencia. Puede realizar un reconocimiento si el documento se firmó antes de que el firmante aparezca antes que usted.

El firmante debe declarar (reconocer) firmar el documento para su propósito previsto.

En la mayoría de los estados, el firmante debe poder comunicarse directamente con usted que él o ella firmó voluntariamente el documento. Sin embargo, Arizona, Colorado y Mississippi permiten que un firmante se comunique con un notario a través de un intérprete que aparece personalmente en la notarización. Colorado prohíbe el uso de un intérprete que tiene un interés descalificador, como el intérprete o un pariente del intérprete que es parte de la transacción que se nota, o recibe un interés beneficioso o financiero de la transacción.

¿Qué es un Jurat?

El propósito de un Jurat, también conocido en algunos estados como una “verificación al juramento o afirmación”, es que un firmante jura o afirma la veracidad del contenido de un documento a un oficial notario o notarial.

Un Jurat requiere los siguientes pasos:

El firmante debe aparecer en persona antes que usted y firmar el documento en su presencia. Es posible que no realice un Jurat para una firma que se hizo antes de que el firmante aparezca antes que usted.

En algunos estados, debe identificar positivamente el firmante.

Debe administrar un juramento hablado o una afirmación, y el firmante debe responder en voz alta. Las respuestas silenciosas, como un asentimiento de la cabeza, no son aceptables.

Si bien no es requerido por la ley, se recomienda encarecidamente que haga que el firmante levante su mano derecha para enfatizar la gravedad del juramento o la afirmación.

Un Jurat no puede ser ejecutado por alguien que se ofrece a hacer el juramento a nombre de otra persona: el firmante original debe hacer o afirmar el juramento en persona ante el notario.

Reconocimiento y certificados Jurat:

Debido a que los reconocimientos y los jurats son diferentes notarizaciones con diferentes propósitos, cada uno requiere su propia redacción del certificado. No puede usar un certificado Jurat para un reconocimiento, o viceversa. Asegúrese de utilizar la redacción de certificados que sea aceptable bajo las reglas de su propio estado.

En general, un certificado de reconocimiento contendrá las palabras “reconocidas ante mí” o una redacción similar. Los certificados Jurat contendrán las palabras, “suscribidos y jurados (o afirmados) ante mí”.

AGENCIA DE FIRMA NOTARIAL. Preguntas frecuentes:

Aviso de derecho a cancelar. Los agentes de firma notarial deben tratar muchos documentos diferentes durante los fichajes de préstamos. Algunos requieren instrucciones especiales. En este artículo, respondemos preguntas frecuentes sobre la notificación de derecho a cancelar (NRTC).

¿Cuál es el propósito de un aviso de derecho a cancelar el formulario?

Según la ley federal, algunas, pero no todas, las hipotecas incluyen un derecho de rescisión, lo que le da al prestatario 3 días hábiles después de la firma de un paquete de documento de préstamo para revisar los términos de la transacción y cancelar la transacción. El período de rescisión comienza el primer día hábil después de la fecha de firma y termina a la medianoche del tercer día hábil. Los domingos y feriados federales no cuentan para el período de rescisión.

Si una transacción hipotecaria incluye un período de rescisión, el prestatario recibirá un aviso de derecho a cancelar informándoles de su derecho a rescindir el préstamo, las fechas del período de rescisión e instrucciones cómo cancelar.

¿Hay otros términos para una notificación de derecho a cancelar el formulario?

Sí. Dependiendo del prestamista, se puede titular un aviso de derecho a cancelar “Aviso de derecho de rescisión” o “Aviso de su derecho a cancelar la transacción de crédito asegurada por su hogar” o posiblemente por otros nombres.

¿Qué tipos de paquetes de documentos de préstamo incluyen un aviso de derecho a cancelar?

Ejemplos de préstamos con una notificación de derecho a cancelar incluyen préstamos de refinanciamiento en los que el prestatario está cambiando los prestamistas; Préstamos de capital para el hogar y líneas de crédito y préstamos de refinanciamiento de “efectivo” (préstamos para más que el saldo de préstamo actual y tomando la diferencia en efectivo) con un prestamista diferente.

Los préstamos hipotecarios sin aviso de derecho a cancelar formulario incluyen préstamos de “compra” utilizados para comprar una casa (también conocido como transacciones de compra), préstamos de refinanciamiento con el mismo prestamista, préstamos de agencias estatales y préstamos para viviendas que no son una residencia principal (viviendas de vacaciones y propiedades de ingresos).

¿Un aviso de derecho a cancelar el formulario requiere notarización? No.

¿Cuáles son las responsabilidades del agente de firma con respecto a la notificación de derecho a cancelar el formulario?

El agente de firma debe imprimir y proporcionar dos copias del formulario NRTC para cada prestatario. El agente de firma debe imprimir una copia adicional del formulario para cada prestatario para firmar en la cita de firma de préstamo y devolver con el paquete de documento de préstamo completado.

¿Qué pasa si las fechas aplicables se prevén en el NRTC?

Si las fechas de rescisión ya se completan en el formulario NRTC, el agente de firma también debe verificar para confirmar las fechas de rescisión en el formulario. Un calendario de rescisión está disponible en línea para ayudar a los agentes de firma a confirmar que las fechas de rescisión son precisas. Si las fechas de rescisión no se han completado, el agente de firma deberá completar las fechas correctas en el formulario utilizando un calendario de rescisión.

Preguntas frecuentes sobre documentos de agente firmante notario: Escrituras de garantía general.
Los agentes notarios firmantes se ocupan de una amplia variedad de documentos de préstamos diferentes durante las asignaciones. Algunos documentos requieren certificación notarial; otros tienen instrucciones especiales que los notarios agentes firmantes deben seguir. En este artículo, respondemos preguntas comunes sobre las escrituras de garantía general.

¿Qué es una escritura de garantía general?
Una escritura de garantía general transmite bienes inmuebles en la mayoría de los estados de EE. UU. Una Escritura de Garantía General no sólo transmite los intereses y el título del otorgante sobre una propiedad, sino que también garantiza que si el título es defectuoso o tiene una “nube” sobre él (como una quiebra, un gravamen fiscal, un reclamo hipotecario o una servidumbre desconocida), el cesionario puede responsabilizar al otorgante.

¿Qué más hace una Escritura de Garantía General?
Una Escritura de Garantía General también suele ofrecer las siguientes garantías:

El título no tiene más cargas que las expresamente señaladas en la escritura.
Si posteriormente se encontraran defectos en el título, el otorgante se compromete a corregirlos, dentro de lo razonable.
Ninguna otra persona o parte tiene un derecho superior a la propiedad que el cesionario.
El otorgante tiene “seisin” (término que significa propiedad real de la propiedad) y el derecho legal de transmitir esa propiedad.
El otorgante conviene en que si en el futuro el título es impugnado, pagará los gastos necesarios para defender el título contra la impugnación.

¿Una Escritura de Garantía General requiere certificación notarial?
Sí. En casi todos los casos, las firmas en una Escritura de Garantía General requieren reconocimiento ante un Notario Público u otro funcionario autorizado para realizar reconocimientos. Algunos estados permiten una prueba de ejecución mediante la suscripción de un testigo cuando el otorgante principal no puede comparecer personalmente ante un notario. La ausencia de un reconocimiento o prueba puede impedir que una Escritura de Garantía General se registre en los registros de la propiedad e invalidar la escritura. Ver formulario oficial para notarios aquí seguido:

Ejemplos de leyes estatales que abordan los conflictos de intereses profesionales.

Algunos estados abordan directamente en sus estatutos situaciones inusuales de conflictos de intereses profesionales para los notarios. Aquí hay algunos ejemplos notables. Más información sobre las leyes de conflicto de intereses en otros estados está disponible en la página de Resúmenes de leyes estatales de la NNA. Ver detalles seleccionando el Estado en el cual resides- haz clic aquí:https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/news/state-notary-laws

Estado de California:

La ley de California establece que un notario que tenga un interés financiero o beneficioso directo en una transacción no puede realizar ningún acto notarial en relación con esa transacción (GC 8224). El estatuto también establece que un notario tiene un interés financiero o beneficioso directo en una transacción financiera si el notario es nombrado como principal de la transacción y, con respecto a los bienes inmuebles, es nombrado, individualmente, como otorgante, cesionario, deudor hipotecario, acreedor hipotecario, fideicomitente, fiduciario, beneficiario, vendedor, comprador, arrendador o arrendatario, a la transacción.

La ley de California establece una excepción a estas disposiciones para los notarios que también actúan como agentes, empleados, aseguradores, abogados, agentes de custodia o prestamistas en nombre de una persona con un interés financiero o beneficioso en un documento (GC 8224).

Estado de Florida:

Los notarios de Florida no pueden certificar ante notario la firma de un documento si el notario público tiene un interés financiero o es parte de la transacción subyacente. Un notario público de Florida no puede certificar ante notario la firma de un documento si la persona cuya firma debe certificarse es el cónyuge, hijo, hija, madre o padre del notario (FS 117.107[11]). Sin embargo, a los notarios de Florida se les permite oficiar una ceremonia de matrimonio para personas relacionadas por consanguinidad o matrimonio con el notario (Opinión del Fiscal General, 91-70 (1991)).

Los notarios pueden legalizar firmas para su empleador sin ser descalificados, siempre que el notario no reciba otros beneficios que su salario y los honorarios legales de notarización (FS 117.107[12]).

Los notarios de Florida que son abogados pueden certificar ante notario la firma de un cliente siempre y cuando el abogado no tenga ningún interés en el documento más que los honorarios pagados por el cliente por los servicios legales y los honorarios legales del notario (FS 117.107[12]).

Estado de Illinois:

Los notarios de Illinois no pueden certificar ante notario ningún documento en el que se nombre al notario como parte de la transacción (5 ILCS 312/6-104[b] y Manual del notario público estatal). Sin embargo, los notarios pueden certificar ante notario las firmas de sus cónyuges, hijos u otros familiares (Manual del Notario Público).

Estado de Kansas:

Los notarios de Kansas no pueden certificar ante notario si el notario es parte en el registro que se está certificando ante notario o si tiene un interés financiero o beneficioso directo en el registro (KSA 53-5a25[b]). Los notarios también tienen prohibido certificar un registro ante notario si el cónyuge del notario es parte en el registro o tiene un interés financiero o benéfico directo en el registro (KSA 53-5a25[b]).

No se considera que un notario de Kansas tenga un interés financiero o benéfico directo en una transacción cuando el funcionario notarial actúa en calidad de agente, empleado, asegurador, abogado, agente de depósito en garantía o prestamista para una persona que tiene un interés financiero o benéfico directo en la transacción (KSA 53-5a25[d]).

Estado de Maine:

Según el Manual y guía de recursos para notarios públicos de Maine, un notario no debe actuar en ninguna capacidad oficial si existe algún interés que pueda afectar su imparcialidad. Un notario público es una “parte del instrumento” en cualquier transacción si la realización de la transacción beneficiará directamente al notario público, ya sea financieramente o de cualquier otra manera.

Los notarios de Maine tienen prohibido certificar ante notario si el firmante es el cónyuge, pareja de hecho, padre, hermano o hijo del notario, o un suegro o un medio pariente o medio pariente del notario (4 MRSA 1904.3.A). Sin embargo, los notarios de Maine pueden realizar una ceremonia de matrimonio para el padre, hermano, hijo, padre del cónyuge, hermano del cónyuge o hijo del cónyuge del notario” (4 MRSA 1904.3.C).

Maine tiene restricciones de conflicto de intereses de notario al certificar ante notario peticiones de nominación electoral. Los notarios no pueden certificar ante notario ni certificar una petición si el notario fue empleado o remunerado por una organización de petición para cualquier propósito que no sean actos notariales; si el notario presta servicios, recibe compensación por servicios no notariales o ayuda a un comité de cuestiones electorales o cuando el notario actúa como tesorero, funcionario principal, recaudador de fondos principal o tomador de decisiones principal para un comité de cuestiones electorales (21-A MRSA 903 -D.1).

Estado de Minnesota:

Los notarios de Minnesota no pueden certificar ante notario sus propias firmas para un reconocimiento, testimonio de firma o verificación bajo juramento o afirmación (MS 359.085, Subd. 7) o si el notario se beneficiará del documento (Guía de la Comisión de Notarios de la Secretaría de Estado de Minnesota).

Un agente de atención médica o un agente alternativo designado en un documento de poder de atención médica no puede certificar ante notario la firma del principal en la directiva de atención médica que incluye el poder de atención médica que nombra al agente o agente alternativo (MS 145C.03 Subd. 3[ a]).

Un empleado de una organización de atención médica que brinda atención a un paciente puede certificar ante notario la firma del paciente en una directiva de atención médica (MS 145C.03, Subd. 3[b]).

Estatutos de Minnesota 358.54, Subd. 2 establece que un notario no puede realizar un acto notarial respecto de un registro en el que sea parte el cónyuge del funcionario, en el que cualquiera de ellos tenga un interés directo.

Estado de Nebraska:

Un notario público de Nebraska está descalificado realizar una notarización si el Notario es cónyuge, ascendiente, descendiente o hermano del mandante, incluidos parientes políticos, padrastros o medios parientes. Además, un Notario está descalificado si el Notario “tiene un interés financiero o beneficioso en la transacción distinto del recibo de los honorarios notariales ordinarios o es nombrado individualmente como parte de la transacción” (RSN 64-105.01[1] y [2 ]).

La ley estatal permite excepciones a las reglas de intereses descalificantes en las siguientes situaciones:

• Un abogado; un empleador o asociado del abogado; o un accionista, funcionario o empleado de una corporación jurídica profesional autorizada para ejercer la abogacía y que sea Notario puede certificar ante notario las actividades profesionales de ese abogado o corporación (RSN 64-211[1]).
• Un corredor o vendedor de bienes raíces, o un empleado o asociado del corredor que sea notario, puede certificar ante notario a los clientes (RSN 64-211[2]).
• Un empleado, miembro, accionista, funcionario designado, funcionario electivo, agente o director de una compañía de seguros o cooperativa de crédito que sea notario puede certificar ante notario para la empresa, asociación o cooperativa de crédito (RSN 64-212 y 64-213).
• Un accionista, funcionario, empleado, agente o director de un banco que sea Notario puede certificar ante notario a los accionistas, funcionarios, empleados, agentes y directores del banco (RSN 64-214).
• Un empleado, accionista, director, agente o funcionario electo o designado de una asociación de ahorro y préstamo o compañía de inversión y préstamos industriales que sea notario puede certificar ante notario a los empleados, accionistas, directores, agentes o funcionarios electos o designados de la asociación (RSN 64-215).

Estado de Nuevo Mexico:

Los notarios de Nuevo México no pueden certificar ante notario si el notario es parte o tiene un interés financiero o beneficioso directo en el registro, o si el cónyuge o pareja de hecho del notario es parte o tiene un interés financiero o beneficioso directo en el registro (NMSA 14-14A-3.B).

Estado de Ohio:

Los notarios de Ohio no pueden certificar ante notario un documento que hayan firmado ni un documento en el que tengan un conflicto de intereses. “Conflicto de intereses” significa tener un interés financiero directo o de otro tipo en el documento, o ser nombrado, individualmente, o como otorgante, cesionario, deudor hipotecario, acreedor hipotecario, fideicomitente, fiduciario, beneficiario, vendedor, arrendador o arrendatario, o como parte en alguna otra capacidad de la transacción (ORC 147.141[A] y [C]).

La ley de Ohio no prohíbe expresamente que un notario celebre actos notariales para un cónyuge o un miembro de la familia; sin embargo, el Código Revisado de Ohio 147.141 establece que un notario no puede realizar un acto notarial si tiene un conflicto de intereses con respecto a la transacción. Un conflicto de intereses significa que el Notario tiene un interés financiero directo o de otro tipo en la transacción o que el Notario es nombrado parte en alguna capacidad de la transacción. (Preguntas frecuentes, sitio web del Secretario de Estado de Ohio).

Estado de Pensilvania:

Los notarios de Pensilvania no pueden realizar un acto notarial para un documento en el que el notario o su cónyuge tenga un interés directo o pecuniario (57 Pa.C.S. 304[a][1]).

Los notarios no podrán tomar reconocimiento de un poder si el Notario figura como agente en el documento de poder o actúa como testigo de la firma del documento. (20 Pa.CS 5601[b][3]).

Según 57 Pa.C.S. 305(a)(2), un notario no tiene un interés directo o pecuniario en las siguientes circunstancias:

Cuando el Notario es un funcionario, director o empleado de una empresa que es parte en una transacción notariada y certifica ante notario una transacción que involucra a la empresa, a menos que el Notario se beneficie personalmente de la transacción.

Cuando el Notario recibe un honorario, un honorario que no depende de la finalización de la transacción notariada.

Cuando el Notario es accionista de una empresa que cotiza en bolsa y certifica ante notario cuando la empresa es nombrada parte en la transacción notarial.

Estado de Texas:

El sitio web de la Secretaría de Estado de Texas recomienda a los notarios que no certifiquen ante notario si el notario es parte en un documento o se beneficiaría de alguna manera de la transacción. El Código Administrativo de Texas, sin embargo, establece que es “causa” para que el Secretario de Estado rechace una solicitud de comisión, revoque la comisión de un Notario o tome otras medidas disciplinarias contra un Notario cuando el Notario certifica ante notario su propia firma (1 TAC 87.31[ 26). Sin embargo, el estado no tiene una prohibición específica contra la certificación notarial de familiares.

Un Notario no está descalificado para realizar una notarización si el Notario es un empleado de una corporación y toma un reconocimiento o prueba de un documento escrito en el que la corporación del empleado tiene un interés. De manera similar, un notario no está descalificado para certificar documentos corporativos a menos que la corporación tenga 1,000 accionistas o menos y el notario posea más de una décima parte del uno por ciento de las acciones emitidas y en circulación de la corporación (Código de Prácticas y Remedios Civiles 121.002). Los notarios de Texas no están descalificados para ejercer la función notarial únicamente por el hecho de que el notario posea acciones en ciertas instituciones fiduciarias que sean parte interesada en el transacción (Código de Finanzas de Texas 199.002).

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Cuestionario- Conceptos erróneos sobre los honorarios notariales:

Actualizado el 13/11/23. Tanto los notarios como los firmantes a menudo se sienten confundidos acerca de las reglas para cobrar tarifas por una notarización. Responda nuestro cuestionario y vea cuántos conceptos erróneos sobre tarifas puede detectar. Ver detalles completos entrando por este enlace- haz clic aquí: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2019/04/quiz-notary-fee-misconceptions?utm_campaign=20231204nnabulletin&utm_medium=email&utm_source=nnabulletin&utm_content=BodyCTAFeeMisconceptionsQuiz&content_type=1&position=3&NNAID=160903912

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Qué buscar al elegir la formación de Notario Agente Firmante:

La capacitación es esencial para una carrera exitosa como agente firmante de notarios, y la educación continua es vital para mantener sus habilidades actualizadas en medio de una industria financiera hipotecaria en constante evolución. Entonces, si está buscando convertirse en un agente notario firmante, asegúrese de obtener la mejor capacitación posible asegurándose de que su programa incluya:

1-Información actualizada de la industria

2- Cobertura integral tanto de las tareas del agente firmante como de los elementos esenciales del notario.

3- Aceptabilidad para empresas que trabajan con Agentes Firmantes. Ver detalles completos entrando por este enlace- haz clic aquí: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2015/07/choosing-signing-agent-training?utm_campaign=20231204nnabulletin&utm_medium=email&utm_source=nnabulletin&utm_content=BodyCTALookForNSATraining&content_type=1&position=4&NNAID=160903912

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Formularios I-9: Lo que los notarios necesitan saber.

Los empleadores a menudo piden a los posibles empleados remotos que busquen un notario que los ayude a completar los formularios I-9. A continuación se ofrece información básica para ayudar a los notarios a quienes se les pide que tramiten un formulario I-9.

¿Qué es el formulario I-9?

El formulario I-9, emitido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU. (USCIS), verifica la identidad y la elegibilidad laboral de los empleados contratados en los EE. UU. El formulario debe ser completado tanto por el empleado como por el empleador (o representante autorizado). Como parte del proceso, el empleado debe presentar documentos que verifiquen su elegibilidad para trabajar en los EE. UU., y el empleador (o representante autorizado) debe examinar físicamente estos documentos.

Según el Manual para empleadores de USCIS, los empleadores “pueden designar a alguien para que complete los formularios I-9 por usted, como un oficial de personal, capataz, agente o cualquier otra persona que actúe en su nombre, como un notario público”.

Para formularios I-9 e instrucciones especiales, visite el sitio web de USCIS.

¿Los formularios I-9 requieren certificación notarial?

A partir de 2023, no se incluye ningún texto de certificado en el formulario I-9, ni se le pide a un notario que coloque su sello en el formulario, por lo que la respuesta es no.

Cuando un empleador designa a un notario público u otra persona para completar un Formulario I-9, esa persona es designada como un “representante autorizado”. Simplemente se le pide al representante que certifique que se presentaron los documentos de identidad apropiados (como se explica en la Sección 2 del formulario I-9).

El representante autorizado debe revisar los documentos de identidad del empleado mientras el empleado está en su presencia y luego completar la Sección 2.

El representante autorizado no realiza una certificación notarial ni coloca un sello de notario en el I-9, ya que no actúa como un notario público oficial. En el campo del título en la Sección 2, el Notario debe escribir “representante autorizado”.

Aunque el formulario en sí no requiere certificación notarial, hay ocasiones en las que un empleador le presenta a un nuevo empleado un correo electrónico indicándole que lleve el formulario a un notario para que lo complete. En estos casos, se recomienda que el Notario solicite al firmante una copia del correo electrónico, que luego podrá conservar, verificando que actuó conforme a la solicitud del empleador.

Si las instrucciones no acompañan al formulario I-9 y el empleado no puede comunicarse con el empleador, entonces no existe ninguna ley que prohíba al notario completar el formulario, siempre y cuando quede claro que el notario actúa como representante autorizado. y no como Notario.

Restricciones para los notarios de California.

En agosto de 2014, la Sección de Notarios Públicos y Presentaciones Especiales de la Secretaría de Estado de California aclaró a la NNA que los notarios de California que no están calificados y vinculados como consultores de inmigración según las Secciones 22440-22449 del Código de Negocios y Profesiones, no pueden completar ni realizar la certificación en Formulario I-9, incluso en calidad de no notario. La oficina del Secretario considera el Formulario I-9 como un formulario de inmigración. Cualquier notario de California que no sea un consultor de inmigración viola la Sección 8223(c) del Código de Gobierno.

La oficina del Secretario de Estado de California ha dicho a la NNA que se requieren verificaciones de antecedentes separadas para los solicitantes de la comisión de Notarios Públicos de California que también deseen registrarse como consultores de inmigración en el estado.

Hemos recibido muchas preguntas sobre la declaración del Secretario de Estado de California de que los notarios de California no deben completar ni realizar certificaciones en un Formulario I-9, incluso en calidad de no notario, si el notario no es un consultor de inmigración calificado y vinculado en California. . En este momento, no hemos recibido ninguna información nueva sobre este tema de la oficina del Secretario de Estado aparte de la que se compartió previamente con la NNA. Informaremos a nuestros notarios si recibimos alguna actualización de la oficina del Secretario de Estado de CA.

Los empleados que trabajan con formularios I-9 y tienen una comisión de Notario de CA tal vez deseen consultar con un abogado calificado o el asesor legal de su empleador para determinar si estas nuevas pautas requerirán algún cambio en sus funciones.

Actualización de Texas I-9 (junio de 2019).

La oficina del Secretario de Estado de Texas ha actualizado las preguntas frecuentes sobre notarios en su sitio web para aclarar que, si bien los notarios de Texas no pueden certificar ante notario los formularios I-9, un notario que sea empleado de una empresa puede ayudar a esa empresa a completar un formulario I-9 como tal. siempre y cuando el trabajo no se realice en calidad de Notario Público y el empleado no coloque su sello de Notario en el documento.

Mantener un registr.o

Si bien este no es un acto notarial, el notario debe registrar la transacción (quizás en una hoja de cálculo), incluido el nombre del empleado, el nombre de la empresa que solicita completar la Sección 2 y la fecha en que completó la transacción del documento.

Recuerde, no utilice su diario de actas notariales para llevar el registro de las transacciones I-9 porque no son notarizaciones.

¿Puede el notario cobrar por los I-9?

Si actúa como representante autorizado, entonces manejar el formulario I-9 no se considerará una tarea no autorizada acto notarial y, por lo tanto, no está dentro del alcance de los honorarios exigidos por el estado para la prestación de servicios notariales. Al igual que con cualquier servicio no notarial prestado, el notario es libre de determinar la tarifa por prestar el servicio de firma del formulario I-9.

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Una guía para la certificación notarial para firmantes representativos.

A muchos notarios se les ha pedido que certifiquen ante notario a un “firmante representativo”, es decir, un firmante que actúa en nombre de una empresa, organización u otra persona. Algunos estados requieren pasos adicionales al certificar ante notario a un firmante representante.

Aquí hay tres cosas que necesita saber al manejar estas situaciones.

¿Qué es un firmante representativo?

Un “firmante representativo” es una persona que firma el documento en nombre de otra persona o en nombre de una entidad comercial como una corporación. A veces se lo denomina actuar en “capacidad de representante”. Esto puede incluir que alguien firme un documento como abogado de otra persona, un ejecutivo de una empresa que firme documentos comerciales o que firme documentos legales como funcionario designado de una organización o entidad legal.

Por lo general, la certificación notarial de un firmante representativo sigue las mismas reglas para los reconocimientos o jurats normales. Sin embargo, tenga en cuenta que en la mayoría de los estados un abogado no puede prestar juramento en nombre de otra persona. Entonces, si “John Doe” firma y solicita un jurat como representante de “Jane Smith”, John no puede afirmar que “Jane Smith jura que este documento es verdadero”.

Sin embargo, John podría decir “Yo, John Doe = Fulano Detal, juro que el contenido de este documento es verdadero”. IIlinois es el único estado que permite a un firmante declarar una declaración bajo juramento o afirmación en calidad de representante.

¿Qué redacción de notario utilizo para un firmante representante?

Depende de tu estado. Algunos, como Colorado, Florida, Nevada, Oregón, Pensilvania y Texas, exigen que los notarios utilicen una redacción de certificado diferente al certificar ante notario a alguien que firma como representante en lugar de como individuo privado. Sin embargo, los notarios de California deben utilizar la misma redacción de reconocimiento ya sea que la persona firme como individuo o en calidad de representante.

Si bien los notarios de California a veces pueden usar la redacción notarial de otro estado para documentos que se presentarán en otro estado, no pueden usar redacción de otro estado para pedirle a un notario que certifique la capacidad representativa de un firmante o tomar otras determinaciones no permitidas por la ley. Por ejemplo, un notario de California no pudo completar un texto notarial que dijera: “En este día, apareció personalmente ante mí John Doe, conocido por ser el presidente de XYZ Incorporated, y reconoció dicho instrumento para esa corporación”.

¿Verifico el estatus de representante del firmante?

La necesidad de verificar el estado de un firmante depende del estado en el que se le encargue. Como se mencionó anteriormente, California prohíbe a sus notarios certificar la condición de representante de un firmante.

Otros estados, como Hawái, Montana y Utah, exigen que sus notarios confirmen el estado del firmante.

En Utah, un firmante que actúa en calidad de representante debe presentar evidencia satisfactoria de su autoridad al notario o proporcionar una declaración jurada o afirmación al notario de que el firmante tiene la autoridad adecuada para ejecutar el documento.

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Como parte de nuestros servicios CLE- educacional legal contínua te damos los siguientes consejos para abogada/os extranjeros notarios públicos:

Impulsa tu perfil empresarial de Google con estas 7 preguntas.

Lanzar un negocio es a la vez emocionante y desalentador. Para los notarios, ser un emprendedor individual les brinda la libertad de ser su propio jefe, establecer su propio horario y administrar las cosas como mejor les parezca.

Pero también existen desafíos, que pueden afectar la rapidez con la que puede hacer despegar su negocio y comenzar a generar ingresos. Para nosotros, uno de ellos es configurar un perfil comercial en linea de Google.

El tiempo que lleva ejecutar un perfil comercial depende de qué tan preparado esté y del proceso de verificación de Google. No puedes controlar Google, pero hay cosas que puedes hacer para ser más eficiente. Comience respondiendo estas siete preguntas:

¿Cuál es el nombre de tu empresa?

¿Cuál es su categoría de negocio?

¿Necesita una dirección comercial?

¿A qué número deben llamar los clientes?

¿Cuáles son sus horarios de atención?

¿Dónde puede la gente aprender más sobre ti?

¿Cómo quieres verificar tu negocio legitimo?

1. ¿Cuál es el nombre de tu empresa?

Si eres emprendedor, probablemente hayas pensado en páginas y sitios con posibles nombres y hayas pasado días reduciéndolos a el ÚNICO.

Antes de apresurarse a reclamar ese nombre comercial en Google, debes decidir la estructura comercial de su empresa. Luego, querrá saber en su estado o condado cómo presentar y registrar oficialmente su negocio. También debe consultar con su ciudad para ver qué requisitos de licencia y/o permiso debe cumplir- especialmente la licencia de ocupación, esta es economica de bajo costo anual pero necesaria por la ley del Estado.

2. ¿Cuál es su categoría comercial?

Este es simple. Eres notario- abogada/o. La categoría de su empresa debería ser “Notario público” y/o “Notario público abogada/os internacional”, ¿verdad?

Si su negocio se basa en ofrecer muchos servicios diferentes, tal vez no. Al saber cuál es su servicio principal y elegir la categoría que representa con precisión su negocio, Google puede mostrarlo mejor en búsquedas relevantes.

Algo más a considerar: según Google, es posible tener dos o más perfiles comerciales con la misma dirección si cada empresa tiene su propio nombre y número de teléfono.

3. ¿Realmente necesitas una dirección comercial?

Los notarios móviles que no tienen la intención de recibir clientes en sus oficinas pueden tener dificultades con esta pregunta.

La respuesta corta es sí, debe ingresar una dirección para que Google pueda verificar que su empresa es legítima. Un apartado de correos. La dirección de buzón o buzón pobox NO es aceptable.

¡Pero no te preocupes! Dado que los notarios móviles funcionan como empresas en el área de servicio, puede ocultar su dirección al público. Al completar su perfil comercial, simplemente seleccione “No” cuando se le solicite agregar una ubicación que los clientes puedan visitar. Luego seleccionará su área de servicio en un mapa.

4. ¿A qué número deben llamar los clientes?

Si bien es una buena práctica separar sus gastos personales de los gastos comerciales, si recién está comenzando, mantener una sola línea telefónica podría tener más sentido financiero.

Sin embargo, si decide invertir en un número de teléfono independiente, deberá sopesar todas sus opciones. ¿Debería adquirir un teléfono comercial independiente con su propia línea? ¿O configurar un segundo número en un teléfono existente?

No importa lo que decidas, asegúrate de que tu línea telefónica funcione según lo previsto antes de incluirla en tu perfil comercial. Servicios como Google Voice te permiten recibir llamadas a un número de teléfono diferente en tu teléfono actual, pero la configuración puede ser complicada.

5. ¿Cuál es su horario comercial?

Si su negocio de notario es a tiempo completo, es probable que su horario sea muy regular, como el típico trabajo físico. ¡Y eso es genial!

Pero si ofrece servicios de notario a tiempo parcial, establecer un horario comercial constante, incluso si son solo unas pocas horas por las noches y los fines de semana, será de gran ayuda.

Esto se debe a que es imprescindible proporcionar información precisa y completa al crear su perfil comercial en Google. Esto podría aumentar su credibilidad y establecer expectativas claras con los clientes potenciales.

También puede agregar días festivos u horarios especiales en una sección separada para informar a los clientes cuando no esté disponible. Es una excelente manera de equilibrar su vida laboral y mantenerse transparente.

6. ¿Dónde puede la gente aprender más sobre ti y tus servicios?

Hoy en día, tener presencia online para tu negocio es fundamental. Si tiene un sitio Web comercial oficial, querrá vincularlo en su perfil comercial. Esto puede generar tráfico orgánico a su sitio, lo que aumenta la autoridad de su sitio.

Si no tiene su propio sitio Web, una alternativa es vincularlo a una lista de perfil de un servicio de directorio en línea como por ejemplo: FindaNotary.com.

Ya sea que tenga un sitio Web o un enlace de perfil, incluirlo en su perfil comercial de Google ayudará a los clientes a obtener más información sobre usted y los servicios que ofrece.

7. ¿Cómo quieres verificar tu negocio?

Google necesitará tiempo para verificar su empresa y es posible que requiera más de un método de verificación. Pero usted tiene una opción y es mejor tomar una decisión informada.

Correo: según Google, puede tardar hasta 14 días en recibir la postal del código de verificación. Esto podría funcionar para usted si las otras opciones no funcionan.

Teléfono o mensaje de texto: esta opción solo funciona si el teléfono de su empresa está configurado y puede contestar la llamada sin si va al correo de voz o si puede responder mensajes de texto.

Correo electrónico: esto podría funcionar para usted si ha establecido una dirección de correo electrónico comercial y la revisa oportunamente.

Video-llamada en vivo o grabación de video: deberá mostrar prueba de la ubicación de su empresa, como su dirección o nombre de la calle, elementos operativos como materiales de marketing o equipos comerciales, y ejemplos que demuestren que administra el espacio en el que opera.

Google suele revisar la verificación, lo que puede tardar siete días hábiles adicionales antes de que su perfil se publique. Le informarán si se necesitan verificaciones adicionales.

Crear un perfil de empresa en Google lleva tiempo, ¡pero vale la pena!

Si bien hay muchas razones por las que deberías tener un perfil de empresa en Google, crear uno requiere preparación y paciencia, y no sucede de la noche a la mañana.

Entonces, antes de comenzar a completar un perfil comercial de Google, intente tener lista la siguiente información:

El nombre de tu negocio;

Tu categoría de negocio;

una dirección comercial;

Un número de teléfono;

Tu horario comercial;

Un sitio Web o URL comercial;

Elección del método de verificación.

Tenga en cuenta que Google cambia las cosas constantemente. Por ejemplo, cuando pasé por la verificación, una video-llamada en vivo no era una opción. Con suerte, el proceso será más sencillo y rápido. Pero por ahora, cuanto más preparado esté, más tiempo ahorrará. Y el tiempo, como sabes, es dinero.

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Seis [6] Conceptos básicos de notario: cómo completar un reconocimiento.

Muchos Notarios se confunden al momento de completar un reconocimiento, a pesar de que es uno de los tipos de notarizaciones más comunes. Aquí hay cinco pasos para realizar correctamente un reconocimiento:

1. Requerir presencia apariencia personal:

El firmante debe comparecer personalmente ante usted en el momento de la certificación notarial, aunque el documento puede firmarse antes de que el firmante comparezca ante usted. (Nota: Los estados que han autorizado notarizaciones remotas en línea permiten que un firmante y un notario se comuniquen utilizando tecnología audiovisual en lugar de la apariencia física al realizar una notarización remota).

2. Revisa el documento:

Escanee el documento para asegurarse de que esté completo, que no tenga espacios en blanco ni páginas faltantes e incluya un certificado notarial. El certificado le indica qué tipo de notarización realizar. Sin él, el firmante deberá indicar si necesita un reconocimiento, jurat u otro acto notarial, y usted deberá proporcionar y adjuntar el formulario de certificado correspondiente.

3. Examinar al firmante y verificar los hechos:

Examine la identidad del firmante de acuerdo con los requisitos de su estado, pregúntele si firmó o está firmando voluntariamente y observe para verificar que sea consciente de lo que está haciendo. Si el documento ya ha sido firmado, el firmante debe reconocerle que la firma es suya. Si no hay firma, observe cómo el firmante firma el documento.

4. Registre la notarización:

Complete un registro detallado en un diario encuadernado sobre los hechos de la certificación notarial: la fecha y hora, una descripción del documento, el tipo de certificación notarial, el nombre y la dirección del firmante, cómo se identificó al firmante, los honorarios cobrados y el nombre del firmante. firma. Algunos estados exigen que se registre información específica; usted debe conocer y seguir estos requisitos.

5. Completa la notarización:

Llene, firme y estampe su sello oficial en el certificado de Notario. Los requisitos de redacción de los certificados de reconocimiento varían de un estado a otro. Algunos estados requieren una redacción específica, mientras que otros brindan orientación general a los notarios. En California, por ejemplo, la ley estatal establece la redacción que se debe utilizar para un certificado de reconocimiento. Florida no requiere una redacción exacta, pero el certificado debe incluir elementos detallados en los Estatutos de Florida, 117.05[4], incluido el lugar, el nombre del firmante, el tipo y la fecha de la notarización, la forma de identificación utilizada, la firma, el nombre y el sello del notario. , y si el firmante compareció mediante presencia física o notarización en línea ante el Notario. Georgia, por otra parte, no prescribe una redacción específica para los certificados de reconocimiento. Asegúrese de revisar y seguir los requisitos de su estado.

Recuerde siempre que el Notario no puede decidir qué tipo de acta notarial es la adecuada para un determinado documento. Si no se proporciona ningún certificado que le indique qué hacer y el firmante no está seguro, remítalo nuevamente a la persona o agencia que proporcionó o recibirá el documento para obtener instrucciones.

6. No olvide de registrar todo trabajo en su libro de registros notariales y mantenga copias en el expediente personal:

 ¿Por qué es importante que un notario lleve un diario?

La información contenida en un asiento de diario debidamente registrado proporciona evidencia que muestra si un notario actuó correctamente y lo protege contra demandas.

Es una herramienta esencial que proporciona un registro transcrito de los actos oficiales de un notario. Además, comprende detalles relacionados con la transacción si un documento certificado ante notario se altera, se pierde o es robado, o si los hechos relacionados con la certificación ante notario se desafían ante los tribunales.

Consejos para el agente notario firmante: qué hacer cuando los documentos del préstamo llegan tarde:

Si usted es un agente notario firmante durante el tiempo, experimentará un momento en el que los documentos del préstamo hipotecario u otro préstamo llegarán a su despacho de entrada más tarde de lo que le gustaría.

En última instancia, los documentos que no llegan a tiempo pueden retrasarlo para llegar tarde a una cita de firma cierre de transaccion o, peor aún, retrasarle la realización de otras firmas adicionales programadas para ese día.

¿Cómo debe manejar un notario agente firmante la obtención de documentos de préstamo atrasados?

Si bien hay varias cosas que debes hacer, todas giran en torno a un concepto vital: comunicar, comunicar, comunicar.

Comprenda por qué los documentos del préstamo llegan tarde

Antes de comprender cómo lidiar con los documentos de préstamo atrasados, es importante comprender POR QUÉ recibe los documentos de préstamo con retraso en primer lugar. Esto le ayudará a comprender cómo manejar estas situaciones.

No es porque al servicio de firmas no le importe. Tampoco quieren que llegues tarde a la cita, porque eso les hace quedar mal.

Lo más importante que debe saber acerca de una cita para la firma es que CUALQUIER persona en el proceso puede programarla: el oficial de depósito en garantía, el oficial de préstamos, un agente de bienes raíces y, sí, incluso usted como notario.

Lo segundo que debe saber, y posiblemente más importante, es que cualquiera puede programar la cita para la firma CON o SIN que los documentos del préstamo estén en la oficina de títulos.

He aquí un ejemplo: a las 10 a. m., el oficial de préstamos puede decirle al oficial de plica que el prestatario quiere firmar los documentos del préstamo a las 5 p. m. ese día (porque el prestatario le dijo al oficial de préstamos que ese era el único momento en que estaría disponible). Luego, el oficial de préstamos promete que los documentos del préstamo estarán en su oficina al mediodía.

Entonces, el oficial de custodia le dice al servicio de firmas que busque y asigne un notario para las 5 p.m. ese día, y resulta que eres el Notario que te asignan.

¡¡¡¡PERO!!!!

Llega el mediodía y no has recibido los documentos del préstamo. Esperas pacientemente hasta las 3 p. m. y estás estresado porque sabes que todavía tienes que imprimir los documentos y conducir en medio del tráfico, y tienes que salir a las 4:15 p. m. para hacer las 5 p.m. cita.

Entonces, ¿Qué haces? Sea empático y comprensivo.

Nadie quería esta situación. El prestamista está estresado porque no quiere perder una comisión de $5,000 por perder la ventana en la que el cliente puede firmar. La compañía de depósito en garantía está estresada porque no quiere un cliente molesto. Y el propietario del servicio de firma está esperando desesperadamente los documentos del préstamo para enviarle.

El mayor error es pensar que el servicio de fichajes no está estresado. (Hablo por experiencia, ya que yo también soy propietario de un servicio de firma).

La peor pesadilla del depósito en garantía y del servicio de firma es que usted cancele esta cita porque los documentos del préstamo están retrasados. Significarán que tendrán que luchar por otra NSA a pesar de que les han dicho a todos los involucrados que ya hay un notario asignado para la cita de firma.

Aquí es donde entra en juego su comunicación. Sea PROACTIVO al comunicarse con todos los involucrados en la firma, así como con otras personas que puedan verse afectadas por los documentos tardíos.

Sigamos con el ejemplo en el que son las 3 p. m. y todavía no tienes los documentos del préstamo para las 5 p. m. cita.

Envíe un recordatorio para tener el archivo en primer plano.

Lo primero que debe hacer es enviar un correo electrónico al servicio de firma y preguntarles si esperan los documentos pronto.

Esto hace que su archivo vuelva a estar en primer plano, y le enviarán un correo electrónico al oficial de custodia y le recordarán que la firma es de 2 horas.

Ahora digamos que son las 3:30 y todavía no tienes los documentos del préstamo. En este punto, querrá levantar el teléfono y recordarle al servicio de firma que necesita los documentos antes de las 4:00 p. m. para conseguir la cita a tiempo. Si no responden, deje un mensaje de voz y luego envíe un correo electrónico nuevamente.

Comunicarse con el prestatario.

Si son las 4 p.m. y es evidente que llegará tarde, ofrézcase a llamar usted mismo al prestatario para informarle que el prestamista tuvo un retraso en la preparación de los documentos y que usted llegará tarde.

Comunique su disponibilidad para completar la firma si los documentos llegan mucho más tarde.

También es bueno informar al servicio de firma si tiene otras citas de firma que podrían afectar su disponibilidad para completar la firma si los documentos del préstamo llegan mucho más tarde.

En este ejemplo, si tiene una segunda cita a las 6:30 p. m., informe al servicio de firmas que lo más pronto que puede reprogramar es después de la cita de las 6:30 p. m. si no recibe los documentos a tiempo para la cita original de las 5 p. m. firma.

Esté abierto a una nueva asignación si no puede hacerlo más tarde.

Si los documentos del préstamo llegan tan tarde que afectan su(s) próxima(s) cita(s) y no puede reprogramar para un momento posterior que funcione para el prestatario, entonces puede informarle al servicio de firma que comprende si es necesario reasignar un agente firmante para acomodar un tiempo que funcione para los prestatarios.

Cuando sea comprensivo y flexible de esta manera, se ganará su respeto y confianza para futuros negocios. Comunicar, comunicar, comunicar

Si no tienes los documentos del préstamo cuando los esperas y tu cita se acerca, la clave es comunicarte. Comuníquese tan a menudo como pueda con todas las partes involucradas.

La comunicación alivia el estrés para usted y para todos los que participan en el proceso y le ayudará a conseguir más negocios.

Es realmente así de simple. No hay necesidad de sentirse abrumado o ansioso. Simplemente comunique su horario al servicio de firma e infórmele al prestatario que llegará tarde porque no tiene documentos. Es realmente así de fácil.

Habrá días como agente firmante en los que las cosas estarán fuera de su control. Eso se llama ser dueño de un negocio.

Recuerde, nadie retiene intencionalmente documentos de préstamo. Esto es algo normal dada la forma en que se programan las citas para la firma.

Y, por último, este es el negocio que dirige. Si un cliente siempre le entrega documentos tarde, está bien optar por no trabajar más con él.

Haga lo que sea mejor para su negocio, comuníquese siempre y construirá un gran negocio.

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Los desafíos que enfrentan los notarios más allá del sello y la firma.

En el mundo de la notarización, el papel del notario público a menudo se malinterpreta. Muchos creen que firmar y sellar documentos es un trabajo sencillo. Sin embargo, la realidad es mucho más compleja: los notarios enfrentan innumerables desafíos en su trabajo diario. En Florida, los notarios son funcionarios públicos designados por el Gobernador a su discreción y bajo la jurisdicción de las cortes. Según la Constitución y los Estatutos de Florida, es competencia de la Oficina del Gobernador nombrar a notarios públicos, revisar las quejas de mala conducta contra notarios y tomar medidas disciplinarias cuando se considere apropiado.

Recientemente nos comunicamos con la comunidad de redes sociales de la NNA para comprender mejor algunas de las dificultades que enfrentan los notarios hoy en día y les preguntamos “¿Qué es lo más difícil para usted de ser notario?”

Las respuestas fueron reveladoras. Francamente, ser notario no es fácil.

Lo siguiente es una inmersión más profunda en algunos de sus puntos débiles más comunes.

Procedimientos y reglas en constante cambio.

Los notarios son responsables de garantizar que los documentos estén correctamente autenticados ante notario de acuerdo con los requisitos legales o procesales de su estado. ¡Hacer un seguimiento de las leyes y normas cambiantes puede ser difícil! Como señaló un notario: “¡Mantenerme al día con los constantes cambios y reglas (de procedimiento)! ¡No tengo suficientes horas en el día! Sin embargo, ¡me siento bendecido y muy agradecido por mi trabajo y mis clientes!”

Este comentario destaca el panorama en constante evolución de las reglas y regulaciones notariales. A medida que estas regulaciones cambian, los notarios deben invertir tiempo y esfuerzo en mantenerse actualizados para evitar errores costosos.

Navegando situaciones de identificación difíciles.

Otro desafío que suelen enfrentar los notarios es el trato con personas que presentan identificación vencida o insuficiente. Un notario expresó su frustración y dijo: “Explicar a los firmantes por qué no puedo aceptar su licencia de conducir vencida o la identificación con su apellido de soltera a pesar de que tienen su certificado de matrimonio como prueba”.

Es común que los notarios se encuentren con firmantes que carecen de la identificación necesaria, lo que genera conversaciones difíciles con los clientes y potencialmente tienen que rechazar la certificación notarial.

La búsqueda constante de construir una base de clientes

Para muchos notarios, conseguir clientes es un obstáculo importante. Un notario compartió: “Lo más difícil para mí ha sido encontrar clientes potenciales. Me registré con más de 100 empresas, servicios de firma, creé mi página comercial y distribuí folletos y tarjetas de presentación tanto en Nueva Jersey como en Pensilvania durante los últimos 2 meses”.

A pesar de su experiencia, algunos notarios luchan por atraer clientes, lo que enfatiza la importancia de un marketing notariado eficaz y esfuerzos de networking.

Expectativas poco realistas de las empresas firmantes.

Las empresas firmantes a veces imponen exigencias poco realistas a los notarios. Un notario relató: “Las empresas firmantes esperan que EE. UU. haga su trabajo de depósito en garantía y de prestamista. Recientemente me encontré con una empresa que esperaba que yo supiera cuándo se había completado un expediente de préstamo antes de firmarlo. Soy un notario público, no un agente de bienes raíces, depositario, o oficial de préstamos. ¿Cómo puedo saberlo?”

Esto resalta la necesidad de una comunicación clara entre los notarios y los servicios de firma para garantizar que las responsabilidades de cada parte estén bien definidas y comprendidas.

La batalla contra las notarizaciones ilegales.

Por último, los notarios suelen encontrarse con personas que buscan certificar ante notario documentos ilegales. Como se lamentó un notario: “La gente siempre intenta certificar ante notario cosas ilegales. Es molesto: les digo que no y siguen preguntando. Tengo que explicarles lo ilegal que sería”.

Defender la ley y las normas éticas es un deber fundamental de los Notarios, incluso cuando se enfrentan a solicitudes persistentes de notarización ilícita.

¡Nos quitamos el sombrero ante todos los notarios dedicados que existen!

Los desafíos destacados por los notarios en nuestras comunidades de redes sociales subrayan la complejidad y la importancia de su función. Es sorprendente que, a pesar de estos desafíos, los notarios sigan dedicados y comprometidos con un enfoque en servir al público y defender la ley y la confianza pública.

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Primero: ¿Sabe usted cuál es la diferencia entre un notario móvil y un notario firmante?

Muchos empresarios notarios están interesados en ofrecer servicios generales de notario móvil, además de trabajar como agentes firmantes, pero no son lo mismo.

Esta guía le ayudará a comparar y comprender las funciones de los notarios móviles y los agentes notarios firmantes.

NOTARIOS MÓVILES:

Requisitos: Debe tener Comisión [licencia] de Notario.

Servicios a realizar: Los Notarios Móviles se desplazan hasta la ubicación del cliente para realizar notarizaciones. Pueden cobrar hasta la tarifa máxima establecida por la ley estatal por los servicios de notarización. En algunos estados, incluyendo Florida, también pueden cobrar una tarifa adicional por tiempo de viaje separada por viajar a la ubicación del cliente.

Dónde pueden ofrecer servicios los Notarios Móviles: Los Notarios Móviles pueden ofrecer servicios en cualquier estado de EE. UU., donde tengan una comisión de Notario.

NOTARIO AGENTES FIRMANTES:

Requisitos: Debe tener comisión de Notario. Algunas empresas exigen una investigación de antecedentes y una certificación para cumplir con los requisitos de cumplimiento al realizar estos servicios. Requiere una licencia de seguro de título, una licencia de agente de cierre u otra licencia especial en ciertos estados.*

Servicios a realizar: Los notarios agentes notariales firmantes certifican como notario las firmas de los documentos de préstamo, hipotecas y viajarán a la ubicación del firmante para hacerlo. Por lo general, se espera que realicen tareas adicionales relacionadas con paquetes de documentos de préstamos bancarios y/o financiamientos durante las asignaciones, como imprimir y entregar paquetes de documentos de préstamo al firmante, garantizar que se obtengan todas las firmas e iniciales necesarias para un paquete de documentos de préstamo y enviar por correo los paquetes de documentos de préstamo completos al firmante y compañía de títulos o prestamista.

Dónde los agentes notarios firmantes pueden ofrecer servicios: Los agentes notarios firmantes tienen restricciones para realizar negocios en algunos estados.**Para obtener una lista completa de las restricciones de la NSA por estado, visite: https://www.nationalnotary.org/support/signing-agents/state-restrictions

OTRO TEMA: Como debe ser la Notaría de menores: Consideraciones especiales.

Es importante saber qué se requiere antes de certificar como notario a un menor, incluso si su estado lo permite. Se recomienda consultar el manual de derecho notarial de su estado o llamar a la línea directa de la NAFA para obtener respuestas de antemano.

¿Qué pasa si el menor no tiene una forma válida de identificación, como suele ser el caso? Además, ¿cómo se evalúa la competencia de un menor para firmar el documento?

Si bien es raro que le pidan que certifique ante notario la firma de un menor, esto sucede. Independientemente de las circunstancias, comprender cómo proceder comienza con determinar si las leyes o pautas notariales de su estado le permiten certificar ante notario la firma de un menor.

¿Se puede certificar ante notario la firma de un menor?

Depende de dónde te encarguen. Nebraska requiere que un menor tenga identificación, pero permite que los notarios rechacen la certificación notarial si el notario tiene una creencia razonable que un firmante menor no entiende lo que está firmando.

En jurisdicciones que le permiten certificar ante notario a menores, asegúrese de verificar las limitaciones, restricciones o procedimientos recomendados.

Illinois, por ejemplo, requiere que el menor tenga una identificación y que un padre o tutor esté presente para la certificación notarial. De hecho, ésta es una buena regla general para la mayoría de situaciones de señas que involucran a menores.

La Guía de Notarios Públicos del estado de Indiana recomienda a los Notarios que aconsejen a los menores obtener asesoramiento legal antes de proceder con el acto notarial.

Las pautas de Oregón dicen que los menores deben ser competentes para poder firmar un documento, y que el notario debe hacerle preguntas como: “¿Quiere firmar este documento?” y hacer que los menores pongan su edad al lado de su firma para que los receptores se den cuenta de que se trata de un menor. Los notarios también deben anotar la edad del menor en su diario de notario.

Estas recomendaciones, que a menudo se encuentran en los manuales de notario o se publican en el sitio Web del funcionario encargado de su encargo, están diseñadas para protegerlo a usted, a los firmantes y a cualquier otra parte que confíe en el documento.

En los estados que no brindan pautas específicas para la certificación notarial de menores, como California, Florida o Texas, se deben seguir todas las reglas estatales normales para realizar el tipo de certificación notarial solicitada. El menor deberá presentar prueba de identidad siguiendo los mismos requisitos de identificación que un firmante adulto. Ver Sección Notarial de Florida entrando por este enlace aquí: https://www.flgov.com/governors-notary-section

¿Cómo se identifica a un menor?

En algunos casos, identificar a un menor puede ser tan fácil como mirar un pasaporte vigente o, si tiene 16 años o más, una licencia de conducir válida. Sin embargo, muchos menores no tendrán identificación.

Es posible que pueda utilizar uno o dos testigos de identificación creíbles en lugar de una identificación, siempre que su estado le permita usarlos.

¿Se debe determinar la conciencia y la voluntad de un menor?

Identificar al menor no es el único problema. Muchas jurisdicciones también exigen que un notario determine que un firmante (adulto o menor) comprende o da su consentimiento a lo que está firmando, o permiten que el notario rechace la certificación notarial si no lo hace. Si se encuentra en una de estas jurisdicciones, aquí hay algunas preguntas que puede hacerle al firmante menor:

¿Qué tipo de documento estás firmando?

¿Qué hará este documento?

¿Quieres firmar el documento?

Finalmente, el notario debe de estar segura/o que el firmante comprendo claramente que es lo que está firmando y para qué; por esto se recomienda que el notario le lea al firmante el contenido del documento a firmar antes de firmar y notarizar.

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Estimada/os colegas- debes saber todo sobre poderes de abogados. Los poderes de abogados [Power of Attorney]  a menudo plantean preguntas a los notarios: ¿cómo se debe firmar el documento? ¿De quién es el nombre que figura en el texto del certificado? A continuación encontrarán respuestas a algunas de las preguntas más comunes sobre poderes legales.

¿Qué es un documento de poder de abogado?

Un poder de abogado es un documento legal que autoriza a alguien, y terceras personas a tomar decisiones y firmar documentos en nombre de otra persona. Generalmente, la persona que crea el poder se conoce como el “mandante” “poderante’, quien autoriza a otra persona “el agente” o “apoderado” a firmar documentos y tomas acciones como representante del poderdante.

Un ejemplo de estos en Florida, es el poder que una persona le otorga a otra persona para cobrar una deuda y/o para reclamar le propiedad de una deuda – Ver formulario aquí:Florida-Power-of-Attorney

Estatuto de la Ley de Florida 559.715.

Cesión de deudas de consumo. Esta ley no prohíbe la cesión, por un acreedor, del derecho a facturar y/o cobrar una deuda de consumo. Sin embargo, el cesionario debe notificar por escrito al deudor de dicha cesión a tercera parte tan pronto como sea posible después de realizada la cesión, pero al menos 30 días antes de cualquier acción para cobrar la deuda. El cesionario entonces es parte interesada real y puede ejercitar una acción de cobro de una deuda que le ha sido cedida y se encuentra en mora.

A nivel federal- La FCCPA, Estatutos de Florida §559.55 et seq. (“FCCPA”) es su contraparte federal, Ley Federal de Prácticas Justas de Cobro de Deudas, 15 U.S.C. §1692 y siguiente. (“FDCPA”) protege a los consumidores de actividades de cobro de deudas injustas y engañosas y regula el cobro de deudas de los consumidores en Florida.

Ver ley aquí: http://www.leg.state.fl.us/statutes/index.cfm?App_mode=Display_Statute&Search_String=&URL=0500-0599/0559/Sections/0559.715.html

¿Cómo puedo certificar ante notario un documento de poder de abogado?

Generalmente, al certificar ante notario una firma en un documento de poder de abogado, se seguirán los pasos normales para completar un reconocimiento o realizar un juramento, dependiendo del tipo de acto notarial que se requiera o que solicite el mandante. Ver anexo aquí u ejemplo formulario poder de abogado Florida.

Seguirás los pasos básicos de la notarización para cualquier acto notarial que realices:

Asegúrese de que el firmante esté presente antes que usted para firmar el documento;

Asegúrese de que el firmante presente prueba satisfactoria de identidad según las leyes de su estado;

Complete su asiento de diario (al certificar ante notario un documento de poder en California, los notarios están obligados por ley a tomar la huella digital del firmante para el asiento de diario);

Haga un juicio de sentido común de que el firmante está dispuesto y consciente;

Si es un reconocimiento, haga que el firmante reconozca su firma. Si es jurat, administrar juramento o afirmación al firmante;

Completar el acta notarial correspondiente.

Si alguien firma un documento como apoderado, ¿de quién es el nombre y la firma que legalizo?

En esta situación, usted certifica ante notario la firma del apoderado, no la del mandante. Esto puede resultar confuso porque un abogado de hecho normalmente firmará el documento tanto con su nombre como con el nombre de la persona a la que representa, como “John Burns, apoderado de Mary Anderson, principal” o “Mary Anderson, principal, por John Burns, abogado de hecho”.

​Sin embargo, dado que el apoderado tiene autoridad legal para representar al mandante, usted debe certificar ante notario solo la firma del apoderado. Esto significa que usted verifica la identidad del apoderado (no el mandante) y escribe solo el nombre del apoderado en el texto del certificado notarial.

De hecho, el abogado que firma su asiento de diario debe firmar solo su nombre. En la sección “Información adicional” del asiento del diario, debe tener en cuenta que el apoderado firma en nombre de un mandante ausente e incluir el nombre del mandante.

¿Puede un abogado, de hecho, jurar o afirmar la declaración contenida en la declaración jurada en nombre del mandante?

En la mayoría de los casos, una persona no puede jurar ni afirmar la veracidad en nombre de otra. Si el apoderado solicita un jurat o verificación bajo juramento o afirmación, el apoderado debe jurar o afirmar la declaración únicamente en su nombre.

Usando nuestro ejemplo anterior, si John Burns, abogado de hecho de la directora Mary Anderson, solicita que usted ejecute un jurat, puede decir “Yo, John Burns, juro (o afirmo)…” pero no puede decir “Mary Anderson jura ( o afirma)…”

Si un abogado de hecho en California solicita un jurat, debe presentar prueba de identidad como lo exigen las reglas de identificación de California para notarizaciones.

Florida tiene un requisito similar. Sin embargo, algunos estados, como Texas, no exigen que el notario verifique la identidad de los jurats.

Si estoy certificando ante notario la firma de un abogado de hecho, ¿debo pedirle primero al firmante una prueba del poder notarial?

Las leyes de cada estado sobre la prueba de la autoridad de un apoderado son diferentes en este asunto, por lo que deberá consultar el manual o las pautas de notario de su estado. La mayoría de los estados, incluido California, no exigen que los notarios verifiquen la capacidad de representante de un apoderado verificando el poder que nombra al apoderado. Otros estados, como Hawái, exigen que el notario presente pruebas de que el firmante tiene un poder.

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¿Qué ES EL IPEN?: Lo que necesitas saber sobre la notarización electrónica original.

Desde comprar hasta pedir comida y certificaciones notariales, la pandemia mundial de COVID-19 hizo que las transacciones electrónicas se convirtieran en una parte habitual y esperada de nuestras vidas. Para los notarios y sus clientes, las notarizaciones remotas se convirtieron en una opción para completarlas durante el apogeo de la pandemia, cuando las interacciones cara a cara a veces se volvieron difíciles debido a las medidas de bloqueo locales.

Si bien muchos estados ahora permiten notarizaciones remotas en línea (RON) a través de leyes permanentes, es posible que no se dé cuenta de que ya estaba autorizado a realizar otra forma de notarización electrónica. La notarización electrónica en persona (IPEN) existe desde hace más de 20 años y está aprobada para su uso en los 50 estados de alguna forma (consulte las leyes de su estado individual para conocer los requisitos específicos para las IPEN u otras notarizaciones electrónicas).

La idea de IPEN nació durante la revolución digital de los años 90. Con la creación de Internet y otras herramientas digitales, los IPEN fueron vistos como una forma de generar una mayor confianza en los actos notariales. Y estaban en camino de ser ampliamente aceptados, pero los desastres gemelos del estallido de la burbuja inmobiliaria y el escándalo de las firmas automáticas a mediados de la década de 2000 retrasaron la amplia adopción de los IPEN. Sin embargo, con las leyes IPEN vigentes, este tipo de notarización sólo está esperando otra oportunidad de adopción.

DIFERENCIAS ENTRE EL IPEN y RON explicados:

IPEN y RON no son lo mismo. Si bien comparten algunas similitudes (es decir, ser notarizaciones electrónicas), tienen diferencias fundamentales.

IPEN (notarizaciones electrónicas presenciales) significa exactamente lo que dice. Son actas notariales presenciales. En otras palabras, requieren que el firmante se presente ante el Notario en el mismo lugar físico al momento de la notarización y sea identificado por el Notario de la misma manera que en una notarización tradicional. Los documentos se presentan en formato digital y se firman mediante firma electrónica. El Notario utiliza un sello y una firma electrónicos para certificar el documento.

Las RON (notarizaciones remotas en línea) son actos notariales que permiten al firmante “comparecer” ante el Notario a través de Internet utilizando tecnología audiovisual. Un RON no requiere que el firmante esté en la misma ubicación física que el Notario. Dependiendo de la ley estatal y del servicio que se utilice, el proceso implica que el sistema establezca la identidad del firmante antes de interactuar con el notario, quien también verifica la identidad del firmante utilizando los mismos documentos de identificación que se requieren para una notarización tradicional en persona. El firmante “firma” el documento electrónicamente y el Notario coloca su firma electrónica y su sello en el documento digital. Normalmente se graba el audio y vídeo del acta notarial.

RON ha recibido más atención últimamente debido principalmente a la pandemia mundial de COVID-19, cuando muchos estados tuvieron autorización temporal de emergencia para notarizaciones remotas.

Muchos de los estados que implementaron medidas remotas temporales han promulgado desde entonces leyes permanentes. Hasta la fecha, 46 estados tienen leyes RON vigentes.

Sin embargo, los actores de la industria hipotecaria y los grandes bancos han tardado en utilizar los RON de manera generalizada, debido a la complejidad técnica inherente de un RON, la falta de una huella operativa en 50 estados y la preocupación en algunos sectores de que los documentos notariados remotamente no puedan ser reconocido legalmente en todas las fronteras estatales y otros factores.

En palabras de LL Cool J, “No lo llames regreso, he estado aquí durante años”. Pero ¿por qué IPEN está ganando popularidad ahora? Hay un número de razones.

En primer lugar, las compañías de títulos están buscando formas de ser más eficientes, e IPEN ofrece eficiencia y un proceso de firma legalmente verificable, manteniendo al mismo tiempo sus relaciones con socios clave.

En segundo lugar, los IPEN permiten que los préstamos se cierren y se vendan a inversionistas en el mercado hipotecario secundario tan rápido como los RON, y no existen las mismas preocupaciones con el rechazo de documentos notariados con el IPEN cuando cruzan fronteras estatales como algunos han planteado con el RON.

En tercer lugar, e igualmente importante, IPEN facilita el proceso a los Notarios con una plataforma robusta, intuitiva y confiable que mejora la eficiencia.

Además, existe la necesidad de IPEN. Antes de la pandemia, alrededor del 70% de los cierres de préstamos se realizaban en las oficinas del prestamista o de la compañía de títulos. Ahora ese número es aproximadamente el 50%, y el resto se realiza en persona, pero fuera de la oficina tradicional. Una solución digital robusta, intuitiva, flexible y segura que utiliza las prácticas notariales tradicionales hace de IPEN una opción atractiva para compañías de títulos, registradores, firmantes y notarios por igual.

Cómo funciona IPEN:

Una ilustración de cómo funciona un IPEN de principio a fin mostrará claramente los beneficios del proceso. Debido a que este artículo ha analizado la creciente aceptación de IPEN en la industria hipotecaria, usaré la firma de un préstamo como ejemplo:

Paso 1: La compañía de títulos o agente de cierre carga los documentos del préstamo en formato digital en una plataforma tecnológica (ya sea propia o proporcionada por un tercero como EscrowTab) que se utilizará para la firma y se la asigna al Notario Agente firmante.

Paso 2: El Notario Firmante revisa los documentos que están listos para el firmante en la plataforma. Si hay un cambio de último momento en un documento antes de la cita para la firma del préstamo, no es necesario que el notario imprima un formulario revisado ni recoja el documento revisado en una ubicación de FedEx. Los documentos son actualizados instantáneamente por la compañía de títulos o el agente de cierre y cargados en la plataforma antes de la firma.

Paso 3: El agente notario firmante viaja hasta el prestatario para la cita de firma, inicia sesión en la plataforma desde la cual se presentarán y firmarán los documentos electrónicos al prestatario, y verifica la identidad del prestatario exactamente de la misma manera que lo harían. para una notarización tradicional.

Paso 4: El notario firmante guía al prestatario a través de los documentos del paquete de préstamo que aparecen en el dispositivo del notario. El prestatario firma los documentos electrónicamente y el notario firmante realiza las notarizaciones necesarias electrónicamente. Los dispositivos que se pueden utilizar pueden variar de una plataforma a otra.

Además, los sistemas de cierre digital pueden realizar controles de calidad, verificando que se hayan completado todas las firmas y campos, eliminando posibles errores y brindando al Notario y al firmante la confianza de que la certificación notarial se ha completado correctamente.

Paso 5: Una vez que los documentos están firmados y notariados en la plataforma, se notifica a la compañía de títulos, al agente de cierre y al prestamista que los documentos están firmados y listos para su revisión.

Si bien hemos usado la firma de un préstamo como ejemplo, IPEN se puede usar para la certificación notarial de un documento en cualquier entorno industrial.

Firmas verificables:

A principios de la década de 2000, algunos estados se opusieron porque los estatutos no se habían puesto al día con la tecnología. Pero ese ya no es el caso.

Uno de los beneficios específicos que se obtuvo por primera vez con la tecnología IPEN y luego fue adoptada por la tecnología RON es que las firmas electrónicas y las notarizaciones pueden verificarse. Se crea una pista de auditoría completa de todas las acciones tomadas en el documento electrónico por todas las partes en el momento en que ocurren y puede ser revisada por otros. Esto confiere a los documentos firmados electrónicamente y notariados una confianza que simplemente no es posible con los documentos en papel.

Antes de comenzar:

Antes de realizar IPEN, asegúrese de haber revisado las leyes de su estado para determinar si puede realizar notarizaciones electrónicas en persona. Es posible que deba seguir un proceso para calificar con el funcionario notario de su estado, un curso de capacitación que deba realizar y un examen que deba aprobar. También querrás leer lo que dicen tus leyes sobre cómo completar asientos de diario y certificados notariales para IPEN, así como cualquier otra regla que debas seguir. La mayoría de los proveedores de tecnología también pueden ayudarle en este proceso.

Una vez que conozca los estatutos y regulaciones de su estado relacionados con los IPEN, podrá comenzar el proceso de incorporarse a la tecnología que necesitará para realizar los IPEN. Por lo general, esto se realizará a través de cualquier empresa con la que trabaje que esté utilizando IPEN.

Dependiendo del proveedor de tecnología, es posible que necesite hardware específico para realizar IPEN. Podría ser una computadora portátil o un dispositivo informático móvil. La información se puede obtener del proveedor de tecnología, como EscrowTab.

También necesitarás un sello electrónico. Dependiendo del estado, podrías recibir tu sello electrónico del proveedor de tecnología u obtenerlo de la NNA.

Luego podrás registrarte con el proveedor de tu elección. (EscrowTab no cobra una tarifa por crear una cuenta y, una vez creada, otras plataformas de firma pueden ver que usted puede realizar notarizaciones electrónicas).

En particular, aunque el enfoque de este artículo ha sido el uso de IPEN en el mercado hipotecario, eso no significa que IPEN no pueda usarse en otras industrias. Debido a que los IPEN replican las notarizaciones tradicionales, más mercados pueden utilizar y aceptar los IPEN.

Pero más que eso, usted está preparando su negocio para el futuro al estar preparado para lo que sus clientes esperan y posicionarse al frente del grupo en comparación con otros agentes notarios firmantes.

Cómo beneficia el IPEN a los Notarios:

IPEN ahorra tiempo y dinero a los notarios, especialmente a los agentes firmantes. Por ejemplo, no es necesario imprimir documentos ni recoger paquetes de préstamos de la compañía de títulos. Si es necesario actualizar un documento, se puede realizar de forma electrónica.

Entonces, ¿qué significa esto para el Notario? Menos gastos comerciales, documentos listos y correctos, citas más puntuales y firmantes más felices. Con el tiempo que ahorra al no tener que imprimir documentos o recoger nuevos paquetes de préstamos, puede programar más trabajos, mejorando su rentabilidad.

Las notarizaciones ingresan a la era digital:

La notarización remota en línea demostró que había un interés por las notarizaciones electrónicas, pero la notarización electrónica en persona muestra cómo se pueden realizar de una manera fácil y segura y, sobre todo, familiar, porque los IPEN permiten a los notarios seguir las mismas prácticas y procedimientos para realizar notarizaciones que han realizado durante años.

Los Notarios con los que he trabajado aman el IPEN por todas estas razones, y espero que la demanda transforme los negocios notariales, haciéndolos más eficientes y rentables sin sacrificar la confianza y seguridad que se espera del trabajo de los Notarios profesionales.

Colegas estudiantes miembros de NAFA LAW. Si aún no haz hecho tu programa y examen para la licencia de Notario Publico en Florida, entonces para esto estamos anexando dos expedientes con todos los detalles, preguntas y respuesta. Recuerda que debes abrir un cuenta con la Oficina de Gobierno de Florida para que ta asigne tu numero de registro y puedas prestar el examen requerido- solo sigue las instrucciones.

Además colegas estudiantes. Si aún no has renovado tu membresía anual al colegio de NAFA LAW y/o tu membresía anual está caducada o quieres inscribirte de nuevo como miembros asociado de NAFA LAW, solo tienes que llenar el formulario anexo a este correo- seguir las instrucciones, hacer el pago anual en línea $195 y regresar el formulario vía email: Ayuda@nafalaw.com para tu nuevo registro. No olvides enviar tu foto tamaño pasaporte para hacer tu nueva credencial 2023-2024.

Una guía para la certificación notarial para reclusos.

Existen pautas estrictas que los notarios deben seguir al ingresar a un centro correccional para reunirse con un firmante. El conocimiento y la preparación previa le ahorrarán tiempo y evitarán retrasos.

Asegúrese de preguntar si el firmante tiene una identificación aceptable.

Una cosa muy importante a tener en cuenta es que los reclusos en centros correccionales generalmente tienen que entregar todas sus formas normales de identificación, como licencias de conducir, cuando están encarcelados. Esto puede ser un problema si se presenta a la certificación notarial y el firmante no puede presentar pruebas satisfactorias de identidad, y los funcionarios penitenciarios no siempre permiten alternativas como el uso de testigos identificables creíbles.

Si le piden que certifique ante notario a un firmante en un centro correccional, asegúrese de preguntar antes de la certificación notarial si al firmante se le permitirá usar una forma aceptable de identificación. Es posible que los firmantes detenidos en un centro correccional o en la cárcel no tengan acceso a formas comunes de identificación, como una licencia de conducir.

Arizona permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento Correccional de Arizona (ADC) como prueba de identidad para los firmantes bajo custodia del ADC, cualquier forma de identificación de recluso emitida por un alguacil del condado si el firmante está bajo la custodia del alguacil o un recluso. Tarjeta de identificación emitida por la Oficina Federal de Prisiones para un preso bajo custodia federal. California permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Corrección y Rehabilitación del estado para reclusos bajo custodia en una prisión o una identificación de recluso emitida por el departamento del sheriff para un recluso bajo custodia en un centro de detención local. Florida permite a los notarios aceptar una tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Justicia o la Oficina de Prisiones Federales de los EE. UU. para un recluso bajo custodia federal o una tarjeta de identificación de recluso emitida después del 1 de enero de 1991 por el Departamento Correccional de Florida para un recluso en el custodia de ese departamento. Florida también permite que los notarios acepten una declaración escrita jurada de un agente de la ley como prueba de que el recluso nombrado en el documento es la persona cuya firma debe ser certificada ante notario.

Si el firmante no tendrá acceso a una licencia de conducir u otras formas aceptables de identificación, verifique con anticipación si la instalación permitirá el uso de testigos de identificación creíbles u otro método de identificación aceptable; no todas las instalaciones permiten el uso de guardias o personal. como testigos creíbles cuando un recluso necesita una firma notariada. Recuerde también que algunos estados, como Texas, pueden exigir que un testigo creíble sea conocido personalmente por el notario o que proporcione prueba de identidad si el notario no conoce personalmente al testigo creíble.

Esté preparado para medidas de seguridad adicionales al reunirse con el firmante.

Una prisión o cárcel puede restringir los artículos que puede traer antes de reunirse con el firmante. Por ejemplo, es posible que no se permitan bolsos o carteras cuando se reúna con el firmante, o la instalación puede inspeccionar y aprobar su sello y diario antes de la certificación notarial. Nuevamente, es una buena idea comunicarse con la instalación antes de la certificación notarial y preguntar sobre las restricciones sobre los artículos que puede traer, el código de vestimenta y las reglas de comportamiento para los visitantes, y cualquier otra regla y restricción especial que deberá seguir durante la certificación notarial.

La interacción con el firmante puede estar restringida.

Al realizar la certificación notarial en una cárcel o centro correccional, tenga en cuenta que su acceso e interacción con el firmante pueden ser limitados. En los estados que requieren que usted complete una entrada en el diario, como California, esto puede hacer que obtener la firma o la huella digital del recluso sea más difícil. Por ejemplo, es posible que tenga una lámina de plexiglás u otra barrera entre ustedes. Es posible que no se le permita entregar un bolígrafo o un diario directamente al firmante, pero es posible que se le solicite que se los entregue a un guardia, quien se los entregará al recluso.

Querrá proteger la privacidad de las entradas del diario no relacionadas cuando le entregue el diario al recluso para que lo firme, así que asegúrese de colocar una cubierta o un protector de privacidad para cubrir las entradas anteriores antes de entregar el diario al guardia.

Además, tenga en cuenta que uno o más guardias observarán de cerca toda su interacción con el recluso y cada palabra y movimiento se grabará en video.

Siga las leyes notariales de su estado.

Puede ser un desafío obtener un documento notariado para el firmante de un recluso. Un cliente podría pedirle que certifique ante notario una firma fuera de la presencia de un firmante encarcelado, o solicitarle que renuncie a los requisitos de identificación normales porque el recluso no tiene acceso a una identificación adecuada. Recuerde siempre que, como notario, tiene la responsabilidad de seguir las leyes notariales de su estado. Nunca omita pasos esenciales para la certificación notarial, como la apariencia personal o el cumplimiento de las leyes estatales con respecto a la identificación del firmante.

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Cuatro [4] sencillos pasos para construir una marca personal como Notario.

Si desea iniciar un nuevo negocio de Notario o es un Notario experimentado que busca reinventarse, construir su marca personal es vital para el éxito de su negocio.

Lo que antes se conocía como “reputación” ahora va mucho más allá de la clásica interacción cara a cara. La marca personal es la forma en que te presentas al mundo que te rodea, tanto online como fuera de linea [offline]. Se trata de quién eres, quién quieres ser y cómo serás percibido en el mundo profesional.

Tu estrategia de marca personal acabará siendo la imagen y el mensaje que envíes a tus clientes actuales y potenciales. Debería atraer a las personas a hacer negocios con usted y mostrarles lo diferente que es de sus competidores.

Tu marca Notario comienza contigo.

¿Cual es tu propósito? ¿Cómo hará que su negocio de notario se destaque entre sus competidores? Piensa en quién quieres ser como profesional y hazte preguntas como:

¿Lo que te define? ¿Cuáles son sus valores empresariales?

¿Quiénes son sus clientes?

¿Cómo quieres que te recuerden los clientes?

¿Serás sólo una NSA? ¿O un notario móvil que proporciona una variedad de servicios notariales y no notariales, como inspecciones de campo, cumplimentación de formularios I-9 y trabajo notarial general?

Una vez que haya respondido estas preguntas y tenga una idea de quién quiere ser, comienza el viaje hacia la creación de su marca y su negocio.

Aquí es donde empezar a construir su marca Notario.

Tu marca personal será la base de tu negocio. Aquí hay cuatro pasos que puede seguir para sentar las bases:

Toma una foto profesional de su la cara.

Si quieres ser un notario profesional, debes lucir bien. Tu retrato debe capturarte como una persona sonriente, bien vestida, accesible y competente. Esta foto de rostro puede aparecer en su sitio Web, perfiles de redes sociales y materiales de marketing.

Crea una presencia en línea.

Es esencial utilizar las plataformas de redes sociales, junto con su sitio web, para impulsarse a usted y a su negocio. Las redes sociales pueden ayudarle a llegar y crear nuevos fans, ampliar su comunidad y establecer relaciones con clientes y compañeros de ideas afines. También es el lugar donde puedes construir y promover de forma proactiva tu marca personal. Los sitios de redes sociales que debes tener en tu estrategia incluyen Facebook, LinkedIn y Twitter.

Actúa como un profesional en todos los sentidos.

Los clientes, nuevos o recurrentes, observarán cómo se comporta usted en línea y decidirán si quieren hacer negocios con usted. Por ejemplo, si recibe una crítica negativa y responde a la defensiva, los clientes se marcharán y buscarán servicios de notario en otro lugar. Mantenga siempre una actitud positiva y servicial y manténgala profesional. Cuando su marca personal es profesional y atractiva, tanto los clientes como los pares se sentirán atraídos por su negocio. Esto también puede generar posibles referencias.

Se Auténtico.

La forma en que interactúa con los clientes debe ser coherente en todos los aspectos. Sea genuino y, lo más importante, sea usted mismo. Conviértase en un recurso para sus clientes a través de sus servicios. Si no puede realizar una solicitud de certificación notarial debido a un conflicto en la programación, consulte a un compañero notario. Los clientes agradecerán que ofrezcas una solución y vean que siempre estás dispuesto a ayudar.

La creación de una marca personal no ocurre de la noche a la mañana. Sin embargo, recuerde que será la base de su éxito a largo plazo. Tenga confianza en cómo se comporta y manténgase fiel a sus valores comerciales. Esfuércese por causar una impresión duradera que no sólo retenga a sus clientes, sino que también permita que su negocio florezca.

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Realice nuestra encuesta para Notarios 2023.

En los últimos años, los notarios han enfrentado una crisis de salud global, un cierre de negocios a nivel nacional, una desaceleración del mercado inmobiliario y cambios importantes en la forma en que se utiliza la tecnología para las notarizaciones.

Al realizar nuestra encuesta de notarios de 2023, puede ayudarnos a tener una mejor idea de cómo son su trabajo de notario y sus perspectivas comerciales y cómo le está yendo a la comunidad de notarios en todo el país.

¡Gracias por su participación y esperamos sus comentarios! Haz clic aquí: https://fs10.formsite.com/qr4DuF/w734pg0m35/index

Educación Jurídica Continua (CLE) en derecho notarial- cuales son las preguntas que debe hacer antes de certificar con notario público un documento en un idioma extranjero para que tenga validez- vigencia oficial:

a)- La autenticación generalmente comienza cuando la parte relevante firma un documento y lo certifica ante notario público en EE.UU.

b)- Para la autenticación especial de documentos para que tenga validez en el extranjero comienza en la Apostilla de la Haya por notario público en EE.UU.

a)- Si bien es posible certificar ante notario un documento escrito en un idioma extranjero, es muy importante tomar medidas para asegurarse de que no lo engañen sobre el contenido del documento o las intenciones del firmante antes de continuar. Aquí hay cuatro preguntas importantes que debe hacerse antes de certificarse ante notario.

I). ¿Puedo yo comunicarme directamente con el firmante?

II). ¿Ha comparado la firma del cliente en el documento con la firma en el documento de identidad?

III).  ¿Puedes leer y comprender el texto del certificado notarial?

IV). ¿Puedo yo traducir el idioma extranjero? Siempre que pueda traducir el texto del documento (hay un programa de traducción en Google) para verificar el contenido del documento, este es seguro. Hablar con el cliente para confirmar que lo traducido es exactamente lo que escribe y traduce.

1. ¿Puede comunicarse directamente con el firmante?

Aunque el inglés no es el idioma principal de muchos firmantes, como notario usted debe comunicarse directamente con ellos para asegurarse de que sepan lo que están firmando y estén dispuestos a firmar.

Si el firmante habla inglés con suficiente claridad para comunicarse directamente con usted, o usted domina el idioma principal del firmante, no hay problema para continuar con la certificación notarial.

Sin embargo, no certifique ante notario si no puede comunicarse directamente, incluso si un tercero se ofrece a interpretar, a menos que sea un notario contratado en los Estados de Arizona o Mississippi, que son los únicos estados que permiten que un intérprete traduzca un idioma extranjero para un firmante durante una notarización.

El Estado de Colorado, actualmente permite intérpretes en notarizaciones para firmantes con problemas de audición, permitirá intérpretes de idiomas extranjeros a partir del 1 de septiembre de 2023. Independientemente del idioma, los notarios de Colorado deben utilizar un intérprete que no tenga ningún interés descalificador en la transacción.

Ningún otro estado autoriza el uso de un intérprete durante una certificación notarial.

2. ¿Ha comparado la firma del cliente en el documento con la firma en el documento de identidad?

Una firma puede ser cualquier símbolo escrito o adoptado por una persona con la intención de firmar el documento, y las personas no siempre firman exactamente de la misma manera cada vez. Sin embargo, sigue siendo una práctica razonable que el notario compare la firma en el documento con las firmas en la identificación o en su diario de notario para tomar una determinación de que las firmas son razonablemente similares.

3. ¿Puedes leer y comprender el texto del certificado notarial?

La pregunta que debe hacerse es si el texto del certificado está en un idioma que usted lea y comprenda. Nunca debe utilizar un texto del certificado que no pueda leer: ¡no tiene forma de saber en qué información está colocando su firma y sello de notario! Si el texto del certificado está en un idioma que no conoce, debe adjuntar el texto del certificado en inglés correspondiente al acto solicitado por el firmante; de lo contrario, no continúe con la notarización.

Si certifica ante notario un documento en un idioma extranjero, es una buena práctica incluir cualquier información que describa el documento en su diario. Por ejemplo, si el documento tiene un título en inglés pero el resto del documento está en un idioma extranjero, puedes anotar el título como parte de tu diario. Si no hay información descriptiva disponible, al menos debe indicar en el asiento del diario que el documento fue escrito en un idioma extranjero.

b)- Por otro lado. Los documentos americanos en ingles que van fuera de EE.UU., la autenticación correcta apostillarlos a través de usted el notario público.

Las apostillas autentican los sellos y firmas de funcionarios en documentos públicos como certificados de nacimiento, órdenes judiciales o cualquier otro documento emitido por una agencia federal, estatal o certificado por un cónsul estadounidense o extranjero.

Apostillar documentos puede ser un proceso difícil. En la mayoría de los casos, necesitará obtener una copia certificada original del documento que debe apostillar. Una vez obtenido, el documento original deberá presentarse a la oficina emisora de autenticaciones, como la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado de EE. UU., para su apostilla.

El mayor desafío en el proceso de autenticación de apostilla es el documento único y los requisitos del Secretario de Estado o del Departamento de Estado que se deben cumplir antes de que el documento sea válido para apostilla. Es por eso que usted debe ofrecer un proceso de revisión de documentos sin compromiso que garantizará que los documentos cumplan con todos los requisitos necesarios para la Apostilla o Legalización.

Vuestros servicios integrales de apostilla de documentos deben permitirles preparar, archivar y obtener sus documentos de apostilla para cada estado en su nombre de la manera más conveniente y profesional. Para documentos personales y comerciales, pueden brindar servicio de apostilla, pero tenga en cuenta que los documentos federales a través del Departamento de Estado de EE. UU., toman más tiempo de lo normal. Todo lo que necesita hacer es completar lo formulario oficiales de servicio y de pedido.

Autenticaciones, Apostillas y Certificaciones Notariales en el Estado de Florida–

Cómo presentar una solicitud de aportilla por notario público:

Complete el formulario de solicitud de certificado notarial y apostilla del Departamento de Estado.

Adjunte el documento a autenticar o apostillar. Se requiere copia certificada original o certificado de estatus de documento público. No se acepta fotocopia.

Los documentos notariados deben contener una declaración notarial completa y la firma, y sello del notario público original. No se acepta fotocopia.

Debe insertar:

Un sobre estampado con su dirección y el nombre y la dirección del solicitante como remitente y destinatario de regreso; O una factura de envío prepaga y con dirección previa en la que el nombre y la dirección del solicitante figuran como remitente y destinatario también esto puede ser la del notario que realiza este servicio.

Debe incluir pago:

Envíe la solicitud, la documentación y el pago a la Sección de Apostilla de la División de Corporaciones. Ver detalles oficiales, costos y formularios para solicitar apostillar por usted notario púbico ingresando a este enlace aquí: https://dos.myflorida.com/sunbiz/other-services/apostille-notarial-certification/

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Colegas- primero ver los 5 consejos para Notarios que inician un negocio- y seguido ver otros consejos. Ya tienes tu comisión de Notario y quieres iniciar un nuevo negocio como Notario. Pero, ¿qué viene después? No se preocupe: dos notarios exitosos que trabajan por cuenta propia, Daniel Lewis de Indiana y Marcy Tiberio de Nueva York, tienen sugerencias para ayudarlo a comenzar su negocio de notario con el pie derecho.

Las 5 disposiciones más influyentes de la Ley Modelo del Notariado. Hemos estado reflexionando sobre los logros de la Ley Modelo del Notariado (MNA) en los últimos 50 años. Lo hemos hecho contando los estados que han promulgado el MNA y creando un mapa de adopción. Igualmente importante, hemos reflexionado sobre la influencia de la MNA en formas intangibles que afectan el cambio en las leyes notariales y los estándares de práctica. El efecto de la MNA no se puede medir contando las victorias publicadas en un mapa. En cambio, su impacto debe evaluarse en la forma en que dio forma a las discusiones y tendencias que llevaron al cambio progresivo en las leyes notariales. Las 5 disposiciones del MNA que discutiremos en este artículo demuestran la influencia del MNA durante el último medio siglo. 4 pasos para iniciar un negocio notarial exitoso (infografía)- https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2015/04/4-steps-successful-notary-business-infographic

Cómo certificar ante notario a un firmante con discapacidad visual. Las cosas pueden complicarse si se le pide que certifique ante notario a un firmante que tiene una discapacidad visual. ¿Cómo puede estar seguro de que el firmante está dispuesto si no puede leer el documento? No se preocupe, hay formas de superar estos desafíos adicionales, siempre que tenga cuidado.

1. Comience con lo que sabe, luego ramifique:

Al comenzar, concéntrese en construir su negocio un servicio a la vez. Muchos notarios nuevos intentan ofrecer varios tipos de servicios de inmediato: firmas de préstamos, trabajo general del consumidor, modificaciones de préstamos, préstamos para automóviles, anualidades, liquidación de deudas, etc. Sin embargo, cuando no tiene experiencia, es fácil cometer errores que pueden dañar su negocio de notario. y le costará trabajo futuro. En su lugar, comience con uno o dos servicios y siéntase cómodo con ellos. Cuando tenga más experiencia en su haber, podrá agregar más servicios para aumentar su negocio de Notario. Lo que no quieres que pase es que te esfuerces demasiado, cometas errores y pierdas trabajo. Al mismo tiempo, ten en cuenta que cometerás errores: solo eres humano. Los errores son la forma en que aprende y la forma en que maneja esos errores es lo que puede hacer o deshacer su carrera de notario.

2. Conéctate con otros Notarios:

Encontrar un notario dispuesto a asesorarlo es crucial. Un mentor, idealmente alguien en su estado, puede ofrecerle orientación, apoyo e ideas para ayudarlo a lanzar y hacer crecer su negocio. También pueden ser un gran recurso para conseguir trabajo. Puede ayudar con su desbordamiento cuando están reservados y referirles el trabajo que puede estar fuera de su zona de confort.

La creación de redes con otros profesionales notariales es una de las mejores maneras de aumentar su negocio sin enfrentar costos significativos. A las personas les gusta hacer negocios con personas en las que confían y les agradan, y la creación de redes se trata de construir relaciones. La mayoría de las NSA que tienen éxito a largo plazo confían en las redes de notarios. La asociación de notarios de su estado es un excelente lugar para relacionarse con otros notarios.

3. Nunca dejes de educarte:

Las leyes y normas que rigen a los notarios y las expectativas de los agentes firmantes cambian constantemente. Si desea evitar errores y mantener su negocio en crecimiento, manténgase siempre al día con los últimos desarrollos. Aquí hay algunos consejos rápidos que marcarán una gran diferencia en su carrera como notario:

Lea y revise la guía del notario de su estado. En muchos estados, puede descargar e imprimir la guía del notario de su estado en línea junto con las leyes notariales más actualizadas.

Asista a talleres y conferencias, tanto a nivel local como nacional, que ofrecen capacitación y presentaciones para mejorar su conocimiento.

Consulte con la oficina de comisionamiento de su estado o con las asociaciones notariales profesionales, como la NNA, para obtener respuestas a las preguntas relacionadas con los notarios.

Conéctese con profesionales fuera de su círculo inmediato, como agentes inmobiliarios, agentes de préstamos y agentes de depósito en garantía. Muchas veces, las industrias de bienes raíces y banca tienen un impacto directo en el trabajo del Agente Firmante. Pueden ser una gran cantidad de información para ayudarlo a mantenerse al tanto de su juego y a la vanguardia.

4. Haz un plan de negocios y síguelo:

Si usted es un notario nuevo que inicia un negocio por primera vez o un profesional experimentado, tener un plan es esencial para el éxito. Un plan de negocios lo ayudará a anticipar y superar los obstáculos financieros o legales que pueda encontrar con el tiempo y que pueden no ser obvios al principio.

22 formas de ganar dinero como notario- https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2015/05/22-ways-make-money-as-notary

Desarrollar el plan correcto puede ayudarlo a iniciar o expandir su negocio y saber qué recursos necesitará para asegurar su éxito. Tener un plan de negocios también lo ayuda a determinar cuánto cobrar por sus servicios y qué tipo de modelo de negocios debe desarrollar.

5. Promocione usted mismo y sus servicios:

El desarrollo de un plan de marketing fuerte puede hacer o deshacer su negocio. El marketing en la profesión de notario ha cambiado a lo largo de los años. Hubo un tiempo en que un notario podía obtener un ingreso decente simplemente publicando un perfil simple en línea y luego esperando que suene el teléfono de clientes potenciales, pero ese ya no es el caso. Debe desarrollar una estrategia para correr la voz acerca de sus servicios notariales, tanto en línea como en su comunidad local. Informe a las empresas locales, escuelas, iglesias, agencias de seguros, bancos, profesionales de bienes raíces y a sus amigos y familiares que usted es un notario profesional y que está disponible para sus necesidades de notario.

También debe asegurarse de anunciar su negocio en plataformas de redes sociales como Facebook, LinkedIn y Twitter. Si planea realizar firmas de documentos de préstamo, también querrá asegurarse de que su perfil aparezca en sitios como FindaNotary.com y SigningAgent.com e incluya la información más actualizada.

Competencia mental del firmante:

La NNA cree que un Notario que evalúe la competencia mental de un firmante antes de realizar un acto notarial es tan fundamental para la integridad de un acto notarial que ningún Notario concienzudo realizaría una certificación notarial para alguien que careciera de ella.

En 2002, cuando apareció por primera vez en el MNA un requisito para que el Notario evaluara la competencia mental de un firmante, solo dos estados tenían leyes anteriores. Era un tema marginal que la gente apenas comenzaba a discutir. Muchos cuestionaron si el notario promedio podría determinar la conciencia mental de un firmante sin capacitación médica, psicológica o legal. Algunos creyeron que era una expansión innecesaria de la autoridad del Notario.

Carolina del Norte y Nuevo México promulgaron estatutos basados en la disposición de competencia de firmantes de la MNA de 2002, pero no fue sino hasta 2010 que el problema llegó a un punto de inflexión.

2010 fue cuando se publicó la Ley Uniforme Revisada de Actos Notariales (RULONA). La RULONA incluyó una disposición que permitía a un Notario negarse a legalizar a un firmante que no es mentalmente competente. En contraste, el MNA prohibió al Notario realizar la certificación notarial en primer lugar.

Hasta la fecha, la disposición de competencia de firmantes de RULONA se ha promulgado en más de la mitad de todos los estados y el Distrito de Columbia. Aunque la disposición de RULONA ha demostrado ser más popular, el MNA sentó las bases al llamar la atención nacional sobre el tema en 2002, cuando solo dos estados lo habían considerado.

Educación y pruebas notariales:

El MNA de 1984 incluyó por primera vez un requisito de examen obligatorio como calificación para una comisión notarial. En la década de 1980, Nueva York y California supervisaron formalmente los exámenes para notarios, y Carolina del Norte promulgó un nuevo requisito de capacitación para notarios. Pero eran valores atípicos. El MNA de 2002 fue el primer acto notarial modelo o uniforme que agregó un requisito de capacitación para las notarizaciones tradicionales en papel y electrónicas en persona.

Pero no fue hasta que la notarización remota en línea comenzó a despegar en 2012 que los estados, temiendo que los consumidores enfrentaran mayores riesgos por la nueva tecnología, vieron la necesidad de capacitar a los notarios. Hubo 10 estados con leyes de capacitación obligatoria en 2012. Desde 2016-2022, se agregaron 20 más. La influencia del MNA en sembrar las semillas del cambio décadas antes finalmente se afianzó. Mirando hacia atrás, la visión de la MNA de exigir capacitación para la certificación notarial electrónica en persona probablemente contribuyó de manera más significativa al cambio.

Mantenimiento de registros notariales:

Nuestro primer artículo de esta serie, 5 importantes “primeras” leyes notariales, narra cómo el mantenimiento de registros de notarizaciones ha estado en el ADN de los notarios desde la época colonial de nuestra nación. Lamentablemente, en los siglos que siguieron, la mayoría de los estados llegaron a ver el mantenimiento de registros notariales como una práctica obsoleta y eliminaron las leyes de mantenimiento de registros de sus estatutos.

El primer estatuto modelo de la NNA, la Ley Uniforme del Notariado de 1973, instó a la comunidad notarial a volver a comprometerse con la práctica de documentar los actos notariales. Aún así, la mayoría de los legisladores consideraban que las leyes de las revistas notariales eran una regulación excesiva que solo aumentaba los costos comerciales.

Pero al igual que la capacitación notarial obligatoria, el regreso de las leyes de mantenimiento de registros notariales se inició con la certificación notarial basada en la tecnología. De repente, los legisladores vieron el mantenimiento de registros notariales como una protección esencial del consumidor. Antes de 2012, 15 estados requerían diarios notariales para actos notariales tradicionales y 8 para notarizaciones electrónicas presenciales. Ha habido 60 promulgaciones de revistas desde entonces, 36 solo para notarización remota, y los estados con leyes de notarización remota requieren casi unánimemente que los notarios realicen una grabación audiovisual para cada notarización remota. Este cambio solo fue posible con la influencia constante de las leyes modelo de la NNA que promovieron los beneficios del mantenimiento de registros notariales durante varias décadas.

Conflictos de intereses notariales:

La imparcialidad de un Notario Público es la base de un acto notarial. Los conflictos de intereses, como la certificación notarial de la propia firma, socavan la objetividad requerida de un Notario y tientan al Notario a no seguir estrictamente las normas notariales adecuadas.

La mayoría de los primeros estatutos de conflictos de intereses de los notarios se centraban principalmente en aclarar cuándo los empleados de notarios de bancos y corporaciones podían certificar para sus accionistas, funcionarios o empleados.

Luego, la Ley Notarial Uniforme de la NNA de 1973 inhabilitó al Notario para realizar un acto notarial por conflictos de intereses personales. Estos incluían cuando el Notario era nombrado individualmente en una transacción y recibía un beneficio económico directo superior a los honorarios por el acto notarial. La ley de 1984 de la NNA (rebautizada como Ley Modelo del Notario) agregó conflictos de intereses relacionales: notarización para un cónyuge, hermano o antepasado directo o descendiente del Notario.

Los estados comenzaron a modificar sus estatutos con reglas de conflicto de intereses a partir de fines de la década de 1970. Hoy en día, la mayoría de los estados ahora contienen estas disposiciones esenciales. Una vez más, los actos modelo de NNA influyeron en la promulgación de estas leyes, incluso si las palabras no provinieron directamente de ellas.

Responsabilidad del empleador:

La mayor parte de los 4,4 millones de  notarios contados en el Censo de Notarios NNA 2022 se convierten en Notarios para realizar notarizaciones en el trabajo. Para recibir su comisión de Notario, han hecho un juramento de seguir la ley cuando notarian. Como empleados, son responsables ante un supervisor. A veces estas dos responsabilidades chocan, apretando al empleado del notario en el medio. Supongamos que un supervisor les indica que notaricen una falsificación. En ese caso, el empleado del Notario se encuentra en la difícil situación de elegir seguir la ley o desobedecer a un superior y posiblemente ser despedido.

Esta es la razón por la cual la Ley Uniforme de Notarios de 1973 de la NNA creó una disposición de responsabilidad del empleador por mala conducta oficial del empleado del notario. Un empleador sería responsable de la mala conducta de un empleado del notario si el empleado del notario estaba actuando dentro del ámbito del empleo mientras realizaba el acto notarial y el empleador consintió en la mala conducta oficial del notario. Actos posteriores del modelo de NNA ampliaron el alcance de la responsabilidad de un empleador y lo hicieron responsable ante el Notario-empleado por los daños incurridos por estas notarizaciones indebidas.

Ocho estados tienen actualmente un estatuto de responsabilidad del empleador como el MNA. De las 5 disposiciones de la MNA examinadas en este artículo, la NNA cree que esta disposición de responsabilidad del empleador podría influir en futuras promulgaciones porque los derechos y protecciones de los empleados son una parte muy importante del debate nacional actual posterior a COVID-19, y los legisladores están buscando soluciones positivas.

Asegurarse de que el firmante sepa lo que se está firmando:

La tarea más importante es asegurarse de que el firmante esté al tanto del documento que se firma y certifica ante notario. Sin embargo, dado que un firmante con discapacidad visual no puede leer el documento para confirmar esto, deberá confirmar que el firmante sabe lo que realmente dice el documento. Algunos estados brindan instrucciones al certificar ante notario para un firmante con discapacidad visual:

Algunos estados, como California, no brindan pautas legales al certificar ante notario a una persona con discapacidad visual. Si su estado no brinda pautas para la certificación notarial de una persona con discapacidad visual, aún puede hablar con el firmante y preguntarle si puede describir el documento en términos generales. Si la descripción del firmante es diferente, o si el firmante no parece reconocer su contenido, entonces no proceda con la certificación notarial.

Al certificar ante notario a una persona con discapacidad visual, un notario de Florida, Illinois e Indiana, por ejemplo, primero debe leer el documento al firmante. El Notario no podrá explicar el significado del documento ni responder preguntas sobre su efecto legal, por considerarse que se trata de un ejercicio no autorizado de la abogacía. Aunque no es obligatorio por ley en Maine o Dakota del Norte, estos estados también recomiendan leer el documento al firmante sin ofrecer consejos ni hacer preguntas.

Incapacidad para firmar:

En algunos casos, es posible que un cliente no pueda firmar debido a una discapacidad visual. Si una persona no puede firmar un documento debido a una discapacidad visual, muchos estados, incluidos Iowa, Michigan y Washington, permiten que el firmante ordene al notario u otra persona que firme el nombre de la persona discapacitada en el documento (lo que se conoce como “firma por poder”). “) mientras la persona discapacitada esté presente durante una certificación notarial. Asegúrese de seguir todas las instrucciones o requisitos en su estado; por ejemplo, en Michigan, el notario puede firmar el nombre de la persona discapacitada, pero la persona debe estar presente ante el notario e indicarle oralmente, físicamente o de otra manera que firme. El notario también debe escribir debajo de la firma, “Firma colocada de conformidad con la sección 33 de la ley de notario público de Michigan”.

En algunos estados, deben estar presentes testigos adicionales antes de que un tercero pueda firmar en nombre de una persona discapacitada. Por ejemplo, Massachusetts, Nebraska, Carolina del Norte y Rhode Island solo permiten que los firmantes discapacitados indiquen a otra persona que firme su nombre si están presentes dos testigos no afectados por el documento, y Texas requiere un solo testigo que también debe ser identificado por el notario. Wyoming permite que un solo testigo no afectado por el documento firme como apoderado en presencia del Notario, o se puede indicar a un Notario de Wyoming que firme como apoderado si hay 2 testigos no afectados por el documento presentes.

Debido a que pedirle a otra persona que firme en su nombre deja a un firmante discapacitado extremadamente vulnerable a una posible explotación, se recomienda encarecidamente que primero se comunique con la oficina reguladora de notarios de su estado o con la Línea directa para notarios de la NNA si se le solicita que lo haga y si tiene alguna pregunta o inquietud.

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Consejo del notario: identificaciones inusuales: ¿aceptables o no?

Los notarios encuentran muchos tipos de identificación diariamente. Las formas más comunes de documentos de identificación que se encuentran son las licencias de conducir o los pasaportes estadounidenses. Sin embargo, en ocasiones, los firmantes pueden presentarle una forma de identificación desconocida. Determinar si puede aceptar documentos de identificación inusuales a veces es un desafío, según la ley de su estado.

Algunos estados tienen estándares de aceptación claros para estas identificaciones, pero otros no. Como resultado, los notarios son responsables de saber qué formas de identificación son aceptables. Por lo tanto, es muy importante conocer los requisitos de identificación de su estado.

Aquí hay algunos tipos de identificación inusual que puede encontrar como notario público:

Tarjetas de identificación tribales.

La mayoría de las tribus nativas americanas emiten tarjetas de identificación tribales como prueba de membresía. Las tarjetas de identificación tribales difieren ligeramente de una organización emisora a otra. Generalmente, estas tarjetas de identificación contienen el nombre del portador, fecha de nacimiento, número de inscripción y fecha de vencimiento. Algunos contienen una descripción física del portador.

Muchos estados permiten que los notarios públicos acepten tarjetas de identificación tribales, incluidos Arizona, California, Colorado, Mississippi y Carolina del Norte. Algunos estados requieren que la identificación sea emitida por una tribu reconocida a nivel federal. En el registro federal de EE. UU. se publica una lista actualizada regularmente de tribus reconocidas por el gobierno federal.

Tarjeta de identificación consular.

Las tarjetas de identificación consular, a veces llamadas tarjetas de matrícula consular, son emitidas por las embajadas y consulados de algunos gobiernos extranjeros a sus ciudadanos que viven en un país extranjero. Además, estos tipos de identificación pueden estar en un idioma extranjero, por lo que se debe tener cuidado al aceptar una identificación consular.

Algunos estados le permiten aceptar identificaciones consulares. Sin embargo, puede haber restricciones, así que preste mucha atención a cualquier identificación consular que le presenten para verificar que cumpla con los requisitos de su estado.

Por ejemplo, California permite que los notarios acepten identificaciones consulares siempre que contengan una fotografía, descripción y firma de la persona, así como un número de identificación. Una identificación consular mexicana que no tenga una descripción física no es aceptable en California.

En Illinois, se acepta una identificación emitida por un consulado siempre que contenga una foto y la firma de la persona. En consecuencia, una identificación consular mexicana sería aceptable.

Visado de viaje.

Generalmente, un ciudadano de un país extranjero que viaja a otro país primero debe obtener una visa de viaje, que se coloca en el pasaporte del viajero.

Este tipo de documento no se utiliza para la identificación. Más bien, se utiliza para obtener permiso para viajar a un determinado país. Las visas de viaje rara vez incluyen información de identificación crítica, como la fecha de nacimiento, la firma o la descripción física. Como tal, una visa de viaje no debe usarse para identificar a un firmante.

Tarjeta de entrada global.

Una tarjeta Global Entry es un programa de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP, por sus siglas en inglés) de EE. UU. que permite una autorización acelerada para viajeros preaprobados y de bajo riesgo al llegar a los Estados Unidos. Los miembros ingresan a los Estados Unidos a través de quioscos automáticos en aeropuertos seleccionados.

La tarjeta Global Entry es técnicamente una tarjeta de autorización de viaje. Debido a que no contiene muchos elementos críticos de la tarjeta de identificación, como la descripción física o la firma del portador, no sería aceptable en los estados que exigen que las identificaciones contengan estos elementos. Como norma de práctica profesional, una tarjeta Global Entry no debe usarse para identificar a un firmante en estados que no tienen requisitos legales de identificación.

Licencia de conducir internacional.

Una “licencia de conducir internacional” (IDL) o “permiso de conducir internacional” (IDP) es un documento que permite a un viajero operar un vehículo motorizado cuando visita un país extranjero. Por ejemplo, si un ciudadano estadounidense quisiera conducir un automóvil mientras visita Francia, el posible turista podría solicitar un IDL.

Muchos estafadores en los Estados Unidos venden IDL falsos y afirman falsamente que pueden reemplazar una licencia o identificación emitida por un estado de los EE. UU. Una IDL no es válida en el país de origen del conductor y no es una forma satisfactoria de identificación para la certificación notarial. Los notarios nunca deben aceptar ningún documento que pretenda ser un “IDL” como prueba de la identidad de un firmante.

Identificación escolar.

Casi todas las escuelas, colegios y universidades emiten una tarjeta de identificación de estudiante. El diseño y el aspecto de estas tarjetas varía mucho de una escuela a otra. Además, este tipo de tarjetas de identificación son emitidas por escuelas públicas y privadas.

Si el gobierno de su estado solo define el tipo de identificación aceptable como “identificación emitida por el gobierno”, examine cuidadosamente una tarjeta de identificación escolar para asegurarse de que sea emitida por una escuela pública y cumpla con todos los demás requisitos de identificación de su estado antes de aceptarla.

Conozca los requisitos de su estado.

Las pautas o requisitos de lo que constituye una identificación aceptable varían mucho de un estado a otro.

California y Florida, por ejemplo, proporcionan una lista específica de identificaciones aceptables. Texas permite que los notarios acepten identificaciones actuales emitidas por agencias estatales o federales que contengan una fotografía y firma del firmante; los pasaportes extranjeros vigentes también son aceptables para notarizaciones relacionadas con transacciones de bienes raíces residenciales.

Actualmente, Alabama proporciona solo una guía general, autorizando a un notario a exigir una forma de identificación que sea adecuada para determinar razonablemente la identidad del firmante. A partir del 1 de septiembre de 2023, los notarios de Alabama deberán aceptar una identificación con foto emitida por una entidad o agencia gubernamental.

En los estados que no brindan reglas para una identificación aceptable, la práctica profesional recomendada es confiar en documentos de identificación emitidos por agencias gubernamentales estatales o federales que contengan una fotografía, una descripción física y la firma del portador.

Los notarios pueden ser demandados por varias razones. Estos 10 pasos pueden ayudarlo a evitar que se presente una demanda en su contra. Seguir las leyes notariales es clave.

10. Nunca certifique ante notario a un firmante que no está presente

11. No notarice documentos incompletos

12. Identifica siempre a tus firmantes

13. Verifique la voluntad y el conocimiento de su firmante

14. Mantenga un registro diario de sus notarizaciones

15. Mantente imparcial y no ofrezcas consejos

16. Completar correctamente el acta notarial

17. Nunca certifique ante notario después de que expire su comisión

18. Nunca dejes que nadie más use tu sello de Notario

19. Asegúrate de tener un Seguro de Errores y Omisiones.

20. Nunca certifique ante notario a un firmante que no está presente.

La razón más común por la que se demanda a los notarios y se revocan o suspenden sus comisiones es por no exigir la comparecencia personal del firmante. Asegúrese de cumplir siempre con los requisitos de apariencia personal de su estado, sin importar cómo los defina. Y nunca omita el requisito “como un favor” o “solo por esta vez”. Si lo hace, se está metiendo en problemas.

2. No notarice documentos incompletos.

Se debe completar un documento antes de la certificación notarial. Si certifica un documento incompleto, por ejemplo, un documento de préstamo con las tasas de interés o los términos dejados en blanco, existe el riesgo de que esos espacios en blanco se llenen con información fraudulenta. Al asegurarse de que todos los espacios en blanco estén llenos en el momento de la certificación notarial, protege tanto al firmante como a la transacción de posibles fraudes y reduce el riesgo de ser demandado.

3. Identifica siempre a tus firmantes.

Es crucial identificar a sus firmantes de conformidad con las leyes notariales de su estado. Muchas demandas contra los notarios se presentan porque el notario no solicitó por descuido la identificación adecuada, lo que permitió que un firmante cometiera fraude. Siga siempre las leyes de su estado para asegurarse de que la identidad de un firmante sea examinada adecuadamente.

4. Verifique la voluntad y el conocimiento de su firmante.

Una de sus responsabilidades clave es asegurarse de que su firmante esté firmando el documento voluntariamente y entienda lo que está firmando. Siempre hágale a su firmante algunas preguntas simples. Si el firmante parece reacio a firmar, desorientado, u otra persona parece estar tratando de presionar al firmante, no proceda con la certificación notarial. Esto protegerá a todas las partes del documento, incluyéndote a ti, de acusaciones de coacción.

5. Mantenga un registro diario de sus notarizaciones.

Un diario bien llevado de sus actas notariales es una de las mejores defensas que puede tener contra demandas. Una entrada de diario completa y legible proporciona evidencia para ayudar a determinar qué sucedió si se disputa una certificación notarial, y también puede ayudar a mostrar que siguió los pasos apropiados al certificar. Si su estado establece reglas sobre qué información debe registrarse en una entrada de diario, asegúrese de seguirlas. Las entradas de diario incompletas y descuidadas son señales de alerta que pueden cuestionar sus prácticas notariales.

6. Mantente imparcial y no ofrezcas consejos.

Nunca certifique su propia firma o un documento en el que se le nombra personalmente porque la imparcialidad de un notario puede ser cuestionada en estas circunstancias. Si va a recibir un beneficio directo, una tarifa, una comisión o una ventaja distinta de la tarifa permitida por la ley estatal, tampoco debe certificar ante notario. Algunos estados también prohíben que los notarios certifiquen ante familiares cercanos. Incluso si la ley no lo prohíbe específicamente, es una buena idea evitar la certificación notarial de los familiares cercanos para asegurarse de que nunca se cuestione su imparcialidad. Además, nunca dé consejos sobre el contenido del documento o los detalles de la transacción. Si lo hace, puede ser demandado o enfrentar otras sanciones por el ejercicio no autorizado de la ley. Si un cliente le pide consejo sobre la legalidad de un documento o cómo completarlo, dígale al firmante que la ley le prohíbe brindar asesoramiento legal no autorizado.

7. Completar correctamente el acta notarial.

Los errores por descuido con los certificados notariales, como olvidarse de completar un certificado o escribir la información incorrecta, son otra razón común por la que se demanda a los notarios. El público confía en los hechos atestiguados en cada certificado de reconocimiento o jurat que firme. Asegúrese de ingresar el condado y el estado correctos, el nombre del firmante y la fecha de certificación notarial. Además, asegúrese de que su sello esté colocado de manera legible.

8. Nunca certifique ante notario después de que expire su comisión.

Si su comisión vence y no se da cuenta, cualquier documento que certifique ante notario después de la fecha de vencimiento podría ser cuestionado. Si su comisión vence y hay una demora en el proceso de renovación, no certifique ante notario hasta que tenga su nueva comisión en la mano.

9. Nunca dejes que nadie más use tu sello de Notario.

Si alguien más tiene acceso a su sello, puede usar su sello de notario para cometer fraude y causar un daño significativo a otros, y usted podría ser responsable. Siempre guarde su sello en un área segura y bajo llave cuando no esté en uso, y nunca deje que nadie más lo tome o lo tome prestado. El sello tiene tu nombre y eres el único que puede usarlo.

10. Asegúrate de tener un Seguro de Errores y Omisiones. Esto si su estado requiere que obtenga una fianza, la fianza no es una póliza de seguro y no lo protege de la responsabilidad financiera ni cubre los costos legales. Una fianza solo protege a sus clientes si su negligencia los perjudica económicamente. Además, usted puede ser responsable de devolver el dinero que la compañía de fianzas pague de la fianza. Una póliza de seguro de errores y omisiones (E&O) puede ayudarlo a cubrir su riesgo de daños financieros en caso de que lo demanden. Algunas pólizas también cubren los honorarios legales, como los costos de los abogados. Piense en ello como conducir un automóvil: los conductores seguros en su mayoría pueden evitar accidentes. Sin embargo, a veces los buenos conductores tienen accidentes y, a veces, incluso los notarios más diligentes cometen errores.

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En el tema de derecho Estatal Notarial. Sabes cuales son las cuatro [4] cosas ilegales que los notarios nunca deben hacer, y porqué?

Primero. Infringir la ley al estacionar, conducir o tirar basura puede generarle una multa o una pequeña multa. Infringir la ley al notarizar puede resultar en tiempo en la cárcel, pérdida de su comisión licencia de de notario o miles de dólares en demandas costosas.

Esto no significa que la policía esté esperando en cada esquina para llevarte a prisión si violas una ley notarial. Pero infringir la ley voluntariamente durante una certificación notarial no solo genera más papeleo, sino que permite un fraude que puede costar miles de dólares y enredar a sus clientes en problemas legales que pueden durar años. En este artículo, le mostraremos cuatro acciones ilegales que los notarios nunca deben realizar, por qué estos actos pueden dañarlo a usted y al público, y sus posibles consecuencias.

Acto Notario Ilegal 1: Ingresar información falsa en un certificado de Notario.

¿Qué quiere decir esto? Los firmantes a menudo necesitan documentos notariados con prisa para cumplir con plazos importantes; Si surge un problema que podría retrasar una transacción, los firmantes a veces les piden a los notarios que completen un certificado que escriban una fecha falsa para la certificación notarial (lo que se conoce como “retroceso”) o que modifiquen otra información en el certificado (como incluir a un firmante ausente como presente). durante una certificación notarial) para acelerar la transacción del documento. ¡Nunca hagas esto!

¿Por qué es ilegal? Las empresas, las agencias gubernamentales y los consumidores confían en la certificación notarial para garantizar la integridad y confiabilidad de los documentos. Si falsifica información en un certificado, quien posea el documento notariado de manera fraudulenta puede usarlo para cometer fraude.

¿Cuáles son las consecuencias? La falsificación a sabiendas de un certificado notarial está prohibida en todos los estados y puede resultar en sanciones severas. Por ejemplo, en Georgia, un notario que a sabiendas ejecuta un certificado que contiene información falsa puede ser declarado culpable de un delito menor. En California, ser declarado culpable de falsificar intencionalmente la información del certificado notarial es un delito menor y, si implica un reconocimiento, una sanción civil de hasta $10,000.

Acto de notario ilegal 2: no exigir que un firmante se presente personalmente durante una certificación notarial

¿Qué quiere decir esto? Uno de los actos ilegales más comunes, y potencialmente dañinos, que puede hacer un notario es certificar la firma de una persona sin la apariencia personal del firmante. Cuando se realiza una protocolización, el firmante siempre debe comparecer personalmente. Para las certificaciones notariales tradicionales con lápiz y papel, el firmante debe estar presente ante usted durante la certificación. Para la notarización remota, el firmante debe presentarse y comunicarse con usted utilizando tecnología de comunicación audiovisual que cumpla con las leyes de su estado. Nunca certifique ante notario sin la comparecencia personal del firmante.

¿Por qué es ilegal? Suponga que certifica una firma sin que el firmante se presente personalmente. En ese caso, no puede saber si la persona firmó el documento voluntariamente, ¡o si la firma fue falsificada por otra persona! Tampoco tiene forma de probar la identidad de la persona. En muchos casos documentados, los estafadores que convencieron a los notarios para que ignoraran los requisitos de apariencia personal falsificaron las firmas notariadas para cometer abuso de ancianos, fraude inmobiliario u otros delitos.

¿Cuáles son las consecuencias? La apariencia personal es uno de los requisitos básicos de la notarización. En Florida, no exigir la comparecencia personal es una infracción civil sancionable con hasta $5,000, y no importa si el notario lo hizo sin intención de defraudar. En Carolina del Norte y Hawái, no solo se revoca automáticamente la comisión del Notario, sino que es un delito menor.

Acto de notario ilegal 3: Permitir que otra persona use su sello

¿Qué quiere decir esto? Solo usted, el notario comisionado, está autorizado a usar su sello oficial para realizar notarizaciones. Ninguna otra persona, incluidos familiares, compañeros de trabajo o un empleador, puede usar su sello para ningún propósito. Nunca permita que nadie más use su sello de Notario.

¿Por qué es ilegal? Su sello oficial se utiliza para autenticar cada certificación notarial que realiza. En las manos equivocadas, un sello podría usarse para engañar a las autoridades para que acepten un documento falsificado como auténtico. Peor aún, si alguien más usa su sello para cometer fraude, podría enfrentar sanciones si no sigue las reglas estatales para asegurar el sello. Usted mismo podría convertirse en víctima y tener que contratar a un abogado para demostrar que no realizó las certificaciones notariales ilegales.

¿Cuáles son las consecuencias? En California, un notario que deliberadamente no mantenga su sello bajo su control exclusivo puede ser declarado culpable de un delito menor y podría incurrir en una sanción civil adicional de $1,500. Si el Notario por negligencia no protege el sello, la sanción civil es de $750. Incluso en estados sin reglas para asegurar un sello de notario, permitir que otra persona use sus herramientas de notario podría hacerlo potencialmente responsable de una demanda si la otra persona usa su sello para cometer fraude.

Acto de Notario Ilegal 4: Cobrar una tarifa de Notario indebida

¿Qué quiere decir esto? Al cobrarle a un firmante por sus servicios, nunca debe cobrar una tarifa de notario más alta de lo que permite su estado. También debe evitar cobrar tarifas que no están permitidas en su estado.

¿Por qué es ilegal? Los honorarios que pueden cobrar los notarios están regulados por la ley estatal. Por ejemplo, los notarios de Florida no pueden cobrar más de $10 por cada certificación notarial tradicional o más de $25 por una certificación notarial remota (aunque la tarifa máxima de $25 no cubre las tarifas por servicios que no sean la realización de actos notariales). Algunos estados también regulan otros cargos que pueden cobrar los notarios, como los gastos de viaje. Estas regulaciones existen para proteger a los clientes de los precios injustos de los notarios. Si bien algunos estados no establecen tarifas máximas, es posible que tengan otras pautas. Por ejemplo, Arkansas no tiene un límite de tarifas, pero cualquier tarifa por servicios debe ser “razonable” y debe ser acordada por el firmante antes de que ocurra la certificación notarial.

Además, algunos estados (por ejemplo, Missouri) prohíben que los notarios cobren tarifas por ciertos servicios, como cobrar por certificar las firmas en las boletas de voto en ausencia.

¿Cuáles son las consecuencias? En Arizona, cobrar una tarifa indebida puede resultar en una responsabilidad de hasta cuatro veces la cantidad cobrada ilegalmente y es un delito grave de clase 5 (A.R.S. §§ 38-413), y puede resultar en la suspensión o revocación de su comisión. En Texas, cobrar una tarifa de notario más allá del máximo legal podría resultar en un proceso penal y la suspensión o revocación de su comisión. Siempre siga las reglas y pautas de tarifas de notario de su estado para cualquier otra tarifa asociada.

En otro tema: Consejo de notario: 3 diferencias entre reconocimientos de firmas y testimonios de firmas.

Algunos estados autorizan a sus Notarios a realizar un acto conocido como “atestiguamiento de firma” o “certificación de una firma”. Este acto puede resultar confuso para los notarios porque es similar a un reconocimiento. Sin embargo, los reconocimientos y los testimonios de firmas son actos separados con diferentes requisitos. Esto es lo que hace que una firma sea diferente.

1. Para un testimonio de firma, el Notario debe ser testigo del documento que se firma

En estados como Colorado y Pensilvania, se utiliza un testimonio de firma cuando es importante establecer que un documento se firmó en una fecha exacta. Al igual que un reconocimiento, un testimonio de firma requiere que el firmante se presente físicamente ante un notario y se identifique según lo exige la ley estatal.

La diferencia clave es que para un testimonio de firma, el firmante siempre debe firmar el documento en presencia del Notario. Después de presenciar la firma del documento, el Notario luego completa la redacción adecuada del certificado para la firma como testigo.

Un reconocimiento, por otro lado, no requiere que el Notario sea testigo de la firma en la mayoría de los estados. El cliente podrá firmarlo ante el Notario o incluso antes de acudir al Notario siempre que comparezca ante el Notario para identificarse y reconocer haber firmado el documento.

2. Un testimonio de firma no requiere que el firmante haga una declaración verbal

Al realizar un reconocimiento, un cliente debe reconocer verbalmente que firmó el documento. Por ejemplo, el firmante podría decirle al Notario: “Reconozco que soy la persona que firmó este documento”, o el Notario podría preguntar: “¿Reconoce que firmó este documento voluntariamente?” y el firmante podría responder: “Sí, lo hice”.

Un testimonio de firma no requiere que el firmante declare verbalmente nada al Notario. El Notario identifica al firmante, el firmante firma el documento frente al Notario, y el Notario luego completa el certificado confirmando cuándo se realizó la firma.

3. No todos los estados permiten que los notarios sean testigos de las firmas

Si bien los notarios pueden realizar reconocimientos en todos los estados y territorios de EE. UU., no todos los estados permiten que los notarios certifiquen una firma. Por ejemplo, los notarios en California, Florida y Texas no están autorizados a realizar notarizaciones de testigos de firmas como parte de sus funciones. Además, realizar una prueba de firma no es lo mismo que una solicitud para servir como testigo de un documento en una capacidad no notarial, y los notarios deben tener mucho cuidado de no confundir los dos.

¿Cómo se reconoce cuando un documento requiere una firma como testigo? Puede reconocer una firma testificando mirando el certificado notarial. Si dice, “Firmado (o atestiguado) ante mí…”, entonces es un testimonio de firma.

Si está comisionado en un estado que no permite la presencia de firmas y un cliente solicita una, explíquele al cliente que la ley estatal no le permite realizar este tipo de certificación notarial. Si el cliente lo desea, puede elegir un tipo diferente de certificación notarial, como un reconocimiento o jurat, como alternativa. Sin embargo, recuerde que depende del cliente decidir qué certificación quiere y, como Notario, no puede elegir el tipo de certificación en su nombre.

En otro tema: Preguntas frecuentes importantes sobre el seguro E&O de notarios.

El deber esencial de un notario es autenticar las identidades para proteger a los consumidores del fraude. Pero si una de sus notarizaciones es impugnada, ¿quién lo protege? Si no tiene una póliza de seguro de errores y omisiones notariales (E&O), está solo.

Si bien la mayoría de los notarios nunca tendrán un reclamo en su contra, es importante saber qué hacer si le sucede a usted.

Puede comprar un seguro E&O cuando se convierte en Notario o cuando renueva. Para ayudarlo a comprender cómo funciona el seguro E&O, aquí hay algunas respuestas a las preguntas frecuentes:

¿Es el seguro E&O lo mismo que mi fianza de Notario?

No. La fianza que la mayoría de los estados requieren que los notarios compren está diseñada para proteger a los consumidores, no al notario. Si alguien presenta un reclamo en su contra y se paga una pérdida con su fianza, su compañía de fianzas lo perseguirá para reembolsar el monto de la pérdida y los costos legales. Si tuvo una pérdida total en un bono de $15,000, por ejemplo, su cuenta total podría ser de $20,000 o más.

El seguro E&O está diseñado para protegerlo de errores o descuidos no intencionales que causen daños financieros a un cliente o al público. Si se presenta un reclamo, la póliza cubrirá la pérdida y su defensa legal según lo especificado en su póliza.

¿Todo Notario necesita un seguro E&O?

Eso depende. Hable con su empleador para averiguar si su póliza de seguro lo cubre cuando realiza notarizaciones. Por lo general, solo lo cubre para las certificaciones notariales realizadas como parte de sus deberes laborales y aún puede beneficiarse de una póliza de E&O si certifica fuera del trabajo.

Si es un agente de firma notarial o trabaja por cuenta propia, se recomienda una póliza de E&O porque es su única protección financiera contra reclamos.

¿Qué cubre E&O?

Por lo general, el seguro E&O cubre el monto del reclamo en su contra y, en la mayoría de los estados, los honorarios de abogados y los costos judiciales hasta el límite de la póliza. (En algunos estados, las pólizas de E&O tienen límites separados para gastos legales). E&O lo protege de errores no intencionales y errores humanos. Sin embargo, a diferencia de una fianza, una póliza no cubre actos de fraude y actos deliberados.

No detectar a un impostor con una identificación falsa, por ejemplo, es un error no intencional y estaría cubierto. Conspirar con el impostor para defraudar a alguien, en cambio, no estaría cubierto.

Además, para los Notarios autónomos, es importante recordar que una póliza de Notary E&O solo lo cubre para sus actos notariales. No lo cubre por otros reclamos de responsabilidad o violaciones de la privacidad que no sean deberes de un Notario en su estado.

¿Cuánta cobertura de E&O necesito?

Esto varía según sus necesidades. El estándar recomendado por Signing Professionals Workgroup es de $25,000. Sin embargo, algunas empresas quieren que los NSA que contratan brinden más cobertura.

Para notarios que no pertenezcan a la NSA, una póliza de E&O debería ser suficiente para cubrir el monto de su fianza, si se requiere, más la cobertura de gastos adicionales. Además, considere cuánto podría necesitar para proteger sus activos en caso de que se vean afectados en una demanda debido a una certificación notarial negligente que realice.

¿Estás cubierto cuando dejas de ser Notario?

Depende del tipo de póliza que tengas. Si usted o su empleador tienen lo que se llama una “póliza basada en incidentes”, están cubiertos por las certificaciones notariales realizadas cuando la póliza estaba vigente (incluso si dejó el trabajo o dejó de ser notario).

Si está cubierto por lo que se conoce como una “póliza de reclamos hechos”, solo está protegido si el reclamo se presenta mientras la póliza está vigente. Una vez que deje de pagar las primas de la póliza o las primas de la “cobertura final” para extender el tiempo para informar los reclamos, si corresponde, ya no estará cubierto.

¿Cuánto cuesta una póliza?

Las primas varían según el estado, así como el monto y el plazo de la póliza. Puede obtener una cotización de cualquier agente o corredor de seguros con licencia para vender seguros de propiedad y accidentes.

Existe un beneficio potencial al comprar E&O de la misma compañía que proporciona su bono. Si lo hace, la compañía generalmente pagará cualquier reclamo y gasto de su póliza E&O antes de su fianza. Además, algunos estados exigen que cualquier reclamación pagada con su fianza se informe a la oficina del notario encargado de la puesta en marcha, y su comisión puede suspenderse hasta que se reembolse su fianza.

Colegas miembros estudiantes de NAFA LAW.

En Florida el notario publico puede hacer el proceso de la documentación de cierres de hipotecas, puede hacer matrimonios a domicilio, puede tomar declaraciones lo mismo en documentos civiles que penales, puede tomar declaraciones para hacer testamentos de ultima voluntad de una persona antes de fallecer, además de estos, puede trabajar y preparar más de 100 documentos Estatales con formularios aprobados por la Corte Suprema de Florida para ser notariados. Por todas estas razones insistimos a toda/o colega que tome y apruebe el examen para notarios en Florida. NAFA te capacita totalmente para que apruebes y recibas tu licencia notarial.

Esta facultad para notario solo la vemos en 18 Estados y el Distrito de Columbia requieren algún tipo de educación y examen para convertirse en notario. Eso significa que 32 Estados no creen que los notarios necesiten ningún tipo de capacitación o preparación para llevar a cabo sus funciones Y por lo tanto sus funciones son mucho mas limitadas que el notario de Florida.

Aquí seguido le enviamos los consejos de este mes para nuestra/os notarios públicos.

1)-. Las 4 herramientas que todo Notario debe tener… y por qué:

No importa en qué Estado se comisione a un Notario, hay 4 herramientas esenciales que todo Notario necesita. Estos son:

(i)- Su sello oficial de Notario;

(ii)- Tu diario de actas notariales;

(iii)- Texto del certificado notarial preimpreso;

(iv)- Guías de referencia y recursos para responder a las preguntas de los notarios.

2)-. Lo que necesitas saber sobre la escrituración electrónica original- IPEN:

Desde compras hasta pedidos de comida y notarizaciones: la pandemia global de COVID-19 hizo que las transacciones electrónicas se convirtieran en una parte habitual y esperada de nuestras vidas.

Para los notarios y sus clientes, las notarizaciones remotas se convirtieron en una opción fácil y rápida para completar las notarizaciones durante el punto álgido de la pandemia, cuando las interacciones cara a cara a veces se volvieron difíciles debido a las medidas de confinamiento locales.

Si bien muchos Estados ahora permiten las notarizaciones remotas en línea (‘RON’) a través de leyes permanentes, es posible que usted no se dé cuenta de que ya estaba facultado para realizar otra forma de notarización electrónica. La notarización electrónica en persona (IPEN) existe desde hace más de 20 años y está aprobada para su uso en los 50 Estados de alguna forma (consulte las leyes de su estado individual para conocer los requisitos específicos para IPEN u otras notarizaciones electrónicas).

La idea de IPEN nació durante la revolución digital de la década de 1990. Con la creación de Internet y otras herramientas digitales, las IPEN se vieron como una forma de crear una mayor confianza en los actos notariales. Y estaban en camino de ser ampliamente aceptados, pero los desastres gemelos del estallido de la burbuja inmobiliaria y el escándalo de la firma automática a mediados de la década de 2000 retrasaron la adopción generalizada de las IPEN.

Sin embargo, con las leyes IPEN en los libros, este tipo de certificación notarial está esperando otra oportunidad de adopción.

3)-. IPEN y RON explicados:

IPEN y RON no son lo mismo. Si bien comparten algunas similitudes, a saber, ser notarizaciones electrónicas, tienen diferencias fundamentales.

IPEN (certificaciones notariales electrónicas en persona) significa exactamente lo que dice. Son actos notariales presénciales. En otras palabras, requieren que el firmante se presente ante el Notario en el mismo lugar físico en el momento de la escrituración, y sea identificado por el Notario de la misma manera que una escrituración tradicional. Los documentos se presentan en formato digital y se firman mediante firma electrónica. El Notario utiliza un sello y una firma electrónicos para legalizar el documento.

Las RON (notaciones a distancia en línea) son actos notariales que permiten al firmante “comparecer” ante el Notario a través de Internet utilizando tecnología audiovisual. Un RON no requiere que el firmante esté en la misma ubicación física que el Notario.

Según la ley estatal y el servicio que se utilice, el proceso implica que el sistema establezca la identidad del firmante antes de interactuar con el Notario, quien también verifica la identidad del firmante utilizando los mismos documentos de identificación que se requieren para una certificación notarial tradicional en persona. El firmante “firma” el documento electrónicamente y el Notario coloca su firma electrónica y su sello en el documento digital. El audio y video del acto notarial se suele grabar.

RON ha recibido más atención últimamente debido principalmente a la pandemia mundial de COVID-19, cuando muchos estados tenían una autorización de emergencia temporal para notarizaciones remotas.

Muchos de los Estados que implementaron medidas remotas temporales han promulgado desde entonces leyes permanentes. Hasta la fecha, 43 Estados tienen leyes RON en los libros.

Sin embargo, los actores de la industria hipotecaria y los grandes bancos han tardado en utilizar los RON de manera generalizada, debido a la complejidad técnica inherente de un RON, la falta de una huella operativa de 50 Estados, preocupaciones en algunos sectores de que los documentos notariales remotos pueden no ser reconocido legalmente a través de todas las fronteras Estatales y otros factores.

4)-. Haciendo una reaparición:

En palabras de LL Cool J, “No lo llames regreso, he estado aquí por años”. Pero, ¿por qué IPEN está ganando popularidad ahora? Hay un número de razones.

En primer lugar, las compañías de títulos están buscando formas de ser más eficientes, e IPEN ofrece eficiencia y un proceso de firma legalmente verificable mientras mantiene sus relaciones con socios clave.

En segundo lugar, los IPEN permiten que los préstamos se cierren y se vendan a inversionistas en el mercado hipotecario secundario tan rápido como los RON, y no existen las mismas preocupaciones con los documentos notariados con IPEN que se rechazan cuando cruzan las fronteras Estatales, como algunos han planteado con RON.

En tercer lugar, e igual de importante, IPEN facilita el proceso para los notarios con una plataforma robusta, intuitiva y confiable que mejora la eficiencia.

Además, existe la necesidad de IPEN. Antes de la pandemia, alrededor del 70 % de los cierres de préstamos hipotecarios se realizaban en las oficinas del prestamista o de la compañía de títulos. Ahora ese número es de alrededor del 50 %, y el resto ocurre en persona, pero fuera de la oficina tradicional. Una solución digital robusta, intuitiva, flexible y segura que utiliza prácticas notariales tradicionales hace que IPEN sea una opción atractiva para compañías de títulos, registradores, firmantes y notarios por igual.

5)-. Cómo funciona IPEN:

Una ilustración de cómo funciona un IPEN de principio a fin mostrará claramente los beneficios del proceso. Debido a que este artículo ha discutido la creciente aceptación de IPEN en la industria hipotecaria, usaré la firma de un préstamo como ejemplo:

Paso 1: La compañía de títulos o el agente de cierre carga los documentos del préstamo en formato digital en una plataforma tecnológica (ya sea propia o proporcionada por un proveedor externo como EscrowTab, Jot o BlueNotary) que se utilizará para la firma y lo asigna al Notario Agente Firmante.

Paso 2: El Agente Firmante Notario revisa los documentos que están listos para el firmante en la plataforma. Si hay un cambio de última hora en un documento antes de la cita para la firma del préstamo, no es necesario que el notario imprima un formulario revisado o recoja el documento revisado en una ubicación de FedEx. Los documentos son actualizados por la compañía de títulos o el agente de cierre instantáneamente y cargados en la plataforma antes de la firma.

Paso 3: El Agente de Firma del Notario viaja al prestatario para la cita de firma, inicia sesión en la plataforma desde la cual se presentarán y firmarán los documentos electrónicos al prestatario, y verifica la identidad del prestatario exactamente de la misma manera que lo harían para una certificación notarial tradicional.

Paso 4: El agente de firma del notario guía al prestatario a través de los documentos en el paquete de préstamo que aparece en el dispositivo del notario. El prestatario firma los documentos electrónicamente y el Notario Firmante realiza las certificaciones notariales que se requieren electrónicamente. Los dispositivos que se pueden utilizar pueden variar de una plataforma a otra

Además, los sistemas de cierre digital pueden realizar verificaciones de control de calidad, verificando que todas las firmas y campos hayan sido llenados, eliminando posibles errores y brindando al Notario y al firmante la confianza de que la legalización se ha completado correctamente.

Paso 5: Una vez que los documentos están firmados y notariados en la plataforma, se notifica a la compañía de títulos, al agente de cierre y al prestamista que los documentos están firmados y listos para su revisión.

Si bien he usado la firma de un préstamo como ejemplo, IPEN se puede usar para la certificación notarial de un documento en cualquier entorno industrial.

6)-. Firmas verificables:

A principios de la década de 2000, algunos Estados se opusieron porque los estatutos no se habían puesto al día con la tecnología. Pero ese ya no es el caso.

Uno de los beneficios específicos que primero se obtuvo con la tecnología IPEN y luego se adoptó con la tecnología RON, es que se pueden verificar las firmas electrónicas y las notarizaciones.

Se crea una pista de auditoría completa de todas las acciones realizadas en el documento electrónico por todas las partes en el momento en que ocurren y puede ser revisada por otros. Esto imparte confianza a los documentos firmados electrónicamente y notariados que simplemente no es posible con los documentos en papel.

7)-. Antes de comenzar:

Antes de realizar IPEN, asegúrese de haber revisado las leyes de su Estado para determinar si puede realizar notarizaciones electrónicas en persona. Puede haber un proceso que deba seguir para calificar con el oficial de puesta en marcha del notario de su Estado, un curso de capacitación que deba tomar y un examen que deba aprobar. También querrá leer sobre lo que dicen sus leyes sobre cómo completar asientos de diario y certificados notariales para IPEN, así como cualquier otra regla que deba seguir. La mayoría de los proveedores de tecnología también pueden ayudarlo en este proceso.

Una vez que conozca los estatutos y reglamentos de su estado relacionados con las IPEN, puede comenzar el proceso de incorporar la tecnología que necesitará para realizar las IPEN. Por lo general, esto será a través de cualquier empresa con la que trabaje que esté utilizando IPEN. Ver detalles en este enlace cuales son los Estados con leyes IPEN aprobadas: https://bluenotary.us/ipen-state-laws-and-requirements/#:~:text=Florida%20Notaries%20with%20a%20valid,kept%20solely%20by%20the%20Notary.

Pero más que eso, está preparando su negocio para el futuro al estar listo para lo que sus clientes esperan y posicionarse al frente del grupo en comparación con otros agentes de firma notarial.

8)-. Cómo IPEN beneficia a los notarios:

IPEN ahorra tiempo y dinero a los notarios, especialmente a los agentes firmantes. Por ejemplo, no hay necesidad de imprimir documentos o recoger paquetes de préstamo de la compañía de títulos. Si es necesario actualizar un documento, se puede hacer electrónicamente.

Entonces, ¿qué significa esto para el Notario? Menos gastos comerciales, documentos listos y correctos, más citas a tiempo y firmantes más felices. Con el tiempo que ahorra al no tener que imprimir documentos o recoger nuevos paquetes de préstamo, puede programar más trabajos, mejorando su rentabilidad.

9)-. Las notarizaciones entran en la era digital:

La notarización remota en línea demostró que había un apetito por las notarizaciones electrónicas, pero la notarización electrónica en persona muestra cómo se pueden hacer de una manera fácil y segura, y sobre todo familiar, porque los IPEN permiten a los notarios seguir las mismas prácticas y procedimientos en la realización de notarizaciones que han hecho durante años.

Los Notarios con los que he trabajado aman IPEN por todas estas razones, y esperando que la demanda transforme los negocios Notariales para siempre, haciéndolos más eficientes y rentables sin sacrificar la confianza y seguridad que se espera del trabajo de los Notarios profesionales y sus jurisdicciones Estatales.

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Te hacemos llegar 6 consejos para notarizar documentos de viaje para menores niña/os.

Los notarios pueden recibir solicitudes para certificar formularios de permiso para niña/os que viajan al extranjero. Esto es lo que necesitas saber acerca de estos formularios.

Según el sitio Web USA.gov, si un menor niña/o viaja al extranjero con solo uno de los padres, el otro padre/madre debe proporcionar una carta autorización certificada por un notario que otorgue el permiso a salir del país.

Si bien los funcionarios de aduanas de los EE. UU., no siempre solicitan este documento, muchos países sí lo hacen casi siempre, y el hecho de no presentar esta carta de permiso notariada podría resultar en que se le niegue la entrada.

Cuando a usted notario público se le pida que certifique formularios y/o carta autorización de permiso para viajes con niños, recuerde estos consejos:

1. Siga los requisitos del notario estatal. En Florida la Ley Notarial es Estatuto 117. https://www.flsenate.gov/Laws/Statutes/2021/Chapter117/All

2. No des consejos legales sobre documentos de viaje, algún consejo se puede mal interpretar por el cliente. Un padre/madre que necesita su firma notariada debe presentarse personalmente ante usted. Muchos padres no están familiarizados con las reglas y procedimientos notariales y pueden pedirle que certifique ante notario la firma de un cónyuge ausente, sin darse cuenta de que es ilegal. Como siempre, siga todos los demás requisitos para una certificación notarial adecuada en su estado. Por ejemplo, si un formulario de permiso requiere un reconocimiento o un jurat en California, el firmante debe proporcionar una prueba de identidad satisfactoria al Notario porque el conocimiento personal no se puede usar para identificar a los firmantes en California.

3.  En Florida, es posible que el notario no pueda realizar la certificación notarial si la persona que firma está relacionada con el notario, porque los notarios de Florida no pueden certificar las firmas de sus cónyuges, padres o hijos. En Texas, para certificar ante notario la firma de un menor, el firmante debe ser identificado a través de 1 de 3 métodos: A) El notario conoce personalmente al firmante menor; B) El firmante menor puede ser identificado por un testigo creíble que conozca personalmente al menor y al Notario; o C) El firmante menor debe presentar una identificación vigente emitida por el gobierno federal o estatal que incluya la fotografía y la firma del firmante menor.

4. 4-No des consejos sobre documentos de viaje. Los requisitos para la carta de permiso de un niño pueden variar según el destino y las reglas de la aerolínea o línea de cruceros. Como notario, no puede brindar asesoramiento legal sobre el contenido de una carta de permiso o cómo se debe completar un documento. Si el firmante tiene preguntas, deberá comunicarse con la empresa o agencia que solicita el documento para obtener más instrucciones.

5. 5-Sea paciente con los signatarios y las familias. Los viajeros internacionales a menudo se apresuran y entran en pánico en el último minuto para asegurarse de que el papeleo necesario esté en orden antes de la partida inminente. Los padres que necesitan un permiso notariado para que un niño viaje en el último minuto pueden sentirse nerviosos si sus firmas no pueden ser notariadas debido a la falta de una identificación aceptable u otro problema.

6. 6-El formulario I-131, Solicitud de Documento de Viaje.  Este formulario para solicitar un permiso de reingreso, documento de viaje de TPS, documento de permiso adelantado de viaje (incluido el permiso de entrada a los Estados Unidos por razones humanitarias), o permiso adelantado de viaje para los residentes a largo plazo de la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI). https://www.uscis.gov/es/i-131 Según el USCIS, si la persona presenta este formulario para solicitar un documento de permiso adelantado de viaje y sale de Estados Unidos sin tener un documento de permiso adelantado de viaje aprobado que sea válido por todo el tiempo que estará en el extranjero, USCIS considera que la persona abandonó su Formulario I-131 y no podrá re-entrar.

Una persona no ciudadano de EE.UU. La autorización ‘eTA’ es una autorización de viaje electrónica o ‘eTA’ es un requisito de entrada para los ciudadanos extranjeros exentos de visa que viajan o transitan hacia un país, generalmente por vía aérea. Permite que el país de destino o tránsito evalúe a los viajeros antes de que lleguen, lo que aumenta la visibilidad y la seguridad.

Sea paciente con los signatarios y las familias. Cuando surjan estas crisis de viajes, mantenga la calma y sea cortés y explique que no puede certificar ante notario sin la apariencia personal del firmante. Ofrezca reprogramar para que el firmante pueda presentarse ante usted con el papeleo para completar la certificación notarial correctamente.

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Cómo los notarios pueden agregar ganancias como ‘oficiante de bodas’ a su lista de servicios. Y Más allá de las firmas de préstamos: nichos a considerar para los notarios móviles.

Actualmente, solo Florida, Montana, Maine, Nevada, Carolina del Sur y Tennessee autorizan a los notarios públicos a realizar bodas como parte de sus funciones oficiales. Sin embargo, los notarios en otros estados han encontrado otras formas adicional de agregar “ministro oficial de bodas” a su creciente lista de servicios al cliente.

Esto es. Convertirse en ministro ordenado u oficiante de bodas religioso. El notario y propietario de una pequeña empresa, Juan Cole, se convirtió en ministro ordenado en línea. “La ordenación de Internet es totalmente legal y está reconocida en la mayoría de las jurisdicciones”, dice Cole. Luego se registró como ministro ordenado en las jurisdicciones en las que quería realizar los ritos del matrimonio, colocándose automáticamente en una lista oficial de ministros notarios públicos que realizan bodas.

“Entonces puede comercializar sus servicios de la misma manera que comercializa sus servicios de notario”, dijo Cole, quien utiliza un sitio Web profesional para anunciar todos sus servicios. “Me especializo en bodas de última hora con un precio de $150.00, todo incluido. He realizado unas 150 bodas hasta ahora”. Pero puede cobrar adicional si la pareja pide servicios adicionales como vestimenta especial, música preferida, lugar de boda especial o distante. Además, la Legislatura autorizó a la Sección de Derecho Familiar del Colegio de Abogados de Florida para crear un manual que explique las secciones de la ley de Florida relacionadas con los derechos y responsabilidades de los cónyuges entre sí y con sus hijos, tanto durante un matrimonio y en caso de disolución.

Los notarios de Florida no pueden realizar una ceremonia de matrimonio para dos personas del mismo sexo. Si elige participar en una ceremonia no oficial que “une” a dos personas de del mismo sexo, no debe hacerlo en su carácter oficial de Notario Público del Estado de Florida.

¿Puedo como notario público realizar una ceremonia de matrimonio a bordo de un barco o crucero?  Sí, siempre que el barco esté en aguas de Florida en el momento de la ceremonia. La definición de “aguas de Florida” es algo compleja, pero generalmente se establece como tres Millas geográficas desde la costa hacia el mar en el Océano Atlántico y nueve millas desde la costa hacia el mar en el Golfo de México. Determinar la ubicación exacta del barco es mejor dejarlo en manos del capitán o de alguien calificado para que tome esa decisión.

Muchos cruceros prefieren realizar ceremonias de matrimonio estando atracado de forma segura en un Puerto Florida. Luego, la fiesta de bodas se disfruta celebrando después de que zarpa el barco. Ya sea en un Crucero o una embarcación privada, debe asegurarse de estar en aguas de Florida en el momento de la ceremonia de matrimonio.

Los notarios que se convierten en ministros ordenados pueden comercializar sus servicios a través de plataformas de redes sociales, un sitio Web profesional, tarjetas de presentación y folletos ubicados en lugares estratégicos, como convenciones nupciales y boutiques, e incluso calcomanías para automóviles, camisetas u otros “obsoletos” como imanes, bolígrafos o calendarios de escritorio. También puede utilizar su negocio de notario como una forma de publicidad. El primer trabajo de Cole como oficiante de bodas se produjo a través de una conversación durante una certificación notarial de rutina cuando los firmantes preguntaron sobre los servicios de bodas de Cole.

“Dos semanas después realicé mi primera ceremonia de matrimonio”, dice Cole. “Fue una ceremonia en casa muy bonita y un evento que nunca olvidaré. Si tratas bien a una familia en una firma, abres la posibilidad de ser la persona que legaliza sus documentos de vida, los documentos de sus hijos y, en este caso, une a la pareja en matrimonio”.

Al igual que Cole, la notaria de California Valeria  descubrió que ser notaria le permite ofrecer servicios adicionales al cliente. La inspiración de Valeria para ordenarse llegó cuando la hija de un amigo se casó. “El oficiante dejó caer totalmente la pelota”. “Y pensé, ¿por qué no puedo hacerlo?”. Un amigo ordenado la ayudó a guiarla durante el proceso, utilizando una organización en línea que requería cursos, tutoría y la finalización de un examen en línea. Al finalizar, recibió una licencia que le permitía realizar ceremonias de boda en los 50 estados.

“Me siento con mis parejas para hacer preguntas, como cómo se conocieron y qué es lo más importante para ellos”, dice Valeria, quien luego usa esta información para escribir los votos de la pareja y personalizar la ceremonia. Luego pregunta si necesitan una copia certificada de su licencia de matrimonio (que California requiere si la pareja desea recibir una licencia de matrimonio confidencial), si van a hacer un cambio de nombre legal o si necesitarán otros documentos o notarizaciones, todo lo cual ella puede proporcionar.

En California, un número limitado de Notarios especialmente autorizados en cada condado están autorizados a emitir certificados de matrimonio confidenciales para bodas. Emitir un certificado de matrimonio confidencial no es lo mismo que oficiar una boda. California no autoriza a sus notarios a realizar ceremonias de matrimonio como parte de sus deberes comisionados.

“Estas son las últimas cosas en las que piensan la mayoría de las parejas”. La combinación de sus servicios de notario y oficiante le permite ofrecer a los clientes un enfoque personalizado.

“Yo completo todo el papeleo, obtengo sus firmas y lo envío todo por correo”. “Es mi trabajo asegurarme de que se haga correctamente. Confían en mí para hacer bien el trabajo”.

Consulte las leyes de su estado con respecto a los oficiantes de bodas.  Los notarios interesados en convertirse en oficiantes de bodas deben comenzar por verificar las leyes estatales de bodas. Por ejemplo, los requisitos de licencia varían mucho de un estado a otro. Comuníquese con el secretario del condado en los condados en los que desea realizar bodas para obtener más información. Una simple búsqueda en Google sobre “Cómo ser ordenado” arroja numerosos enlaces y organizaciones, pero asegúrese de examinar cada uno de ellos cuidadosamente para averiguar si tienen buena reputación, cuáles son las tarifas y los requisitos, y dónde, exactamente, se reconoce la ordenación. Algunos ministerios te ordenarán de por vida; otros requieren renovaciones de licencia anuales.

En Florida, por ejemplo, la Corte Suprema de Florida tiene una lista de más de 100 formularios aprobados para notarios públicos asistiendo al público en general con ayuda personal [self-help]. Estos formulario PDF son todos en Derecho de Familia- Haz clic entrando por este enlace: https://www.flcourts.gov/Resources-Services/Office-of-Family-Courts/Family-Court-in-Florida/Family-Law-Forms?parentId=669505&sort=form/number%20asc,%20form/date%20desc&view=embed_custom&searchtype=form&limit=50&query=&offset=0 Siempre y en TODO caso debes llenar el primer formulario: DISCLOSURE FROM NONLAWYER, donde firmas tu cliente y tú el notario.

Aunque muchos de los sitios de ordenación en línea no son confesionales, es posible que aquellos que participan activamente en una iglesia también deseen consultar a su clero antes de buscar la ordenación para ver si podría afectar su posición en la iglesia. Ver y bajar el Manual Oficial de Florida para Bodas Notariales- haz clic aquí:  AAA- NOTARY Wedding_Handbook

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Más allá de las firmas de préstamos: nichos a considerar para los notarios móviles.

El trabajo de firma de préstamos no siempre es tan abundante como les gustaría a muchos agentes de firma notarial. Es por eso que los notarios móviles más exitosos encuentran formas de diversificarse. La mayoría de las veces, eso significa encontrar nuevos nichos de negocios y especialidades. Aquí hay ejemplos de nichos que han encontrado Notarios:

1. Certificaciones de documentos de familia y adopción. Notarías para personas mayores. Notarización en cárceles y prisiones. Notarías de documentos de familia y adopción. Si bien los notarios móviles que trabajan principalmente en la firma de préstamos están acostumbrados a ayudar a las familias a lograr sus sueños de ser propietarios de una vivienda, Rebecca Ruben descubrió otras formas de ayudar a las familias. El notario con sede en Kansas ayuda a las personas cuando necesitan documentos de adopción notariados.

Así como las parejas están entusiasmadas por comprar su primera casa, los clientes con los que trabaja Ruben están encantados de agregar una nueva incorporación a su familia, y a menudo tienen que hacer mucho trabajo preliminar para que esto suceda. Por ejemplo, con las adopciones en el extranjero, los clientes pueden tener la tarea de viajar a diferentes médicos para asegurarse de que los registros de vacunación estén actualizados para que Rubén pueda autenticar el papeleo.

“Si estás adoptando de un país diferente, hay muchos obstáculos que quieren que saltes y varias cosas que quieren notarizar”, dijo Rubén también tiene experiencia ayudando a personas que han tomado la dolorosa decisión de renunciar a sus derechos de paternidad. En estos casos, este puede ser un trabajo extremadamente desafiante porque los notarios pueden estar en la asignación de firmas durante un par de horas. Eso se debe a que algunos clientes aún podrían estar sopesando su decisión cuando estés allí.

“Cuando llega el Notario con el papeleo diciendo, ‘Aquí está en blanco y negro’, es difícil”, dijo Rubén. “Es difícil de ver, por lo que no puedes ser una persona emocional cuando lo haces”.

Notarías para personas mayores. La notaria de California, Marla Christiansen, obtuvo su primera asignación en un centro de atención médica cuando un cliente la llamó después de ver su anuncio en las Páginas Amarillas. Se dio cuenta de que este podría ser un nicho lucrativo, por lo que comenzó a dejar sus tarjetas de presentación en la recepción de los hospitales y hogares de ancianos del área.

Ahora este trabajo representa alrededor del 25 por ciento de su negocio. Por lo general, las familias de los pacientes de edad avanzada la llaman para certificar ante notario un poder notarial financiero o un documento de fideicomiso.

La naturaleza de este tipo de trabajo significa que los notarios deben esperar dedicar más tiempo a un trabajo, pero Christiansen, que trabaja en las áreas de Fairfield, Suisun City, Vacaville y Vallejo cerca de la Bahía de San Francisco, planea con anticipación para que las cosas salgan tan bien como sea posible.

“Siempre precalifico a los firmantes”, dijo. “Cuando hablo con miembros de la familia, quiero asegurarme de que el firmante pueda hacerlo mentalmente. Les pregunto si están muy medicados, si tienen Alzheimer o demencia, o si hay alguna discapacidad física en la que necesitemos tomarnos un poco más de tiempo. Reduce mucha confusión y molestias en la firma”.

Aún así, hay momentos en los que se presenta a una cita y el firmante no está en condiciones de proceder, lo que puede causar frustración tanto para la familia como para el firmante.

“Es difícil, pero hay que explicar que no se puede autenticar la firma de alguien en un documento legal si no entiende lo que está firmando”, dijo Carol Graves, una notaria móvil de California que trabaja en directivas de atención médica para clientes en los condados de San Mateo y el norte de Santa Clara. “Tienen que entender lo que están firmando y tienen que ser coherentes”.

A pesar de este desafío, los notarios aún pueden hacer que esta sea una experiencia positiva para su cliente haciendo todo lo posible para crear una buena relación con su ser querido enfermo. Christiansen dice que hablará con la persona después de intentar hacer una seña sin éxito para que no haya resentimientos cuando se vaya.

“Soy de voz suave, tranquila, paciente y así es como quiero que sea la firma: nunca estresada, nunca bajo presión, y siempre quiero terminar con una buena nota”, dijo. “Siento que lo que hago por un extraño es lo que me gustaría que hicieran por los miembros de mi propia familia”.

Notarización en cárceles y prisiones. Aunque algunos notarios pueden ser reacios a aceptar solicitudes de reclusos en cárceles y prisiones, Cristian Ergueta de Santa Ana, California, ha encontrado que este trabajo es gratificante desde que el primer cliente lo llamó para pedir ayuda. El hijo de la persona que llamó había sido arrestado por conducir ebrio, y ella necesitaba desesperadamente la documentación notariada para recuperar el automóvil incautado.

“Cuando recibí la llamada, no quería decir que no si era algo que podíamos hacer. Alguien necesitaba ayuda”, dijo Ergueta. “Como Notario Público, primero somos servidores públicos”.

Uno de los desafíos de hacer este servicio es tener acceso a las instalaciones donde se encuentra el recluso. Cada cárcel y prisión tiene su propio procedimiento de acceso. Algunos requieren que los notarios se sometan a una verificación de antecedentes, mientras que otros pueden dejar entrar a las personas siempre que tengan una credencial de notario vigente. Además, los Notarios deben tener en cuenta que trabajar en estas situaciones viene con lo inesperado, como quedarse atrapado en una instalación durante un cierre de emergencia.

Aunque es posible que los notarios deban pasar por el aro para hacer este tipo de trabajo, puede abrirlos a nuevas y gratificantes formas de ayudar a las personas en su comunidad y obtener más ingresos.

“Me gusta el hecho de que puedo ayudar a los miembros de la familia a hacer lo que necesitan hacer, ya sea un poder notarial, permiso para que un niño viaje o permiso para obtener un pasaporte para un niño”, dijo Christiansen, que también hace este tipo de trabajo. Las familias de los reclusos no son las únicas que la llaman. Las solicitudes también provienen de capellanes que realizan ceremonias de matrimonio para personas tras las rejas. “Es gratificante poder ayudar en ambos lados”.

Cuanto más respeto muestre un notario al firmante, más probable es que esa persona dé su nombre a otras personas en la instalación.

“Culpable o no culpable, la gente sigue siendo humana”, dijo Ergueta. “En la cárcel, las personas generalmente son tratadas como reclusos, no como personas. Porque trato a cada recluso como un ser humano, ellos ven eso y hablarán entre ellos y me recomendarán”.

Los nichos comerciales pueden estar en cualquier lugar: en hospitales, en cárceles o incluso en los hogares de las personas. Sólo tienes que estar abierto a encontrarlos.

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Atención colegas y estudiantes de NAFA LAW. Si Usted es notario público ¿Estas haciendo que su tiempo trabaje para usted y su negocio Notarial?

Comenzando este mes, la Corte AICAC-HR con la Asociación de Abogados NAFA LAW constituyen la primera “Asociación Nacional de Notarios y Funcionarios Públicos de Florida” “National Association of Notaries and Public Officials of Florida” [NANPOF siglas en inglés] para asistir a nuestros miembros y colegas notarios públicos con sus practicas y servicios notariales a nivel estatal en todo Florida.

¿Cuántos de ustedes han pasado por períodos en los que nuestros negocios notariales han estado llenos de asignaciones, en los que han trabajado muy duro, pero al final del día no han tenido mucha ganancia que mostrar?

Pero si creas un negocio estatal de tiempo completo trabajando y completando tareas como notario móvil puedes tener mucho trabajo y mucho dinero.

Es más fácil de lo que piensas. Desde hacer bodas solemnizar matrimonios a domicilio, hacer traducciones certificadas al idioma ingles, apostillar documentos para el extranjero, asistir en la compra y traspaso de propiedades, llenar documentos de testamentos y otros cientos de documentos a domicilio aprobados por la corte suprema, esto significa usar su tiempo para aceptar trabajos de bajo valor y de algo valor también y realizar las actividades que construirán un negocio fuerte y diversificado.

Conocemos notarios móviles que acumulan todo tipo de horas facturables pero luchan por pagar todos sus gastos, y mucho menos hacer crecer sus negocios.

Hay 3 claves para cambiar eso; aprender a utilizar su tiempo a su favor, empezar a pedirle a su dinero que trabaje para usted y decidir cuánto valor aporta al mercado. Como dice el refrán, sus ingresos son directamente proporcionales al valor que aporta al mercado.

Empecemos por decidir cuánto vales. Si desea encontrar clientes de alto valor, debes creer que tiene valor para ofrecerlo. Si no cree que pueda decir no a las tarifas bajas, las molestias para no salir de tu oficina o casa, continuarás atrayendo a ese tipo de clientes malos. Puede parecer difícil decir lo que quieres para el trabajo móvil fuera de tu oficina; sin embargo, negociar es una habilidad como las que aprendes para ser notario y NSA.

Considere reconocer a la persona que llama por preguntarle si está disponible. A continuación, asegúrese de comprender el alcance del trabajo, gastos y honorarios:

Comenzando con las copias, viajes, notarización, escaneo de documentos, entregas, servicio de mensajería. Indique su tarifa por cada uno de estos servicios NO SOLO en servicio del acto notarial, poner su firma y sellos de notario público.

Si hay quejas o rechazo, hágales saber al posible cliente que entiende que tienen y trabajan con un presupuesto, y usted también. Puedes negociar si hay espacio, pero si no, déjalo pasar.

Puede tomar trabajos de Walmart de servicios de firma, significa más volumen pero también grandes descuentos en su tarifa. O puede decidir que es el Nordstrom de los notarios, más servicio personalizado, dispuesto a hacer un poco más cuando lo necesiten, más informado ya que no tiene que tomar 8-10 asignaciones cada día y tiene tiempo para trabajar en su conocimiento y habilidad.

Cuando acepta asignaciones de alta calidad, no tiene que llenar su día con trabajos, tienen tiempo para crecer usted mismo y su negocio y seguir ganando seis cifras.

Aquí hay sugerencias para organizar su tiempo para lograr el máximo efecto.

Determinando tu horario. Desde el principio, debe determinar cuánto está dispuesto a trabajar y cuándo. ¿Está bien trabajando 12 horas al día, cuatro días a la semana, o es mejor para usted seis horas al día, siete días a la semana?

Trabajo siete días a la semana, sin embargo, sus días no están llenos de trabajos desde la mañana hasta la noche. Algunos de sus días durante la semana duran solo 4 horas, por lo que trabajar los fines de semana está bien. Puedes imaginar que tienes muchos trabajos los domingos cuando todos los demás servicios de notarios están cerrados.

También debes determinar qué tipo de trabajos no aceptaras Y lugares a los que no viajaras.

Por ejemplo, trabajaré en hospitales y en cárceles pero no iré a prisiones a notarizar documentos. Hay códigos postales en los que solo aceptaré trabajos que comiencen antes de las 4:00 p. m. como precaución de seguridad. Viajaré hasta 30 minutos como máximo, lo cual está incluido en mi tarifa, mas tiempo de viaje más aumente mi tarifa.

Invertir tiempo en tu negocio. Es importante hacer espacio en su agenda para las tareas que harán crecer su negocio.

Comience su día con una hora primero de estar agradecido a DIOS por el negocio y la vida que tiene, incluso mientras se prepara para más. Planifique lo que se logrará, no solo lo que está en su calendario de citas. Pasar otra hora o más todos los días haciendo trabajo no facturables, que es lo que llama “tiempo de inversión”, donde estás invirtiendo de nuevo en su propio negocio.

No solo revisar los correos electrónicos. Realizar investigaciones específicas sobre diferentes fuentes de ingresos. Observar a las personas que hacen lo que yo quiero hacer y lo hacen con éxito. Leo los blogs en Internet, libros y veo videos. Busco ideas en Internet. Estas actividades quizás no le traerán dinero hoy, pero dan sus frutos en el futuro.

Continuando tu educación. No tiene una cantidad específica de tiempo que dedica a esto todos los días, pero una vez que identifica un nicho de especialidad o una nueva línea de trabajo que le gustaría seguir, considere si necesitará nuevas habilidades y si necesitará tomar clases de educación continua en la materia, como por ejemplo como llegar formularios de inmigración, formularios de divorcios, formularios de bancarrota.

Si lo hace, aparte los fondos que necesitará y apartare el tiempo que necesite para estudiar, para completar cursos y hacer cualquier otra cosa que se requiera para la nueva línea de negocios y nuevos servicios.

Eliminé trabajos que no son adecuados para su negocio. Cuando estés en las redes sociales es con un propósito, luego cierre. Siga a quienes le inspiran, y siga aprendiendo sobre las leyes de su estado y fuera de su propio estado, de modo que cuando se enfrente a un acto notarial inusual en otro lugar, sepa qué es y cómo responder.

Comercialización de su negocio notarial. Dedique aproximadamente una hora al día a descubrir nuevas tendencias de marketing. El objetivo es construir nuevas relaciones y aumentar la visibilidad de su negocio.

Algunas de las cosas que hace incluyen observar cómo otras industrias y líderes de la industria están comercializando sus negocios. No mire a otros notarios. Observe a las personas de la industria financiera, a los comerciantes que hacen fiestas y bodas, a los centros de bienestar de salud, algunas de sus prácticas no se aplicarán, pero otras sí.

También tenga un sitio Web en el que pueda anunciarse y recibir trabajos, procesar pedidos y la idea de ofrecer comercio electrónico en mi sitio Web a través de mi investigación de mercado. He tenido esta habilidad mucho antes de que la mayoría de los notarios determinaran que necesitaban un sitio Web. Esto me diferencia de otras Notarías que no tienen sitios Web, o que tienen sitios estáticos donde los clientes no pueden comprar productos o servicios.

Dedicarle al menos unas seis horas al día a hacer el trabajo que genera ingresos ahora. Esto incluye viajar a las asignaciones, notarizar, dejar tarjetas de presentación o panfletos en los centros de ancianos, salones de bodas, oficinas de financiamientos, casas de préstamos, facturar y otras tareas administrativas. Incluyo las tareas administrativas y de contabilidad en la misma categoría que el trabajo porque le ayudan a que el dinero llegue de manera oportuna. Eso le deja tiempo para planificar con anticipación en la mañana, terminar las tareas sobrantes y luego esforzarme para ver qué más hay disponible.

A medida que encuentras y desarrollas nuevas líneas de negocio, incluya esas tareas en estas seis horas. Y constantemente evaluar lo que quiere hacer y lo que es más rentable, luego dejar de hacer las actividades que son menos rentables o menos atractivas para su negocio. Por ejemplo, dejé de ser fiduciario a pesar de que había invertido mucho tiempo en el trabajo y el programa del curso. Se puede dar cuenta después de su primer cliente; Ya no tendría tiempo para sus otras líneas de negocio.

El presupuesto de tiempo que he descrito no está tallado en piedra sino que representa un promedio. Algunos días usted podría dedicar ocho horas o más a las tareas y solo una hora a las tareas de creación de negocios. Otros días pasa tres o cuatro horas investigando marketing y educación adicional.

Para mantener su negocio en el camino correcto, dedique tiempo a encontrar y dominar nuevas oportunidades. De lo contrario, dentro de un año, la vida que vives será una usted diseñó o alguien más?

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Atención. Miembros y estudiantes de NAFA LAW, notarios públicos nuevas reglas.

(1)- Conceptos básicos del notario: determinar el conocimiento de un firmante.

(2)- El Congreso propone un proyecto de ley federal de notarización remota: lo que los notarios deben saber.

(1)- No se espera que los notarios sean expertos médicos o psiquiátricos. Pero aún debe prestar atención a si un firmante parece consciente y dispuesto a realizar negocios que requieren una certificación notarial. En algunos estados, esta evaluación crítica del conocimiento de una persona sobre la transacción es un requisito legal del notario público.

De acuerdo a la ley notarial de Florida, el/a notario publico no tiene que interpretar la ley en el documento del firmante, pero SI tiene que estar seguro/a que el firmante sabe que es lo que está firmando, para que sirve y porque está firmando. Para esto el/a notario publico se requiere que le lea al firmante el contenido del documento y si el documento no está en el idioma que el firmante entiende, entonces debe traducirle el documento antes de firmarlo.

Evaluar la conciencia de un firmante generalmente significa observar si el firmante es lo suficientemente consciente mentalmente para comprender lo que sucede en el momento en que firma los documentos. Estas son las situaciones más comunes en las que la conciencia de un firmante puede verse comprometida:

Un firmante anciano que sufre de confusión, demencia o Alzheimer. Firmantes muy medicados, incluidos los que se enfrentan a una cirugía o en cuidados paliativos. Firmantes que están bajo la influencia del alcohol o narcóticos más allá del punto de comprensión.

Evaluación de la conciencia.

Si sospecha que el nivel de conocimiento de su firmante puede verse comprometido, hay pasos simples y no invasivos que puede seguir para ayudar a su consideración:

Preséntese/explique su papel de notario: alivie la posible tensión con una presentación amistosa y una breve explicación de su papel como testigo principal.

Haga preguntas: haga preguntas abiertas que requieran más que respuestas de “sí” o “no”, lo que ayudará a determinar la coherencia del firmante. Concéntrese en temas no personales como el clima, los deportes o los planes para el fin de semana.

Solicite una aclaración: si no está seguro de que un firmante comprenda sus preguntas, puede pedirle que le diga el título del documento.

¿Qué sucede si su firmante carece de conocimiento?

Si su firmante parece confundido, desorientado o inseguro, es posible que Usted deba rechazar la certificación notarial, según las leyes de su estado.

California no proporciona pautas para que los notarios evalúen el conocimiento de un firmante. Sin embargo, el Código Civil 1189 requiere que los firmantes reconozcan ante un Notario que son la persona que firmó el documento cuando se realiza un reconocimiento. Si el firmante no puede comunicar esto claramente, los notarios de California no deben proceder con un acuse de recibo. De manera similar, un notario de California no debe completar un jurat si el firmante no puede responder claramente cuando se administra el juramento o la afirmación.

Florida prohíbe específicamente que un notario realice una certificación notarial si un firmante parece incapaz de comprender la naturaleza del documento en el momento de la certificación notarial o si el notario sabe que el firmante ha sido declarado mentalmente incapacitado por un tribunal con la jurisdicción correspondiente. Massachusetts, Mississippi y Nuevo México no permiten la certificación notarial si el firmante parece no entender lo que está sucediendo o no está dispuesto.

En Carolina del Norte y Carolina del Sur, el notario certifica que el firmante parece comprender la naturaleza y las consecuencias del documento. Por lo tanto, si un firmante parece no saber lo que está firmando, los notarios en estos estados deben rechazar la certificación notarial.

Estados como Georgia, Iowa, Montana, Dakota del Norte, Oregón, Rhode Island y Virginia Occidental otorgan a los notarios la autoridad para negarse a realizar una certificación notarial si no están satisfechos de que el firmante sea competente o tenga la capacidad para firmar.

Una regulación de Nebraska insta a un Notario a negarse a certificar si el Notario cree razonablemente que el firmante no entiende el documento. Texas permite que los notarios rechacen una certificación notarial si el notario tiene motivos para creer que el firmante carece de la capacidad para comprender el contenido del documento o que el firmante está siendo coaccionado.

Como se recomienda en el Artículo III-C-2 del Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público, para los Notarios en estados sin pautas específicas, el curso más seguro es negarse a certificar si el Notario tiene dudas razonables de que el firmante comprende las consecuencias de la transacción o el documento que requiere notarización.

Después de rechazar una certificación notarial.

Si tiene alguna inquietud sobre el conocimiento de un firmante, anote en su diario de notario los pasos que tomó para determinar si debe continuar con la certificación notarial.

Si no lleva un diario, aún debe documentar esta información en caso de que más tarde se le pida una explicación.

En el caso de un firmante ebrio, enfermo o muy medicado, puede ofrecer regresar más tarde cuando se encuentre en un estado más coherente para completar la firma.

Una última palabra sobre seguridad.

Si se siente amenazado por una persona en una certificación notarial, o si rechazar una certificación notarial lo pondría a Usted en peligro inminente, continúe y complételo. Luego informe la situación inmediatamente después a la policía local.

(2)- En febrero 27, 2023, el Congreso presentó la Ley de Notarización SEGURA, un proyecto de ley que podría tener un gran impacto en las notarizaciones electrónicas interestatales en persona (IPEN) y remotas en línea (RON) internacionales si se convierte en ley. Esto es lo que los notarios deben saber:

¿Qué es la Ley de Notarización SECURE [SEGURA]?

La “Ley de 2023 para asegurar y habilitar el comercio mediante notarización remota y electrónica” (Ley de notarización SECURE) se presentó en el Congreso de 2023 en febrero. Autorizaría a los notarios de todo el país a realizar IPEN y RON si la certificación notarial ocurre o afecta el comercio interestatal, incluso si el estado de origen del notario no tiene leyes de certificación notarial electrónica en persona o remota en línea en los libros.

¿Cómo afectará la Ley al Notariado si se convierte en ley?

Si la Ley se convierte en ley, los notarios en los estados sin leyes de notarización electrónica en persona o remota en línea tendrían una autorización general para realizar IPEN y RON exclusivamente para transacciones relacionadas con el comercio interestatal. Los notarios en los estados que tienen leyes IPEN y RON existentes continuarían realizando estas notarizaciones bajo la autoridad de su ley estatal.

La Ley establecería además estándares federales mínimos para realizar notarizaciones basadas en tecnología. Para las notarizaciones electrónicas en persona, los notarios deberán adjuntar o asociar lógicamente su firma electrónica y toda otra información requerida al registro electrónico (por ejemplo, el nombre impreso del notario, la fecha de vencimiento de la comisión y el sello electrónico) de manera que produzca evidencia de cualquier cambio después de que se realice la certificación notarial.

Para las notarizaciones remotas en línea, el firmante ubicado de forma remota tendría que presentarse personalmente en el momento de la notarización ante el Notario Público utilizando tecnología de comunicación. Los notarios deben identificar a un firmante ubicado remotamente a través de (1) al menos 2 procesos o servicios distintos para verificar la identidad del firmante ubicado remotamente, (2) el juramento o afirmación de un testigo creíble que esté físicamente presente ante el Notario o presente ante el Notario usando tecnología de comunicación, o (3) el conocimiento personal del Notario.

Además, los notarios tendrían que crear y conservar un registro de la certificación notarial y confirmar que la declaración y/o firma del firmante se realizó en el mismo documento que se notarizó.

Si se promulga, la Ley de notarización SECURE puede prevalecer sobre las leyes de notarización electrónica en persona o remota en línea de los estados que no contienen los estándares mínimos en la Ley, lo que afectará la forma en que los notarios en los estados preferentes realizan estas notarizaciones. Dos ejemplos son Alabama y Dakota del Sur. La ley de Alabama no cumple con los estándares mínimos de identificación bajo la Ley de Notarización SECURE. La ley de Dakota del Sur no requiere que el notario o el agente del notario creen y mantengan un registro de cada certificación notarial remota. Además, las leyes estatales que otorgan un mayor efecto legal a la implementación o aplicación de una tecnología o especificación técnica específica serían anuladas por la Ley. Esto podría requerir que los estados reescriban sus leyes.

¿Cuál es el estado actual de la Ley?

Fue presentado el 17 de febrero de 2023, aprobado por la Cámara de Representantes de los EE. UU., el 27 de febrero y actualmente se encuentra en el Senado de los EE. UU., y asignado al Comité Judicial del Senado. Si desea leer más sobre el proyecto de ley, Congress.gov tiene información sobre el texto y el estado actual de la Ley de Notarización SECURE.

¿La NNA & NAFA LAW apoyan o se opone a la Ley de Notarización SECURE?

La NNA y NAFA LAW no han tomado una posición sobre la Ley de Notarización SEGURA. Creemos que la disposición de reconocimiento interestatal en la Ley podría ser necesaria para proteger la oficina del Notario Público en todo el país si se promulgan proyectos de ley que buscan socavar la aceptación de RON a través de las fronteras estatales que se están considerando actualmente en California y Connecticut.

Por otro lado, la NNA no apoya al Congreso para determinar quién puede realizar notarizaciones y cómo se llevan a cabo.

NAFA LAW si apoya al Congreso para determinar quién puede realizar notarizaciones y cómo se llevan a cabo esta ley a nivel nacional federal beneficiaria al abogado/a extranjero en el ejercicio internacional. Aunque hasta ahora, estos asuntos tradicionalmente han sido determinados individualmente por cada estado.

La NNA también tiene preguntas sobre cómo la Ley afectará la responsabilidad de los notarios. Por ejemplo, la Ley permite que un Notario de un estado sin una ley de notarización remota en línea realice un RON si la notarización ocurre o afecta el comercio interestatal.

¿Podría un Notario comisionado en un estado que no tiene una ley RON ser responsable si un tribunal decide más tarde que la transacción no estaba relacionada con el comercio interestatal?

Colegas miembros y estudiantes de NAFA LAW. ¿Por qué es importante ser notario público? Además de todos los requisitos de apostillados para documentos extranjeros, autenticación de documentos extranjeros, autenticación de traducciones, y muchas otras bondades que tiene el derecho notarial en Florida, el cual a diferencia del resto de la nación, la/os notarios en Florida están autorizados a realizar, como por ejemplo hacer y solemnizar matrimonios a domicilio, existe una fuente de trabajo adicional y muy importante para todo notario público en Florida, esta es la de prestamos hipotecarios.

    Las 5 asignaciones de Agente Firmante Notario más comunes:

Un agente de firma notarial (NSA siglas en inglés) revisa y finaliza los documentos del prestatario para su préstamo hipotecario. El agente de firma certificado es un tercero involucrado en el proceso de cierre y juega un papel crucial en la prevención del fraude inmobiliario.

Muchos nuevos agentes de firma notarial creen que todas las asignaciones de firma de préstamos son iguales. De hecho, se puede pedir a los NSA que manejen muchos tipos diferentes de asignaciones. Como propietario de un servicio de firma a nivel nacional, Usted debe conocer estos siguientes 5 tipos de paquetes hipotecarios utilizados con mayor frecuencia.

Estos son:

Refinanciamiento de hipotecas;

Compra de préstamos;

Paquetes documentos de vendedor;

HELOC (siglas en inglés) Líneas de crédito de conversión de valor acumulado de la vivienda;

Hipotecas inversas.

Saber qué esperar cuando recibe una asignación para servicio de firma de préstamo y estar familiarizado con varios documentos de préstamo le permitirá al notario estar más preparado para hacer el servicio de firma perfecta. Esto es lo que necesita saber sobre cada tipo de firma de préstamo.

1. Refinanciar:

Esta es probablemente la gestión y servicio se firma de préstamo más común que encontrará. Un refinanciamiento es cuando un prestatario paga su préstamo actual con un nuevo préstamo. Un propietario refinancia su casa, propiedad ya sea para lograr una tasa de interés más baja y/o sacar dinero en efectivo en función del valor líquido que tiene actualmente en la casa, propiedad.

Estos son préstamos muy sencillos. El prestatario está de acuerdo en pagar el préstamo a una tasa de interés acordada por una duración acordada.

2. Compra:

Esta es el segundo servicio de firma de préstamo más común que encontrará. Esta es una transacción cuando un comprador de vivienda toma dinero prestado de un banco para comprar una vivienda.

Si puede ejecutar un refinanciamiento, puede ejecutar una compra. Los documentos del préstamo son esencialmente los mismos. Porque ya sea que alguien pida dinero prestado para pagar un préstamo antiguo o pida dinero prestado para comprar una casa, todavía está pidiendo dinero prestado.

3. Paquete de documentos del vendedor:

Esto ocurre cuando un propietario vende su casa o propiedad. Cuando un vendedor vende su casa, hay papeleo que debe firmarse y, por lo general, algunos o dos documentos que deberán ser notariados.

Estas firmas de documentos suelen tener alrededor de 20-30 páginas y pagan menos al notario público que una firma tradicional de refinanciamiento o compra, pero generalmente toman la mitad del tiempo.

4. HELOC:

HELOC es un acrónimo de Línea de crédito con garantía hipotecaria. Esta es una línea de crédito vinculada a la equidad de la casa o propiedad de un prestatario. Por ejemplo, si la casa o propiedad del prestatario tiene un valor de $500,000 y su hipoteca actual es de solo $200,000, eso significa que el propietario tiene $300,000 en capital.

En este ejemplo, un dueño de casa podría pedirle a un prestamista que le dé una línea de crédito contra su casa por $100,000 de los $300,000 de capital que tiene. Esto le da al propietario acceso a dinero para inversión, renovaciones en el hogar, etc.

Estos préstamos generalmente tienen tasas de interés variables (frente a las fijas) y son muy populares durante los mercados inmobiliarios donde el valor de las viviendas está aumentando.

5. Hipoteca inversa:

Las hipotecas inversas son préstamos en los que un propietario, de 62 años o más de edad, convierte el capital de su vivienda en ingresos en efectivo sin pagos de hipoteca.

Los documentos de préstamos de hipoteca inversa generalmente pueden tener más de 200 páginas porque generalmente tienen dos escrituras y dos notas.

Estos tipos de tareas de firma pueden llevar una hora y media o más debido a la cantidad de documentos. Además, los clientes son mayores de tercera edad, por lo que la paciencia es clave.

Consejo profesional: aprenda y comprenda estos documentos antes de aceptar un servicio para esta tarea.

Antes de aceptar cualquiera de estas asignaciones de firma de préstamos, es importante que esté familiarizado con los documentos.

Las transacciones de compra y refinanciamiento constituirán aproximadamente el 80 % de las citas y servicios de firma que el notario verá, pero si no está lista/o o preparada/o para el otro 20% de las oportunidades de firmas, no está maximizando sus ingresos.

Además, si comete un error en una HELOC, paquete de vendedor o hipoteca inversa porque no está familiarizado con esos tipos de paquetes, es posible que no vuelva a obtener negocios de esa fuente de ingresos, banco y prestamista. Esto puede ser un error costoso porque pondría en peligro su capacidad para obtener transacciones de refinanciamiento y compra de un cliente.

Para familiarizarse con los documentos de refinanciamiento, pídale a un familiar o amigo que haya refinanciado recientemente que le permita echarle un vistazo a sus documentos. Si eso no es posible, a veces puede encontrar documentos de muestra en línea. O puede tomar un curso como Sistema de firma de préstamos que tiene documentos de muestra para que pueda aprender.

Estos 5 consejos para autenticar la identificación de un firmante para la certificación notarial:

El deber principal de un notaria/o es autenticar la identificación de las partes antes de presenciar sus firmas. Siga estos útiles consejos para una correcta verificación de identidad personal y evitar el fraude:

1. Siempre pida obtener y examinar la identificación físicamente;

2. Asegúrese de que la identificación cumpla con los requisitos de identificación de notario de su estado;

3. Familiarícese con las características de seguridad de las identificaciones comunes de su estado;

4. Busque otras discrepancias si algo en la identificación no coincide;

5. Registre la información de la identificación en su entrada de su diario notarial.

6. Siempre pida obtener y examinar la identificación físicamente.

Para asegurarse de que la identificación sea satisfactoria, deberá leerla. Cuando un firmante presente una identificación, pida que se la entreguen para que pueda mirar y tocar cualquier detalle y característica de seguridad para confirmar que son genuinos. No mire simplemente una licencia de conducir o tarjeta de identificación en la ventana de la billetera de un firmante, ya que esto le impide verificar las características de seguridad de la tarjeta de identificación (ver a continuación).

2. Asegúrese de que la identificación cumpla con los requisitos de identificación de notario de su estado.

Mientras examina la identificación, asegúrese de que incluya toda la información requerida según las leyes de su estado. Por ejemplo, el estatuto de California proporciona una lista específica de tipos de identificación que los notarios de California pueden aceptar y requiere que una identificación esté vigente o haya sido emitida en los últimos cinco años. Florida requiere que cualquier identificación en la lista de identificación aceptable de Florida sea actual o emitida en los últimos cinco años, y la identificación también debe tener un número de serie u otro número de identificación. Para la mayoría de las notarizaciones, Texas requiere que el gobierno federal o estatal de los EE. UU. Emita una identificación del firmante e incluya una foto y una firma. Sin embargo, los notarios de Texas pueden aceptar un pasaporte extranjero actual como identificación si la certificación notarial involucra una escritura u otro instrumento relacionado con una transacción de bienes raíces.

3. Familiarícese con las características de seguridad de las identificaciones comunes de su estado.

Es una buena práctica profesional conocer las características de seguridad de las identificaciones que se usan comúnmente en su estado y verificar que aparezcan en la identificación. Una vez más, utilizando California como ejemplo, las licencias de conducir estatales incluyen características tales como una impresión en relieve de la firma y la fecha de nacimiento que puede sentir al pasar un dedo por la superficie de la tarjeta. Otras características de seguridad pueden incluir imágenes holográficas, patrones o detalles ocultos que solo aparecen cuando se colocan frente a una luz. Una guía de referencia de ID puede ayudarlo a familiarizarse con lo que debe buscar al verificar las funciones de seguridad de ID.

4. Busque otras discrepancias si algo en la identificación no coincide.

Si una imagen o descripción en una identificación está desactualizada, es posible que el firmante haya cambiado de color de cabello, haya perdido peso o haya estado enfermo recientemente, pero también puede significar que el firmante es un impostor. Si no está seguro, siga primero las pautas legales. Por ejemplo, las leyes de Pensilvania permiten específicamente que los notarios se nieguen a realizar un acto si el notario no está satisfecho de que la firma o apariencia del firmante coincida con lo que está en la identificación.

Sin embargo, si se encuentra en un estado donde la ley no brinda una guía clara, verifique si hay más de una discrepancia. Por ejemplo, ¿la única diferencia es que el color del cabello del firmante no coincide con el de la foto? ¿O su altura y peso no coinciden con la información que figura en la identificación? Si cree que existe una duda razonable de que la identidad del firmante es legítima, entonces es mejor detener la certificación notarial hasta que el firmante pueda presentar otra forma satisfactoria de identificación.

5. Registre la información de la identificación en su entrada de su diario notarial.

Muchos estados requieren que mantenga un registro de sus certificaciones notariales, así que asegúrese de incluir toda la información requerida por las leyes y normas de su estado.

Si usted lleva un diario notarial, pero su estado no tiene reglas para las entradas de diario, es una práctica recomendada incluir siempre la fecha, la hora y el tipo de certificación notarial; una descripción del documento; el nombre, dirección y firma de cada firmante y de  cualquier testigo; una descripción de la evidencia utilizada para identificar a cada firmante o testigo; y los honorarios detallados, si los hubiere, pagados a usted (El Código de Responsabilidad Profesional del Notario Público, Norma VII-A-4).

Además, puede incluir en su entrada del diario otra información que considere importante (incluidas las notas sobre la verificación de la identidad del firmante), a menos que lo prohíba la ley o las pautas oficiales. Sin embargo, no debe registrar un número de identificación completo, número de serie, número de Seguro Social, fecha de nacimiento u otra información personal no pública a menos que lo exija la ley de su estado.

Agente de firma notarial: Importantes recordar qué hacen y por qué necesita uno.

Para los prestamistas y bancos, el agente de firma del notario sirve como enlace final para completar un préstamo hipotecario. Son contratada/os por el prestamista o banco como contratistas independientes con la tarea de asegurarse de que el prestatario complete la correcta ejecución de los documentos requeridos del préstamo inmobiliario.

El papeleo del préstamo puede ser confuso, por lo que contar con agentes notariales como parte del proceso es un beneficio real. Entienden conceptos importantes como las leyes notariales de su estado, cualquier ley federal aplicable que deba tenerse en cuenta y muchos otros detalles relacionados con los documentos de una hipoteca y el proceso del préstamo.

Notario Público vs. Agente firmante:

Un agente de firma es un notario público experto que está certificado para ayudar a los prestamistas a medida que el prestatario pasa por el proceso de solicitud de préstamo. Un notario público sin esta certificación no tiene la experiencia para dar ningún consejo a sus clientes y solo puede ser testigo de las firmas de los documentos legales y confirmar los acuerdos. Ambos deben tener una comisión oficial emitida por el estado, pero cualquier notario público puede convertirse en agente firmante al completar los requisitos de certificación específicos por la ley del estado. Tanto un notario público como un agente firmante pueden realizar trabajos notariales móviles, lo que implica viajar de un lugar a otro para realizar servicios notariales.

No importa en qué estado se comisione a un Notario, hay 4 herramientas esenciales que todo Notario necesita. Estos son:

Su sello oficial de Notario;

Tu diario de actas notariales;

Texto del certificado notarial preimpreso;

Guías de referencia y recursos para responder preguntas de Notario.

Cualquiera persona no ciudadanos de EE.UU., puede convertirse en notario público de Florida. Si requiere tener un estatus migratorio vigente de residente permanente o asilado político aprobado y tener una dirección residencia en Florida por al menos 180 días antes de someter la solicitud ante la oficina de gobernación del gobernador y fiscal del Estado.

ESCRIBIRNOS Y LLAMARNOS: CORREOS EMAIL: Aalvaro@nafalaw.com & Ayuda@nafalaw.com

Teléfonos: 1-863-658-1551 -&- 1-863-451-5082.

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Modificaciones recientes para abogados extranjeros en la práctica notarial.

Dos documentos oficiales importantes para toda/o notario publico:

La diferencia entre:

1- Reconocimientos oficial, y

2- Jurats oficial:

Las dos notarizaciones más comunes que se solicitan son estas dos- reconocimientos y jurats.

Pero no todo el mundo sabe la diferencia entre estos dos actos notariales. Aquí hay algunos puntos importantes que debe saber usted.

¿Qué es un Reconocimiento? El reconocimiento tiene por objeto que un firmante, testigo o declarante, cuya identidad ha sido verificada, declare ante un Notario que ha firmado voluntariamente cierto documento. Un reconocimiento requiere los siguientes pasos:

1. El firmante debe comparecer personalmente ante usted notario.

2. Debe identificarse positivamente al firmante de acuerdo con las reglas de su estado.

3. El firmante puede firmar el documento antes de comparecer ante usted o en su presencia.

4. El firmante debe declarar (reconocer) firmar el documento para el fin previsto.

En la mayoría de los estados, el firmante debe poder comunicarse directamente con usted [sin traductor de idioma] para indicarle que firmó el documento voluntariamente. Sin embargo, en los Estados de Arizona y Mississippi permiten que un firmante se comunique con un notario a través de un traductor que también está presente en la certificación notarial [esto es en caso que el notario no hable el idioma del firmante].

En el Estado de Colorado, un firmante con problemas de audición puede usar un intérprete calificado para comunicarse con un notario durante la certificación notarial, siempre que el intérprete no tenga un interés beneficioso en la certificación notarial, ejemplo en caso de venta traspaso de propiedad.

¿Qué es un jurat?

El propósito de un jurat, también conocido en algunos estados como una “verificación bajo juramento, perjurio o afirmación”, es que un firmante jure o afirme la veracidad del contenido de un documento a un notario funcionario notarial.

Un jurat requiere los siguientes pasos:

1. El firmante debe comparecer personalmente ante usted notario y firmar el documento en su presencia del notario.

2. En algunos estados, debe identificarse positivamente al firmante.

3. Debe administrar un juramento hablado o una afirmación, y el firmante debe responder en voz alta. Las respuestas silenciosas, como asentir con la cabeza, no son aceptables.

Se recomienda encarecidamente que el firmante levante la mano derecha para enfatizar la seriedad del juramento o afirmación.

Un jurat no puede ser ejecutado por alguien que se ofrece a tomar el juramento en nombre de otra persona; el firmante original debe jurar o afirmar el juramento en persona ante el Notario.

Certificados de reconocimiento y jurat:

Debido a que los reconocimientos y jurats son notarizaciones diferentes con diferentes propósitos, cada uno requiere su propia redacción de certificado. No puede utilizar un certificado de jurat para un reconocimiento, o viceversa. Asegúrese de utilizar una redacción del certificado que sea aceptable según las normas de su propio estado.

En general, un certificado de reconocimiento contendrá las palabras “reconocido ante mí” o una redacción similar. Los certificados de Jurat contendrán las palabras “suscrito y jurado (o afirmado) ante mí”. Anexos ejemplo de estos dos formularios oficiales para notarios públicos. VER DOCUMENTOS ANEXOS PARA BAJARLOS.

Abogada/os extranjeros, miembros y estudiantes de NAFA LAW.

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El modelo de ley notarial de 2022 2023: una visión general.

El papel del Notario Público ha cambiado más que nunca en las últimas dos décadas. La comunicación remota, las firmas y sellos electrónicos, y el aumento del robo de identidad y otras formas sofisticadas de fraude han planteado muchos desafíos para los estados que se esfuerzan por garantizar que sus leyes notariales estén a la altura de los muchos desafíos que enfrentan los notarios en el siglo XXI.

2023 marcará el quincuagésimo aniversario de la redacción de leyes modelo para servir a los notarios por parte de la Asociación Nacional del Notariado. Antes de este hito, la NNA ha publicado la Ley Modelo de Notaría de 2022, su último prototipo legislativo, diseñado para ayudar a los legisladores y legisladores a crear leyes notariales efectivas y viables en todo el país.

El National Notary Bulletin habló con el vicepresidente de Asuntos Gubernamentales de NNA, Bill Anderson, coordinador de redacción de la Ley Modelo de Notaría de 2022, para hacerle varias preguntas sobre la Ley Modelo de Notaría y conocer sus opiniones sobre los cambios importantes en la revisión de 2022.

¿Qué es el Modelo de Ley Notarial?

La Ley Modelo del Notario (MNA, por sus siglas en inglés) es un modelo que los legisladores y los encargados de la formulación de políticas notariales pueden consultar y utilizar para fortalecer las leyes notariales y las normas administrativas de su estado. Durante casi cincuenta años, los estados y jurisdicciones de EE. UU. han recurrido a la Asociación Nacional de Notarios en busca de recomendaciones de políticas para abordar los problemas particulares que tienen con los notarios. Dado que estas necesidades evolucionan y las leyes deben actualizarse para adaptarse a los tiempos, publicamos nuevas versiones del Modelo de Ley Notarial para abordar estas necesidades.

¿Para quién es el Modelo de Ley Notarial?

El MNA es principalmente para que los legisladores y los notarios encargados de formular políticas lo utilicen en la elaboración de sus estatutos estatales y normas y reglamentos administrativos. Una vez que un estado promulga el MNA o partes del mismo, se convierte en “la ley del país” para los notarios, quienes luego deben seguir las disposiciones de la ley para calificar para una comisión notarial y realizar actos notariales.

¿Cómo ayuda la Ley Modelo del Notariado a los Notarios?

¿Cómo se sentiría al recibir una comisión notarial hoy y descubrir que las leyes de su estado no brindan reglas sobre cómo completar un certificado notarial, llevar un diario o identificar a los firmantes? ¿O enterarse de que las leyes notariales de su estado no se han actualizado durante décadas, o incluso un siglo?

Antes de la publicación de la Ley Uniforme del Notariado original en 1973, los estatutos y las reglas del notariado en la mayoría de los estados estaban muy desactualizados.

La Ley Uniforme del Notariado (UNA) y su sucesora, la Ley Modelo del Notariado, ayudaron a cambiar eso. Muchas disposiciones esenciales de las leyes notariales modernas se introdujeron a través de todos los actos modelo de NNA a lo largo de los años. Por ejemplo, antes de la década de 1970, las leyes estatales no ofrecían ayuda a los notarios si uno de sus actos era cuestionado en un tribunal. La UNA publicó el primer modelo de Disposiciones de Diario Notarial. Después de la publicación de la UNA, California y Missouri estuvieron entre los primeros estados en exigir diarios notariales a fines de la década de 1970 y, en la actualidad, más de 30 estados tienen algún tipo de requisito de diario para notarizaciones tradicionales o basadas en tecnología.

Otras disposiciones importantes introducidas a lo largo de los años a través de la MNA incluyen las siguientes:

Definiciones de actos notariales tales como reconocimientos y jurats;

Reglas para el mantenimiento de registros de actas notariales, incluida la información que debe anotarse en el diario para cada certificación notarial, almacenamiento seguro de diarios y acceso a diarios.

Redacción legal del certificado para cada tipo de acto notarial;

Métodos para la correcta identificación de los firmantes;

Actos prohibidos que los notarios deben evitar como el ejercicio no autorizado de la abogacía no autorizada;

Normas para la realización de notarizaciones electrónicas presenciales (IPEN) y notarizaciones remotas. Todas estas disposiciones ilustran cómo la MNA de 2022 logra dos propósitos adicionales: proteger los intereses de los Notarios Públicos y reconocer la importante discreción que ejercen los Notarios Públicos en la realización de actos notariales. Es bastante simple: sin notarios que se sientan seguros al hacer su trabajo, no tendrá actos notariales en los que la gente pueda confiar. Creemos que la MNA puede ayudar con ambos.

¿Qué hay de nuevo en el Modelo de Ley Notarial de 2022?

Uno de los cambios más significativos del MNA 2022 es estructural. La Ley integra las disposiciones tradicionales de notarización basadas en tecnología y lápiz y papel en una Ley cohesiva. Las versiones anteriores de la MNA tenían artículos separados para este tipo de notarizaciones.

Hay tres razones por las que esto es importante. En primer lugar, normaliza las protocolizaciones a distancia y las protocolizaciones realizadas mediante firma electrónica. Si bien aún no hemos llegado al punto en el que se realizan más notarizaciones basadas en tecnología que en papel, enviamos el mensaje en el MNA de 2022 de que todas las notarizaciones, las que usan tecnología y las que no, se consideran por igual. No hay ciudadanos de segunda clase.

En segundo lugar, el MNA de 2022 ayudará a los estados a optimizar sus leyes notariales. La tendencia en los últimos 5 a 10 años ha sido que los estados amplíen sus estatutos notariales, lo que puede ser algo bueno. Pero también puede abrumar a los Notarios cuando hay tantas leyes que recordar. Queríamos que los notarios leyeran la ley cuando se convierta en ley en su estado. Entonces, ponemos a dieta al MNA. En comparación con el MNA de 2010, redujimos el recuento de palabras en la Ley de 2022 en casi un 10 % (sin incluir el anverso y el reverso y el comentario legal). Este fue un logro si se considera que agregamos disposiciones de notarización remota que no estaban en la Ley de 2010. Queríamos acortar la Ley porque sabíamos que mejoraría la legibilidad.

Finalmente, los Notarios podrán cumplir mejor la ley cuando sea promulgada. El MNA 2022 es mucho más consistente. La estructura de la Ley ahora deja más claro que las mismas reglas que se aplican a los actos notariales tradicionales, como llevar un diario, anunciar los servicios notariales, no notarizar cuando el Notario tiene un conflicto de intereses y cobrar honorarios por los actos notariales, se aplican igualmente. a todas las notarizaciones.

¿Cómo se redactó el MNA?

El MNA fue redactado por la NNA y revisado por un Comité de Revisión que incluyó a Notarios Públicos, eruditos legales, abogados, líderes tecnológicos y comerciales, funcionarios encargados y reguladores de Notarios y registradores del condado. La NNA utilizó sus valiosos comentarios sobre la Ley para producir el borrador final. Luego, Michael Closen y Malcolm Morris, dos abogados ampliamente reconocidos por sus conocimientos y publicaciones sobre notarización, escribieron el comentario legal para explicar cada sección de la Ley. Finalmente, la NNA agregó a la Ley dos apéndices que contienen normas modelo para que los estados las utilicen en su proceso oficial de elaboración de normas y un tercer apéndice que señala las principales promulgaciones de la MNA.

¿Dónde se ha adoptado el MNA?

Desde su publicación original como la Ley Uniforme del Notario (UNA) en 1973, más de 40 estados y territorios de los EE. UU. y al menos dos tribus nativas americanas reconocidas a nivel federal han adoptado disposiciones de las seis leyes modelo de la NNA en su totalidad o en parte. Ejemplos de los primeros incluyen el territorio de Guam y los estados de Missouri, Carolina del Norte y Carolina del Sur. Ejemplos de estos últimos incluyen California, Colorado, Connecticut, Florida e Illinois.

Además de ser promulgada como legislación, la MNA también ha sido adoptada a través de reglas administrativas en dos estados y puesta en vigencia a través de órdenes ejecutivas emitidas por gobernadores de dos estados.

El sitio web de la NNA contiene un enlace a un “mapa de adopciones” que completa los detalles de estas y otras adopciones. A través de los años.

¿Dónde puedo encontrar el Modelo de Ley Notarial de 2022?

Puede descargar el Modelo de Ley Notarial de 2022 en PDF. https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/news/model-notary-act

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La Ley Modelo de Notaría 09- 2022 ya está disponible para apoyar a los funcionarios notariales y legisladores estatales.

La oficina del Notario Público ha evolucionado significativamente en la última década debido a una pandemia mundial, los altibajos de los mercados financieros y de vivienda, el desarrollo de nuevas tecnologías de notarización y muchos otros cambios. Para ayudar a los funcionarios notariales y legisladores estatales a enfrentar estos nuevos desafíos, la Asociación Nacional del Notariado ha publicado la Ley Modelo del Notariado (MNA) de 2022.

Creado por la NNA y revisado por un panel de notarios, profesionales del derecho, líderes empresariales, expertos en tecnología y funcionarios estatales, el MNA de 2022 aborda cuestiones clave de la política de derecho notarial para ayudar a los legisladores a redactar nuevas leyes y normas administrativas para los notarios.

La edición 2022 de la MNA se basa en cinco décadas de experiencia de la NNA en la redacción de leyes modelo para educar y apoyar a los notarios públicos en sus funciones, integrando prácticas recomendadas para notarizaciones tradicionales, electrónicas en persona y remotas. Los estados pueden usar el MNA de 2022 en parte o en su totalidad al redactar estatutos para garantizar que sus leyes notariales cumplan con los más altos estándares éticos y profesionales y se mantengan al día con los desarrollos en los negocios, la ley y la tecnología.

El Modelo de Ley Notarial de 2022 estará disponible para descargar aquí. El próximo mes se publicará una mirada en profundidad a los nuevos cambios y temas abordados en esta última versión del MNA en el Boletín Nacional del Notariado. Haz clic aquí para ver Acta 2022: https://www.nationalnotary.org/file%20library/nna/reference-library/model-notary-act-of-2022.pdf

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22 formas de ganar dinero como notario. Ya sea que sea un notario nuevo o un agente de firmas experimentado, aquí hay una lista de cosas que puede hacer ahora mismo para impulsar su marca, darse a conocer a más clientes y ganar más dinero como notario:

1. Dile a la gente que eres Notario.

Esto suena tan simple, pero si hiciera una encuesta a la mitad de las personas con las que se encuentra cada día, muchas de ellas no saben que usted es un notario que puede ayudarlos.

2. Distribuya bolígrafos promocionales.

Haga bolígrafos promocionales con el logotipo de su empresa y entrégueselos a cajeros bancarios, empleados de correos, agentes de seguros, asesores financieros, personal de FedEx/UPS, personal de restaurantes, cajeros de supermercados y en cualquier otro lugar que visite que vea un gran grupo de personas durante el día que puede utilizar su servicio.

Se sorprenderá de la cantidad de negocios que recibirá al hacer esto.

3. Asiste a reuniones de networking en tu área.

Los eventos empresariales y comerciales son excelentes oportunidades para promocionar su comisión Notarial con otros profesionales.

4. Únase a su Cámara de Comercio local.

Asistir regularmente a las reuniones de la Cámara de Comercio agrega credibilidad a su negocio y su estrategia de marca. Recomiendo enfáticamente ser voluntario para el Comité de Membresía y asistir a los eventos de corte de cinta para la apertura de nuevos negocios en su área. Esto le permitirá dar la bienvenida a los nuevos dueños de negocios al área y le dará otra oportunidad de compartir sus servicios.

5. Proporcionar certificaciones notariales gratuitas para las escuelas locales.

Mantiene su negocio en la mente de su comunidad y afecta a los padres cívicos de su área.

6. Ofrezca notarizaciones gratuitas para veteranos.

Ofrecer servicios gratuitos a los veteranos, como los miembros de la Legión Estadounidense y los Veteranos de Guerras Extranjeras, es una excelente manera de retribuir a los veteranos y al liderazgo local.

7. Organice un día comunitario de trituración.

Actualmente estoy organizando uno de estos, y me sorprende la cantidad de personas que han expresado interés en participar. (Los National Shred Days crean conciencia sobre el fraude de identidad).

8. Copatrocinar seminarios de educación financiera.

Esto es mucho más fácil de lo que piensas. Simplemente comuníquese con un profesional de negocios en estas áreas de un banco, agencia de bienes raíces u otro servicio financiero local para organizar el evento. Usted hace todo el marketing (en las redes sociales) y ellos brindan la experiencia. Esto será un ganar-ganar para todos los involucrados.

9. Ofrecer seminarios sobre robo de identidad.

Como Notarios, somos expertos en nuestra área local en lo que respecta a la identidad, y esto le permite construir una reputación de “experto” en su comunidad.

10. Anuncie su calendario de vacaciones.

Ya sea el Día de la Raza, el Día del Trabajo, el Día del Presidente u otros, todos los bancos y cooperativas de crédito están cerrados. Por lo general, en días festivos, recibo el mayor volumen de llamadas para notarizaciones porque la gente simplemente no puede encontrar a nadie más.

11. Red con servicios de entrega de correo local.

En este momento, las tiendas FedEx no ofrecen servicios de notario y muchas tiendas UPS solo ofrecen un servicio limitado. Conectarse con los gerentes de las tiendas de UPS y FedEx es una buena manera de encontrar asignaciones. Después de recibir referencias, realicé asignaciones de notario para cada uno.

12. Haga que le hagan camisetas con el logotipo y úselas en eventos locales.

Esta es una excelente manera de anunciar que está en el negocio de los notarios.

13. Afiliarse a una organización profesional de Notarios.

Unirse a una organización como la NNA ofrece oportunidades para mantenerse en contacto con los últimos cambios en la industria y nuevas perspectivas de marketing.

14. Red con otros notarios en su área.

Esta es una de las cosas más importantes que puede hacer para construir su negocio. Los notarios profesionales trabajan en red con otros notarios en los pueblos de los alrededores para construir su clientela.

15. Publique un perfil en los sitios web de los notarios.

Hacer esto es como transmitir su negocio con un megáfono a clientes que usan notarios regularmente. Signingagent.com es un excelente ejemplo de un sitio web donde los notarios profesionales que han completado el curso de certificación de NNA pueden publicar su perfil. Asegúrate de incluir una foto profesional en tu perfil cuando sea posible.

16. Encuentra un mentor.

Tener un mentor comercial no solo lo ayudará a ganar más dinero como notario, sino que también lo ayudará a evitar cometer errores comerciales importantes.

17. Conviértase en mentor de otro Notario.

Personalmente, he crecido como profesional después de convertirme en mentor, y este rol me ha ayudado a construir un negocio más holístico y bien integrado.

18. Desarrolle una página comercial en las redes sociales.

Crear una página comercial en Facebook, Twitter o LinkedIn e invitar a personas a su página es extremadamente importante para su negocio. Construirá su red profesional y puede impulsar su negocio hacia mayores ganancias y éxito. Siéntete libre de invitarme a tus páginas.

19. Realice un seguimiento de sus clientes actuales.

Esto es algo que a menudo se pasa por alto, pero mantener y administrar las relaciones con sus clientes existentes es una clave para su éxito.

20. Asistir a conferencias y talleres profesionales.

Asistí a mi primera Conferencia de la Asociación Nacional de Notarios hace varios años en Las Vegas, y he asistido a todos desde entonces. No puedo enfatizar lo importante que es asistir todos y cada uno de los años para aprender de los mejores de la industria. Me ha ayudado a hacer crecer mi negocio y asociarme con algunos de los mejores en el campo. Lo que aprenderá en estos eventos eliminará años de lucha como empresario notario.

21. Comienza a aceptar tarjetas de crédito como forma de pago.

Aceptar todas las formas de pago abre más puertas y fuentes de ingresos para su negocio de Notario.

22. Coloque un letrero grande o un logotipo comercial de notario en su automóvil.

Los notarios de todo el país hacen esto con frecuencia y reportan grandes éxitos.

La implementación de solo algunas de estas técnicas bien vale la pena y lo ayudará a hacer crecer estratégicamente su negocio.

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La ley notarial puede ser complicada, misteriosa e intimidante, especialmente para quienes no son abogados. No en vano, abundan los mitos entre los Notarios sobre su responsabilidad. El riesgo de responsabilidad del Notario es uno muy grave importante. Pero es un asunto simple para protegerse: conozca y cumpla con las leyes y regulaciones notariales de su estado; mantener un diario notarial detallado que documente su diligencia y cuidado razonable; y corrija y verifique dos veces todo su trabajo antes de concluir cada certificación notarial. Esto es lo que necesita saber sobre ellos:

1. MITO: Debido a que los honorarios que pueden cobrar los notarios, en algunos casos son tan pequeños, nunca lo demandarán o no lo demandarán por cantidades sustanciales de daños y perjuicios.

Realidad: Aunque los honorarios del notario son modestos (en su mayoría oscilan entre $ 5 y $ 15), usted enfrenta una responsabilidad total e ilimitada por cualquier daño financiero debido a su desempeño incorrecto de los actos oficiales. Los notarios han sido demandados por decenas de miles e incluso cientos de miles de dólares (o más).

2. MITO: Usted no es responsable de los malos actos cometidos por otros utilizando sus herramientas de Notario.

Realidad: Si negligentemente permite que alguien tome prestado o robe su sello y esa persona lo usa para crear una certificación notarial falsa, lo que a su vez causa daños financieros, usted será responsable de la certificación notarial falsificada. En otro ejemplo, si negligentemente permite que alguien tome prestado o robe su diario de notario y esa persona usa la información de identificación personal de un cliente para cometer fraude de documentos o robo de identidad, usted será responsable de las lesiones financieras resultantes.

3. MITO: Usted tiene responsabilidad civil incluso si sus acciones defectuosas no le ocasionan daños financieros.

Realidad: Si una certificación notarial defectuosa no causa daño financiero a nadie, entonces no hay razón para que nadie presente un reclamo o presente una demanda por daños y perjuicios en su contra. Es como el viejo dicho del baloncesto: “No hay daño, no hay falta”. Muchos errores notariales son errores u omisiones menores o técnicos, y muchos ni siquiera se descubren o no son lo suficientemente graves como para evitar que el documento notariado sea aceptado o utilizado.

4. MITO: Su responsabilidad debido a una certificación notarial defectuosa se limita solo al firmante del documento.

Realidad: Además de los firmantes de documentos, otras personas o partes pueden sufrir daños financieros debido a notarizaciones defectuosas. Por ejemplo, una parte podría verse perjudicada financieramente si una transacción de algún tipo fuera invalidada por una certificación notarial defectuosa después de que el dinero se haya gastado o haya cambiado de manos. Por lo tanto, cualquier persona que se vea perjudicada financieramente por una certificación notarial defectuosa podría reclamar daños o demandar.

5. MITO: No tendrá responsabilidad si no cobra una tarifa por el servicio notarial defectuoso.

Realidad: Debe cumplir con la ley ya sea que se le cobre o no una tarifa. Incluso si usted es un voluntario no remunerado que realiza notarizaciones sin cargo, aún es responsable de cumplir con todas las leyes relacionadas con los servicios notariales.

6. MITO: Si realiza notarizaciones en nombre de su empleador, no tendrá responsabilidad porque el seguro de su empleador cubrirá los daños causados ​​por sus notarizaciones defectuosas.

Realidad: Usted es el funcionario público comisionado, no su empleador. Por lo tanto, en todos los casos, usted será el principal responsable de los errores de notarización. Incluso si hace algo mal porque su empleador le dijo que lo hiciera, seguirá siendo responsable por el error u omisión. Es muy posible que tanto usted como su empleador tengan una responsabilidad conjunta por los daños financieros resultantes de la mala conducta notarial, pero siempre enfrentará dicha responsabilidad.

7. MITO: Si su empleador tiene un seguro de errores y omisiones (E&O) o un seguro de responsabilidad por mala práctica, usted está protegido por dicho seguro.

Realidad: Tal vez no. Depende de cómo esté redactada la póliza de seguro. El alcance de la cobertura del seguro está limitado por exclusiones. A modo de ejemplo, algunas pólizas de seguro de responsabilidad civil por mala praxis de bufetes de abogados excluyen expresamente la cobertura por negligencia notarial. Debe pedirle respetuosamente a su empleador que confirme que su póliza de seguro incluye protección contra errores notariales y omisiones para usted.

8. MITO: Su fianza notarial lo protege contra la responsabilidad legal.

Realidad: Una fianza notarial no es una póliza de seguro y no funciona como un seguro. Una fianza notarial protege al público, no al notario, y solo hasta el monto máximo de la fianza. Por lo tanto, una fianza notarial de $ 10,000 brinda protección al público hasta la suma relativamente pequeña de $ 10,000. Si se paga un reclamo contra su fianza, la compañía de fianzas tiene derecho a solicitarle un reembolso. Por lo tanto, puede ser recomendable considerar comprar una póliza de seguro de responsabilidad civil E&O de notario por separado.

9. MITO: Aunque puede enfrentar responsabilidad civil, no enfrentará responsabilidad administrativa o penal adicional por errores y mala conducta.

Realidad: Por el contrario, si comete un error negligente o intencional (incluso si no causa daño financiero a nadie), también puede enfrentar consecuencias penales y/o administrativas. Se considera mala conducta oficial cuando un funcionario público (como un notario) no cumple con la ley o no cumple con un deber oficial requerido (como una certificación notarial), que en la mayoría de los estados puede ser castigado como un delito. También puede ser motivo para que el organismo encargado o fiscalizador sancione al Notario. Las sanciones pueden incluir censura, multas o la suspensión o revocación de la comisión notarial.

      Solicitudes para servir como testigo de documentos.

“Alguien me preguntó si puedo certificar su firma y también actuar como testigo del documento. ¿Eso esta bien?”

Es una pregunta que se plantea con frecuencia a nuestros consejeros de la línea directa de NNA: ¿Puede un notario actuar como testigo de un documento y certificar como notario la firma de una persona al mismo tiempo? En general, es mejor decir que no, incluso cuando lo permite la ley estatal, porque es fácil confundir actuar como notario con ser testigo de un documento, lo que crea un posible conflicto de intereses.

¿Qué es un testigo de documento?

Un “testigo de documento” es una persona que observa a otra persona firmar un documento. Por lo general, la ley estatal especificará cuándo se requieren testigos de documentos. En Connecticut, Florida, Georgia, Luisiana y Carolina del Sur, por ejemplo, una escritura o hipoteca relacionada con bienes inmuebles debe tener testigos presentes cuando alguien firma antes de que pueda registrarse. En muchas jurisdicciones, los poderes notariales o las últimas voluntades y testamentos también pueden requerir la presencia de uno o más testigos en la firma. Los testigos suelen firmar el documento también en adicional a/la notario.

Los testigos de estos documentos no son notarios, son personas físicas. Y el testimonio de una firma en este contexto no se considera una certificación notarial.

Según los requisitos del documento que se firma:

Es posible que los testigos deban tener al menos 18 años de edad.

A los parientes cercanos se les puede prohibir ser testigos.

Es posible que se necesite más de un testigo.

¿Puede un notario ser testigo de un documento?

Si está certificando como notario una firma en el documento, ¿puede también ser un testigo del documento a la misma vez? La respuesta es sí, si eres un notario de Connecticut o Florida. En estos Estados comoe Notario también puedes servir como testigo del documento.

Georgia y Kansas prohíben que los notarios también actúen como testigos de documentos. Maine recomienda enfáticamente no certificar una firma y ser un testigo de documentos para la misma transacción.

En todos los demás estados donde no se proporcionan reglas específicas, como California y Texas, el curso más seguro es rechazar las solicitudes tanto para certificar la firma como para actuar como testigo del documento.

Ser testigo de un documento puede requerir que firme el documento, lo que podría crear un conflicto de intereses si se le pide que certifique ante notario otras firmas en el mismo documento. La forma más fácil de evitar posibles conflictos es optar por actuar oficialmente como Notario o de forma privada como testigo de documentos, pero no ambos para la misma transacción.

“Ser testigo de una firma” vs. Ser un testigo de documento: ¿Cuál es la diferencia?

Algunos notarios confunden un tipo de certificación notarial conocida como “atestiguamiento de una firma” o “atestiguamiento de firma” con ser un testigo de documento. Es fácil confundirlos porque ambos se refieren a “testimoniar” y requieren que esté presente cuando se firma el documento. Hay dos diferencias importantes:

Primero, cuando es testigo o da fe de una firma como Notario, está realizando un acto oficial autorizado por la ley de su estado que solo un Notario puede hacer. Y segundo, a diferencia de los testigos de documentos, los notarios deben cumplir varios requisitos para ser testigos de firmas:

Los notarios deben identificar a la persona que firma el documento.

Los notarios deben completar un certificado notarial para la firma como testigo.

Los notarios deben firmar el certificado notarial para la firma como testigo con su firma oficial y autenticarlo con su sello de notario (en la mayoría de los estados).

Se puede solicitar a los notarios que registren un asiento de diario para el acto.

Los notarios pueden cobrar honorarios si lo permite la ley.

La atestación de una firma y la atestación de firma son actos diferentes a un reconocimiento, y no todos los estados autorizan a sus Notarios para realizarlos.

Más de una docena de estados autorizan a los notarios a ser testigos de las firmas como un acto notarial, incluidos Colorado, Delaware y Pensilvania. Si bien Florida permite que los notarios actúen como testigos de documentos como particulares, no los autoriza a atestiguar firmas como un acto notarial oficial. Antes de firmar como testigo de un documento, un notario de Florida debe asegurarse de que el documento no requiera la certificación notarial de las firmas de los testigos.

Si se le pide que actúe como testigo de documentos, no está realizando una certificación notarial oficial. Observa cómo se realiza la firma y luego firma el documento como un individuo privado, no como un notario. No completa un certificado notarial como testigo de documentos y no puede cobrar una tarifa.

 Si el Notario firmó un documento actuando como testigo individual, pero luego se le pidió al Notario que certificara otras firmas en el documento, la imparcialidad del Notario podría ser cuestionada porque el Notario ya está nombrado en un rol individual separado en el documento. En general, se considera que los notarios tienen un posible conflicto de intereses cuando notarian un documento del que el notario se beneficia, es parte o en el que se nombra.

Los notarios de otros estados deben consultar el sitio web oficial de notarios de su estado para obtener orientación sobre cómo actuar como testigo individual y notario en el mismo documento.

¿Sabes cómo notarial y solemnizar una solicitud de licencia de matrimonio y la boda?

Si estás certificando como notario una solicitud de licencia de matrimonio por primera vez debes preguntarte. ¿Tengo que incluir mi sello en la solicitud de licencia de matrimonio o solo mi firma, nombre y título notarial?

En el estado de Florida, la solicitud de matrimonio, la licencia y el certificado son tres secciones en el mismo formulario:

La “Solicitud de matrimonio” se firma y jura ante un juez u otro funcionario autorizado como es secretario de la corte civil.

La “Licencia para casarse” es completada y sellada por el Secretario del Tribunal de Circuito.

La tercera parte, “Certificado de Matrimonio”, la completa usted el Notario Publico. Su sello de Notario también debe colocarse en el espacio ‘23b’ del Certificado de Matrimonio. Es la única sección que usted, como notario, debe completar es el “Certificado de matrimonio”. Esta sección se completa después de haber realizado la ceremonia de la boda o solemnizar el matrimonio.

Cómo los notarios públicos en Florida pueden agregar a tus servicios como “oficiante de bodas” a su lista de servicios.

También puede convertirse en ministro ordenado u oficiante de bodas, y convertirse en ministro ordenado en línea. La ordenación de Internet es totalmente legal y está reconocida en la mayoría de las jurisdicciones.

Luego el notario público se registra como ministro ordenado en las jurisdicciones en las que quiere realizar los ritos del matrimonio religiosos, colocándose automáticamente en una lista oficial de ministros.

Entonces puede comercializar sus servicios de la misma manera que comercializa sus servicios de notario utilizando un sitio Web profesional para anunciar todos sus servicios.

Los notarios que se convierten en ministros ordenados pueden comercializar sus servicios a través de plataformas de redes sociales, un sitio Web profesional, tarjetas de presentación y folletos ubicados en lugares estratégicos, como convenciones nupciales y boutiques, salones de fiestas, congregaciones e incluso calcomanías para automóviles, camisetas u otros “obsoletos” como imanes, bolígrafos o calendarios de escritorio. También puede utilizar su negocio de notario como una forma de publicidad.

El primer trabajo de la colega Liliana Colé como oficiante de bodas se produjo a través de una conversación durante una certificación notarial de rutina, cuando los firmantes preguntaron sobre los servicios de bodas. Y nos cuenta que:

“Dos semanas después realizó su primera ceremonia de matrimonio”. “Fue una ceremonia en casa de la pareja muy bonita y un evento que nunca olvidaré. Si tratas bien a una familia en una firma, abres la posibilidad de ser la persona que legaliza sus documentos de vida, los documentos de sus hijos y, en este caso, une a la pareja en matrimonio”. Ser notaria le permite ofrecer servicios adicionales al cliente. Esta colega recibió una licencia que le permitía realizar ceremonias de boda en los 50 estados.

“Me siento con mis parejas para hacer preguntas, como cómo se conocieron y qué es lo más importante para ellos”, nos dice la colega, quien luego usa esta información para escribir los votos de la pareja y personalizar la ceremonia especial por la cual pagan una tarifa honorarios especiales, con servicios adicionales como si necesitan una copia certificada de su licencia de matrimonio (que California requiere si la pareja desea recibir una licencia de matrimonio confidencial), Y si van a hacer un cambio de nombre legal o si van a requerir otros documentos o notarizaciones, todo lo cual ella puede proporcionar.

“Estas son las últimas cosas en las que piensan la mayoría de las parejas”.La combinación de sus servicios de notario y oficiante le permite ofrecer a los clientes un enfoque personalizado.

Consulte las leyes de su estado con respecto a los oficiantes de bodas. Los notarios interesados ​​en convertirse en oficiantes de bodas deben comenzar por verificar las leyes estatales de bodas.Por ejemplo, los requisitos de licencia varían mucho de un estado a otro. Comuníquese con el secretario del condado en los condados en los que desea realizar bodas para obtener más información. Una simple búsqueda en Google sobre “Cómo ser ordenado” arroja numerosos enlaces y organizaciones, pero asegúrese de examinar cada uno de ellos cuidadosamente para averiguar si tienen buena reputación, cuáles son las tarifas y los requisitos, y dónde, exactamente, se reconoce la ordenación. Algunos ministerios te ordenarán de por vida; otros requieren renovaciones de licencia anuales.

Aunque muchos de los sitios de ordenación en línea no son confesionales, aquellos que participan activamente en una iglesia también pueden querer consultar a su clero antes de buscar la ordenación para ver si podría afectar su posición en la iglesia.

Como notario publico, la Ley de notarios de Florida [FL Chapter 117], requiere que los notarios públicos cobren las mismas tarifas que el notario secretario de la corte civil. Por documento hasta $10.00 en honorarios notariales por cualquier acto notarial. Puede cobrar $30.00 para realizar una ceremonia de boda. Tenga en cuenta que si cobra una tarifa más alta que la prescrita por la ley, el Gobernador puede suspender su comisión. Estos honorarios o tarifas reguladas por la ley, solo aplican a actos notariales dentro de la oficina de los notarios. Pero si el notario público tiene que viajar, salir de su oficina, imprimir documentos, hacer copias, y en casos de ceremonias de bodas requiere proveer ciertos ritos adicionales a los que requiere la ley, esperar tiempo extra en salones, iglesias, u otras localidades fuera de la oficina del notario todos estos servicios y cada uno por separado tienen costo adicional que el notario público de Florida puede cobrar al cliente por sus servicios y costos.

Florida es uno de los tres [3] estados que permite que los notarios públicos sean oficiantes de bodas. Además de Maine y Carolina del Sur, Florida permite que los notarios certificados y comisionados celebren matrimonios para personas con una licencia de matrimonio válida. Ley 741.07 de los estatutos de Florida de 2021.

Ley 741.07. Personas autorizadas para solemnizar el matrimonio. (1) Todos los ministros del evangelio ordenados regularmente o los ancianos en comunión con alguna iglesia u otro clero ordenado, y todos los funcionarios judiciales, incluidos los funcionarios judiciales jubilados, los secretarios de los tribunales de circuito y los notarios públicos de este estado pueden solemnizar los derechos de contrato matrimonial, en las condiciones que determina la ley.

Ver panfleto oficial con imagen de licencia de matrimonio- información detallada para sus servicios de matrimonios- haz clic aquí: https://www.flgov.com/wp-content/uploads/notary/wedding_handbook.pdf

ADVERTENCIA: Conceptos básicos del notario: Determinación del conocimiento de un firmante.

Como notario publico, en NAFA LAW hemos visto varios casos de matrimonios fraudulentos para propósitos de inmigración. Esto puede ser de consecuencias graves para la/os colegas notarios públicos y abogada/os de inmigración.

Ejemplo, una colega de NAFA LAW año 2000 fue contratada para solemnizar un matrimonio en un salón de fiestas ciudad de Miami. La colega describe como lujoso y abundante en todo, comidas, música, flores, fotos, videos y más. Debido a que le ley de Florida NO requiere que el notario publico acompañe a la pareja cuando va a solicitar en la corte civil la autorización para el matrimonio notarial, nuestra colega recibió dicha autorización para hacer la boda de la manos de los futuros cónyugues.

Un año más tarde 2001 recibió una citación judicial de la corte Federal de Inmigración para contestar un interrogatorio de un fiscal y de un juez federal.

Debido a que esta colega, no solo realizó la boda, también realizó todo el trabajo migratorio de petición de un ciudadano norteamericano a su esposa extranjera, las dos licencias de la colega, la de abogada internacional, y la licencia de notario publico estaban en peligro posible incluyendo cárcel.

La razón fue- la pareja que solicitó en la corte civil la autorización para el matrimonio notarial, no era la misma persona que estaba presente en la boda, si eran familias pero no la misma persona. Un fraude migratorio por matrimonio falso. Por ley federal si una persona se presenta falsamente como alguien que no es, podría ser acusado de un delito penal. En ciertas circunstancias, la personificación falsa podría resultar en cargos penales federales.

Como evitarlo: Aunque la persona tenga el mismo apellido y nombre similar SIEMPRE verifique los nombres y firmas en la autorización para el matrimonio notarial emitido por la corte- así usted exigiendo identificaciones oficiales, no solo a la pareja que van a unir en matrimonio, también a la/os testigos que firmarán el acta matrimonial. Algo que nuestra colega se confió debido a las imágenes suntuosas de la fiesta; igualmente otra/os colegas comenten el mismo grave error. Finalmente, nuestra colega fue exonerada por “error y omisión involuntaria” pero perdió su licencia para ejercer.

Si estos participantes en la boda no tienen o no quieren dar sus identificaciones oficiales al notario, usted puede negarse a una notarización y solemnización del matrimonio. Para esto, si usted tiene alguna inquietud sobre el conocimiento de un firmante, anote en su diario de notario los pasos que tomó para determinar si debe continuar con la certificación notarial. Igualmente anote en su diario detalles, respuestas y tipo de identificación provistas por las partes.

Si le es posible tome foto o copias de estas identificaciones. Si no lleva un diario de notario, aún debe documentar esta información en caso de que más tarde se le pida una explicación. En el caso de un firmante ebrio, enfermo o muy medicado, puede ofrecer regresar más tarde cuando se encuentre en un estado más coherente para completar el acto con la firma. NAFA LAW – UNPAM Unidos para una mejor educación. http://WWW.NAFALAW.COM